Jahresgespräch vorbereiten: Ziele & Leitfaden

Das Jahr neigt sich dem Ende zu – eine gute Gelegenheit, um innezuhalten und die vergangenen zwölf Monate zu reflektieren. Was im privaten Bereich weit verbreitet ist, hat auch in der Arbeitswelt eine wichtige Bedeutung: das Jahresgespräch. Es dient nicht nur dazu, das vergangene Jahr zu bewerten und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, sondern auch, sich auf das kommende Jahr vorzubereiten. In diesen Gesprächen setzen sich Mitarbeitende und Führungskräfte zusammen, um gemeinsam Rückblick zu halten und Ausblick zu geben.

Wie Sie ein solches Gespräch optimal strukturieren und worauf es dabei ankommt, erfahren Sie im folgenden Blog.

Key Facts

1. Jahresgespräche sind strukturierte Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden, um vergangene Leistungen zu bewerten, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Ziele für das kommende Jahr festzulegen.
2. Sie sind ein wichtiges Instrument des Performance Managements.
3. Ein erfolgreiches Jahresgespräch gliedert sich in Rückblick & Feedback, Analyse des Ist-Zustandes sowie Maßnahmenplanung und Zielsetzung für die Zukunft.

• Was ist ein Jahresgespräch?
• Warum sind Jahresgespräche so wichtig?
• Vorbereitung auf das Jahresgespräch: Tipps für ein erfolgreiches Gespräch
• So führen Sie ein Jahresgespräch: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Welche Fragen werden im Jahresgespräch beantwortet? – Beispielhafte Fragen
• Zielvereinbarung: Ergebnisse festhalten

Was ist ein Jahresgespräch?

Unter einem Jahresgespräch versteht man in der Arbeitswelt ein strukturiertes Gespräch zwischen Vorgesetzten bzw. Führungskräften und Mitarbeitenden. Es findet in der Regel einmal im Jahr statt. Das Jahresgespräch dient dazu, das vergangene Jahr im Hinblick auf die Leistungen des jeweiligen Mitarbeitenden Revue passieren zu lassen. Gemeinsam wird besprochen, was gut gelaufen ist, wo noch Verbesserungsbedarf besteht und welche Ziele für das kommende Jahr angestrebt werden. Dabei geht es sowohl um die Ziele des Unternehmens als auch um die berufliche Entwicklung der einzelnen Mitarbeitenden.

Das jährliche Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Instrument des Personalmanagements, insbesondere des Performancemanagements.

Was bedeutet Performancemanagement?

Performance Management bzw. Performancemanagement, auf Deutsch auch Leistungsmanagement, ist ein kontinuierlicher Prozess in Unternehmen, der darauf abzielt, die Leistung der Beschäftigten zu planen, zu messen und zu bewerten. Ziel des Performancemanagements ist es, die individuelle berufliche Entwicklung der Angestellten in Einklang mit den Unternehmenszielen zu bringen.

Kernelemente des Performancemanagements sind ein regelmäßiges Feedback, eine offene Kommunikation und Ziele, die flexibel und kontinuierlich angepasst werden können. Performancemanagement soll darüber hinaus die Motivation der Mitarbeitenden steigern. Es ist auch ein Instrument, um die Mitarbeitenden an das Unternehmen zu binden.

Das Jahresgespräch ist ein Teil des Leistungsmanagements.

HR-Software im Performancemanagement

Tipp: HR-Software verfügt mittlerweile über viele Tools, mit denen Performance Management einfacher, automatisierter und effizienter gestaltet werden kann. So bietet beispielsweise das Performancemanagement-Tool von Factorial die Möglichkeit, Performance Reviews für einzelne Mitarbeitende zu erstellen.

Diese stellen eine ideale Grundlage für das jährliche Mitarbeitergespräch dar. Darüber hinaus kann durch weitere darauf aufbauende Tools, wie z. B. das Talent Management Tool, die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden zielgerichteter strukturiert und geplant werden. Die Beschäftigten haben zudem die Möglichkeit, über verschiedene Befragungstools Feedback über das vergangene Jahr zu geben – gerade bei etwas größeren Unternehmen die ideale Funktion, um transparent Meinungen und Anregungen der gesamten Belegschaft abzubilden und in die Planung für das kommende Jahr oder Ereignis mit einzubeziehen.

Warum sind Jahresgespräche so wichtig?

Klare Zielvereinbarungen sorgen für einen Fahrplan

Jahresgespräche sind ein wirksames Instrument der Personalführung. Durch klare Zielvereinbarungen in den Gesprächen wissen alle Beteiligten genau, wohin die Reise gehen soll. Das erhöht die Motivation und schafft einen klaren Fahrplan.

Analyse von Stärken und Schwächen sowie Maßnahmenplanung

Gleichzeitig können durch die Jahresgespräche die Stärken und Schwächen der Beschäftigten besser erkannt werden. Führungskräfte und Mitarbeitende können besser verstehen, welche Stärken ausgebaut werden können und welche Schwächen angegangen werden müssen – zum Beispiel durch eine Weiterbildung, die im Jahresgespräch für das kommende Jahr vereinbart wird.

Wertvolles Feedback auch für Vorgesetzte

Aber auch für Führungskräfte sind Jahresgespräche wertvoll. Die Angestellten haben hier die Möglichkeit, eine Rückmeldung zu geben, wie es im Betrieb läuft und vielleicht auch anzusprechen, was nicht so gut läuft. Vielleicht gibt es Konflikte im Team oder es hapert an manchen Stellen an der Kommunikation. Für genau solche Fragen und Antworten bietet das Jahresgespräch den idealen Raum.

Instrument zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Es könnte sich zum Beispiel auch herausstellen, dass ein bestimmter Mitarbeiter X im Moment sehr unzufrieden ist, er hat seine Motivation verloren. Im Jahresgespräch kann analysiert werden, woran das liegt und gemeinsam überlegt werden, was sich ändern muss, damit der Mitarbeiter wieder zufrieden an seine Arbeit herangeht.

Wie Sie die Motivation Ihrer Mitarbeitenden steigern können, erfahren Sie auch in folgendem Blogbeitrag.

Zufriedene Mitarbeitende performen besser

Ein solches Jahresgespräch gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, ernst und wichtig genommen zu werden – und das steigert ihre Zufriedenheit. Denn: Zufriedene Mitarbeitende erbringen bessere Leistungen. So hat eine renommierte Studie der Universität Oxford ergeben, dass Unternehmen mit zufriedenen Angestellten eine um 20 Prozent höhere Kapitalrendite erzielen.

Vorbereitung auf das Jahresgespräch: Tipps für ein erfolgreiches Gespräch

Die Vorbereitung auf das Jahresgespräch ist der Schlüssel zum Erfolg. Vorgesetzte sollten sich im Vorfeld einen genauen Überblick über die Leistungen ihrer Mitarbeitenden verschaffen. Digitale Tools wie das Performance Management Tool von Factorial erleichtern dies. Lassen Sie sich einfach ein Performance-Review des*der jeweiligen Mitarbeitenden erstellen und schon haben Sie eine ideale Grundlage für das Gespräch.

Ganz wichtig: Bringen Sie konkrete Beispiele, an denen Sie die Leistungen der Beschäftigten veranschaulichen können. So können Ihre Gesprächspartner*innen besser verstehen, was Sie meinen. Zu diesem Zweck können Sie auch mit der jeweiligen Abteilungsleitung sprechen, um ein vollständigeres Bild der Mitarbeitenden zu erhalten.

Natürlich muss die Führungskraft auch selbst wissen, welche Ziele das Unternehmen im kommenden Jahr erreichen will. Nichts ist schlimmer als Führungskräfte, die im Gespräch selbst nur vage Zielvereinbarungen treffen können. Je klarer Sie selbst sind, desto klarer ist es auch für die Beschäftigten, was sie tun müssen, um diese Ziele zu erreichen.

So führen Sie ein Jahresgespräch: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein Jahresgespräch gliedert sich in der Regel in drei Phasen plus eine Vorphase, dem Einstieg. So könnte ein Gespräch strukturiert werden:

Phase 0: Einstieg

Es ist wichtig, ein angenehmes Gesprächsklima zu schaffen. Reservieren Sie frühzeitig einen für die Mitarbeitenden angenehmen Termin. Das sollte vielleicht nicht kurz vor Feierabend sein, sondern am besten vormittags, wenn die Energie auf beiden Seiten noch hoch ist.

Bieten Sie den Mitarbeitenden etwas zu trinken an und führen Sie ein wenig Smalltalk, um die Atmosphäre aufzulockern. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, wie es ihnen geht. Dies sollte natürlich und authentisch sein; wenn es hölzern und steif wirkt, kann es bei den Beschäftigten schlecht ankommen und eher Unsicherheit auslösen.

Phase 1: Rückblick & Feedback

In dieser Phase betrachten die Gesprächspartner*innen das vergangene Jahr. Sie berichten von den Erfolgen, aber auch den Herausforderungen. Hier wird zudem überprüft, ob die gesetzten Ziele des Vorjahres eingehalten bzw. umgesetzt wurden.

Das Feedback der Abteilungsleistung, möglicherweise von Kund*innen oder Kolleg*innen kann an dieser Stelle von den Vorgesetzten eingebracht werden. Auch die Mitarbeitenden haben an dieser Stelle die Möglichkeit, ihr Feedback einzubringen. Wo gab es Probleme, was lief nicht so gut? Was ist gut gelaufen?

Außerdem kann hier analysiert werden, welche Fähigkeiten und Kompetenzen den Beschäftigten bei der Bewältigung ihrer Aufgaben geholfen haben und wo konkret Fähigkeiten fehlen, um bestimmte Aufgaben zu bewältigen oder bestimmte Ziele zu erreichen. Diese Analyse ist wichtig für die weitere Planung von Maßnahmen (z. B. Weiterbildung).

Phase 2: Ist-Analyse

Hier schauen sich beide Seiten die aktuellen Aufgaben des jeweiligen Beschäftigten an. Es wird geklärt, ob diese Aufgaben zufriedenstellend sind, eventuell müssen hier Anpassungen vorgenommen werden. Wie ist die Arbeitsbelastung? Sind es zu viele oder zu wenige Aufgaben?

Phase 3: Maßnahmen, Planung und Zielsetzung

Auf Basis des Rückblicks und der Ist-Analyse kann nun gemeinsam eine Zielsetzung für das nächste Jahr bzw. die nächsten zwölf Monate erarbeitet werden. Hier ist die Führungskraft gefordert, die Richtung aufzuzeigen, in die sich das Unternehmen im nächsten Jahr entwickeln soll, und diese mit den Aufgaben und Möglichkeiten der einzelnen Beschäftigten in Einklang zu bringen. An dieser Stelle können die Beschäftigten auch ihre Wünsche einbringen. Bei festgestelltem Bedarf kann vielleicht auch überlegt werden, dem*der Mitarbeitenden andere oder neue Aufgaben zu übertragen.

Es geht hier also einerseits um die berufliche und persönliche Entwicklung des Beschäftigten, andererseits aber auch darum, die spezifischen Unternehmensziele mit dem Tätigkeitsfeld des Beschäftigten in Einklang zu bringen.

Welche Fragen werden im Jahresgespräch beantwortet? – Beispielhafte Fragen

Um Sie noch konkreter zu unterstützen, haben wir für Sie einige typische Fragen eines Jahresgesprächs für jede Phase zusammengestellt.

Rückblick

• Was haben Sie im letzten Jahr erreicht? Welche Fähigkeiten haben Ihnen dabei geholfen?
• Wo gab es Schwierigkeiten? Gab es besondere Fähigkeiten, die Ihnen die Bewältigung der Herausforderung erleichtert haben?
• Welche Projekte haben Ihnen besonders gut gefallen?
• Was hat Ihnen im letzten Jahr nicht so gut gefallen?
• Gab es Konflikte im Team? Wenn ja, was war der Grund dafür?

Aktuelle Situation

• Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer aktuellen Rolle und Aufgaben?
• Gibt es Aufgaben, die Sie gar nicht mögen? Und welche mögen Sie besonders?
• Welche Stärken bringen Sie in Ihre Arbeit ein?
• Wo sehen Sie Potenzial zur Verbesserung?
• Benötigen Sie bei bestimmten Aufgaben möglicherweise Hilfestellung? Wenn ja, von wem?
• Mit wem funktioniert die Zusammenarbeit besonders gut und mit wem eher nicht so?
• Ist die Kommunikation im Team reibungslos oder hapert es an einigen Stellen?

Ziele & Entwicklung

• Welche Ziele möchten Sie für das kommende Jahr erreichen?
• Welche Fähigkeiten müssten für die Erreichung der neuen Zielvorgaben ausgebaut werden? Unabhängig davon: Welche Fähigkeiten und Kompetenzen würden Sie selbst gerne ausbauen und weiterentwickeln?
• Welche Weiterbildungsmaßnahmen würden Sie sich wünschen?
• Wie stellen Sie sich Ihre berufliche Karriereentwicklung in den nächsten Jahren vor?

Tipp – Gehalt im Jahresgespräch:

Im Jahresgespräch sollte auch das Gehalt angesprochen werden, vor allem, wenn die Mitarbeitenden schon länger im Unternehmen sind. Das Gehalt ist regelmäßig ein Thema, über das zu sprechen den Beschäftigten unangenehm ist. Daher sollten Vorgesetzte hier Initiative ergreifen und das Thema proaktiv ansprechen.

Es ist hilfreich, wenn sich die Führungskräfte bereits im Vorfeld Gedanken darüber machen, wie und in welchem Umfang die Gehälter der jeweiligen Mitarbeitenden im Falle von Gehaltsverhandlungen angehoben werden können. Dabei kann eine Analyse der Gehaltsstruktur des Unternehmens helfen, z. B. indem Beschäftigte in ähnlichen Positionen und mit ähnlicher Betriebszugehörigkeit miteinander verglichen werden, um zu sehen, wie groß der Spielraum für die einzelnen Beschäftigten ist.

Zu beachten ist auch, dass Unternehmen in den kommenden Jahren ihre Entgeltstrukturen offenlegen müssen, um deren Diskriminierungsfreiheit nachzuweisen. Die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023 wird in Deutschland voraussichtlich bis 2026 erfolgen.

Zielvereinbarung: Ergebnisse festhalten

Sie können das Jahresgespräch mit einer gemeinsam erarbeiteten Zielvereinbarung abschließen. Wie diese genau aussehen sollte, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema. Dort finden Sie auch ein genaues Muster, an dem Sie sich orientieren können und das Sie als Vorlage verwenden können.

Mit der Zielvereinbarung wird das Besprochene festgehalten. Die Beschäftigten können im Laufe der nächsten Monate immer wieder darauf zurückgrefen und sich so die wichtigsten Topics vergegenwärtigen.

• Die Ziele einer Zielvereinbarung sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sein, um Klarheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. (SMART-Formel)
• Eine gute Zielvereinbarung berücksichtigt sowohl persönliche Entwicklungsziele der Mitarbeitenden (z. B. Weiterbildung oder neue Fähigkeiten) als auch übergeordnete Unternehmensziele (z. B. Umsatzsteigerung, Prozessoptimierung).
• Es werden auch konkrete Schritte festgehalten, wie diese Ziele erreicht werden können, z. B. durch Weiterbildungen oder spezifisch benötigte Ressourcen.
• Ganz wichtig: regelmäßige Überprüfung. Vereinbaren Sie Meilensteine oder feste Termine, um die Fortschritte auf dem Weg zu den Zielen zu besprechen. So können diese gegebenenfalls angepasst werden. Es ist immer besser, früher zu erkennen, dass ein Ziel nicht erreicht wurde, als erst, wenn es zu spät ist.