Die elektronische Erfassung der täglichen Arbeitszeiten wird in vielen Unternehmen bereits seit langer Zeit durchgeführt. Spätestens aber seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht. Viele Unternehmen fragen sich daher in Bezug auf die Zeiterfassung: Was ist erlaubt?
Das Ziel sollte dabei eine korrekte und faire Zeiterfassung für jeden Mitarbeitenden sein. Was also genau erlaubt ist und wovon Unternehmen unbedingt absehen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.
- Grundlegendes zur Arbeitszeiterfassung
- Zeiterfassung DSGVO-konform
- Was genau ist bei der Zeiterfassung erlaubt?
Grundlegendes zur Arbeitszeiterfassung
Grundsätzlich werden bei der Arbeitszeiterfassung die relevanten Daten (wie Beginn und Ende der Arbeitszeit) erhoben, sowie der Name oder die Personalnummer, die der Zuordnung des Mitarbeitenden dient.
Die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden und dienen sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden als Nachweis ihrer erbrachten Stunden, sollte es zu Unstimmigkeiten kommen.
Oft ist die Zeiterfassung aber auch für die Lohnbuchhaltung oder die Führung eines Gleitzeitkontos erforderlich. Deshalb ist eine ausdrückliche Einwilligung zur Erfassung und Verarbeitung der Mitarbeiterdaten zu diesem Zweck nicht erforderlich.
Das bedeutet aber nicht, dass der Mitarbeitende nicht rechtlich geschützt ist. Neben dem Arbeitsrecht gilt für die Zeiterfassung nämlich auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
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Zeiterfassung DSGVO-konform
Die seit Mai 2018 geltende Datenschutz-Grundverordnung der EU hat das zuvor geltende Bundesdatenschutzgesetz abgelöst. Sie enthält wichtige Prinzipien, die den Missbrauch oder die Weitergabe von personenbezogenen Daten, die bei der Erfassung von Arbeitszeiten erhoben werden, verhindern.
Dies sind die Grundsätze der DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten:
- Rechtmäßigkeit & Transparenz: Die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten muss auf freiwilliger Basis erfolgen. Sie muss spezifisch und eindeutig sein. Alle Informationen zur Verarbeitung dieser Daten müssen leicht zugänglich, verständlich und in klarer und einfacher Sprache verfügbar sein.
- Zweckbindung: Die Daten müssen für eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht für andere Zwecke verarbeitet werden.
- Datenminimierung: Es dürfen nur so viele Daten erhoben und verarbeitet werden, wie für den Zweck nötig sind.
- Richtigkeit: Die erhobenen Daten müssen sachlich richtig sein.
- Speicherbegrenzung: Die personenbezogenen Daten müssen so gespeichert werden, dass sie nur so lange genutzt werden können, wie es für den festgelegten Zweck erforderlich ist.
- Integrität & Vertraulichkeit: Es muss eine Sicherheit der persönlichen Daten gewährleistet werden. Das heißt, sie müssen vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung, Verlust und Schädigung geschützt werden.
- Rechenschaftspflicht: Die Datenschutzrichtlinien müssen eingehalten werden und auf Anfrage muss die Einhaltung nachgewiesen werden.
Bei der Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden müssen Sie darauf achten, dass Sie die DSGVO einhalten.
Was genau ist bei der Zeiterfassung erlaubt?
Grundsätzlich ist die Art des Zeiterfassungssystems für Unternehmen frei wählbar. Je nach Betriebsart und Anzahl der Mitarbeitenden kann die Arbeitszeiterfassung in Excel genügen, oder das Unternehmen greift auf eine Zeiterfassungssoftware zurück.
In letzterem ist die Erstellung eines Persönlichkeits- und Bewegungsprofils des Mitarbeitenden allerdings nicht zulässig. Das bedeutet beispielsweise, dass kurze Unterbrechungen der Arbeitszeit für Toilettenbesuche nicht erfasst werden dürfen, da es sich dabei um ein natürliches Bedürfnis handelt.
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Fingerabdruck
Viele digitale Zeiterfassungssysteme bieten das Ein- und Ausstempeln mittels Fingerabdruck des Mitarbeitenden an. Doch können Unternehmen die Erfassung der Fingerabdrücke ohne Weiteres verlangen?
Die Antwort hierfür ist nein. Dieses Urteil hat das ArbG Berlin im August 2019 gefällt. Der Hintergrund war folgender: Ein Mitarbeiter weigerte sich, das Zeiterfassungssystem, das Fingerabdrücke zum Einstempeln verwendet, zu benutzen. Daraufhin hat dieser vom Arbeitgeber eine Abmahnung erhalten und dagegen Klage erhoben.
Das Gericht gab dem Mitarbeiter Recht, da für die Arbeitszeiterfassung keine biometrischen Daten erhoben werden müssen. Das Unternehmen braucht also die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeitenden und musste die Abmahnung aus der Personalakte entfernen.
GPS
Viele Zeiterfassungssysteme bieten ebenfalls ein GPS-Tracking an, was vor allem bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst zum Einsatz kommt. So können Arbeitgebende sehen, von wo aus die Mitarbeitenden ein- oder ausstempeln. Aber auch hier ist Vorsicht geboten.
Diese personenbezogenen Daten unterliegen ebenfalls dem Datenschutzgesetz. Die Erhebung dieser Daten ist nur in Ordnung, wenn sie durch den Mitarbeitenden selbst ausgelöst werden (durch das Ein- oder Ausstempeln), und die Geodaten dürfen nicht einfach den ganzen Tag über getrackt werden. Eine Erhebung von Geodaten zur Geschwindigkeit sind beispielsweise unzulässig.
Für diese Art der Zeiterfassung sollten Arbeitgebende unbedingt mit ihren Mitarbeitenden sprechen und diese aufklären, denn sie muss auf freiwilliger Basis laufen.
Videoüberwachung
Durch eine Videoaufzeichnung der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz könnte zwar genau überprüft werden, was die Angestellten während Ihrer Arbeitszeit machen, allerdings ist eine heimliche Überwachung mit Kameras verboten. Dies stellt nämlich einen erheblichen Einschnitt in die Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitenden dar. Hierzu zählen auch alle anderen unbegründeten und heimlich durchgeführten Kontrollen.
In öffentlichen Räumen, wie zum Beispiel Supermärkten, ist eine Videoüberwachung nur dann zulässig, wenn sie ohne Ton durchgeführt wird und die Mitarbeitenden darauf hingewiesen werden. Dafür muss aber ebenfalls ein berechtigtes Interesse zur Aufzeichnung nachgewiesen werden.
Computerüberwachung
Auch bei der Computerüberwachung gilt: Eine dauerhafte und heimliche Überprüfung der Mitarbeitenden, z. B. über eine spezielle Software, ist nicht erlaubt.
Es gibt allerdings auch Ausnahmen. Wenn der Arbeitsvertrag beispielsweise eine private Internetnutzung am Firmenrechner ausschließt, dann kann eine Überprüfung auf die Einhaltung dieser Bedingungen rechtens sein, zum Beispiel über die Einsicht des Browser-Verlaufs.
Telefonüberwachung
Telefongespräche unterliegen der Vertraulichkeit des Wortes, das bedeutet, dass einer Tonaufzeichnung ausdrücklich von beiden Seiten zugestimmt werden muss. Ein heimliches Abhören ist untersagt und diese Gespräche dürfen dann auch nicht ausgewertet werden, um beispielsweise die Produktivität der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz zu prüfen.
Wenn der oder die Beschäftigte der Datenerhebung zustimmt, kann jede Art der Überprüfung zulässig sein, vorausgesetzt die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmenden werden nicht verletzt. Eine Verhaltenskontrolle über das Zeiterfassungsprogramm ist, ohne Zustimmung der Mitarbeitenden, nicht erlaubt. Heimliche Überwachungen sind in allen Fällen verboten.
Hinweis: Trotz gründlicher Recherche zu unseren Artikeln ersetzen diese keine Rechtsberatung und Sie sollten bei Fragen immer zusätzlich eine*n Jurist*in zurate ziehen.
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