Mit dem Ende der Corona-Pandemie überkam die Deutschen auch wieder die Reiselust: nicht nur im privaten, sondern auch im geschäftlichen Rahmen. Und so spielen in den Controlling- und Führungsetagen zugleich die Reisekosten wieder eine größere Rolle – allen voran, wie diese erfasst, korrekt abgerechnet und steuermindernd eingesetzt werden können. Wir haben deshalb einen aktuellen Überblick über die Handhabung der Reisekosten 2025 für Sie vorbereitet.
Kurz erklärt
- Reisekosten sind immer alle Kosten, die im Zuge der beruflichen Tätigkeit und Reise anfallen.
- Zu den primären Reisekosten zählen Kosten für die Verpflegung, An- und Abreise und die Übernachtung.
- Parallel dazu gibt es noch Reisenebenkosten – das könnten zum Beispiel Trinkgeld, Gepäckversicherungen, Mautgebühren oder Roaming-Gebühren sein.
- Was gehört alles zu den Reisekosten?
- Reisekosten berechnen für 2025
- Best Practices zur Reisekostenabrechnung
Was gehört alles zu den Reisekosten?
Mit dem Begriff „Reisekosten“ bündeln wir linguistisch schlicht alle anfallenden Ausgaben und Kosten, die in einem direkten Zusammenhang mit der Dienst- beziehungsweise Geschäftsreise stehen. Rein steuerlich wäre das aber etwas zu grob gefasst, denn der Gesetzgeber differenziert hier zwischen:
- Fahrtkosten: An- und Abreise, beispielsweise mit dem Auto, Flugzeug oder der Bahn
- Übernachtungskosten: In Hotels oder anderen Unterkünften, beispielsweise Ferienwohnungen
- Verpflegungsmehraufwand: Kosten für das Essen und Trinken während der Auswärtstätigkeit
- Reisenebenkosten
Reisenebenkosten lassen sich ebenfalls steuerlich geltend machen, setzen aber erneut eine ordnungsgemäße Abrechnung voraus. Wer also beispielsweise unterwegs Parkgebühren, Maut oder vergleichbare Nebenausgaben hat, sollte die Belege dafür dringend aufheben.
Außerdem gilt natürlich: Nicht jede beliebige Fahrt irgendwohin ist eine Dienstreise. Wenn Sie die Dienstreise abrechnen möchten, muss dafür zunächst einmal ein beruflicher Grund beziehungsweise Anlass vorliegen. Zudem muss es im wahrsten Wortsinn eine „Reise“ sein – die Auswärtstätigkeit darf also nicht an der „ersten Tätigkeitsstätte“ (dem eigentlichen Arbeitsort) stattfinden.
Reisekosten berechnen für 2025
Gute Gründe, die Reisekosten zu berechnen, gibt es reichlich: Genauer gesagt – entsprechend der VDF-Geschäftsreiseanalyse 2024 – rund 116,7 Millionen davon. Das ist nämlich die Anzahl der geschäftlich deklarierten Reisen, die Mitarbeitende im Jahr 2023 im Zuge ihrer Arbeitstätigkeit unternahmen. Gegenüber dem Vorjahr war das übrigens ein Anstieg von 55 %, gegenüber der Vor-Corona-Zeit sind es aber immer noch rund 40 % weniger.
Die korrekte Erfassung der Reisekosten 2025 liegt natürlich in der Eigenverantwortung eines jeden Unternehmens. Hierfür ist zunächst zu berücksichtigen, wie genau welche Kosten erfasst werden.
Verpflegungspauschale
Die Pauschalen sind bei Inlandsreisen identisch geblieben. Bei einer Abwesenheit jenseits von 8 Stunden sind es 14 Euro, bei einer Abwesenheit von 24 Stunden sind es 28 Euro.
Wichtig: Die Höhe der Verpflegungspauschale ergibt sich aus dem Land und dem genauen Ort, an dem die Geschäftsreise stattfindet. In Frankreich sind es für 24 Stunden beispielsweise 53 Euro, speziell in Paris hingegen 58 Euro.
Mittlerweile ist es einfacher, seine Ausgaben mithilfe einer Business Management Software wie Factorial zu erfassen. Das Spesenmanagement bietet hierfür einen Echtzeit-Einblick und ist auch mobil verfügbar. Praktisch: Genehmigte Ausgaben werden automatisch über die Gehaltsabrechnung erstattet – viel Arbeit, die Sie sich sparen. Und das Beste? Sie können Ihre Belege durch die OCR-Technologie einfach abfotografieren und schon sind die Daten richtig übernommen und angelegt.
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten werden typischerweise exakt anhand der Hotel- oder Unterkunftsabrechnung erstattet. Ihre Mitarbeitenden sollten sie also gut aufheben – und am besten direkt mit der Firmenkarte von Factorial zahlen, um die Erfassung, Buchung und Rückerstattung zu erleichtern.
Tipp: Wenn Sie innerhalb Deutschlands geschäftlich reisen, kündigen Sie das dem Hotel oder der Unterkunft an. Dann müssten Sie nicht die Tourismusgebühren zahlen, die andernfalls beispielsweise bei einer Übernachtung in Berlin aufgeschlagen werden.
Übernachtungskosten zählen normalerweise nicht als pauschale Reisekosten. Sie können unter Umständen aber steuerlich pauschal geltend gemacht werden. Auch hier ist dann aber zu berücksichtigen, dass feste Pauschsätze für Übernachtungen im Ausland existieren, die beim Bundesfinanzministerium für das Jahr 2025 eingesehen werden können.
Fahrtkosten
Bei den Fahrtkosten ist zu berücksichtigen, wie genau die An- und Abreise geschieht. Pauschale Reisekosten sind es im weitesten Sinne, wenn die Strecke mit dem Pkw zurückgelegt und daher eine Kilometerpauschale veranlagt wird. Die beträgt wie im Vorjahr 0,30 Euro pro gefahrene Kilometer. Wer sich aufs Motorrad schwingt, kann 0,20 Euro/km geltend machen.
Bei ticketbezogenen Fahrtkosten, zum Beispiel per Zug oder Flugzeug, sind die Belege aufzubewahren. Hier werden dann die exakten Kosten für das Ticket geltend gemacht. Was ist also der Unterschied zwischen Fahrtkosten und Reisekosten? Es gibt keinen. Die Fahrtkosten sind Teil der Reisekosten.
Reisenebenkosten
Wer von Deutschland über Österreich nach Italien fährt, wird im Zuge seiner geschäftlichen Reise gleich mehrere Reisenebenkosten zahlen müssen – für die Maut in Österreich ebenso wie die in Italien, gegebenenfalls auch noch Parkgebühren. Führt die Geschäftsreise nach Italien durch die Schweiz, könnten zum Beispiel noch Roaming-Gebühren hinzukommen.
Was Sie alle gemeinsam haben: Sie werden so erfasst und berücksichtigt, wie sie entstehen. Auch hier gilt es also, alle Belege aufzubewahren. Die Factorial Firmenkarte sowie die Reisekostenabrechnungs-Software nehmen Ihnen an dieser Stelle erneut viele Aufgaben ab.
Best Practices zur Reisekostenabrechnung
Jede Reisekostenabrechnung sollte die folgenden Angaben enthalten:
- Name des Arbeitnehmenden
- Reisedaten, beispielsweise Datum, Ort und Anlass
- komplette Auflistung aller Kosten, auch solche, die pauschalisiert erfasst werden
- Übermittlung aller Belege, die die Ausgaben bestätigen
- Unterschrift
Eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung mit Excel können Sie sich hier kostenfrei herunterladen. 📥
Werbe- und Reisekosten – Was ist was?
Nach dem Steuerrecht sind die Reisekosten ein Unterpunkt der Werbekosten. Typischerweise spielen sie bei Arbeitnehmenden aber nur eine untergeordnete Rolle. Wenn Arbeitnehmende eine Dienstreise antreten, könnten diese die dabei entstandenen Kosten als Werbekosten geltend machen. Das aber nur dann, wenn die Kosten nicht das Unternehmen selbst erstattet – was normalerweise aber zutrifft. Findet keine Erstattung durch das Unternehmen statt, mindern die geltend gemachten Werbekosten die Einkommensteuer der Arbeitnehmenden – aber ein hundertprozentiger Kostenersatz findet so natürlich nicht statt.
Wann bekommt man die Reisekosten erstattet?
Die Erstattung erfolgt typischerweise nachträglich. Mit der Reisekostenabrechnung von Factorial können Sie diese Prozesse so automatisieren, dass die Erstattung sogar vollautomatisch auf der nächsten Gehaltsabrechnung landet.
Generell sollten Arbeitgebende natürlich immer bemüht sein, die Reisekosten möglichst zügig zu erstatten. Insbesondere bei längeren oder Auslandsreisen, wo Arbeitnehmende mit entsprechend hohen Beträgen in Vorleistung gehen. Eine gesetzliche Frist für die Erstattung gibt es aber nicht.
