Der Lernprozess endet nicht mit dem Schulabschluss, im Gegenteil: Permanentes Lernen gehört auch zum Berufsleben dazu. Beschäftigte eines Unternehmens müssen sich beständig weiterbilden, um die gewünschte Leistung zu erbringen. Mitarbeiterschulungen können diesen Prozess effektiv unterstützen. Welche Vorteile die regelmäßige Schulung von Mitarbeitenden noch hat und worauf dabei konkret zu achten ist, erfahren Sie in folgendem Artikel.
Key Facts
- Angesichts des stetigen Wandels in der Arbeitswelt sollten Mitarbeitende in Unternehmen regelmäßig die Chance zur Weiterbildung erhalten.
- Mitarbeiterschulungen tragen zur Erweiterung der fachlichen Kompetenzen der Beschäftigten bei, wobei die Form und Inhalte der Schulungen individuell an die Bedürfnisse und das Budget des Unternehmens angepasst werden können.
- Der Erfolg von Mitarbeiterschulungen kann mithilfe digitaler Software-Lösungen gemessen und dokumentiert werden, um zukünftige Weiterbildungsmaßnahmen noch effizienter zu gestalten.
- Mitarbeiterschulung – das Wichtigste im Überblick
- Weiterbildung der Mitarbeitenden: Was sind die Vorteile?
- Rechtlicher Rahmen für Mitarbeiterschulungen
- Schulungsformate: vom Gruppenseminar bis zum Mentoring
- Interne und externe Schulung von Mitarbeitenden
- Sechs Tipps für effiziente Mitarbeiterschulungen
Mitarbeiterschulung – das Wichtigste im Überblick
Jede Form der Weiterbildung von Beschäftigten eines Unternehmens kann als Mitarbeiterschulung bezeichnet werden. Neben Fachwissen können hier auch soziale Kompetenzen vermittelt oder vertieft werden, etwa die Kommunikationsfähigkeit, das Verhandlungsgeschick, das Zeitmanagement oder die Führungsstärke (Soft Skill Management).
Die Mitarbeiterschulung ist ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung und kann verschiedene Formen annehmen – vom Gruppenseminar bis zum Einzel-Coaching. Mögliche Inhalte in einer Mitarbeiterschulung sind zum Beispiel:
- Arbeitsschutz (Prävention von Arbeitsunfällen und Krankheiten, z. B. gemäß Arbeitsschutzgesetz)
- IT-Sicherheit (Cyber-Angriffe erkennen und vermeiden)
- Datenschutz-Mitarbeiterschulung (rechtssicherer Umgang mit personenbezogenen Daten)
- Software-Schulungen (Einführung in die Nutzung neuer Software-Programme)
- Compliance (Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen)
- Gleichberechtigung am Arbeitsplatz (Anti-Mobbing-Training, Diversity etc.)
- Skill Management (Fremdsprachen, Kommunikation, Verhandlungstaktik etc.)
Die Weiterbildung der Mitarbeitenden zielt also nicht ausschließlich auf die fachlichen Kompetenzen ab, sondern auch darauf, Risiken für die Mitarbeitenden selbst und für das Unternehmen zu reduzieren. Daher sind Schulungen in vielen Fällen verpflichtend. Das gilt etwa dann, wenn es um die Unterweisung im Bereich der Arbeitssicherheit vor Aufnahme einer Tätigkeit geht. Auch eine Datenschutz-Mitarbeiterschulung ist oftmals obligatorisch, zumal Datenpannen hohe Bußgelder nach sich ziehen können.
Weiterbildung der Mitarbeitenden: Was sind die Vorteile?
Das Arbeitsleben konfrontiert Arbeitnehmende mit immer neuen Veränderungen und Herausforderungen. Damit sie diesen gewachsen sind und mit ihnen Schritt halten können, müssen sie ständig dazulernen. Arbeitgebende sollten ihnen wiederum die Möglichkeit dazu geben. Davon profitieren am Ende nicht nur die Beschäftigten, sondern auch das Unternehmen als Ganzes. Denn: Zufriedene und optimal auf ihre Aufgabe vorbereitete Mitarbeitende sind motivierter und leisten einen entscheidenden Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele.
Durch eine Schulung können Mitarbeitende …
- neue Fähigkeiten erlernen oder vorhandene vertiefen/auffrischen,
- für neue Aufgaben qualifiziert werden,
- auf Führungspositionen vorbereitet werden.
Auch die Umschulung von Mitarbeitenden ist möglich und in vielen Fällen eine sinnvolle Alternative zum Stellenabbau.
Dazu kommt: Geben Sie Ihren Beschäftigten die Möglichkeit zur Weiterentwicklung, fördern Sie ihre Motivation. Auch die Verbesserung der Zusammenarbeit und des Zusammenhalts im Team kann durch Seminare für Mitarbeitende gestärkt werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt sollte ebenfalls nicht außer Acht gelassen werden: Mitarbeiterschulungen sind ein relevanter Pull-Faktor für neue Beschäftigte und somit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil im Recruiting. Denn: Jobsuchende entscheiden sich häufig für Unternehmen, die ihnen Möglichkeiten zur Weiterbildung bieten.
Bei all dem sind Mitarbeiterschulungen auch in finanzieller Hinsicht attraktiv, denn sie gelten als Betriebsausgaben, sodass weder Steuern noch Sozialabgaben zu entrichten sind.
Rechtlicher Rahmen für Mitarbeiterschulungen
Mitarbeiterschulungen sind nicht nur eine strategische Maßnahme zur Personalentwicklung, sondern auch rechtlich verankert – insbesondere im vierten Abschnitt des Dritten Sozialgesetzbuchs (SGB III). Dieser Abschnitt regelt die Förderung beruflicher Weiterbildung und gibt Unternehmen wie Beschäftigten konkrete Möglichkeiten an die Hand, finanzielle Unterstützung durch die Agentur für Arbeit zu erhalten. Gefördert werden sowohl arbeitslose als auch beschäftigte Arbeitnehmende – etwa durch die Übernahme von Weiterbildungskosten, die Bereitstellung eines Bildungsgutscheins oder Zuschüsse zum Arbeitsentgelt. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Weiterbildung über kurzfristige Anpassungstrainings hinausgeht, mindestens 120 Stunden umfasst und von einem zugelassenen Träger durchgeführt wird. Auch spezielle Förderinstrumente wie das Qualifizierungsgeld (§ 82a SGB III) unterstützen Betriebe gezielt bei strukturwandelbedingten Weiterbildungsbedarfen.
Ergänzend greifen landesrechtliche Regelungen, wie etwa das Weiterbildungsgesetz (WbG) Nordrhein-Westfalen, das die institutionelle Förderung der Weiterbildung, die Qualitätssicherung sowie die Gleichstellung des Weiterbildungszugangs regelt. Solche Gesetze existieren in mehreren Bundesländern und zielen darauf ab, lebenslanges Lernen zu fördern und die individuelle Beschäftigungsfähigkeit zu stärken. Unternehmen profitieren so je nach Bundesland von zusätzlichen Förderprogrammen oder Beratungsstellen, etwa durch Landesinstitute oder regionale Weiterbildungsnetzwerke.
Schulungsformate: vom Gruppenseminar bis zum Mentoring
Für Mitarbeiterschulungen gibt es keine Mindest- oder Höchstzahl an Teilnehmenden. Sie können in kleinen oder großen Gruppen, in Einzelsitzungen oder im Rahmen von Online-Kursen stattfinden.
Mitarbeiterschulungen für Gruppen
Die bekannteste Form der Gruppenschulung ist das Seminar. Vorträge, Diskussionen, Gruppenarbeit: Seminare für Mitarbeitende können sehr vielfältig und in Einklang mit dem Ziel der Schulung gestaltet werden. Auch die Dauer ist variabel, denn ein Seminar kann an einem einzigen Tag über mehrere Stunden gehen oder auf mehrere Tage verteilt werden.
Eng verwandt mit dem Seminar ist der Workshop – mit dem Unterschied, dass hier mehr aktive Mitarbeit gefordert wird. Die Teilnehmenden sind also weniger passive Zuhörer*innen, sondern nehmen an Rollenspielen teil oder arbeiten gemeinsam an echten oder fiktiven Fallbeispielen.
Sowohl Seminare als auch Workshops können mit den entsprechenden Software-Lösungen auch online durchgeführt werden. Virtuelle Schulungen haben dabei den Vorteil, dass die Beschäftigten auch aus dem Homeoffice daran teilnehmen können, was nicht nur Zeit, sondern auch Kosten (etwa für die Anreise) spart.
Mitarbeiterschulungen für einzelne Beschäftigte
Auch Schulungen für einzelne Beschäftigte sind möglich und oft sinnvoll – beispielsweise dann, wenn ein Arbeitnehmender auf eine Führungsposition vorbereitet werden soll. Auch im Zusammenhang mit der Einarbeitung neuer Mitarbeitender finden in der Regel Einzelschulungen statt.
In dem Fall, dass eine Führungsposition mit mehr Verantwortung angestrebt wird, können Beschäftigte auch über einen längeren Zeitraum von einer erfahrenen Person begleitet und beraten werden. Diese Form der Mitarbeiterschulung wird als Mentoring bezeichnet und bietet den Vorteil, dass neben fachlicher Expertise auch ganz persönliche Erfahrungswerte weitergegeben werden können.
Interne und externe Schulung von Mitarbeitenden
Schulungen können intern organisiert oder bei externen Anbietern gebucht werden. Interne Schulungen sind in der Regel mit einem hohen Organisationsaufwand verbunden. Dafür können die Schulungsinhalte optimal an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Außerdem ist diese Variante zumeist kostengünstiger, weil vorhandene Räume und eigenes Personal für die Schulungen genutzt werden können.
Externe Schulungen sind insgesamt mit einem geringeren Aufwand verbunden, dafür schlagen sie mit höheren Kosten zu Buche. Da viele Anbieter auf bestimmte Branchen oder Themengebiete spezialisiert sind, können sie zudem häufig eine hohe Qualität bieten – allerdings ist der Einfluss auf die Inhalte eher begrenzt. Auch die Tatsache, dass externe Expert*innen mit den internen Herausforderungen des Unternehmens nicht direkt vertraut sind, sollte bedacht werden.
Sechs Tipps für effiziente Mitarbeiterschulungen
Damit Mitarbeiterschulungen für alle Beteiligten ein Gewinn sind, sollten Sie vor allem die folgenden sechs Tipps beherzigen.
- Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung und legen Sie beispielsweise fest, wie viele Beschäftigte für welche Aufgaben qualifiziert werden müssen.
- Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und fragen Sie sie nach ihren Zielen, Wünschen und Erwartungen. Das ist sogar anonym möglich, zum Beispiel mit einer eNPS-Mitarbeiterbefragung.
- Gute Schulungen beinhalten nicht nur theoretische Vorträge. Stattdessen sollten sie möglichst abwechslungsreich gestaltet sein – etwa durch die Integration lehrreicher Videos, Gruppenaktivitäten, Diskussionen und praxisnaher Aufgaben.
- Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden dabei, das Erlernte im Arbeitsalltag direkt umzusetzen.
- Messen Sie die Effektivität der Weiterbildung und ziehen Sie daraus Schlüsse für die Gestaltung zukünftiger Mitarbeiterschulungen.
Tipp: Nutzen Sie das Schulungsmanagement-System und die Performance-Management-Software von Factorial, um Mitarbeiterschulungen zu planen, zu erstellen und mit Ihren Beschäftigten zu teilen. Auch die Fortschritte Ihrer Mitarbeitenden können Sie mit Factorial messen und so die Performance Ihres Teams langfristig steigern.
