Regelungen zum Überstundenabbau für Arbeitgebende

Überstunden sind in der Arbeitswelt an der Tagesordnung. Nicht immer kann die Arbeit in der vorgegebenen Zeit erledigt werden – Es kommt etwas dazwischen oder ein wichtiger Kundentermin dauert länger als geplant. Grundsätzlich ist es den Beschäftigten erlaubt, in einem gewissen Rahmen Überstunden zu leisten. Sie müssen aber rechtzeitig wieder abgebaut werden. Welche Regeln Arbeitgebende beim Überstundenabbau beachten müssen, wird im folgenden Beitrag erläutert.

Key Facts

1. Überstunden können monetär oder durch Freizeitausgleich abgebaut werden; die Entscheidung darüber liegt bei den Vorgesetzten.
2. Arbeitnehmende, die während eines Freizeitausgleichs erkranken, haben keinen Anspruch diesen nachzuholen.
3. Arbeitgebende müssen die gesetzlichen Höchstgrenzen für die Arbeitszeit gemäß Arbeitszeitgesetz einhalten. Überstunden sollte als Ausnahme und nicht als Regel betrachtet werden, um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen.

• Was sind Überstunden?
• Wie können Beschäftigte Überstunden abbauen?
• Können Vorgesetzte Überstundenabbau anordnen?
• Überstundenabbau: Besondere Situationen
• Überstunden dokumentieren
• Weitere Tipps für Arbeitgebende beim Umgang mit Überstundenabbau

Was sind Überstunden?

Definition – Überstunden

Als Überstunden werden Arbeitsstunden bezeichnet, die über die vertraglich festgelegte Arbeitszeit hinausgehen.

Beispiel: Arbeitnehmer X hat einen Arbeitsvertrag, in dem eine zu leistende Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche festgelegt ist. Das heißt also, er arbeitet bei einer 5-Tage-Woche 8 Stunden täglich. An einem Tag die Woche muss Arbeitnehmer X zur Fertigstellung eines wichtigen Projekts jedoch 2 Stunden länger am Arbeitsplatz bleiben. Diese 2 zusätzlichen Stunden werden als Überstunden bezeichnet.

Mehrarbeit ≠ Überstunden

Rechtlich gesehen gibt es einen Unterschied zwischen dem Begriff der Mehrarbeit und dem der Überstunden. Während Überstunden, die zusätzlichen, über den Arbeitsvertrag hinausgehenden Arbeitsstunden bezeichnen, wird mit Mehrarbeit die Überschreitung der im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) definierten maximalen Arbeitszeit bezeichnet.

Mehrarbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ergibt sich dann, wenn Arbeitnehmende mehr als 8 Stunden am Tag arbeiten.

Arbeitnehmende können also Überstunden leisten, ohne dass die gesetzlich festgelegte Grenze von Mehrarbeit überschritten wird. Dies ist z. B. der Fall, wenn Beschäftigte mit einer regulären Wochenarbeitszeit von 30 Stunden in einer Woche 5 Überstunden leisten. In diesem Fall wird die Grenze nicht überschritten.

Es ist aber möglich, dass Beschäftigte sowohl Überstunden als auch Mehrarbeit leisten. Dies ist immer dann der Fall, wenn Arbeitnehmende auf der Grundlage eines Vertrags mit einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden arbeiten. In diesem Fall ist jede Überschreitung der regulären Arbeitszeit auch Mehrarbeit.

Wichtig: Im Arbeitsrecht gibt es den Begriff Überstunden nicht. Man spricht immer nur von Mehrarbeit.

Was bedeutet nun Überstundenabbau?

Mit Überstundenabbau wird nun der Vorgang bezeichnet, in dem Mitarbeitende die geleisteten Überstunden wieder abbauen, um ihr Arbeitszeitkonto auszugleichen und bei „Null“ zu landen. Ein Überstundenabbau kann in monetärer Form erfolgen, aber auch in Form eines Freizeitausgleichs.

Das ArbZG enthält jedoch nur Regelungen für die normale Vollzeitwoche und keine näheren Angaben zur Vergütung. Daher kann es für Unternehmen sinnvoll sein, eigene Regelungen zu treffen bzw. in den Arbeitsverträgen sehr genaue Regelungen zum Überstundenabbau zu definieren, um Missverständnissen proaktiv vorzubeugen. In vielen Fällen können auch Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge als Grundlage für die Handhabung des Überstundenabbaus dienen.

Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten bei Überstunden und dem Abbau von Überstunden?

Im Arbeitszeitgesetz sind folgende Regelungen zum Abbau von Überstunden zu finden:

Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschritten werden. Ausnahmsweise kann die werktägliche Arbeitszeit auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Wochen oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden.

Die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes gelten für alle Angestellten. Ausgenommen hiervon sind minderjährige Beschäftigte. Für diese hat das Jugendarbeitsschutzgesetz Vorrang.

Weitere Ausnahmen, für die dieses Gesetz nicht gilt, sind in § 18 ArbZG definiert. Diese sind:

• Leitende Angestellte im Sinne § 3 des Betriebsverfassungsschutzgesetzes sowie Chefärzt*innen
• Leitende Angestellte des öffentlichen Dienstes sowie deren Stellvertretung und Angestellte des öffentlichen Dienstes, die befugt sind, selbständig Entscheidungen in Personalangelegenheiten zu treffen.
• Arbeitnehmende, die mit den ihnen anvertrauten Personen in einem gemeinsamen Haushalt leben und für deren Erziehung, Pflege oder Betreuung eigenverantwortlich sorgen (z. B. eine 24-Stunden-Assistenz).
• Arbeiten im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften.

Ausführliche Informationen zum Arbeitszeitgesetz finden Sie auch in unserem Artikel zum Thema.

Wie können Beschäftigte Überstunden abbauen?

Grundsätzlich können Überstunden in monetärer Form oder als Ersatz für die geleisteten zusätzlichen Arbeitsstunden in Form von Freizeitausgleich (auch Überstunden abfeiern oder abbummeln genannt) ausgeglichen werden.

Diesbezüglich müssen Unternehmen allerdings einige Regeln beachten:

• Werden Überstunden mit einem finanziellen Ersatz ausgeglichen, ist der Stundenlohn die Grundlage für die Berechnung. Wie die Berechnung genau erfolgt, erläutern wir ausführlich in unserem Blogartikel zum Thema Überstunden auszahlen.Tipp: Werden Überstunden ausbezahlt, sind sie Teil des regulären Gehalts und werden damit auch versteuert. Für Beschäftigte, die viele Überstunden machen, steigt somit auch die Steuerlast.
• Werden Überstunden in Form von Freizeitausgleich ausgeglichen, so werden exakt so viele Stunden ausgeglichen, wie auch angesammelt wurden. Welche Form des Überstundenabbaus gewählt wird, obliegt dem Arbeitgebenden.Wichtig: Diese Regelungen gelten allerdings nur für Überstunden. Arbeitgebende müssen trotzdem die gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeit pro Tag beachten. Es ist also nicht erlaubt, Beschäftigte täglich über einen Zeitraum von 24 Wochen hinweg im Durchschnitt mehr als 10 Stunden täglich arbeiten zu lassen und dieses dann in Form von Geld auszugleichen.

Können Vorgesetzte Überstundenabbau anordnen?

Rechte der Arbeitgebenden bei der Anordnung von Überstunden und dem Abbau dieser

Überstunden sowie Überstundenabbau dürfen nicht wahllos von den Vorgesetzten angewiesen werden. Zu beachten ist hier:

• Arbeitgebende dürfen Überstunden nur dann anordnen, wenn es im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in Betriebsvereinbarungen eine entsprechende Regelung dazu gibt. Arbeitgebende können also nicht grundsätzlich einen Anspruch auf das Ableisten von Überstunden stellen. Das Weisungsrecht der Vorgesetzten reicht hierfür nicht aus. Enthalten die oben genannten Verträge allerdings Klauseln zu Überstunden, so sind die Angestellten, da sie den Vertrag mit ihrer Unterschrift akzeptiert haben, verpflichtet, Überstunden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu leisten.
• Arbeitgebende dürfen außerdem bestimmen, in welcher Form der Überstundenabbau erfolgen soll.
• Die Vorgesetzten können auch den Zeitpunkt des Überstundenabbaus bestimmen. Häufig wird dies auf einen Zeitpunkt gelegt, an dem weniger Arbeit anfällt und der Abbau günstig liegt und ohne größere Probleme möglich ist.

Wichtig: Gleichzeitig können auch Beschäftigte nicht einfach Überstunden leisten und von den Vorgesetzten einen Ausgleich verlangen. Überstunden sind nur dann als solche anzuerkennen, wenn Arbeitgebende diese anordnen bzw. diese stillschweigend dulden.

Außerdem: Ist im Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, so hat dieser nach § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes Mitbestimmungsrechte, was Überstunden und deren Abbau angeht.

Ankündigungsfrist Überstundenabbau

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die die Arbeitgebenden verpflichtet, den Überstundenabbau innerhalb einer bestimmten Frist anzukündigen. In der Praxis wird dies jedoch in der Regel zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden häufig einvernehmlich besprochen und vereinbart.

Hinweis: Überstunden können grundsätzlich nicht verfallen. Allerdings verjähren die Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nach fünf Jahren.

Überstundenabbau: Besondere Situationen

Es gibt einige spezielle Situationen, da wissen sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende nicht genau, welche Regelungen zum Überstundenabbau nun gelten. Das ist insbesondere im Falle von Krankheit und einer Kündigung der Fall. Schauen wir uns beide Szenarien im Folgenden also genauer an.

Krank während des Freizeitausgleichs?

Was passiert also, wenn Beschäftigte beim Überstundenabbau krank werden? Im Gegensatz zum Urlaub, der bei einer Erkrankung nachgeholt werden kann, gilt dieses Recht für den Freizeitausgleich nicht. Angestellte, die während des Freizeitausgleichs erkranken, haben keinen Anspruch, diesen nachzuholen. Der Anspruch verfällt also.

Überstundenabbau bei Kündigung

Gängige Praxis ist es, dass Arbeitnehmende ihre angesammelten Überstunden noch vor dem Kündigungszeitpunkt abfeiern. Unter bestimmten Umständen kann dies nicht immer möglich sein. In diesem Fall müssen die Überstunden finanziell ausgeglichen werden.

Überstunden dokumentieren

Um den Überblick über die angesammelten Überstunden Ihrer Beschäftigten nicht zu verlieren und auch einen korrekten Umgang mit dem Abbau von Überstunden zu finden, können digitale HR-Tools Sie kompetent unterstützen.

Bei Factorial können Sie beispielsweise ganz einfach über die Zeiterfassung-App entscheiden, ob Ihre Mitarbeitenden per Freizeitausgleich oder per Lohnzuschlag die Überstunden abbauen sollen. Haben Sie diese Funktion einmal in der App aktiviert, kümmert sich das Tool von selbst um die Berechnung. Probieren Sie es selbst aus!

Weitere Tipps für Arbeitgebende beim Umgang mit Überstundenabbau

Überstunden als Ausnahme: Insgesamt gilt, dass Überstunden nicht die Regel, sondern die Ausnahme auf der Arbeit sein sollten. Die ständige Überschreitung der Regelarbeitszeit stellt für Beschäftigte eine hohe Belastung dar, die gesundheitliche Langzeitfolgen mit sich bringen (Burn-out z. B.).

Beachtung der rechtlichen Höchstgrenzen: Darüber hinaus sollten Arbeitgebende stets die gesetzlichen Höchstgrenzen für die Arbeitszeit einhalten. Verstöße können schwerwiegende Folgen haben.

Achtung der Privatsphäre der Beschäftigten: Die Work-Life-Balance und das Privatleben Ihrer Angestellten sollte berücksichtig und respektiert werden. Menschen leben nicht bloß für die Arbeit. Beschäftigte, die eine angemessene Work-Life-Balance haben sind weitaus zufriedener mit ihrem Job – und das bedeutet auch, dass ihre Leistungen auf Arbeit besser sind.

Transparenz: Transparenz beim Abbau von Überstunden ist das A und O. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, um eine gemeinsame Lösung zu finden, die für alle in Ordnung ist. Vielleicht ist es sinnvoll, den Abbau der Überstunden direkt vor oder nach dem Urlaub der Beschäftigten zu legen. Die Bedürfnisse sind individuell und eine gute Kommunikation ist der beste Weg, um beiden Seiten gerecht zu werden.

Personalplanung: Laut einer Kofa-Studie herrscht in 6 von 10 der befragten Unternehmen Personalmangel. Dieser Mangel führt regelmäßig zu einer Überlastung des übrigen Personals, das unter der Belastung leidet, was sich negativ auf die Leistungsfähigkeit und das Betriebsklima auswirkt. So führt eine schlechte Personalplanung nicht selten zu unnötigen Überstunden, die am Ende niemandem helfen.

Laut Studie muss die Hälfte der Mitarbeitenden manchmal Überstunden leisten, rund 70 Prozent sogar häufig.

Eine gute Personalplanung hilft also, das Ansammeln von Überstunden überhaupt erst vorzubeugen.

Regelungen festlegen: Je genauer Sie in Ihrem Betrieb die Regeln für Überstunden und deren Abbau festgelegt haben, desto besser. So wissen alle Beteiligten von vornherein, woran sie sind und worauf sie sich berufen können.