Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Mitarbeiterempfehlungsprogramme im Trend

Der Fachkräftemangel stellt Unternehmen bei der Personalsuche vor Herausforderungen. Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind eine effektive Lösung, um neue Kandidat*innen zu finden. Es gibt manuelle und digitale Programme, wobei letztere in Zeiten des Fachkräftemangels besonders hilfreich sind. 

In diesem Artikel werden die verschiedenen Arten von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen, ihre Funktionen und die Vorteile für Unternehmen näher beleuchtet.

Key Facts

1. Mitarbeiterempfehlung bedeutet, dass bestehende Mitarbeiter*innen neue Kandidat*innen für offene Stellen im Unternehmen vorschlagen können. Dafür gibt es verschiedene Wege und Kanäle.
2. Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm oder Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm ist ein strukturierter Prozess, bei dem bestehende Mitarbeiter*innen potenzielle Kandidat*innen für offene Stellen vorschlagen oder empfehlen. Mittlerweile gibt es digitale Softwarelösungen hierfür.
3. Vorteile von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen: Unternehmen können qualifizierte Kandidat*innen gewinnen, Kosteneinsparungen erzielen, die Mitarbeiterbindung und -motivation steigern sowie eine Vertrauensbasis schaffen. 

Was ist eine Mitarbeiterempfehlung?

Mitarbeiterempfehlung, auch bekannt als Mitarbeiterwerbung, ist ein Prozess, bei dem bestehende Mitarbeiter*innen eines Unternehmens potenzielle Kandidat*innen für offene Stellen vorschlagen oder empfehlen. Die Mitarbeiter*innen werden ermutigt, Menschen aus ihrem persönlichen oder beruflichen Netzwerk vorzuschlagen, die ihrer Meinung nach gut zur offenen Position passen könnten.

Oft bieten Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen Anreize für erfolgreiche Empfehlungen, wie zum Beispiel finanzielle Belohnungen oder andere Vergünstigungen. Es ist jedoch wichtig, dass der Prozess des Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm fair und transparent ist, um mögliche Vorurteile oder Ungleichheiten zu vermeiden.

Grundlagen: Was ist ein Empfehlungsprogramm?

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist ein organisiertes, unternehmensinternes Programm, das Empfehlungen von Mitarbeitern strukturiert und ermöglicht.

Auf Englisch wird die Mitarbeiterempfehlung auch employee referral, internal referral oder staff referral genannt.

Gut zu wissen:

Oft wird der englische Begriff verwendet: employee referral program – auf Deutsch: Mitarbeiterempfehlungsprogramm.

Welche Mitarbeiterempfehlungsprogramme gibt es?

Manuelle und digitale Programme – Mitarbeiter werben Mitarbeiter Beispiele

Ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm kann manuell oder digital umgesetzt werden. Die offenen Stellen können beispielsweise auch über eine interne Karriereseite beworben werden.

Manuelle Programme nutzen bspw. Employer Brandings Kampagnen, um Mitarbeiter*innen stolz auf ihr Unternehmen zu machen und sie dazu zu ermutigen, das Unternehmen ihren Bekannten zu empfehlen. Persönliche Empfehlungen wirken authentisch und stärken den Employer Brand.

Digitale Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme sind in Zeiten des Fachkräftemangels effizient. Sie ermöglichen es Mitarbeiter*innen, Kandidat*innen über soziale Netzwerke zu empfehlen. Durch eine Software werden freie Stellen publik gemacht, die Mitarbeiter*innen können diese dann direkt posten oder als persönliche Nachricht verschicken. So werden sie zu Headhuntern. 

Verschiedene Anbieter bieten solche digitalen Lösungen an, die sich mit sozialen Plattformen verbinden lassen, um das Werben von Mitarbeiter*innen zu vereinfachen.

Die wichtigsten Anbieter digitaler Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind derzeit: 

• Factorial – über die Plattform können Mitarbeitende in ihrem Portal einfach Bekannte für offene Stellen empfehlen
• Talentry
• Firstbird (seit 2023 Zusammenschluss mit Radancy)
• Onlyfy

Laut Benchmark-Studie von Radancy nutzen aktuell 67 % der befragten Firmen im DACH-Raum digitale Mitarbeiterempfehlungsprogramme. Weitere 16 % planen eines einzuführen. Und das nicht ohne Grund: Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind erfolgreich und der neue Trend im Recruitingprozess.

Beispiel Mitarbeiterprogramm: Wie funktioniert das?

Wie schon erwähnt gibt es spezialisierte Softwareplattform für Mitarbeiterempfehlungsprogramme. Der genaue Funktionsumfang kann sich im Detail ändern, aber hier ist eine allgemeine Beschreibung, wie eine solche Software typischerweise funktioniert:

• Einrichtung des Programms: Das Unternehmen meldet sich an und richtet ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ein. Dies beinhaltet die Anpassung des Programms an die Bedürfnisse des Unternehmens, die Festlegung von Regeln und Belohnungen sowie die Integration in bestehende Systeme wie das Bewerbermanagementsystem des Unternehmens.
• Einladung der Mitarbeiter*innen: Die Mitarbeiter erhalten Einladungen, sich zu registrieren und am Programm teilzunehmen. 
• Empfehlungen abgeben: Die registrierten Mitarbeiter*innen können potenzielle Kandidat*innen über die Plattform empfehlen. Dazu geben sie Informationen über Bewerber*innen, deren Qualifikationen und den Grund der Empfehlung ein. Sie können auch persönliche Nachrichten an die empfohlenen Kandidat*innen senden.
• Verfolgung und Bewertung: Die Plattform verfolgt den Fortschritt der Empfehlungen und ermöglicht es dem Unternehmen, den Status der Empfehlungen in Echtzeit zu überwachen. Das HR-Team kann die empfohlenen Kandidat*innen überprüfen, Interviews durchführen und den Fortschritt im Auswahlprozess dokumentieren.
• Belohnungen und Anerkennung (auch Employee Referral Bonus): Wenn ein*e empfohlene*r Kandidat*in eingestellt wird, kann das Unternehmen die Belohnung oder den Anreiz für die Mitarbeiter*innen, der die Empfehlung abgegeben hat, über die Plattform verwalten. Dies kann automatisch geschehen, indem die Erfüllung bestimmter Kriterien erkannt wird.

Warum Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Gründe und Vorteile Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm entscheiden. In Studien häufig genannte Gründe sind folgende, die gleichzeitig auch die Vorteile für Unternehmen verdeutlichen:

• Qualifizierte Kandidat*innen: Mitarbeiter*innen haben oft ein gutes Verständnis für die Anforderungen und die Kultur des Unternehmens. Durch ihre Empfehlungen können qualifizierte Kandidat*innen gewonnen werden, die möglicherweise nicht auf herkömmlichen Rekrutierungswegen zu finden sind. 

Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die empfohlenen Kandidat*innen erfolgreich in das Unternehmen integriert werden können.

Für 75 % der Unternehmen im DACH-Raum ist die bessere Qualität der Hauptgrund für die Etablierung eines Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms. Das fand die Benchmark-Studie von Firstbird im Jahr 2021 heraus.

• Kosteneinsparungen: Mitarbeiterempfehlungen können die Kosten für externe Rekrutierungsmethoden wie Stellenanzeigen, Headhunter oder Karrieremessen reduzieren. 
• Mitarbeiterbindung und Motivation: Durch die Einbindung der Mitarbeiter*innen in den Rekrutierungsprozess fühlen sie sich stärker mit dem Unternehmen verbunden und wertgeschätzt. Mitarbeiterempfehlungsprogramme können die Mitarbeitermotivation und -bindung steigern, da sie an der Gestaltung des Teams und des Unternehmenswachstums teilhaben können.
• Vertrauensbasis: Empfehlungen basieren oft auf Vertrauen zwischen den Mitarbeiter*innen. Neue Mitarbeiter*innen, die durch eine Empfehlung eingestellt werden, bringen dieses Vertrauen mit und haben möglicherweise eine höhere Anfangsakzeptanz im Team.
• Schnellere Rekrutierung: Durch Mitarbeiterempfehlungen kann der Rekrutierungsprozess beschleunigt werden, da potenzielle Kandidat*innen bereits durch den internen Mitarbeiterfilter gegangen sind. 

Wie funktioniert Mitarbeiter werben Mitarbeiter?

Mitarbeiterempfehlung Beispiel

Das Prinzip „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ hängt davon ab, welche Empfehlungskanäle ein Unternehmen nutzt. In der Regel sind jedoch für jeden Kanal bzw. jedes Programm folgende Schritte erforderlich:

• Kommunikation: Das Unternehmen informiert seine Mitarbeiter*innen über offene Stellen und teilt ihnen mit, dass sie Kandidat*innen aus ihrem Netzwerk empfehlen können.
• Empfehlungen/Referenz: Mitarbeiter*innen prüfen ihr persönliches oder berufliches Netzwerk auf potenzielle Kandidat*innen, die für offene Stellen geeignet sein könnten. Mitarbeiter*innen kommunizieren eine Empfehlung je nach Kanal direkt über E-Mail, Software etc. Indirekt können Bewerbungen potenzieller Kandidat*innen über eine Empfehlung eingehen, wenn Mitarbeiter*innen z. B. auf ihren Social-Media-Kanälen eine Stellenanzeige gepostet haben.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter Muster – Mitarbeiterempfehlung schreiben

Klassische analoge Aufrufe wie ein Aushang mit entsprechendem Formular sind auch weiterhin noch geläufig. Diese Vorlage bietet Ihnen auch gleich eine Eindruck, wie Sie eine Mitarbeiterempfehlung aufsetzen können.

• Überprüfung und Auswahl: Das Personal- oder Rekrutierungsteam des Unternehmens überprüft die empfohlenen Kandidat*innen.
• Entscheidung und Einstellung: Wenn ein*e empfohlene*r Kandidat*in den Anforderungen entspricht und als geeignet erachtet wird, wird er zur weiteren Berücksichtigung in den Einstellungsprozess des Unternehmens aufgenommen. Die endgültige Entscheidung über die Einstellung liegt beim Unternehmen.
• Belohnung/Mitarbeiterprämie: Wenn ein*e empfohlene*r Kandidat*in erfolgreich eingestellt wird (entweder vorübergehend oder dauerhaft), erhalten die jeweiligen Mitarbeiter*innen, die die Empfehlung abgegeben haben, in der Regel eine Prämie. Dies kann in Form von finanziellen Vergütungen, Bonuszahlungen, Geschenkgutscheinen, Urlaubstagen oder anderen Vergünstigungen erfolgen.

Mitarbeiter wirbt Mitarbeiter Prämie

Vergeben Unternehmen Geld als Prämie, so vergibt die überwiegende Mehrheit von 31 % laut Benchmark-Studie zwischen 500 und 1000 Euro.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter Prämie Möglichkeiten

Weitere typische Prämien, die Unternehmen vergeben, sind:

• Gutscheine/Sachprämien
• Urlaubstage
• Karriereentwicklung und Aufstiegschancen
• Soziale Veranstaltungen/Teamaktivitäten
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Reisen

Mitarbeiter werben Mitarbeiter Prämien Vorlage

Bei der Erstellung eines Konzeptes zur Mitarbeiterwerbung sollten Sie sich ganz genau überlegen, welche Prämien Sie unter welchen Bedingungen anbieten wollen. Firstbird bietet in der aktuellen Studie zum kostenlosen Anfordern Vorlagen für die Konzepterstellung an.

Wie kann man neue Mitarbeiter werben?

Mitarbeiterempfehlung Beispiele

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, neue Mitarbeiter*innen zu werben. Neben den bereits erwähnten Mitarbeiterempfehlungsprogramm gibt es weitere Methoden. Hier ist eine Auswahl:

• Online-Stellenanzeigen: Veröffentlichen Sie Ihre offenen Stellen auf Online-Jobportalen, Unternehmenswebsites, sozialen Medien und anderen relevanten Plattformen. 
• Karrieremessen und Jobmessen: Nehmen Sie an Karrieremessen, Jobmessen und Branchenveranstaltungen teil, um persönlich mit potenziellen Kandidat*innen in Kontakt zu treten. 
• Online-Netzwerke: Nutzen Sie berufliche Online-Netzwerke wie LinkedIn, um aktiv nach Kandidat*innen zu suchen und mit ihnen in Kontakt zu treten.
• Universitäts- und Hochschulbeziehungen: Pflegen Sie Beziehungen zu Universitäten und Hochschulen, um Absolventen oder Studierende mit den gewünschten Fähigkeiten und Qualifikationen anzusprechen. Bieten Sie Praktika, Mentoring-Programme oder andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit an, um potenzielle Kandidat*innen kennenzulernen.
• Mitarbeiter*innen-Referral-Netzwerk: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihr persönliches Netzwerk zu nutzen, um nach potenziellen Kandidat*innen zu suchen. Dies kann sowohl online als auch offline geschehen, indem sie Freund*innen, ehemalige Kolleg*innen oder andere professionelle Kontakte ansprechen.
• Social-Media-Präsenz: Nutzen Sie die Reichweite und das Potenzial der sozialen Medien, um Ihr Unternehmen und Ihre offenen Stellen zu bewerben.
• Personalvermittler und Headhunter: Arbeiten Sie mit Personalvermittlern, Headhuntern oder Rekrutierungsdienstleistern zusammen, um qualifizierte Kandidat*innen zu identifizieren und anzusprechen. 

Tipp!

Sicherlich sind nicht alle Methoden nötig und auch nicht gleich relevant für Ihr Unternehmen. Entscheiden Sie sich für eine gut ausgewählte Mischung einiger weniger Methoden.  Eine gezielte und zielgerichtete Ansprache von potenziellen Kandidat*innen kann die Chancen erhöhen, qualifizierte Bewerber*innen anzuziehen und einzustellen.

Achtung!

So viele Vorteile Mitarbeiterempfehlungen und -programme auch haben mögen: Sie sollten Ihr Recruiting von Mitarbeiter*innen nicht ausschließlich über Kanäle wie Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme vornehmen. Sie laufen Gefahr, immer nur aus dem gleichen Talentpool zu schöpfen. Mitarbeiter*innen empfehlen nämlich in der Regel Menschen, die Ihnen ähnlich sind. 

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