Einen Mitarbeitenden bei seiner Arbeit beschatten? Ganz richtig! Das ist ziemlich genau das Konzept von Job Shadowing. Klingt erst einmal gewöhnungsbedürftig – Richtig durchgeführt, kann es aber die Kompetenz und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen sowie die interne Mobilität fördern. Letztlich kann es Ihrem Unternehmen zu langfristigem Wachstum und Erfolg verhelfen.
Job-Shadowing-Programme sind für Arbeitgebende in vielerlei Hinsicht vorteilhaft. Schauen wir uns also genauer an, was Job Shadowing ist, welche Modelle in der Anwendung gut funktionieren und wie Sie ein Job-Shadowing-Programm in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt einführen können.
- Was ist Job Shadowing?
- Job Shadowing: Vorteile für Arbeitgebende
- Für wen ist Job Shadowing geeignet?
- So führen Sie Job Shadowing im Unternehmen ein
Was ist Job Shadowing?
Job Shadowing, auf Deutsch wörtlich übersetzt mit „Job-Beschattung“, aber besser bekannt unter dem Begriff „Hospitation“, ist eine Technik, bei der Arbeitnehmende durch Beobachtung voneinander lernen. Job Shadowing ist eine Form des On-the-Job-Training (OTJ). Das bedeutet, dass der Prozess am Arbeitsplatz bzw. in der gewohnten Arbeitsumgebung stattfindet, also beispielsweise innerhalb eines Teams oder auch in einer anderen Abteilung desselben Unternehmens stattfindet.
Für gewöhnlich beobachten die Lernenden erfahrene Mitarbeitende bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben. Ziel des ganzen ist es, sich neue Fähigkeiten anzueignen und sich mit einer Position bzw. einem anderen Berufsalltag vertraut zu machen. Der oder die Beobachtende muss dabei nicht zwangsläufig ein neu eingestellter Mitarbeitender sein, sondern kann ebenso gut schon eine längere Zeit im Unternehmen beschäftigt sein.
Weiterbildung, Umschulung oder Erweiterung des Aufgabenumfangs – Wie andere Lern- und Entwicklungsprogramme auch dienen Job-Shadowing-Programme jeweils einem bestimmten Zweck. Welche Möglichkeiten haben Sie also als Unternehmen, um die Personalentwicklung innerhalb Ihres Betriebs voranzutreiben und von welchen Vorteilen können Sie profitieren?
Job Shadowing: Vorteile für Arbeitgebende
Attraktivität steigern
Job Shadowing sendet in vielerlei Hinsicht die richtige Botschaft an Arbeitnehmende und potenzielle neue Mitarbeitende. Es zeigt, dass das Unternehmen generell an beruflicher Entwicklung und Wachstum interessiert ist.
Unabhängig davon, ob Sie versuchen, Top-Talente zu rekrutieren oder wichtige Teammitglieder an sich zu binden: Hospitationen und Trainingsprogramme werden von allen Seiten geschätzt, im Besonderen von Millennials und der Generation Z. Laut einer kürzlich durchgeführten Statista-Umfrage ist für 61,2 % der Millennials und 60,8 % der Generation Z beruflicher Erfolg ein zentraler Wert. Die jüngere Generation Z hat mit 55,2 % sogar eine höhere Bereitschaft, immer Neues lernen zu wollen. Lernen und Wachsen sind also Keywords, wenn Sie als attraktiver Arbeitgebender gelten wollen.
Ein ähnliches Muster lässt sich in anderen Studien erkennen, darunter im aktuellen Workplace Learning Report von LinkedIn. Laut dieser Studie möchten beispielsweise 82 Prozent der Beschäftigten in Deutschland, Österreich und der Schweiz mehr über die Nutzung von KI im beruflichen Kontext erfahren. An unternehmensinterne Mobilität glauben allerdings lediglich 25 Prozent – Zeit, daran etwas zu ändern!
Qualifikationslücken schließen
Job Shadowing erleichtert die Kommunikation zwischen Abteilungen und Teams. Es ist eine gute Möglichkeit, Qualifikationslücken zu schließen und Informationen auszutauschen, ohne in teure Schulungs- und Lernprogramme zu investieren.
Ein Beispiel: Eine Kollegin, die im Marketing arbeitet, möchte die Aufgaben und Zuständigkeiten eines Mitarbeiters aus dem Vertriebsteam besser verstehen. Mit einem Job-Shadowing-Programm haben beide die Möglichkeit, sich auszutauschen und voneinander zu lernen. Auf diese Weise können sie ein ganzheitlicheres Verständnis dafür entwickeln, wie ihre Aufgaben in das Unternehmen passen.
Mit anderen Worten: Job Shadowing kann Mitarbeitenden helfen, in ihrer derzeitigen Position bessere Leistungen zu erbringen. Außerdem können sie die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen besser verstehen und effektiver kommunizieren. Auf diese Weise können die Unternehmen ihre Ressourcen und Talente optimal nutzen.
Lernkultur fördern
Wie bereits erwähnt, legen Mitarbeitende zunehmend Wert auf Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten. Job Shadowing ist nicht nur ein Werkzeug im Retention Management, sondern sind auch dafür bekannt, dass sie das Produktivitätsniveau erhöhen, den Gewinn steigern und das Arbeitsumfeld verändern.
Indem Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, voneinander zu lernen, stimulieren Sie die Neugierde und fördern eine dynamische Community. Ihre Angestellten fühlen sich verantwortlich und mehr wertgeschätzt. Außerdem haben sie die Möglichkeit, Problemlösungsfähigkeiten zu entwickeln, die sie dazu bringen, sich neuen Herausforderungen zu stellen.
Indem Sie das Wachstum und die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden fördern und intern Berufsperspektiven bieten, erhalten Sie das Interesse Ihres Teams am Unternehmen. Das ist im Grunde eine Win-Win-Situation für Arbeitgebende und Arbeitnehmende gleichermaßen.
Für wen ist Job Shadowing geeignet?
Das Vertrautmachen mit neuen Arbeitsabläufen und dem Arbeitsalltag eines Mitarbeitenden ist keinesfalls nur für Menschen in einem Praktikum, Berufseinsteiger*innen oder Studierende gedacht. Interne Weiterbildung kann auch von großem Mehrwert für Angestellte und Führungskräfte sein.
Folgende Möglichkeiten des Job Shadowings sind üblich:
- Berufseinsteiger*innen: Studierende oder auch Schüler*innen können im Rahmen eines Praktikums Einblicke in die Arbeitswelt erhalten und für sich herausfinden, ob der Beruf oder Arbeitsalltag in der entsprechenden Branche für sie geeignet ist.
Bekannt ist auch der sogenannte Girls‘ Day bzw. Boys‘ Day, bei dem Schüler*innen an einem einzelnen Job-Shadowing-Tag in die Arbeit typischer Berufe des gegenteiligen Geschlechts schnuppern. Dadurch soll mehr Chancengleichheit geschaffen werden. - Neue Mitarbeitende: Natürlich macht es mehr als Sinn für Neueinsteiger*innen im Unternehmen, durch das Shadowing von Teammitgliedern einen Eindruck vom Arbeitsumfeld und eine erste Orientierung hinsichtlich der Anforderungen und zukünftigen Aufgaben zu bekommen. Neue Mitarbeitende haben in der Anfangszeit häufig auch ein*e Mentor*in, der oder die Ihnen bei der Arbeit Hilfe und Unterstützung bietet.
- Mitarbeitende mit Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Gemeint sind Beschäftigte, die einmal über den Tellerrand eigenen Tätigkeit hinausschauen wollen, um sich gegebenenfalls innerhalb des Unternehmens umzuorientieren oder mehr Verantwortung zu übernehmen. Job Shadowing macht an dieser Stelle beispielsweise Sinn, wenn mehrere Optionen zur beruflichen Weiterbildung offenstehen oder eine Position mit Leitungsfunktionen besetzt werden soll.
Job Shadowing-Programme sind aufgrund der individuellen Bedürfnisse von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.
In bestimmten Situationen kann es für Arbeitgebende von Vorteil sein, einen praktischen Ansatz zu wählen. Dabei können die Mitarbeitenden bestimmte Aufgaben erledigen und erhalten von der Person, die sie beschatten, eine Beurteilung. In anderen Fällen ist die Methode des reinen Beobachtens vielleicht sinnvoller.
Digitales Job Shadowing – Ist das möglich?
Ja! Gerade in der heutigen Zeit, in der Remote Work von immer größerer Bedeutung wird und der Ort keine große Rolle mehr spielt, vereinfachen virtuelle Methoden des Shadowings den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit im Team.
Dabei stehen Ihnen verschiedenste Möglichkeiten zur Verfügung. Abhängig von den jeweiligen Tools und Programmen, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen, können Sie beispielsweise Videocalls und Huddles durchführen und dabei einfach den Bildschirm teilen. Laden Sie Ihre*n jeweilige*n Kolleg*in zu Meetings ein, teilen Sie Listen und Kontakte oder lassen Sie den virtuellen Gegenüber bei Gesprächen und Calls mithören.
So führen Sie Job Shadowing im Unternehmen ein
Wie können Sie aber jetzt ein effektives Job-Shadowing-Programm in Ihrem Unternehmen einrichten? Die gegenseitige Hospitation ist mit einem erhöhten Zeitaufwand aufseiten der Mitarbeitenden verbunden, weshalb der Prozess im Idealfall so effizient wie möglich sein sollte. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Plan, der Ihnen den Einstieg erleichtert:
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele
Job-Shadowing-Programme sind zwar hervorragend geeignet, um die interne Kommunikation zu verbessern und das Lernen in der Praxis zu fördern, aber sie sind die Investition nicht wert, wenn es keine klaren übergreifenden Ziele gibt.
Was erhoffen Sie sich von dieser Art Wissensaustausch im Unternehmen? Sind Mitarbeitende vor kurzem in den Ruhestand getreten, und gibt es nun bestimmte Qualifikationslücken, die Sie zu schließen versuchen? Oder ist das Ziel, neuen Mitarbeitern zu helfen, sich schneller in ihre Position einzufinden?
Was auch immer der Fall sein mag, es ist am besten, Ihre Ziele auf einige wenige Schlüsselkennzahlen zu beschränken, die Sie in einem Schulungs-Dashboard verfolgen können. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen oder welche Qualifikationslücken in Ihrem Unternehmen bestehen, sollten Sie eine Analyse des Schulungsbedarfs durchführen, um einen Einblick zu erhalten.
Schritt 2: Legen Sie den Grundstein
Nachdem Sie die spezifischen KPIs festgelegt haben, die Sie als Ergebnis Ihres Job-Shadowing-Programms sehen möchten, ist es an der Zeit, mit der Umsetzung zu beginnen. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen:
- Wählen Sie die teilnehmenden Mitarbeitenden aus.
- Legen Sie die Dauer des Shadowings fest.
- Entscheiden Sie sich für eine passende Methode.
- Nehmen Sie Anpassungen für virtuelle Job-Shadowing-Sitzungen vor.
- Legen Sie fest, wie Sie den Fortschritt oder den Kompetenzzuwachs Ihrer Mitarbeitenden messen wollen.
Schritt 3: Feedback einholen und Fortschritte verfolgen
Bei der Einführung neuer Maßnahmen ist oft ein wenig Nacharbeit erforderlich, um sicherzustellen, dass sie so effizient und effektiv wie möglich sind. Sie sollten den Teilnehmenden in Umfragen Fragen zum Programm stellen und die wichtigsten Kennzahlen im Auge behalten, um sicherzustellen, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden.
Durch kontinuierliches Feedback und sorgfältige Anpassungen ist es möglich, das richtige Gleichgewicht zu finden und ein erfolgreiches Programm durchzuführen. Dies erfordert jedoch die richtigen strategischen Entscheidungen und die richtigen Tools, um Daten und Analysen im Auge zu behalten.
Viele Teams entscheiden sich dafür, den Fortschritt und die Entwicklung mittels einer All-in-One-HR-Software wie Factorial zu verfolgen. Die HR-Software hilft Ihnen nicht nur dabei, tägliche Abläufe wie Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung zu vereinfachen, sondern kann Sie auch dabei unterstützen, bessere datengestützte Entscheidungen zu treffen, die den Erfolg Ihres Unternehmens beeinflussen.
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