Wie gut kennen Sie Ihre Mitarbeitenden – und wie gut kennen sie sich gegenseitig? Diese beiden Fragen bringen uns ohne Umwege zum Mitarbeiterprofil. Das ist ein bisschen wie eine (weitaus umfassendere) Visitenkarte der jeweiligen Person. Es ist aber nicht gleichbedeutend mit einem Lebenslauf, wie er in einer Bewerbungsmappe stehen würde oder einem öffentlichen Stellenprofil. Vielmehr dient das Mitarbeiterprofil als umfassende Darstellung einer Person, einschließlich ihrer Fähigkeiten, Erfahrungen, Qualifikationen und beruflichen Interessen.
Key Facts
- Das Mitarbeiterprofil ist im Intranet ein Türöffner: Es hilft Führungskräften, HR-Beschäftigten und anderen Mitarbeitenden gezielt Informationen über Kollegen*innen nachzuschlagen.
- Das Profil enthält neben allgemeinen Informationen allen voran eine Auflistung der Kompetenzen und Fähigkeiten. Persönliche Interessen, sofern Mitarbeitende sie freiwillig teilen möchten, können ebenso enthalten sein.
- Grundlegend erfüllt das Mitarbeiterprofil zwei Aufgaben: Es dient zur schnellen Auffindung von Know-how innerhalb des Unternehmens und schafft das Fundament für einen persönlichen sowie Wissensaustausch.
- Das Mitarbeiterprofil erklärt – und seine Abgrenzung zum Stellenprofil
- Wie erstellt man ein Mitarbeiterprofil?
- Mitarbeiterprofil: Vorlage und Inspiration
- Warum ist das Mitarbeiterprofil eine lohnende Investition?
- Best Practice: Worauf ist bei Mitarbeiterprofilen noch zu achten?
Das Mitarbeiterprofil erklärt – und seine Abgrenzung zum Stellenprofil
Profiliert wird immer? In Unternehmen definitiv! Wissen und ein effizienter Wissensaustausch ebnen den Weg für ein möglichst zielgerichtetes Vorgehen und einen effektiven Einsatz vorhandener Talente und Kompetenzen. Trotzdem gibt es zwischen all den Profilen einige kleine Detailunterschiede, weshalb wir hier zunächst eine Abgrenzung vornehmen möchten.
Das Mitarbeiterprofil fasst Mitarbeitende auf digitale Weise zusammen. Ein wichtiges Merkmal davon: Mitarbeitende füllen ihr Profil normalerweise weitgehend selbständig aus. Sie behalten also auch die Kontrolle darüber, welche persönlichen Informationen sie mit anderen Kolleg*innen teilen. Der Umfang von einem Mitarbeiterprofil kann daher stark variieren.
Manchmal beschränken sich diese wirklich nur auf das Wesentliche – Qualifikationen, absolvierte und laufende Projekte und Kompetenzen. Für die Vernetzung von Mitarbeitenden könnte es aber noch hilfreicher sein, wenn Mitarbeitende dort zusätzlich einige Informationen über sich selbst hinterlassen – beispielsweise was Interessen und Hobbys anbelangt.
Hier zeigt sich nun ein großer Unterschied zum Anforderungsprofil. Das wiederum erstellen leitende Mitarbeitende oder beispielsweise die HR-Abteilung. Das Anforderungsprofil dient zum Recruiting, nicht zwangsläufig zum internen Austausch. Folglich bleibt das Mitarbeiterprofil normalerweise auch eine rein oder weitgehend interne Angelegenheit – wo es zum Beispiel über das Intranet aufgerufen wird. Sowohl das Stellen- als auch das Anforderungsprofil werden als Recruiting-Profile hingegen öffentlich geteilt und verbreitet.
Tipp: Damit Sie bei all den Profilen und ihren einzelnen Verwendungszwecken nicht die Übersicht verlieren, hält Ihnen Factorial mit seinem intelligenten Dokumentenmanagement den Rücken frei. Die digitale Personalakte ermöglicht die Erstellung und fortlaufende Pflege sowohl durch HR-Beauftragte als auch im Self-Service durch Mitarbeitende.
Wie erstellt man ein Mitarbeiterprofil?
Die eigentliche Frage ist weniger „Wie erstellt man ein Mitarbeiterprofil?“, sondern „Was ist ein Personalprofil – und was gehört da hinein?“.
Die Inhalte sind relativ flexibel: Es ist auch völlig normal, dass einige Mitarbeitende mehr Inhalte mit Kollegen*innen teilen möchten als andere. Grundsätzlich wäre aber schön, wenn zumindest die allermeisten Beschäftigten in Eigenregie folgende Informationen darin hinterlegen:
- Name, Kontaktinformationen und ein Foto
- Berufs- und Projekterfahrung, inner- und außerhalb des jetzigen Unternehmens
- erlangte Zertifikate und Qualifikationen
- Kernkompetenzen und Hard Skills
- Hobbys und persönliche Interessen
Dieses Fundament ist beliebig erweiterbar. In einigen Intranets haben Mitarbeiterprofile beispielsweise noch Angaben zum eigenen Musikgeschmack, Lieblingsfilmen, besondere Zitate; oder sie sind mit einer ordentlichen Prise Humor gespickt. Hier kommt es auch ganz stark auf die Unternehmenskultur an – bei einem Großkonzern der Versicherungswirtschaft werden Mitarbeiterprofile eher „trocken“ und „nüchtern“ sein, in digitalen Unternehmen und Start-ups sind sie oftmals weitaus lockerer und persönlicher aufgebaut.
Mitarbeiterprofil: Vorlage und Inspiration
Wie sollte solch ein Mitarbeiterprofil praktisch nun aussehen? Ihrer Kreativität, oder der Ihrer Designabteilung, sind dabei erst einmal keine Grenzen gesetzt. Etwas Inspiration haben wir für Sie parat, zum Beispiel mit dieser Mitarbeiterprofil-Vorlage:
Wichtig: Achten Sie vor allem beim Design darauf, dass es konkrete Schnittpunkte zum Corporate Design und Corporate Image des Unternehmens mitbringt. Zögern Sie außerdem nicht, auch Ihre Mitarbeitenden zu fragen: Diese haben vielleicht noch einige starke individuelle Ideen, welche Punkte und Abschnitte in dem Profil einen Platz erhalten sollten.
Ebenfalls eine Überlegung wert: Mitarbeiterprofile können in das interne Unternehmensorganigramm integriert werden. Durch das Organigramm lassen sich Teams, Abteilungen und Hierarchien verständlich visualisieren. Gleichermaßen geben die damit verbundenen Mitarbeiterprofile dann zugleich Auskunft über die jeweiligen Personen in den Teams und/oder Abteilungen.
Warum ist das Mitarbeiterprofil eine lohnende Investition?
Die Infrastruktur für solche Profile zu schaffen, kostet natürlich erst einmal Zeit und Geld. Auch wenn Mitarbeitende dann ihr eigenes Profil ausfüllen, geschieht das in der Arbeitszeit. Aber das sind allesamt überschaubare Kosten, die sich durchaus lohnen können.
Der HR-Report 2023 von HAYS unterstreicht einen Vorteil des Mitarbeiterprofils: Laut der Studie ist ein gutes Betriebsklima der ausschlaggebende Punkt für eine hohe Mitarbeiterbindung – 82 % der Befragten sehen das so. Mitarbeiterprofile sind indes ein echter Benefit für das Betriebsklima, denn sie schaffen die Grundlage für ein ungezwungenes Miteinander und einen offenen Austausch zwischen Mitarbeitenden.
In der Folge ergeben sich durch das Mitarbeiterprofil insgesamt viele Vorteile. Das sind zum Beispiel:
- Bessere Vernetzung: Ganzheitlich zwischen allen Mitarbeitenden sowie speziell zwischen In-Office- und Remote-Mitarbeitenden.
- Leichterer Einstieg: Neue Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich über die Belegschaft zu informieren und Kontakte zu knüpfen.
- Besseres Betriebsklima: Mitarbeitende mit denselben Interessenten könnten sich vernetzen. Vielleicht entstehen so sogar gute Freundschaften außerhalb des Arbeitsplatzes – zum Beispiel durch das gemeinsame Nachgehen von Hobbys.
Weitere Vorteile ergeben sich mit Hinblick auf die Mitarbeiterauswahl aus Sicht von HR- und Führungskräften:
- Für neue Teams lassen sich schneller Mitarbeitende mit entsprechenden Hard Skills und Qualifikationen ausfindig machen.
- Die HR-Abteilung kann gezieltere Maßnahmen zur Weiterentwicklung einzelner Mitarbeitender entsprechend dem Unternehmensbedarf treffen.
- Aus dem Unternehmen ausgeschiedene Mitarbeitende lassen sich durch die effektivere Auffindbarkeit von Know-how effizienter intern ersetzen.
Best Practice: Worauf ist bei Mitarbeiterprofilen noch zu achten?
Digitale und dynamische Mitarbeiterprofile sind analogen und starren Profilen vorzuziehen. Mit Factorial können Sie und die jeweiligen Mitarbeitenden schnell und ohne großen Aufwand Änderungen vornehmen. Das ist wichtig, falls beispielsweise neue Qualifikationen erlangt wurden oder sich die Stellung in der Unternehmenshierarchie verändert hat.
Achten Sie bei der Erstellung und Verwaltung auf die geltenden Vorgaben der DSGVO. Legen Sie zudem intern konkrete Rahmenbedingungen zur Nutzung der Mitarbeiterprofile fest. Diese sollten klar und verständlich über Gos und No-Gos informieren – sowohl was die Nutzung der Profile der Kollegen*innen anbelangt, als auch die Pflege und Aktualisierung des eigenen Profils.
Legen Sie gegebenenfalls Zugriffsrechte fest. Idealerweise sollte auf Mitarbeiterprofile die gesamte Belegschaft Zugriff haben, das fördert den Teamspirit und Austausch innerhalb des Unternehmens. Wenn Sie aber beispielsweise nicht möchten, dass auch Freiberufler*innen mit Intranet-Zugang Zugriff haben, ist das vorab entsprechend festzulegen. Zudem sollten die Mitarbeiterprofile natürlich keine sensiblen Informationen aus der Mitarbeiterakte enthalten. Letztere ist ein Dokument, das nur befugte Personen wie aus der HR-Abteilung einsehen dürfen.
Entscheiden Sie sich außerdem für eine feste Zugriffsmöglichkeit: Mitarbeiterprofile könnten beispielsweise über die Unternehmens-Cloud, das Intranet oder spezifische Anwendungen erreichbar sein. Wichtig ist, dass Mitarbeitende wissen, wo sie andere Mitarbeiterprofile finden können.
Und nicht zuletzt: Gehen Sie als HR-Spezialist*in oder Führungskraft mit gutem Beispiel voran, indem Sie Ihr eigenes Profil pflegen und möglichst individuell aufbauen. Das inspiriert und lässt Leader im Unternehmen nahbarer werden.
