Der Sommer ist bereits in vollem Gange – und das bedeutet in vielen Unternehmen auch, dass die Urlaubszeit begonnen hat. Zur Urlaubsplanung gehört es auch, den reibungslosen Betrieb sicherzustellen und für die Abwesenheit eine geeignete Urlaubsvertretung im Kollegium zu finden.
Welche Regeln hierbei gelten, was Führungskräfte beachten sollten und weitere Tipps zu diesem Thema erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Urlaubsvertretung meint, dass Kolleg*innen die Kernaufgaben von Mitarbeitenden übernehmen, die sich im Urlaub befinden.
Gesetzliche Grundlagen
- Die Organisation der Vertretung liegt im Weisungsrecht der Arbeitgebenden.
- Eine Urlaubsvertretung ist jedoch nur zumutbar, wenn:
- die Grundregeln des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden (z. B. Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten),
- die übernommene Tätigkeit fachlich zumutbar ist,
- und es sich um eine zeitlich begrenzte Maßnahme handelt – also nicht dauerhaft.
Urlaubsvertretung – Was bedeutet das genau?
Definition – Urlaubsvertretung
Bei einer Urlaubsvertretung übernimmt eine andere Person am Arbeitsplatz die Aufgaben von Kolleg*innen, die sich im Urlaub befinden. Ziel der Urlaubsvertretung ist es, einen reibungslosen Betriebsablauf während der Abwesenheit der betreffenden Person zu gewährleisten.
Urlaubsvertretung bedeutet allerdings nicht, dass die Vertretung die komplette Arbeit der abwesenden Mitarbeitenden übernimmt. Vielmehr sollen die Kernaufgaben bearbeitet werden – beispielsweise besonders wichtige E-Mails beantwortet oder dringende Termine wahrgenommen werden, damit keine wesentlichen Prozesse ins Stocken geraten.
Urlaubsvertretung auf Englisch – Tipp:
Gerade für international agierende Unternehmen oder Betriebe, in denen Englisch die Hauptverkehrssprache ist, lohnt es sich, die passenden englischen Begriffe zu kennen. Gängige Ausdrücke sind z. B. temporary cover, holiday cover (britisch), vacation coverage (amerikanisch), substitute oder replacement.
Urlaubsvertretung organisieren: Wer ist für die Urlaubsvertretung zuständig?
Die Organisation der Vertretung am Arbeitsplatz liegt in der Zuständigkeit der Arbeitgebenden. Grundsätzlich haben Arbeitgebende das sogenannte Direktionsrecht (auch Weisungsrecht genannt).
Das bedeutet: Arbeitgebende haben das Recht, ihren Angestellten auf Grundlage des Arbeitsvertrags im Rahmen ihrer Tätigkeit Weisungen zu erteilen, die die Arbeitnehmenden zu befolgen haben. Mit dem Abschluss eines Arbeitsvertrags verpflichten sich Arbeitnehmende zur Erbringung ihrer Arbeitsleistung.
Auch eine Urlaubsvertretung fällt unter dieses Direktionsrecht – sofern die übertragene Tätigkeit im Rahmen der im Arbeitsvertrag vereinbarten Aufgaben liegt und für die vertretende Person zumutbar ist.
Kolleg*innen, die eine Urlaubsvertretung übernehmen, sollten nicht plötzlich mit Überstunden belastet werden oder völlig erschöpft sein. Gleichzeitig ist es wichtig, dass zumindest die Kernaufgaben übernommen werden, damit die im Urlaub befindliche Person bei ihrer Rückkehr nicht von liegen gebliebenen Projekten überwältigt wird und problemlos an ihre Arbeit anknüpfen kann.
Wer ist für die Urlaubsvertretung geeignet?
Bei der Auswahl einer geeigneten Urlaubsvertretung sollten Vorgesetzte darauf achten, dass es sich um Kolleg*innen handelt, die sich fachlich mit den Aufgaben der abwesenden Person auskennen. Meistens sind das Beschäftigte aus dem gleichen Team.
In einigen Unternehmen – insbesondere in größeren Betrieben – gibt es festgelegte Vertretungspartnerinnen, die regelmäßig einspringen. Das kann sinnvoll sein, da die Vertretung dann eingespielt ist und die Kolleg*innen die Aufgaben und Abläufe bereits kennen.
Urlaubsvertretung: Gesetzliche Regelung
Wie viel Urlaubsvertretung ist zumutbar?
Das Arbeitsrecht kennt keine speziellen gesetzlichen Vorschriften zur Urlaubsvertretung. Die Organisation fällt in den Bereich des Direktionsrechts der Arbeitgebenden. Dabei müssen jedoch alle arbeitsrechtlichen Grundregeln eingehalten werden.
Insbesondere gilt auch während einer Urlaubsvertretung das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Das bedeutet:
- Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich 8 Stunden nicht überschreiten.
- Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden pro Tag ist nur zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.
Außerdem darf die Vertretung nicht zum Dauerzustand werden. Eine dauerhafte Änderung des Aufgabenbereichs ist nur mit einer Änderung des Arbeitsvertrags möglich.
Ist man verpflichtet, eine Urlaubsvertretung zu machen?
Viele Arbeitnehmende fragen sich: Kann ich eine Vertretung ablehnen? Oder müssen sie für Urlauber*innen im Betrieb einspringen?
Grundsätzlich fällt die Organisation der Urlaubsvertretung unter das Weisungsrecht der Vorgesetzten. Das heißt, Mitarbeitende können angewiesen werden, bestimmte Kolleg*innen zu vertreten, sofern dies im Rahmen ihrer Tätigkeit liegt und zumutbar ist.
Unzumutbar wäre beispielsweise eine Vertretung, bei der die betreffende Person Aufgaben aus einem völlig anderen Bereich übernehmen müsste.
Beispiel: Der Arbeitgeber X weist Arbeitnehmer Y an, Mitarbeiter Z, der Marketingmanager im Betrieb, während seiner Abwesenheit zu vertreten. Mitarbeiter Y ist Sekretär in der Buchhaltung, der Chef möchte aber, dass er die Aufgaben des Marketingmanagers übernimmt – also zum Beispiel die Betreuung von Social-Media-Kanälen. Das ist nicht zumutbar, da hierfür völlig andere Kenntnisse erforderlich sind.
Urlaubsvertretung Arztpraxis – gesetzlich geregelt
Es gibt Bereiche im öffentlichen Leben, in denen die Vertretung aufgrund von Urlaub oder Krankheit gesetzlich geregelt ist. Hierzu gehört beispielsweise die Vertretung von Vertragsärzten.
Das Sozialgesetzbuch V (SGB V, § 95) und die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVs) schreiben folgendes für Vertragsärzt*innen vor:
- Sicherstellung der Versorgung
- Anzeige- und Genehmigungspflicht von längeren Abwesenheiten
- Qualifizierte Vertretung unter Einhaltung der Vorgaben der KV
Bei Nichteinhaltung können Sanktionen drohen.
Kurz gesagt: Vertragsärzt*innen sind verpflichtet, ihre Vertretung zu organisieren, damit die Patientenversorgung nicht unterbrochen wird.
Die Urlaubsplanung im Griff mit HR-Software von Factorial + weitere Tipps
Damit die Urlaubszeit und die Urlaubsvertretung ohne Probleme ablaufen und Mitarbeitende nicht unter einer Mehrbelastung leiden, können Vorgesetzte einiges tun.
1. Planung mit HR-Software
Es lohnt sich, eine digitale HR-Software einzusetzen. Mit der HR-Software von Factorial behalten Sie beispielsweise den Überblick über Urlaube im Team.
➤ Überschneidungen werden direkt angezeigt, die verbleibenden Urlaubstage pro Person sind einsehbar – so kann die Urlaubsvertretung frühzeitig geplant und organisiert werden.
➤ Dank der App ist vieles auch mobil und unterwegs möglich.
2. Strukturierte Übergabe vor dem Urlaub
Mitarbeitende, die in den Urlaub gehen, sollten ihren Kolleg*innen, die die Vertretung übernehmen, eine schriftliche Übergabe hinterlassen. Diese sollte folgendes enthalten:
- Wichtige Deadlines
- Anstehende E-Mails oder offene Aufgaben
- Ansprechpartner*innen und ggf. Notfallnummern
- Hinweise zu Abläufen, Tools oder Projekten
3. Technische Vorbereitung der Vertretung
Vor Urlaubsbeginn sollte sichergestellt sein, dass die Vertretung über alle notwendigen:
- Zugangsdaten
- Systemberechtigungen
- Zugänge zu Räumen, E-Mails oder Anwendungen verfügt.
4. Frühzeitige Einarbeitung
Gerade bei wichtigen oder komplexen Positionen ist es sinnvoll, dass die Vertretung bereits vor dem Urlaub bei Meetings oder Terminen dabei ist, um einen besseren Überblick zu bekommen.
5. Rückübergabe nach dem Urlaub
Idealerweise erstellt die Vertretung zum Abschluss eine kurze schriftliche Rückübergabe mit den wichtigsten Eckpunkten, offenen Aufgaben oder Besonderheiten, die während des Urlaubs aufgetreten sind.
6. Vertretung aufteilen, wenn nötig
Wichtig für Vorgesetzte: Ist der Arbeitsaufwand sehr hoch oder die Position besonders anspruchsvoll, kann es sinnvoll sein, die Urlaubsvertretung auf zwei Personen aufzuteilen – das reduziert die Belastung und verbessert die Qualität der Vertretung.
