Darauf müssen Unternehmen beim Probearbeiten achten

Passt ein potenzieller neuer Mitarbeiter wirklich auf die ausgeschriebene Stelle und ins Unternehmen? Diese Frage stellen sich Personaler und Arbeitgeber, wenn sie jemanden einstellen möchten. Ein paar Zweifel bleiben wohl immer vor dem ersten Arbeitstag. Das gleiche gilt übrigens für die Bewerber. Beim Probearbeiten können Arbeitgeber die potenziellen neuen Mitarbeiter im direkten Arbeitsumfeld erleben und kennenlernen.

Auch Bewerber können die Arbeit und das Unternehmen besser kennenlernen. Haben Sie die richtige Entscheidung getroffen? Oder gibt es womöglich noch mehr als einen Kandidaten, der für die offene Stelle in Frage kommt, weshalb Sie direkt beide Kandidaten zum Probearbeiten einladen? Dann achten Sie darauf, dass Sie alle Regeln befolgen und wissen, wie das Probearbeiten den rechtlichen Anforderungen gerecht wird.

Definition: Was ist Probearbeiten?

Eines vorweg: Beim Begriff Probearbeiten handelt es sich nicht um die Probezeit. Denn anders als in der Probezeit, geht man mit dem Probearbeiten noch kein Arbeitsverhältnis ein. Es gibt für das hierfür keinen Arbeitsvertrag, sondern lediglich eine schriftlich festgehaltene Einigung zwischen Bewerber und Arbeitgeber.

Beim Probearbeiten geht es in erster Linie darum, dass sich Bewerber und Arbeitgeber besser kennenlernen und anhand der praktischen Erfahrung entscheiden können, ob sie zueinander passen oder nicht.


Wie lange darf das Probearbeiten dauern?

Rechtlich gesehen gibt es keine genauen Vorgaben, wie lange das Probearbeiten dauern darf. In der Regel ist ein Probetag, manchmal auch nur ein halber Tag ausreichend, um dem Bewerber einen Einblick in das Arbeitsumfeld zu geben und eine Entscheidung treffen zu können. Je nach Tätigkeitsbereich und Branche sind auch einige wenige Tage sinnvoll für das Probearbeiten. In dieser Zeit erhält der Bewerber einen Einblick in das Unternehmen, die Tätigkeit und den Arbeitsalltag, wird aber noch nicht für alle Aufgaben eingesetzt.

Damit die Probearbeitszeit jedoch nicht als günstige temporäre Arbeitskraft ausgenutzt wird, sollte das Probearbeiten nicht länger als eine Arbeitswoche dauern. Andernfalls könnte es sich doch um ein festes Arbeitsverhältnis handeln, wodurch bestimmte Pflichten entstehen.

Ist ein Probearbeitsvertrag notwendig?

Einen Vertrag für die Probearbeitszeit brauchen Sie nicht. Dennoch ist eine schriftliche Vereinbarung empfehlenswert, um sich im Fall der Fälle absichern zu können. Kommt es nämlich im Rahmen des Probearbeitens zu Meinungsverschiedenheiten oder sogar zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, ist eine schriftliche Vereinbarung hilfreich. Darin sollte genau beschrieben sein, dass zwischen dem Bewerber und dem Unternehmen kein Arbeits- oder Praktikumsverhältnis, sondern lediglich ein Einfühlungsverhältnis besteht.

Der Inhalt der schriftlichen Vereinbarung sollte folgende Punkte aufgreifen:

  • den Namen des Bewerbers und des Unternehmens
  • den Ansprechpartner für den Bewerber
  • den Ort und den Zeitraum für das Probearbeiten
  • den Hinweis darauf, dass der Interessent nicht dazu verpflichtet ist, Arbeitsleistung zu vollbringen
  • das Hausrecht des Unternehmens
  • keine Vergütung für die Probearbeitszeit
  • den Hinweis, dass das Einfühlungsverhältnis von beiden Seiten jederzeit und mündlich beendet werden kann

Achtung! Wenn Sie sich als Arbeitgeber nicht an diese Vereinbarung halten, kann ein Arbeitsverhältnis entstehen. Achten Sie deshalb darauf, dass:

  • mit dem Bewerber keine Vergütung für die Probearbeitszeit vereinbart wurde.
  • der Bewerber keine konkreten Arbeitsanweisungen vom Vorgesetzten erfüllen muss.
  • der Bewerber nicht die regulären Arbeits- und Pausenzeiten einhalten muss.
  • der Bewerber keine bestimmten Arbeitsstätten aufsuchen muss.
  • der Bewerber keine Dienstkleidung tragen muss.

Muss man das Probearbeiten anmelden?

Solange es beim Probearbeiten bleibt, müssen Arbeitgeber die Probearbeitszeit weder beim Finanzamt noch bei den Sozialversicherungsträgern anmelden. Das müssen Sie nur, wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt.

Welche Versicherung greift beim Probearbeiten?

Da es sich nicht um ein vertraglich vereinbartes Arbeitsverhältnis handelt, besteht auch keine Sozialversicherungspflicht. Sozialversicherungspflichtig ist der Bewerber nur, wenn er ein ganz normaler Mitarbeiter ist und das Unternehmen ihn für seine Arbeit entlohnt.

Auch die Unfallversicherung würde im Falle eines Unfalls während der Probearbeitszeit nicht greifen. Hierbei gibt es jedoch zwei Ausnahmen. Wenn ein als arbeitssuchend gemeldeter Bewerber durch eine Arbeitsagentur zum Probearbeiten geschickt wurde, ist er als Arbeitsloser gesetzlich unfallversichert.

Macht der Bewerber hingegen einen Fehler während der Probearbeitszeit, wodurch ein Sachschaden entsteht, kommt dessen private Haftpflichtversicherung für den Schaden auf.

Muss der Arbeitgeber das Probearbeiten bezahlen?

Da es sich nicht um ein Arbeits- sondern um ein Einfühlungsverhältnis handelt, muss der Arbeitgeber die Probearbeitszeit nicht vergüten. Auch dann nicht, wenn der Bewerber schon tatkräftig mit anpackt und während der Probearbeitszeit selbstständig Aufgaben übernimmt. Wer dem Bewerber für die Probearbeitszeit doch eine Entschädigung zahlen möchte, kann dies tun. Achten Sie nur darauf, dass Sie dies schriftlich festhalten und korrekt formulieren. Denn es handelt sich nicht um eine Vergütung, sondern um eine Aufwandsentschädigung.

In den meisten Fällen erstattet der Arbeitgeber auch Fahrt- und Verpflegungskosten sowie gegebenenfalls Übernachtungskosten.

Muss das Arbeitsamt eingeschaltet werden?

Nur, wenn der Bewerber beim Arbeitsamt oder dem Jobcenter als arbeitssuchend gemeldet ist, müssen Sie als Arbeitgeber das Arbeitsamt kontaktieren, um sich das Probearbeiten genehmigen zu lassen. Die Genehmigung für das Einfühlungsverhältnis beantragen Sie ganz einfach direkt beim Jobcenter oder der Agentur für Arbeit.

Unsere Top 5 Tipps fürs Probearbeiten

Damit der Probearbeitstag für beide Seiten erfolgreich wird, möchten wir Ihnen ein paar nützliche Tipps mit an die Hand geben.

  1. Bereiten Sie das Probearbeiten gut vor, damit Sie so viel wie möglich aus der kurzen Zeit rausholen können. Überlegen Sie sich, in welche Aufgabenbereiche der Kandidat reinschnuppern soll, wer der Ansprechpartner für den Bewerber ist und welche Mitarbeiter informiert werden müssen.
  2. Lassen Sie den Bewerber eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben, um sicherzugehen, dass firmeninterne Daten nicht nach außen getragen werden.
  3. Um das Einfühlungsverhältnis vom Arbeitsverhältnis abzugrenzen, erwähnen Sie gegenüber des Bewerbers vor und während des Probearbeitens, dass dieser nicht dazu verpflichtet ist, den Anweisungen Folge zu leisten. Sowohl die Anwesenheit als auch das Erledigen bestimmter Aufgaben geschieht auf freiwilliger Basis.
  4. Lassen Sie den Bewerber keine vollen Arbeitstage arbeiten. Beim Probearbeiten gilt: je kürzer, desto besser!
  5. Sollten Sie dem Bewerber nach dem Probearbeiten absagen, teilen Sie Ihre Entscheidung so bald wie möglich mündlich mit und bleiben Sie dabei professionell und empathisch. Dem Bewerber gegenüber, der viel Zeit investiert hat, ist das nur fair.

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