Urlaubsplanung ist mehr als nur das Koordinieren von Abwesenheiten – sie ist ein wichtiger Bestandteil guter Personalarbeit und wirkt sich direkt auf Mitarbeiterzufriedenheit, Betriebsklima und die betriebliche Effizienz aus. Gleichzeitig müssen Unternehmen dabei eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten, etwa aus dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und der Mitbestimmung durch den Betriebsrat. Wer frühzeitig plant, transparent kommuniziert und auf die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden eingeht, schafft nicht nur reibungslose Abläufe, sondern stärkt auch die Erholungskultur im Unternehmen.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten und welche Tipps sich in der Praxis bewährt haben. So kann die Urlaubsplanung 2025 gelingen.
Key Facts
- Bei der Urlaubsplanung sind sowohl gesetzliche Rahmenbedingungen als auch innerbetriebliche Abläufe und Projekte zu berücksichtigen.
- Urlaubsplanung ist keine Pflicht, aber ein Muss: Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht – aber ohne Planung sind Konflikte und Ineffizienzen vorprogrammiert. Gute Planung berücksichtigt Wünsche, schafft Transparenz und fördert Fairness.
- Digitale Tools wie Factorial erleichtern die Urlaubsverwaltung. Ein digitaler Urlaubsplaner 2025 unterstützt Sie und sorgt dafür, dass als Arbeitgebender die Urlaubsplanung nicht in Stress ausartet.
- Urlaubsplanung 2025: Diese gesetzlichen Regeln müssen Sie kennen
- Ist eine Urlaubsplanung Pflicht?
- Tipps für Arbeitgebende zur effizienten Urlaubsplanung
Urlaubsplanung 2025: Diese gesetzlichen Regeln müssen Sie kennen
Die gesetzlichen Regelungen für die Urlaubsplanung im Unternehmen sind im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verankert. Dieses regelt den Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub für Arbeitnehmende in Deutschland und dient dem sozialen Arbeitsschutz, indem es Mindeststandards für den Urlaub festlegt. Das Bundesurlaubsgesetz ist zwar nicht die Blaupause für Ihren Urlaubsplaner 2025, die gesetzlichen Vorgaben hierin müssen in der Urlaubsplanung aber konsequent eingehalten werden.
Die wichtigsten Rahmenbedingen ergeben demnach wie folgt:
- Bei einer 6-Tage-Woche besteht ein Mindesturlaubsanspruch von 24 Tagen Werktagen, bei einer 5-Tage-Woche von 20 Arbeitstagen (§ 3 BurlG).
- Erkranken Mitarbeitende während der Urlaubszeit, werden die Urlaubstage nach Vorlage eines ärztlichen Attests nicht angerechnet (§ 9 BUrlG).
- Betriebsferien „verbrauchen“ Urlaubstage, Mitarbeitende müssen aber weiterhin genügend Urlaubstage zur freien Wahl haben (§ 7 Abs. 1 BurlG); Betriebsferien gelten als dringender betrieblicher Belang, der die Urlaubswünsche der Mitarbeitenden einschränken kann).
- Sofern am Ende des Jahres ein Resturlaub vorliegt, ist dieser per Gesetz bis zum 31. März des Folgejahres zu nehmen (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
- Urlaubsentgelte errechnen sich anhand des Arbeitsentgelts (§ 11 Abs. 1 BUrlG).
- Der Betriebsrat hat nach dem § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitspracherecht bei der Urlaubsplanung.
Darf der Arbeitgebende also Urlaub vorschreiben? – Nur teilweise, wie eben in den Betriebsferien oder bei einem verbleibenden Resturlaub. Auf der anderen Seite haben Arbeitnehmende das Recht, wenigstens einmal im Jahr zwei Wochen Urlaub am Stück genehmigt zu bekommen.
Ist eine Urlaubsplanung Pflicht?
Diese Regeln machen selbst noch keine effiziente Urlaubsverwaltung. Ist eine Urlaubsplanung überhaupt Pflicht? Tatsächlich auch das nicht. Der Gesetzgeber schreibt aus Sicht der Arbeitgebende keine verpflichtende Urlaubsplanung vor. Unternehmen tragen aber die Verantwortung, so gut wie möglich auf die Wünsche ihrer Belegschaft einzugehen. Das geht eben nur mit ausreichender Planung.
Das sollte zudem eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Schließlich sind es die Mitarbeitenden, die den Erfolg des Unternehmens auf ihren Schultern tragen. Wie eine Studie der Pronova BKK zeigt, bleibt immer noch bei zu vielen Arbeitnehmenden die Erholung im Urlaub aus. 24 Prozent der Befragten gaben dabei an, sich nach ihrem Urlaub kaum erholt zu fühlen, weitere 19 % fühlten sich nur mäßig erholt. Das auch deshalb, weil viele Arbeitnehmende freiwillig im Urlaub Mails und Co. prüfen, erreichbar bleiben müssen oder schon vor dem Urlaubsende wieder in den Arbeitsmodus schalten.
Mit einer durchdachten Urlaubsplanung können Sie außerdem Ablehnungen und Anpassungen möglichst überschaubar halten. Ein Recht darauf haben Arbeitgebende durchaus. So könnte ein Urlaubsantrag aus betrieblichen Gründen abgelehnt werden, sofern der Urlaub in die saisonale Hochsaison des Unternehmens fällt oder mit bereits vielen Urlaubsanträgen anderer Mitarbeitender kollidiert.
Tipps für Arbeitgebende zur effizienten Urlaubsplanung
Die Vorteile einer effizienten Urlaubsplanung liegen also auf der Hand. Nun können Sie natürlich die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden mit Excel-Tabellen managen – Sie können sich aber auch eine Menge Zeit und Verwaltungsarbeit sparen und stattdessen eine HR-Software wie die von Factorial nutzen. So sieht eine clevere Urlaubsverwaltung aus:. Arbeitnehmende können über die Desktop-Variante oder die mobile App eigenmächtig Urlaub beantragen und Führungskräfte die Urlaubszeiten gezielt koordinieren und mit einem Klick genehmigen. HR-Verantwortliche behalten alle Urlaubstage, gesetzliche Vorgaben und auch Krankmeldungen im Urlaub übersichtlich im Blick.
Unser erster Tipp ist also: Digitalisieren Sie mit der Factorial App für Urlaubsplanung Ihre internen Prozesse und schaffen Sie damit Transparenz, Übersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit. Wir haben aber noch einige Tipps mehr in petto.
Beginnen Sie frühzeitig mit der Urlaubsverwaltung
Kurzfristig Entscheidungen treffen zu müssen, artet immer in Stress aus. Schaffen Sie daher früh im Jahr den nötigen Freiraum für die Urlaubsplanung. Dafür müssen Sie natürlich Ihre Belegschaft mit einbeziehen. Arbeitgebende dürfen dafür sogar eine Frist setzen. Bis zu diesem Stichtag sollten Mitarbeitende ihre eigenen Urlaubsanträge eingereicht haben. Das schafft Planbarkeit im Unternehmen.
Entscheiden Sie nicht über zu viele Köpfe hinweg
Manchmal lässt es sich nicht verhindern: Längere Ausfälle durch beispielsweise Schwangerschaft, Krankheit oder schon genehmigte Urlaubszeiten führen dazu, dass andere Mitarbeitende nun einen Kompromiss finden müssen. Suchen Sie daher bei der Urlaubsplanung immer einen offenen Dialog mit der gesamten Belegschaft und kalkulieren Sie etwaige Puffer ein, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können – ohne Urlaube pauschal streichen zu müssen. Arbeitgebende haben zwar das letzte Wort, aber man kann sich auf dieses ja auch gemeinsam verständigen.
Schaffen Sie Transparenz und Verständlichkeit
Ein öffentlich einsehbarer Urlaubsplan ist empfehlenswert. So können Mitarbeitende nachvollziehen, wer wann Urlaub hat und wann das Unternehmen zeitweise dünner besetzt ist. Versuchen Sie zudem, sofern Sie Urlaubsanträge ablehnen müssen, Verständnis dafür zu schaffen. Eltern möchten aus nachvollziehbaren Gründen im Regelfall in der Feriensaison ihren Urlaub nehmen. Sie sollten dann mitunter schlicht gegenüber Singles den Vorzug erhalten – wobei gerade Singles oftmals sowieso lieber außerhalb der Feriensaison Urlaub buchen. Versuchen Sie, derartige Aspekte mit einzubeziehen.
Steuern Sie Ihre Personalressourcen und legen Sie Vertretungen fest
Damit in der Urlaubszeit bei den anwesenden Mitarbeitenden kein Chaos losbricht, müssen Sie bei Ihrer Urlaubsplanung zielgerichtet die personellen Ressourcen steuern. Arbeiten beispielsweise normalerweise fünf Designer*innen an diversen Projekten, wird diese Arbeit über zwei Wochen Urlaub nicht plötzlich eine Person allein erledigen können. Versuchen Sie, derartige Engpässe zu vermeiden und schaffen Sie eine Übersicht, wer welche Zuständigkeiten erhält und die Vertretung jeweils erfüllt.
Geben Sie Ihren Mitarbeitenden tatsächlich die Möglichkeit sich zu erholen
Eine durchdachte Urlaubsplanung kann, wie wir nun wissen, viel für Sie leisten. Für Arbeitnehmende genauso. Denken Sie an unsere erwähnte Studie bezüglich des Stress-Levels und der fehlenden Erholung zurück. Versuchen Sie, solch ein Szenario unbedingt zu vermeiden. Man kann nicht einen Arbeitnehmenden in den Urlaub schicken, dann aber feststellen, dass nicht anständig geplant wurde: Nun erhält der Mitarbeitende täglich Mails, die er beantworten muss und noch gestresster zurückkehrt – das ist ein No-Go!
