Stellenplanmethode erklärt: Einfache Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung ist eine der Kernaufgaben des Personalmanagements. Sie stellt sicher, dass genügend und vor allem das richtige Personal mit den richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen im Unternehmen vorhanden ist. Doch wie lässt sich der Personalbedarf am besten ermitteln und berechnen? Hierfür stehen der Personalabteilung verschiedene Methoden zur Verfügung.

Eine davon ist die Stellenplanmethode. Sie soll im Folgenden näher erläutert werden.

Key Facts

1. Die Stellenplanmethode ist ein einfaches Verfahren der Personalbedarfsplanung, das auf einem Stellenplan basiert.
2. Sie ermöglicht einen Soll-Ist-Vergleich, indem der aktuelle Personalbestand mit dem im Stellenplan definierten Bedarf verglichen wird.
3. Die Vorteile dieses Verfahrens liegen in seiner Klarheit und seiner Eignung für die strategische Planung. Allerdings ist dieses Verfahren nicht besonders gut für schnelle Veränderungen und auch für qualitative Anforderungen geeignet.

• Personalbedarfsplanung – Herzstück der Personalabteilung
• Was versteht man unter der Stellenplanmethode?
• Wie funktioniert die Stellenplanmethode? – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Vor- und Nachteile der Stellenplanmethode
• Weitere Methoden der Personalbedarfsplanung

Personalbedarfsplanung – Herzstück der Personalabteilung

Die Planung des Personalbedarfs gehört zu den Kernbereichen der Arbeit der HR-Abteilung. Die Personalplanung beschreibt den Prozess der HR-Abteilung, den aktuellen und zukünftigen Bedarf an Personal im Unternehmen zu ermitteln und sicherzustellen, so dass alle Positionen und Stellen besetzt sind.

Gleichzeitig gehört zur Personalplanung nicht nur, dass ausreichend Personal zur Verfügung steht, sondern auch, dass die Arbeitskräfte die für das Unternehmen richtigen Kompetenzen und Qualifikationen besitzen.

Hinweis: Diese zwei Kernbereiche, also die ausreichende Anzahl an Personal und die richtigen Kompetenzen, nennt man auch qualitative und quantitative Personalbedarfsplanung.

Der quantitative Personalbedarf sorgt dafür, dass der Personalbestand zahlenmäßig genau richtig ist, während die qualitative Personalbedarfsermittlung den Fokus auf die Qualifikationen, Kompetenzen und Fähigkeiten der Beschäftigten legt.

Tipp: Ausführliche Informationen zum Thema Personalplanung finden Sie auf unserer Webseite in unserem Blogartikel zum Thema.

Was versteht man unter der Stellenplanmethode?

Die Stellenplanmethode ist ein ziemlich einfaches Verfahren der Personalplanung. Grundlage der Methode ist der Stellenplan. Dieser enthält eine detaillierte Übersicht und wichtige Informationen zu den vorhanden Stellen im Unternehmen. Der Stellenplan beschreibt, wie viele Mitarbeitenden für jede Stelle benötigt werden, welche Aufgaben und Qualifikationen damit verbunden sind und dient als Grundlage für die Planung des Soll-Personalbestandes.

Mit dem Verfahren können sowohl der Ist-Zustand als auch der Soll-Zustand im Betrieb ermittelt werden.

Wie funktioniert die Stellenplanmethode? – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Grundgedanke dieses Verfahrens ist ein Vergleich der tatsächlich besetzten Stellen im Unternehmen mit den im Stellenplan ausgewiesenen Stellen. Im Idealfall stimmen Stellenplan und Ist-Situation überein. Ist dies nicht der Fall, besteht Handlungsbedarf, d. h. es müssen entweder Beschäftigte entlassen werden oder der Stellenplan muss um eine neue Stelle ergänzt bzw. es müssen neue Beschäftigte eingestellt werden.

1. Den Stellenplan erstellen

Der Stellenplan ist das essenzielle Element dieser Methode. Folgende Elemente muss ein Stellenplan enthalten:

• Bezeichnungen der Stellen (z. B. Head of Marketing, Buchhaltung, Abteilungsleitung für den Bereich IT)
• Anforderungen für jede Stelle (z. B. Qualifikation, Kompetenzen, Erfahrung)

Tipp: Für die Erstellung des Stellenplans ist es hilfreich, wenn es bereits ausführliche Stellenbeschreibungen mit einem Profil für die einzelnen Positionen gibt.

• Anzahl der Stellen je Funktion, Team, Abteilung (Wie viele Social-Media-Manager*innen braucht es in Ihrem Unternehmen?)
• Verortung der verschiedenen Stellen im Unternehmen (Das geht am besten über ein Unternehmensorganigramm.)

2. Ermittlung des tatsächlichen Personalstands

Im nächsten Schritt wird der tatsächliche, aktuelle Personalstand in Ihrer Firma ermittelt. Hier können Ihnen digitale Tools die Arbeit erheblich erleichtern. Mit Factorial können Sie ganz unkompliziert Reports und Analysen aufrufen, die Ihnen die benötigten Kennzahlen unkompliziert anzeigen.

3. Vergleich von Ist- und Soll-Zustand und Strategien

Jetzt vergleichen Sie die Anzahl der Stellen im Stellenplan mit den tatsächlichen Zahlen. Es wird schnell ersichtlich, wo ein Überhang bzw. eine Unterbelegung herrscht.

Ist der Ist-Bestand negativ, so könnte das darauf hinweisen, dass Rekrutierungsbedarf in Ihrer Firma herrscht. Es könnte aber auch bedeuten, dass möglicherweise der Stellenplan nicht mehr aktuell genug ist. Ist der Ist-Bestand hingegen positiv, so könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass es in Ihrem Betrieb zu viel Personal gibt. Möglicherweise sind Umstrukturierungen, Kündigungen oder andere Maßnahmen notwendig.

Tipp 1: Der Stellenplan sollte immer möglichst aktuell sein. Nur so ist ein definitiver Soll-Ist-Vergleich der Stellen in Ihrem Unternehmen möglich.

Tipp 2: Factorial unterstützt Sie auch beim Bewerbermanagement. Mit der Multiposting-Funktion in gängigen Jobportalen und der KI-Unterstützung beim Verfassen der perfekten Stellenausschreibung sind Sie bestens gerüstet, um im heutigen Arbeitsmarkt Talente anzuziehen. Darüber hinaus bietet die Software automatisches CV Parsing und hilft Ihnen bei der Organisation von Vorstellungsgesprächen.

Beispiel – Die Stellenplanmethode

Im Folgenden soll die Methode anhand eines vereinfachten Beispiels erklärt werden.

Das Unternehmen XY ist ein mittelständisches Unternehmen. Der Stellenplan ist aktuell und sehr detailliert. Mit diesem als Grundlage und den Kennzahlen zum aktuellen Personalbestand im Unternehmen ergibt sich folgendes Bild:

Der Vergleich zeigt, dass in zwei Bereichen Handlungsbedarf hinsichtlich der Personalbedarfsplanung besteht. Im Bereich der Produktionsleitung ist eine Stelle unbesetzt. Bei den Produktionsmitarbeitenden sind dagegen zwei Stellen zu viel besetzt. Nun kann das Unternehmen entsprechende Maßnahmen einleiten und beispielsweise eine zweite Leitung rekrutieren.

Tipp: Interne Stellenausschreibungen können ebenfalls eine gewinnbringende Lösung sein. Möglicherweise hat ein*e Mitarbeitende ausreichend Erfahrungswerte und Kenntnisse gesammelt, um eine Position mit mehr Verantwortung übernehmen zu können.

Digitale Unterstützung bei der Erstellung Ihres Firmenorganigramms

Um einen Stellenplan zu erstellen, ist es wichtig, sich einen Überblick über alle Positionen im Unternehmen zu verschaffen. Hierfür können Sie natürlich die klassische, manuelle Methode wählen und alles auf ein Blatt Papier zeichnen. Gerade in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden kann das aber schnell unübersichtlich werden. Besser ist da schon die digitale Variante. Mit Factorial haben Sie immer den Überblick über die Struktur Ihrer Belegschaft.

Das Organigramm zeigt alle wichtigen firmeninternen Bereiche, basierend auf der Managementstruktur. Außerdem passt das Tool automatisch Veränderungen im Betrieb wie Neueintritte oder Austritte an. Sie können innerhalb des digitalen Organigramms nach Mitarbeiterinformationen (z. B. Arbeitsplatz, Eintrittsdatum) suchen und die Rollen verwalten. Dazu gehört z. B. das einfache Anlegen neuer Stellen.

Vor- und Nachteile der Stellenplanmethode

Stärken der Stellenplanmethode

Einfachheit: Es braucht weder viel Erfahrung oder Skills noch viele Ressourcen, um die Stellenplanmethode anzuwenden.

Übersichtlichkeit: Die Ergebnisse lassen sich leicht ablesen, da das Verfahren sehr übersichtlich ist.

Planungssicherheit: Die Stellenplanmethode ist besonders geeignet für eine langfristige und strategische Personalplanung.

Verknüpfung mit Unternehmenszielen: Der Stellenplan kann mit den zukünftigen Unternehmenszielen oder auch der Auftragslage verknüpft werden. Auf diese Weise erhält man ein genaues Bild davon, wie der Personalbedarf im Unternehmen organisiert ist.

Nachteile des Stellenplanverfahrens

Inflexibilität: Die Methode berücksichtigt keine kurzfristigen oder dynamischen Veränderungen des Arbeitsanfalls.

Abhängigkeit vom Stellenplan: Die Methode ist von der Qualität des Stellenplans abhängig. Ist dieser veraltet oder nicht vollständig, wird die gesamte Berechnung ungenau und wenig aufschlussreich.

Fokus auf Quantität: Die Methode konzentriert sich vor allem auf den quantitativen Personalbestand. Ob die richtigen Qualifikationen am richtigen Ort vorhanden sind, wird bei dieser Methode weniger berücksichtigt.

Keine direkte Berücksichtigung des Arbeitsvolumens: Außerdem bezieht diese Methode nicht das tatsächliche Arbeitsvolumen pro Stelle ein. Es ist möglich, dass verschiedene Mitarbeitende an einigen Stellen derzeit mit ihren Aufgaben eher überlastet sind und sich eine zusätzliche Stelle im Team als Entlastung wünschen. Das kann das Verfahren allerdings nicht erkennen.

Weitere Methoden der Personalbedarfsplanung

Den Personalbedarf zu planen kann auch auf andere Art und Weise erfolgen. Werfen wir einen Blick auf die gängigsten Möglichkeiten neben der Stellenplanmethode:

Schätzverfahren

Schätzverfahren in der Personalbedarfsplanung basieren häufig auf den Erfahrungswerten interner Expert*innen und Führungskräfte. Je nach Anforderung kann das Schätzverfahren sehr einfach oder sehr komplex sein. So wird der Personalbedarf auf Basis von Erfahrungswerten von Abteilungsleitungen, Teams, Vorgesetzten etc. geschätzt. Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen hat sich diese Methode bewährt und ist ausreichend.

Kennzahlenmethode

Bei dieser Methode wird der Personalbedarf anhand fester, messbarer Kennzahlen ermittelt. Dabei werden verschiedene Größen, wie z. B. das Arbeitsvolumen oder bestimmte Leistungskennzahlen, berechnet und miteinander in Beziehung gesetzt, um daraus den Personalbedarf zu ermitteln.

Bei diesem Verfahren müssen zunächst die relevanten Kennzahlen ermittelt werden, die Aufschluss über den Personalbedarf geben können. Dies können z. B. zukünftige Aufträge, Umsatzprognosen, Arbeitsvolumen oder andere Leistungskennzahlen sein. Die Daten werden dann gesammelt und im nächsten Schritt interpretiert. Aus den Ergebnissen wird der Bedarf abgeleitet.

Laufzettelmethode

Hier erfolgt die Personalbedarfsplanung anhand des tatsächlichen Arbeitsvolumens für die einzelnen Tätigkeiten. So kann über einen Beobachtungszeitraum, in dem die Beschäftigten einen Laufzettel ausfüllen, ein umfassendes Bild der einzelnen Tätigkeiten und ihres Arbeitsaufwandes gewonnen werden, auf dessen Grundlage die Personalplanung erfolgt.

Monetäre Methode

Hier wird die Personalbedarfsplanung vor allem über das Budget und die Personalkosten ermittelt. Dem Unternehmen steht lediglich ein bestimmtes Budget zur Verfügung, was bestimmt, wie viel Personal wo eingesetzt werden kann.