Die Kilometerpauschale regelt, wie viel Geld Arbeitnehmende pro Kilometer erstattet bekommen, wenn sie auf einer Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs sind. Im Jahr 2024 und auch 2025 beträgt die Pauschale 30 Cent pro Kilometer für Personenkraftwagen und 20 Cent für andere Kraftfahrzeuge. Diese Regelung ist nicht zu verwechseln mit der Pendlerpauschale, die die Fahrtkosten für den täglichen Weg zur Arbeit abdeckt.
Da die Kilometerpauschale, die offiziell Wegstreckenentschädigung heißt, bei Arbeitnehmenden oft für Verwirrung sorgt, erklären wir in diesem Blogbeitrag alles Wichtige zum Thema.
Key Facts
- Die Kilometerpauschale legt fest, wie viel Geld Arbeitnehmende pro Kilometer erstattet bekommen, wenn sie auf einer Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs sind.
- Aktuell beträgt die Kilometerpauschale 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer mit dem eigenen Pkw und 0,20 Euro für Fahrten mit anderen motorbetriebenen Fahrzeugen.
- Die Kilometerpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Pendlerpauschale (bzw. offiziell Entfernungspauschale genannt). Letztere legt fest, wie viele Fahrtkosten Arbeitnehmende pro gefahrenen Kilometer erstattet bekommen, die täglich mit dem Auto zur Arbeit fahren.
- Kilometerpauschale auf einen Blick
- Erstattung Kilometerpauschale
- Berechnung der Kilometerpauschale 2024/2025
- Sonderfall – Fahrräder
- Häufige Fragen zur Kilometerpauschale
Kilometerpauschale auf einen Blick
Was ist die Kilometerpauschale?
Bei der Kilometerpauschale (KM-Pauschale oder auch Wegstreckenentschädigung) handelt es sich um einen festen Betrag, den Arbeitnehmende und Selbständige pro gefahrenen Kilometer im Rahmen einer Dienstreise steuerlich geltend machen können.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dienstreise im Inland oder Ausland erfolgt.
Wichtig! Sie gilt für alle Dienstreisen, die als solche deklariert sind, und nicht für Fahrten zur ersten Arbeitsstätte.
Die Kilometerpauschale legt also fest, wie viele Fahrtkosten pro Kilometer erstattet werden, wenn Arbeitnehmenden oder Selbstständige mit ihrem Privatfahrzeug oder einem anderen motorbetriebenen Fahrzeug eine Dienstreise unternehmen.
Wo ist die Kilometerpauschale festgelegt?
Die Kilometerpauschale ist im Bundesreisekostengesetz (BRKG) festgelegt, dort unter § 5 Wegstreckenentschädigung.
Kilometerpauschale 2024/2025: Wie hoch ist die Kilometerpauschale im Jahr 2025?
Für die Kilometerpauschale 2025 gilt Folgendes:
Benutzen Arbeitnehmende für Dienstreisen ein Kraftfahrzeug oder ein anderes motorbetriebenes Fahrzeug, erhalten sie eine Wegstreckenentschädigung von 20 Cent pro Kilometer.
Der Höchstbetrag beträgt jedoch 130 Euro. In Ausnahmefällen kann der Betrag auf 150 Euro erhöht werden.
Kilometerpauschale 2025: Dienstreise mit privatem Pkw
Wichtig: Liegt allerdings ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung des eigenen Kraftfahrzeugs vor, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer statt 20 Cent pro Kilometer. Dies ist vor Antritt der Dienstreise schriftlich oder elektronisch festzulegen.
Folgende Pauschalbeträge gelten in Deutschland also:
0, 30 Euro für das eigene Fahrzeug
0,20 Euro für jedes andere Fahrzeug
Es entstehen also dadurch unterschiedliche Beträge pro Strecke, je nachdem welches Fahrzeug genutzt wird.
Die Wegstreckenentschädigung entfällt, wenn die Dienstreisenden eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit des Arbeitgebenden hätten in Anspruch nehmen können oder von anderen Dienstreisenden mitgenommen worden sind.
Hinweis: Trotz gestiegender Kosten hat sich die Kilometerpauschale in den letzten Jahren nicht erhöht.
Kilometerpauschale und Pendlerpauschale – Was sind die Unterschiede?
Wichtig! Unterschied Pendlerpauschale und Kilometerpauschale:
Die Kilometerpauschale darf nicht mit der Pendlerpauschale verwechselt werden. Im Gegensatz zur Kilometerpauschale bezieht sich die Pendlerpauschale auf die Fahrtkosten, die durch den täglichen Arbeitsweg entstehen. Es geht also um die steuerliche Absetzbarkeit von Fahrtkosten, die durch das tägliche Pendeln zum Arbeitsort entstehen.
Pendlerpauschale: Die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg
Die Pendlerpauschale ist in § 9 Abs. 4 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) geregelt.
Bis zum Jahr 2026 gilt für die Pendlerpauschale Folgendes:
- bis 20 Kilometer: 30 Cent pro Kilometer je einfache Strecke
- ab 21 Kilometern: 38 Cent pro gefahrenen Kilometer (dieser Wert lag viele Jahre bei 35 Cent pro Kilometer)
Es gilt ein Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Jahr. Arbeitnehmende, die mit einem eigenen oder zur Verfügung gestellten Pkw zur Arbeit fahren, können unter bestimmten Voraussetzungen einen höheren Betrag absetzen.
Die Pendlerpauschale wird auch Entfernungspauschale genannt.
Achtung: Im Internet kursieren besonders viele Seiten, die fälschlicherweise „Kilometerpauschale“ mit „Pendlerpauschale“ gleichsetzen. Viele Artikel verwechseln beide Pauschalen und geben falsche Informationen in Bezug auf die Kilometerpauschale an. Achten Sie daher genau darauf, von welchen Seiten Sie Ihre Informationen beziehen.
Erstattung Kilometerpauschale
Wann zählt eine Reise als Dienstreise?
Ob die Fahrtkosten einer Dienstreise vom Staat erstattet werden oder nicht, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Um die Kosten einer Reise als Werbungskosten abzusetzen, müssen drei Kriterien erfüllt sein:
- Die Reise muss tatsächlich eine Dienstreise sein, die im Interesse des Arbeitgebenden liegt. Dies umfasst unter anderem Dienstfahrten zu Kund*innen, Außendiensttätigkeiten, Weiterbildungen, Tagungen, Messen und Ausstellungen sowie Exkursionen, Studienreisen und Forschungsreisen.
- Der reisende Beschäftigte muss entweder öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder den eigenen PKW für die Dienstfahrt verwenden. Aber: Eine steuerliche Absetzbarkeit besteht nicht, wenn ein Dienstwagen genutzt wird, da sämtliche Kosten bereits vom Arbeitgebenden übernommen werden.
- Die Reisekosten dürfen nicht vom Arbeitgebenden erstattet werden. Falls doch, müssen diese Erstattungen in der Steuererklärung angegeben und mit den Reisekosten verrechnet werden.
Wie wird die Kilometerpauschale erstattet?
Um die Kilometerpauschale in Anspruch nehmen zu können, müssen Dienstreisende alle Belege und Nachweise aufbewahren!
Wichtig dabei: Private gefahrenen Kilometer werden übrigens grundsätzlich nie erstattet.
Berechnung der Kilometerpauschale 2024
Das gilt für die Berechnung der Kilometerpauschale 2024
Grundsätzlich sind Arbeitgebende verpflichtet, ihren Arbeitnehmenden die Kosten für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten zu erstatten. Diese Erstattung orientiert sich am Bundesreisekostengesetz (BRKG) und sieht eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer vor.
Nur wenn die Kosten nicht vollständig oder überhaupt nicht über die Reisekostenabrechnung erstattet werden, können Arbeitnehmende die Fahrtkosten in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Wichtig: Auto, ÖPNV, Fahrrad, Fußgänger*innen
Die Pauschale greift darüber hinaus auch nur bei Fahrten mit einem motorisierten Kraftfahrzeug. Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, mit dem Fahrrad oder gar zu Fuß zurückgelegte Strecken, auf denen Kosten entstehen, können nicht erstattet werden. Bahn, Bus oder Flugzeug werden in der Regel über die Firmenkreditkarte abgerechnet und können daher nicht über die Kilometerpauschale erstattet werden.
Kilometergeld von der Steuer absetzen: 2 Optionen für die steuerliche Absetzbarkeit
Arbeitnehmende haben zwei Optionen, um die Kosten für dienstliche Reisen erstattet zu bekommen: Entweder
- sie nutzen die Kilometerpauschale oder
- sie geben die tatsächlich entstandenen Kosten als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung an.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einen individuellen Kilometersatz für Dienstreisen anzusetzen. Hier werden nicht nur die tatsächlich gefahrenen Kilometer berücksichtigt, sondern auch weitere Kosten, die durch den Unterhalt des Fahrzeugs entstehen, wie Kfz-Steuer, Versicherungsbeiträge, Inspektionskosten, Reparaturen, TÜV-Gebühren und Kraftstoffkosten. Diese Option lohnt sich vor allem bei hochpreisigen Fahrzeugen.
Die Kosten für beruflich veranlasste Fahrten werden in der Steuererklärung unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ in der Anlage N eingetragen.
Sonderfall – Fahrräder
In einigen Bundesländern gibt es mittlerweile auch eine Wegstreckenentschädigung für Fahrten im Rahmen einer Dienstreise mit dem Fahrrad, E-Bike oder Pedelec. Das ist bspw. in Baden-Württemberg der Fall. Hier gilt ein Satz von 0,25 Cent pro gefahrenen Kilometer.
Häufige Fragen zur Kilometerpauschale
Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale: Übersicht
Aufgrund dieser vielen verwirrenden Informationen im Internet haben wir hier nochmals eine Übersicht über beide Pauschalen für Sie erstellt:
Merkmale Kilometerpauschale
- Zweck: Abgeltung von Fahrtkosten bei Dienstreisen
- Gültigkeit: Gilt für alle Dienstreisen
- Berechnung: 0,20 € pro Kilometer
- Höchstbetrag: 130 € (bzw. 150 €)
- Rechtliche Grundlage: Bundesreisekostengesetz (BRKG)
- Wichtig: Gilt für Hin- und Rückfahrt
Merkmale Pendlerpauschale
- Zweck: Abgeltung von Fahrtkosten für den Arbeitsweg.
- Gültigkeit: Gilt für den täglichen Arbeitsweg.
- Berechnung: 0,30 € pro Kilometer (erste 20 km der einfachen Strecke), 0,38 € pro Kilometer (ab dem 21. km der einfachen Strecke)
- Höchstbetrag: 4.500 € pro Jahr (bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs).
- Rechtliche Grundlage: Einkommenssteuergesetz (EStG).
- Wichtigste Hinweise: Gilt nur für die einfache Strecke (Hinweg).
Muss der Arbeitgebende die Kilometerpauschale zahlen?
Nein. Die Kilometerpauschale ist eine Pauschale, die sich auf die Fahrtkosten mit eigenem PKW oder anderem PKW für Strecken auf Dienstreisen gilt. Die Kilometerpauschale ist steuerlich geltend zu machen. Der Arbeitgebende zahlt seinen Beschäftigten keine Kilometerpauschale.
Aber: Grundsätzlich muss der Arbeitgebende den Mitarbeitenden die Reisekosten im Rahmen einer Dienstreise erstatten. Kann dies aus bestimmten Gründen nicht oder teilweise nicht erfolgen, greift die Kilometerpauschale und die steuerliche Absetzbarkeit durch die Arbeitnehmenden.
Arbeitgebende haben zudem die Option, ihren Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss zu zahlen.
Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebenden, um die Arbeitnehmenden bei den Kosten für den Arbeitsweg zu unterstützen. Die Höhe des Zuschusses richtet sich nach der Pendler- bzw. Entfernungspauschale. Der Zuschuss eignet sich gut als Instrument zur Mitarbeiterbindung.
Erhalten Beschäftigte ihre in der Steuererklärung angegebenen Fahrtkosten zurück?
Arbeitnehmende, die eine Dienstreise mit einem Kraftfahrzeug (kein Dienstwagen) zurücklegen, haben die Möglichkeit, die Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen. Für die steuerliche Absetzbarkeit kann entweder die Kilometerpauschale oder der individuelle Kilometersatz in Anspruch genommen werden. Die Fahrtkosten der Dienstreise werden jedoch nicht 1:1 erstattet.
Können Selbstständige und Freelancer*innen die Kilometerpauschale ansetzen?
Auch Freiberufler*innen und Selbstständige haben Dienstreisen, bei denen Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten anfallen. Diese Kosten können als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Die Kilometerpauschale können diese hingegen nicht nutzen.
