Personalplanung kann eine echte Challenge sein: Qualifizierte Arbeitskräfte zu finden und zu halten, ist in der Praxis nicht immer einfach. Gesetzliche, tarifliche und betriebliche Bedingungen sowie der demographische Wandel erschweren den Prozess.
Die Personalplanung braucht ein gewisses Know How. Eine strategische Ausrichtung ist wichtig für den Unternehmenserfolg. Hier erfahren Sie mehr zum Thema.
Inhaltsangabe
Definition: Was bedeutet Personalplanung?
Die Personalplanung ist Teil des Human Resources Management und beschäftigt sich mit der Ressourcenplanung des Bedarfs an Beschäftigten in Unternehmen. Der Schwerpunkt liegt in der Versorgung von benötigten Arbeitnehmern mit den richtigen Qualifikationen.
Der Einsatz von Mitarbeitern zur richtigen Zeit am richtigen Ort wird sichergestellt und Unternehmensziele können erreicht werden. Die Personalplanung ist Teilaufgabe der Personalwirtschaft und der Unternehmensplanung.
Qualitative vs. Quantitative Personalplanung
Bei der Personalplanung muss zwischen der qualitativen und quantitativen Personalplanung unterschieden werden.
- Qualitativer Personalbedarf: Um Unternehmensziele zu erreichen, muss eine qualitative Personalbedarfsermittlung durchgeführt werden. Dabei wird untersucht, welche Qualifikationen bzw. Kenntnisse die Mitarbeitenden mitbringen müssen.
- Quantitative Personalbedarfsplanung: Es ist wichtig, den quantitativen Personalbedarf zu errechnen, da dieser aussagt, wie hoch die Anzahl der benötigten Beschäftigten für die Zielerreichung sein muss. Dabei wird zwischen dem Brutto- und dem Nettobedarf unterschieden. Wenn der Betrieb zu wenig Mitarbeitende hat, kann u.a. durch externe Personalbeschaffung Abhilfe geschaffen werden.
Ziele und Aufgaben der Personalplanung
Ziel der Personalplanung ist es, einen idealen personellen Zustand zu erreichen. Denn: Die ideale Verteilung von zur Verfügung stehenden Mitarbeitern kurbelt die Produktivität an. Das Unternehmen sollte sich folgende Fragen stellen:
- Wie hoch ist der Personalbedarf und welche Qualifikation wird benötigt (erforderliche Qualität und Quantität)?
- Welche Unternehmenskultur möchten wir leben?
- Wie sieht die demographische Struktur aus?
- Welche Positionen sind zu besetzen?
Wir lernen: Die Aufgaben der Personalplanung sind auf den Personalbestand ausgerichtet. Das größte Ziel ist es, den personellen Zustand zu erfassen und einen idealen Soll Zustand zu erreichen.
Werkzeuge sind die Teilbereiche der Personalplanung. Für welche Schwerpunkte sich das Unternehmen dabei entscheidet, variiert je nach Unternehmenszielen.
Bereiche der Personalplanung: Beispiele
Die strategische Personalplanung umfasst verschiedene Teilbereiche:
Kollektive Personalplanung
Ein Teilbereich ist die kollektive Personalplanung. Hierbei geht es um Maßnahmen, die das Personal generell betrifft und Anwendung auf einzelne Mitarbeiter findet.
Personalbestandsplanung
Ein weiterer Teilbereich ist die Personalbestandsplanung. In der Personalbestandsplanung wird die Anzahl an Arbeitnehmern für die einzelnen Abteilungen im Unternehmen festgelegt.
Kriterien für die Auswahl sind bspw. Altersdurchschnitt und Qualifikationen. Wird ein erfahrenes oder junges Team gebraucht?
Dazu gehört auch die Verwaltung des aktiven Personals und die Entscheidung darüber, welche Mitarbeiter das Unternehmen weiterhin anstellen möchte.
Um neue Talente anzuziehen, sind Personalmarketing sowie Employer Branding beliebte Maßnahmen.
Personalbedarfsplanung
Der nächste Teilbereich ist die Personalbedarfsplanung. Sie ermittelt, in welchen Bereichen eine Über- bzw. Unterversorgung mit Personal besteht. Gleichzeitig wird geprüft, ob genügend qualifizierte Fachkräfte zur Verfügung stehen. Ist das nicht der Fall, dann müssen entsprechende Maßnahmen her.
Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung sorgt für eine passende Verteilung des Personals auf die zu vergebenden Stellen. Ziel ist es, die Auswahl der Mitarbeiter für die einzelnen Stellen zu finden und zu entscheiden, welche Mitarbeiter sich als Führungskraft eignen.
Dabei sollten Sie rechtliche sowie tarifliche Regelungen beachten.
Eine Möglichkeit wäre z. B. die Beschäftigung von vielen gleichwertig qualifizierten Mitarbeitern, die die gleiche Art von Aufgaben verrichten können. Beispiel: Schwestern in einem Krankenhaus.
Personalentwicklungplanung
Die Personalentwicklungsplanung stellt eine hohe fachliche Qualifikation der Mitarbeiter sicher. Sie umfasst die Ausbildung neuer Mitarbeiter und die fachliche sowie persönliche Weiterbildung der bereits angestellter Mitarbeiter. Schulungsprogramme, Coachings etc. spielen dabei eine wichtige Rolle.
Personalkostenplanung
Die Personalkostenplanung verwaltet das Budget, das für die Anstellung des Personals erforderlich ist. Diese Kosten sind Fixkosten.
Werden Mitarbeiter gerecht bezahlt, ist das eine gute Investition. Gleichzeitig sorgt eine faire Bezahlung für eine erhöhte Motivation und Bindung an das Unternehmen.
Instrumente der Personalplanung
Die Instrumente der Personalplanung sind Hilfsmittel der Mitarbeiterplanung.
Stellenbeschreibung
Die Stellenbeschreibung bestimmt die Anforderungen, die mit dem Arbeitsplatz einhergehen. Daraus leitet sich das Anforderungsprofil an den Arbeitnehmer ab. Die Stellenbeschreibung enthält folgende Eigenschaften:
- Genaue Bezeichnung der anzubietenden Stelle
- Die organisatorische Einbindung in das Unternehmen
- Über- und Unterstellung
- Ziel der Stelle
- Hauptaufgaben der Stelle
- Verantwortungen des Stelleninhabers
- Art der Stellvertreter-Lösung
- Beziehung zu anderen Stellen im Betrieb
- Sonstige Anforderungen an den Inhaber der Stelle
Stellenplan
Der Stellenplan beinhaltet alle Stellen mit der Angabe, ob sie besetzt ist oder nicht. Außerdem zeigt er den Bedarf an Stellen und Personal, die zur Erledigung von Aufgaben benötigt werden. Darstellungen als Organigramm oder Liste sind beliebt.
Stellenbesetzungsplan
Der Stellenbesetzungsplan basiert auf dem Stellenplan. Er veranschaulicht die Ist-Situation und welche Stellen von wem aktuell besetzt sind. Die Differenz des Stellenplans und dem Stellenbesetzungsplan entspricht entweder einem Personalüberhang oder zeigt einen Personalbeschaffungsbedarf an.
Anforderungsprofil
Das Anforderungsprofil enthält alle Anforderungen, die ein Arbeitnehmer haben sollte. Wichtig: Die Anforderungsprofile beziehen sich immer nur auf die Stelle und nicht auf den einzelnen Mitarbeiter.
Qualifikationsprofil
Das Qualifikationsprofil umfasst allen Fähigkeiten, die ein Bewerber für eine Stelle mitbringen sollte.
Laufbahn-/ Nachfolgeplan
Der Laufbahn-/ Nachfolgeplan enthält alle Informationen über die Positionen, die ein Mitarbeiter erreichen kann, um aufzusteigen. Ein Nachfolgeplan beschreibt eine Stelle mit Informationen, die man erfüllen muss, um in der Zukunft eine frei zu werdende Stelle zu besetzen.
Personalstatistiken
Die Personalstatistiken veranschaulichen alle Informationen zur Personalplanung. Darzustellende Daten sind z.B. die Altersstruktur und die Qualifikationsstruktur.
Vorteile der Personalplanung
Die Personalplanung sorgt dafür, dass zukünftige Entwicklungen rechtzeitig vorhergesagt und Personalverantwortliche vorausschauend handeln können. Ein Mangel an Personal z.B. wird frühzeitig erkannt und kann in der Personalplanung berücksichtigt werden.
Zudem stellt die Planung sicher, dass Stellen ausschließlich mit Personal besetzt sind, das die benötigten Qualifikationen aufweist. Dadurch werden die Kosten für die Personalbeschaffung gesenkt.
Ungeplante Maßnahmen können teuer werden. Die Personalplanung ermöglicht es, die Entwicklung von Personalkosten vorherzusehen. Sie schafft Klarheit über Arbeitsbereiche und deren Anforderungen und zeigt, wie bereits vorhandene Arbeitskräfte optimal eingesetzt werden können.
Die Mitarbeiter erhalten eine hohe Arbeitsplatzsicherheit, da eine frühzeitige Anpassung der Mitarbeiter an veränderte Anforderungen ermöglicht wird. Die Aufstiegschancen steigen durch eine höhere Transparenz, bspw. im Laufbahn- und Nachfolgeplan.
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