Infolge der Corona Pandemie mussten Arbeitsplätze weltweit angepasst werden. Eine der Schutzmaßnahmen: Home Office. Seitdem immer mehr und mehr Menschen geimpft sind, haben sich jedoch viele Unternehmen für ein hybrides Arbeitsmodell entschieden, bei dem sich die Arbeit im Büro und Remote Work abwechseln.
Das Konzept hybrides Arbeiten wird nach und nach fester Bestandteil vieler Unternehmen, und es scheint, dass sich die Arbeitswelt auch nach der Pandemie auf dieses neue Arbeitszeitmodell konzentrieren wird.
Zukunft der Arbeit? Eine im Dezember letzten Jahres von der Immobilienfirma Cushman & Wakefield durchgeführte Umfrage unter 158 Führungskräften ergab, dass immerhin 38 % von ihnen beabsichtigen, das Modell „hybride Arbeit“ in ihren Unternehmen einzuführen.
Wir möchten Sie bei der Umstellung auf hybrides Arbeiten unterstützen und haben eine Checkliste für die ideale Umsetzung zusammengestellt. Sie enthält wichtige Infos, die Sie bei der Einführung dieses neuen Modells berücksichtigen sollten.
Doch bevor Sie es in die Praxis umsetzen, fragen Sie sich vielleicht: Was bedeutet hybride Arbeit eigentlich genau? Was sind Vorteile? Wie kann man die Kommunikation mit den Mitarbeitern gewährleisten? In diesem Artikel erklären wir die fünf wichtigsten Schritte auf dem Weg zum hybriden Arbeitsmodell.
Inhaltsangabe
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Neue Arbeitszeitmodelle: Was ist hybride Arbeit?
Zunächst ist es im Rahmen neuer Arbeitszeitmodelle wichtig, zu verstehen, was hybrides Arbeiten genau bedeutet und welche Vorteile es bietet.
Bei dieser Arbeitsform wechseln sich die Tage, an denen der Arbeitnehmer im Büro arbeitet, und die Tage, an denen er remote arbeitet, ab. Eine beliebte Variante dabei ist: Drei Tage Home Office, den Rest der Woche erscheint der Mitarbeiter im Büro und arbeitet von dort. Es handelt sich also um ein flexibles Arbeitsmodell.
Das Unternehmen kann festlegen, wie viele Tage die Mitarbeiter im Home Office und wie viele Tage sie vom Büro aus arbeiten. Diese Regelung hängt immer individuell von den Bedürfnissen des Unternehmens sowie der Branche ab.
Was sind die Vorteile eines hybriden Arbeitsmodells?
Weniger Fehler und bessere Ergebnisse
Dieses Modell hat sich bei guter Umsetzung als sehr vorteilhaft erwiesen. Dazu gehört die Vermeidung von Fehlzeiten und Verspätungen bei der Arbeit, da z.B. keine Zeit für den Arbeitsweg verloren geht und keine Beeinträchtigungen durch Faktoren wie starker Verkehr und Unfälle auftreten. Das wirkt sich auch positiv auf die Work Life Balance aus.
Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass dieses Verfahren die Vorzüge, die hohe Produktivität und die guten Ergebnisse der Telearbeit mit der Interaktion im Büro durch Besprechungen und die Entwicklung von zwischenmenschlichen Beziehungen verbindet.
Kostenersparnis und Talentbindung
Hybride Arbeit hilft Unternehmen, Budget zu sparen. Weniger Mitarbeiter arbeiten im Büro und das Unternehmen kann nun ein kleineres Bürogebäude anmieten. Eine andere Möglichkeit sind Coworking Spaces, die oft eine günstigere Option sind als eigene Büros. Darüber hinaus sinken die Kosten für Strom, Wasser, etc.
Darüber hinaus kann dieses Arbeitszeitmodell dazu beitragen, Talente an das Unternehmen zu binden. Der Grund: Hybrides Arbeiten bietet den Arbeitnehmern mehr Flexibilität und damit eine verbesserte Lebensqualität. Tendenziell werden weniger Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wollen. Das verringert die Mitarbeiterfluktuation.
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Schritt 1: Überprüfen Sie den Arbeitsvertrag
Die Einführung der hybriden Arbeitsweise in Unternehmen ist nicht klar festgelegt. Dennoch erfordert die neue Regelung besondere Klauseln im Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers. Weiterhin sollten bestimmte Bedingungen im Home Office gewährleistet werden.
Zunächst ist es wichtig, festzulegen, ob und wie der Arbeitsvertrag angepasst werden soll. Diese Änderungen sollten dann gemeinsam mit den Arbeitnehmern ausgehandelt werden. Das ist wichtig, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter wohl und respektiert fühlen.
Es ist empfehlenswert, dass das Unternehmen diese Flexibilität im Arbeitsvertrag seiner Mitarbeiter festhält: Überstunden, Arbeitszeiterfassung, erforderliche Ausstattung, Arbeitszeiten usw. sollten nach Möglichkeit genau geregelt sein.
Schritt 2: Sorgen Sie für optimale Arbeitsbedingungen
Da die Arbeitnehmer einen großen Teil ihrer Zeit zu Hause verbringen werden, sollten ergonomische Bedingungen und Komfort gewährleistet sein. So können Sie gesundheitlichen Probleme vorbeugen.
Es kann vereinbart werden, zumindest Schreibtische in idealer Höhe und ergonomische Stühle zu sponsern sowie andere Produkte, die zum Wohlbefinden beitragen, wie Fußstützen und Laptopständer, einen zweiten Bildschirm usw.
Bei wichtigen Arbeitsmitteln wie Computern, Kopfhörern, Tastaturen und Mäusen wäre es ideal, diese den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, die sie an den Tagen mit ins Büro bringen sollten, an denen sie nicht von zu Hause aus arbeiten. Letztendlich muss jedes Unternehmen aber eigene Regelungen aufstellen.
Home Office Kosten
Außerdem kann sich das Unternehmen dafür entscheiden, die Kosten für Internet, Strom, Telefon und Büromaterial für einzelne Mitarbeiter zu übernehmen. Diese Option sollte mit in den Vertragsanhang aufgenommen werden.
Die Bereitstellung dieser Zulagen kann sich positiv auf die Bindung von Mitarbeitern auswirken und ein Unterscheidungsmerkmal bei der Gewinnung von neuen Fachkräften darstellen.
Schritt 3: Organisieren Sie die Rotationen und Arbeitsabläufe
Wenn sich das Unternehmen bereits für Hybrid Work entschieden hat, ist es wichtig, einen Rotationsplan aufzustellen. Dieser legt fest, welche Mitarbeiter wann im Home Office arbeiten und wer an welchen Tagen ins Büro kommt.
Eine solche Regelung ist besonders nützlich, wenn das Unternehmen vorübergehend ein kleineres Büro gemietet hat. So kann vermieden werden, dass zu viele Menschen gleichzeitig im Büro anwesend sind und die Covid-19 Sicherheitsrichtlinien gebrochen werden.
Digitalisierung
Wenn Sie eine zuverlässige Zeiterfassung anstreben, muss das Unternehmen dafür sorgen, dass dies sowohl im Büro als auch im Rahmen der Telearbeit möglich ist.
Wie kann man das erreichen? Die Antwort: Mit Tools, die nicht nur die Aufzeichnung der Arbeitszeit digitalisieren, sondern auch die Dokumentenverwaltung, die interne Kommunikation – kurzum alle Prozesse.
Die von Factorial angebotene HR Software ist so konzipiert, dass sich Unternehmen an diese neue hybride Arbeitswelt anpassen können.
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Klare Ziele
Wichtig ist auch, klar definierte Ziele zu formulieren. Das ist sinnvoll, damit alle Teams und Abteilungen wissen, wie das neue Modell zu handhaben ist.
Schritt 4: Achten Sie auf barrierefreie Kommunikation
Bei hybrider Arbeit ist die schriftliche Kommunikation ebenso wichtig wie die verbale Kommunikation. Daher müssen die Manager und Chief People Officer dafür sorgen, dass Informationen an das gesamte Team weitergegeben werden, ohne dass Inhalte fehlen – und zwar auch an diejenigen, die z. B. nicht an den Meetings teilnehmen konnten.
Dies kann über Messaging-Anwendungen wie Slack oder spezielle, auf das Unternehmen ausgerichtete Plattformen wie z.B. das Intranet geschehen. Dieser Austausch stärkt darüber hinaus die Beziehungen und den Zusammenhalt.
Feedback ist das A und O
Da es immer wieder zu Meinungsverschiedenheiten kommen kann und viele Personen nicht in der Lage sein werden, sich persönlich zu treffen, empfiehlt es sich, dass die Teammitglieder kleinere und weniger formelle Videokonferenzen abhalten, wie z. B. ein virtuelles Kaffee-Date mit Kolleg innen als Lösung für persönlichen Austausch.
Um das neue Modell im Unternehmen zu festigen, lohnt es sich, Meetings zu organisieren. In diesen Meetings kann dann überprüft werden, ob und wie gut remote Arbeiten funktioniert. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Feedback von den Mitarbeitern zu erhalten.
Vorsicht, Meeting!
Achten Sie bei den Meetings darauf, dass sie nicht zu lange dauern. Auch, wie oft Meetings stattfinden, sollte nicht überbewertet werden. Hierbei gilt: Qualität statt Quantität. Viele lange Videokonferenzen am Tag machen nicht nur müde, sondern können auch die Produktivität des Teams beeinträchtigen.
Schritt 5: Investieren Sie in Technologie
Die Modernisierung der Arbeitsmethoden und Investitionen in Technologie sind hier entscheidend. Dies reicht von der Erforschung effizienterer Kommunikationsmittel bis zur Nutzung von Cloud-Speichersystemen, um Informationen mit allen Mitarbeitern des Unternehmens zu teilen, auch wenn sie nicht im Büro anwesend sind.
Investitionen in HR-Technologien sind wichtiger denn je. Denn: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen ortsunabhängig verwaltet werden können – mobiles Arbeiten hin oder her.
Sicherheit geht vor
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Investition in Schutz- und Sicherheitssoftware, um den Verlust sensibler Informationen zu vermeiden, zumal alle Mitarbeiter Daten außerhalb des Unternehmenssystems austauschen werden.
Darüber hinaus sollte das Unternehmen in die Digitalisierung von Dokumenten und Unterschriften investieren, wodurch unnötige Fahrten zum Büro vermieden und die Kosten für Kurierdienste, die die Unterlagen an die gewünschten Orte bringen, eingespart werden können.
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Die Synchronisierung der geleisteten Stunden mit dem Mitarbeiterportal erfolgt automatisch, sodass Sie den gesamten Prozess über die Plattform überwachen können.
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Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was bedeutet hybride Arbeit?
Bei dieser Arbeitsform wechseln sich die Tage, an denen der Arbeitnehmer im Büro arbeitet und die Tage, an denen er remote arbeitet, ab. Eine beliebte Variante dabei ist: Drei Tage Home Office, den Rest der Woche erscheint der Mitarbeiter im Büro und arbeitet von dort. Es handelt sich also um ein flexibles Arbeitsmodell.
Welche Vorteile von hybrider Arbeit?
Dieses Modell hat sich bei guter Umsetzung als sehr vorteilhaft erwiesen. Dazu gehört die Vermeidung von Fehlzeiten und Verspätungen bei der Arbeit, da z.B. keine Zeit für den Arbeitsweg verloren geht und keine Beeinträchtigungen durch Faktoren wie starker Verkehr und Unfälle auftreten. Das wirkt sich auch positiv auf die Work Life Balance aus.
Was muss man bei hybrider Arbeit beachten?
Da die Arbeitnehmer einen großen Teil ihrer Zeit zu Hause verbringen werden, sollten ergonomische Bedingungen und Komfort gewährleistet sein. So können Sie gesundheitliche Probleme vorbeugen. Es kann vereinbart werden, zumindest Schreibtische in idealer Höhe und ergonomische Stühle zu sponsern sowie andere Produkte, die zum Wohlbefinden beitragen, wie Fußstützen und Laptopständer, einen zweiten Bildschirm usw.
Wie setze ich ein hybrides Arbeitsmodell um?
Wenn sich das Unternehmen bereits für Hybrid Work entschieden hat, ist es wichtig, einen Rotationsplan aufzustellen. Dieser legt fest, welche Mitarbeiter wann im Home Office arbeiten und wer an welchen Tagen ins Büro kommt.
