Deutsche Arbeitnehmende haben laut Studien im Vergleich eine hohe Zahl an Fehltagen. Für Führungskräfte und Vorgesetzte in Unternehmen stellen insbesondere häufige und wiederholte Fehlzeiten eine Herausforderung dar – mit negativen Auswirkungen nicht nur auf das Team, sondern auch auf die Produktivität und den Erfolg des Unternehmens. Was können Arbeitgebende in solchen Fällen tun? Sind Personalgespräche wegen Krankheitstage überhaupt erlaubt? Antworten darauf sowie hilfreiche Tipps finden Sie im folgenden Artikel.
Key Facts
- Die hohen Fehlzeiten von deutschen Arbeitnehmenden können sowohl für Unternehmen als auch für das Team eine Belastung darstellen.
- Arbeitnehmende müssen keine Auskunft über den Grund ihrer Arbeitsunfähigkeit geben. Bei wiederholten oder längeren Fehlzeiten können Vorgesetzte jedoch ein Personalgespräch wegen Krankheitstage mit den Mitarbeitenden suchen.
- Das Gespräch sollte lösungsorientiert und verständnisvoll geführt werden.
- Krankschreibung und Fehlzeiten im Unternehmen: Herausforderungen und Lösungen
- Sind Fehlzeitengespräche erlaubt und wenn ja, wann sind sie angebracht?
- Personalgespräch wegen Krankheitstage: Tipps und Vorgehen
- Zweifel an Kranktagen: Dürfen Vorgesetzte Mitarbeitende wegen Krankheit kündigen?
- Tipp: Mit HR-Software den Überblick über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden behalten
Krankschreibung und Fehlzeiten im Unternehmen: Herausforderungen und Lösungen
Laut der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) hat Deutschland die höchsten bezahlten Krankheitstage im Vergleich zu allen anderen OECD-Staaten, mit 24,9 Krankheitstagen pro Jahr und Person. Auch wenn diese hohe Zahl nicht einfach zu vergleichen ist, da in Deutschland Krankmeldungen durch die elektronische Krankenkassenmeldung ziemlich gut erfasst werden, bleibt der Krankenstand in Deutschland weiterhin hoch. Expert*innen schreiben dies unter anderem einem Wohlstandseffekt zu, aber auch der guten wirtschaftlichen Lage. Je mehr Menschen Angst um ihren Job haben, desto weniger Fehlzeiten gibt es.
Für Unternehmen bedeutet eine hohe Zahl an Fehlzeiten aufgrund von Arbeitsunfähigkeit zusätzlichen Stress. Nicht nur, dass es die Produktivität auf der Arbeit beeinträchtigt, sondern auch die Arbeitsabläufe und die Teamdynamik können gestört werden.
Insbesondere dann, wenn Mitarbeitende immer wieder oder auffällig häufig fehlen, kann es an der Zeit sein, das Gespräch mit den Mitarbeitenden zu suchen. Dies ist prinzipiell nicht rechtlich verboten, sollte jedoch sensibel und mit Bedacht angegangen werden. Ein solches Gespräch sollte in einem respektvollen Rahmen stattfinden, um mögliche zugrunde liegende Probleme wie gesundheitliche Schwierigkeiten oder private Herausforderungen zu klären und eine Lösung zu finden.
Sind Fehlzeitengespräche erlaubt und wenn ja, wann sind sie angebracht?
Viele Arbeitnehmende fragen sich: Darf mein Chef mich auf meine Krankheitstage ansprechen?
Hier gilt, dass Vorgesetzte den Grund für die Arbeitsunfähigkeit zwar erfragen dürfen, aber Arbeitnehmende nicht verpflichtet sind, darauf eine Antwort zu geben. Das ist Privatsache.
Ein Personalgespräch wegen Krankheitstage ist erlaubt!
Allerdings dürfen Vorgesetzte das Gespräch mit den Mitarbeitenden suchen, um sich über die Häufigkeit der Fehlzeiten zu erkundigen. Dies kann dazu dienen, die betroffenen Beschäftigten besser zu verstehen und beispielsweise bei tatsächlicher chronischer Krankheit oder anderen Erkrankungen, bei denen häufige Fehlzeiten zu erwarten sind, eine Lösung für das Team zu finden. Auch wenn Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit der Mitarbeitenden bestehen, können Vorgesetzte den Kontakt zu den jeweiligen Angestellten suchen. Dies nachzuweisen, ist allerdings fast unmöglich für Vorgesetzte.
Personalgespräch wegen Krankheitstage: Tipps und Vorgehen
Mit Empathie statt Misstrauen: So führen Sie ein Mitarbeitergespräch bei häufigem Krankheitsfall
Je nach Situation bieten sich unterschiedliche Strategien für Vorgesetzte, wie ein solches Mitarbeitergespräch in Bezug auf Fehlzeiten zu führen ist. Wichtig ist, dass es zunächst darum gehen sollte, die Lage der Beschäftigten zu verstehen.
Handelt es sich also tatsächlich um eine chronische Krankheit oder andere gesundheitliche Probleme, dann muss gemeinsam eine Lösung gefunden werden. Hier könnten etwa flexible Arbeitszeiten oder die Möglichkeit von Homeoffice als Option in Betracht gezogen werden, um die Auswirkungen der Krankheit auf die Arbeitsleistung zu minimieren. Sollten Mitarbeitende häufiger ausfallen, könnte auch eine Reduzierung der Arbeitsstunden oder eine Umstellung des Arbeitsbereichs sinnvoll sein, um das Team zu entlasten, ohne dass der Gesundheitszustand weiter leidet.
Wichtig ist, dass das Gespräch auf Lösungsfindung und Unterstützung ausgerichtet ist.
Personalgespräch wegen Krankheitstage: Und wenn doch Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit bestehen?
Bestehen hingegen ernsthafte Zweifel an der tatsächlichen Arbeitsunfähigkeit – etwa bei häufigen, kurzen Fehlzeiten direkt vor oder nach dem Wochenende – ist es legitim, im Gespräch darauf hinzuweisen. Dieses sollte jedoch respektvoll und lösungsorientiert geführt werden, ohne vorschnelle Verdächtigungen zu äußern.
Einige Tipps für Personalverantwortliche in einem solchen Personalgespräch wegen Krankheitstage:
- Schieben Sie solche Gespräche nicht auf die lange Bank. Je länger Sie warten, desto mehr Ärger staut sich an, und Missverständnisse könnten entstehen. Es ist besser, frühzeitig Klarheit zu schaffen.
- Expert*innen empfehlen, Mitarbeitende nach längeren Abwesenheiten – sei es durch Urlaub oder Krankheit – mit einem Willkommensgespräch wieder im Betrieb zu begrüßen.
Das hilft zum einen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen und den Eindruck gewinnen, dass ihre Rückkehr wahrgenommen und geschätzt wird. Zum anderen signalisiert ein solches Krankenrückkehrgespräch auch, dass Abwesenheiten von der HR-Abteilung bzw. Vorgesetzten registriert werden und man sich der Situation bewusst ist. - Außerdem ist es wichtig, den Beschäftigten klarzumachen, dass häufige Ausfälle nicht nur das Unternehmen, sondern auch das Team belasten. Personalverantwortliche könnten in einem solchen Gespräch zum Beispiel sagen: „Ich weiß, dass ich nicht nach dem konkreten Grund Ihrer Fehlzeiten fragen darf, und das werde ich auch nicht. Ich möchte mit Ihnen gemeinsam eine Lösung finden – denn die wiederholten Ausfälle stellen nicht nur das Unternehmen vor Herausforderungen, sondern belasten auch das Team, das die zusätzliche Arbeit auffangen muss.“
- Team informieren und Verständnis zeigen: Bei längeren Fehlzeiten sollte das Team informiert werden. Zeigen Sie Verständnis dafür, dass Abwesenheiten eine Belastung darstellen, sowohl für das Unternehmen als auch für das Team. Zudem sollten Führungskräfte signalisieren, dass versucht wird, eine Lösung für die Situation zu finden.
Tipp: Schulungen für Führungskräfte
Vor diesem Hintergrund sind Schulungen für Führungskräfte im Umgang mit Fehlzeitengesprächen sinnvoll. So lernen Vorgesetzte, empathisch und lösungsorientiert auf Mitarbeitende zuzugehen – und nicht etwa mit Vorwürfen oder mangelnder Sensibilität zu reagieren.
Zudem sind allgemein implementierte Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung im Unternehmen hilfreich, beispielsweise Bewegungsangebote, ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, psychologische Unterstützungsangebote oder Workshops zur Stressbewältigung.
Zweifel an Kranktagen: Dürfen Vorgesetzte Mitarbeitende wegen Krankheit kündigen?
Eine krankheitsbedingte Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist nur unter ganz bestimmten Umständen im Rahmen des Kündigungsschutzgesetzes erlaubt.
Die rechtlichen Hürden sind dabei sehr hoch. Es handelt sich um eine sogenannte personenbedingte Kündigung – neben der betriebsbedingten und verhaltensbedingten Kündigung eine der drei zulässigen Kündigungsarten nach dem Kündigungsschutzgesetz.
Damit eine krankheitsbedingte Kündigung rechtlich wirksam ist, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Negative Prognose: Es muss absehbar sein, dass die*der betroffene Mitarbeitende ihre*seine Tätigkeit auch künftig nicht oder nur eingeschränkt ausführen kann.
- Erhebliche Beeinträchtigung betrieblicher Interessen: Eine erhebliche Störung des Betriebsablaufs, beispielsweise durch häufige Ausfallzeiten, muss gegeben sein.
- Es gibt keine Möglichkeit zur Weiterbeschäftigung unter geänderten Bedingungen (z. B. Versetzung auf einen leidensgerechten Arbeitsplatz).
- Interessenabwägung fällt zugunsten des Arbeitgebers aus: Das bedeutet, dass das Interesse des Arbeitgebers an der Beendigung des Arbeitsverhältnisses höher zu bewerten ist als das Interesse der*des Arbeitnehmenden an dessen Fortbestand.
Mehr dazu finden Sie auch in unserem Artikel zum Thema krankheitsbedingte Kündigung.
Tipp: Mit HR-Software den Überblick über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden behalten
Factorial HR-Software kann Sie darüber hinaus in solchen Situationen unterstützen. Mit dem Abwesenheits-Tool haben Führungskräfte jederzeit einen Überblick über die aktuellen Abwesenheiten aufgrund von Erkrankungen. Zudem ermöglicht die automatische Integration mit der Schichtplanung, schnell auf Krankheitsfälle und Ausfälle zu reagieren und intern umzudisponieren. So können Unternehmen flexibel auf unvorhergesehene Ausfälle reagieren und die Arbeitsabläufe effizienter gestalten.
