Personalbestandsanalyse: Definition, Bedeutung und Berechnung

Mit der Personalbestandsanalyse stellen Sie den aktuellen Stand Ihres Personals fest und damit auch die Handlungs- und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens sicher. Es handelt sich dabei um ein zentrales Steuerungselement im Personalmanagement. Was genau darunter zu verstehen ist, wie man die Analyse vornimmt und welche Bedeutung sie für das Unternehmen hat, erläutern wir im folgenden Artikel.

Key Facts

1. Mit einer Personalbestandsanalyse wird der aktuelle Stand der Personalbestände in Unternehmen ermittelt.
2. Sie dient insbesondere der Ermittlung von Handlungsbedarf, der Optimierung der Personalstruktur und der Identifizierung von Unter- oder Überkapazitäten. Langfristig verfolgt sie das Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, den effizienten Einsatz von Kosten und Ressourcen zu gewährleisten sowie eine stabile Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.
3. Aspekte, die bei der Analyse berücksichtigt werden können, sind unter anderem Mitarbeiterzahl, Kompetenzen, Qualifikationen und Fähigkeiten, demografische Merkmale oder auch die Verteilung der Qualifikationsniveaus auf den verschiedenen Betriebsbereichen.

• Was ist eine Personalbestandsanalyse?
• Warum sollten Unternehmen ihren Personalbestand analysieren? – Ziele einer Personalbestandsanalyse
• Wie kann man den Personalbestand analysieren?

Was ist eine Personalbestandsanalyse?

Personalbestandsanalyse: Definition

Eine Personalbestandsanalyse ist eine systematische Untersuchung im Personalmanagement, die den aktuellen Ist-Zustand der Belegschaft in einem Unternehmen ermittelt. Dabei werden sowohl quantitative als auch qualitative Merkmale der Mitarbeitenden erfasst und ausgewertet.

Quantitative und qualitative Personalbestandsplanung

• Quantitative Merkmale: Anzahl der Beschäftigten im Unternehmen, in einzelnen Abteilungen und Teams.
• Qualitative Merkmale: Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden.

Damit ist die Personalbestandsanalyse ein zentraler Bestandteil der Personalplanung. Sie hilft Unternehmen, ihren aktuellen Personalbestand zu bewerten und zukünftige Personalbedarfe zu identifizieren.

Eine aktuelle Studie von Randstad zeigt, dass etwa die Hälfte der Unternehmen für das Jahr 2025 erwartet, ihren Personalbestand so beizubehalten, wie er ist. 22 Prozent planen, ihn zu erhöhen, und 24 Prozent möchten ihn sogar reduzieren.

Warum sollten Unternehmen ihren Personalbestand analysieren? – Ziele einer Personalbestandsanalyse

Für Unternehmen ist eine regelmäßige Personalbestandsanalyse enorm wichtig, da sie Aufschluss über folgende Aspekte gibt:

1. Ermittlung des Ist-Zustandes: Zunächst dient sie dazu, einen Überblick über den aktuellen Stand der Personalstruktur und Mitarbeiteranzahl zu gewinnen.
2. Handlungsbedarf ermitteln: Aus den Ergebnissen zur Personalstruktur können Maßnahmen zur Optimierung abgeleitet werden. Dazu gehören zum Beispiel Maßnahmen zur Personalentwicklung wie Weiterbildung oder Schulungsbedarf, Neueinstellungen oder Anpassungen der Personalstruktur. Eine Übersicht über die Alters- und Geschlechtsstruktur in verschiedenen Positionen kann ebenfalls wichtige Erkenntnisse liefern. Beispielsweise könnte festgestellt werden, dass in Führungspositionen ausschließlich männliches Personal vertreten ist. Dies könnte gegen Gleichbehandlungsgrundsätze oder den Diversity-Ansatz des Unternehmens verstoßen. Eine weitere Analyse, warum dies der Fall ist und wie diese Situation verändert werden kann, lässt sich ebenfalls aus der Analyse ableiten.
3. Identifizierung von Über- oder Unterkapazitäten: Im Zuge der Analyse kann festgestellt werden, wo möglicherweise Personal fehlt oder wo es zu einer Überbesetzung kommt. Dies hilft dabei, die Personalressourcen effizienter zu nutzen.
4. Effiziente und effektive Personalkosten: Durch eine regelmäßige Analyse können unnötige Personalkosten vermieden werden, da Überhänge rechtzeitig erkannt und unnötige Neueinstellungen vermieden werden.
5. Fachkräftemangel: Eine Personalbestandsanalyse hilft dabei, frühzeitig Engpässe in bestimmten Fachbereichen zu erkennen und geeignete Maßnahmen, wie gezielte Rekrutierung oder Weiterbildung, einzuleiten.
6. Wettbewerbsfähigkeit sichern: Eine gut geplante und optimierte Personalstruktur trägt dazu bei, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt, indem es schnell auf Marktveränderungen reagieren kann.
7. Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Besonders dann, wenn eine Unterbesetzung festgestellt wird und diese durch zusätzliche Einstellungen behoben wird, kann dies zur Zufriedenheit aller Beteiligten beitragen. Die Angestellten fühlen sich besser unterstützt, was die allgemeine Arbeitsatmosphäre und Motivation verbessert.

Durch eine regelmäßige und detaillierte Personalbestandsanalyse können Unternehmen ihre Personalarbeit optimieren und langfristig erfolgreicher agieren.

Was ist der Unterschied zur Personalbedarfsplanung?

Im Gegensatz zur Personalbestandsanalyse wird bei der Personalbedarfsplanung der Soll-Zustand ermittelt. Hier geht es darum, festzulegen, wie der Personalbedarf in Zukunft aussehen wird und welche Maßnahmen erforderlich sind, um dieses Ziel zu erreichen.

Personalbedarfsplanung und Personalbestandsanalyse sind jedoch keine voneinander separaten Prozesse, sondern vielmehr komplementär in der Steuerung und Planung von Personalbeständen. Für einen optimalen Einsatz und die effiziente Steuerung von Personal ist es notwendig, beide Ansätze zu kombinieren.

Wie kann man den Personalbestand analysieren?

Grundsätzlich wird bei einer Personalbestandsanalyse zwischen qualitativen und quantitativen Merkmalen unterschieden.

Beispiele für qualitative und quantitative Personalbestandsplanung

Quantitative Analysekriterien können z. B. sein:

• Mitarbeiterzahl
• Anzahl der Mitarbeitenden in den einzelnen Abteilungen/Teams/Standorten
• demografische Merkmale der Belegschaft wie Geschlecht, Alter, Betriebszugehörigkeit
• Mitarbeiterfluktuation
• Fehlzeiten und Abwesenheiten
• Struktur der Arbeitsverhältnisse, z. B. ob Teil- oder Vollzeit

Im quantitativen Teil werden folgende Aspekte untersucht:

• die Kompetenzen und Qualifikationen der Beschäftigten erfasst, d. h. das Bildungs- und Ausbildungsniveau der Beschäftigten
• die Verteilung der Qualifikationen auf die verschiedenen Hierarchieebenen
• Diversity und Inklusion
• Mitarbeiterzufriedenheit in den einzelnen Abteilungen bzw. Teams

👉 Tipp: Online gibt es ein kostenloses Tool, den Demografie Kompass, den Sie nutzen können, um verschiedene Kategorien wie Alter, Geschlecht oder Herkunft zu kombinieren und unterschiedliche Szenarien sowie deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen anzuzeigen. Wie entwickelt sich beispielsweise die Altersstruktur in den nächsten fünf Jahren, wenn Sie keine Neueinstellungen vornehmen?

Berechnung des Personalbestands

Im Zusammenhang mit dem Personalbestand ist es zudem essenziell, bestimmte Variablen bezüglich Ihres Personalbestands überhaupt zu berechnen. Dadurch gewinnen Sie einen Überblick über den Status quo. Sie können dabei manuell vorgehen oder auch u. a. die Organigramm-Funktion von Factorials HR-Software nutzen. Mit diesem Tool können Sie die Personalstruktur grafisch darstellen und eine präzisere Analyse vornehmen. Das Organigramm ermöglicht es Ihnen u. a., einen Überblick über die Mitarbeiterstruktur des Unternehmens zu erhalten, neue Stellen zu erstellen und zu verwalten, Informationen zu filtern oder auch freie Stellen hinzuzufügen.

Wichtige Formeln für die manuelle Berechnung bestimmter Aspekte Ihres Personalbestands lauten:

Die Berechnung des Einsatzbedarfs hilft dabei, zu ermitteln, wie viele Arbeitskräfte für eine bestimmte Aufgabe benötigt werden.

• Formel: Einsatzbedarf = (Menge * Zeit) / Regelarbeitszeit

Der Verteilzeitfaktor ist eine Berechnung, die anzeigt, wie viel Arbeitszeit durch Fehlzeiten verloren geht.

• Formel: Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitszeiten

Die Berechnung des Reservebedarfs hingegen zeigt an, wie viele zusätzliche Mitarbeitende man benötigt, um die Auswirkungen der Ausfallzeiten auszugleichen.

• Formel: Reservebedarf = Einsatzbedarf * Verteilzeitfaktor

Der Bruttopersonalbedarf zeigt an, wie viele Beschäftigte Ihr Betrieb benötigt, um das normale Arbeitsaufkommen plus das Reserveaufkommen zu bewältigen (also die Fehlzeiten mit einberechnet).

• Formel: Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

Der Nettopersonalbedarf hingegen zeigt an, wie viele Neueinstellungen notwendig sind, um den Personalbedarf zu decken.

• Formel: Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Fortgeschriebener Personalbestand

An diesen Formeln wird auch eines deutlich: Die Analyse und die Berechnung im Zusammenhang mit dem Personalbestand gehen immer Hand in Hand mit der Bedarfsplanung und sollten auch für eine effiziente Personalplanung berücksichtigt werden.