Es ist nicht immer möglich, die ganze Arbeit in der vertraglich oder gesetzlich vorgeschriebenen Zeit zu erledigen. Auftragsspitzen oder Personalausfälle können dazu führen, dass einzelne Mitarbeitende ausnahmsweise mehr arbeiten müssen. Für den Abbau dieser zusätzlich geleisteten Stunden, ob Mehrarbeit oder Überstunden, gibt es sehr genaue Regelungen. Eine Möglichkeit ist der Zeitausgleich. Im Folgenden erklären wir Ihnen alles Wichtige zu diesem Thema.
Key Facts
- Zeitausgleich bedeutet, dass Überstunden nicht durch Geld, sondern durch Freizeit ausgeglichen werden.
- Mehrarbeit muss durch weniger Arbeit ausgeglichen werden. Ob Überstunden in Form von Geld oder Freizeit abgebaut werden, hängt vom individuellen Fall ab.
- Auch in Österreich und der Schweiz müssen Überstunden ausgeglichen werden – Hier liegen die Höchstarbeitszeiten allerdings viel höher als in Deutschland.
- Was versteht man unter Zeitausgleich?
- Das Arbeitszeitgesetz
- Überstunden und Mehrarbeit – Was ist der Unterschied?
- Zeitausgleich von Überstunden – Regelungen und Voraussetzungen
- Arbeitsrecht – Zeitausgleich im DACH-Raum
- Was ist besser: Freizeit- oder Zeitausgleich?
- Tipp: Zeitausgleich – Verwaltung der Arbeitszeit
Was versteht man unter Zeitausgleich?
Zeitausgleich bedeutet, dass Überstunden nicht durch Geld ausgeglichen werden, sondern durch Freizeit.
Bevor wir uns den Zeitausgleich genauer anschauen, wollen wir uns zunächst mit den wichtigsten Begrifflichkeiten rund um das Thema vertraut machen.
Hinweis: Der Zeitausgleich wird auch häufig Arbeitszeitausgleich oder Freizeitausgleich genannt.
Das Arbeitszeitgesetz
Das Arbeitszeitgesetz regelt in Deutschland ganz genau, wie viel Arbeitnehmende höchstens pro Woche arbeiten dürfen. Dabei gilt grundsätzlich eine Höchstarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag. Diese dürfen auf bis zu 10 Stunden pro Woche überschritten werden, wenn innerhalb von 6 Monaten bzw. 24 Kalenderwochen durchschnittlich höchstens acht Stunden gearbeitet werden. Die Überschreitung der Höchstarbeitszeit, die sogenannte Mehrarbeit, muss also in diesem Zeitraum wieder ausgeglichen werden.
Tipp: Ausführlichere Informationen zu weiteren Regelungen des Arbeitszeitgesetzes finden Sie in unserem Blog zum Thema.
Überstunden und Mehrarbeit – Was ist der Unterschied?
Das Arbeitszeitgesetz kennt keine Überstunden, sondern nur den Begriff Mehrarbeit. Mehrarbeit laut Gesetz bezeichnet die Überschreitung der Höchstarbeitszeit von täglich acht Stunden. Überstunden hingegen bezeichnet die Überschreitung der im individuellen Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitsstunden.
Um den Unterschied zwischen beiden Begriffen zu verstehen, hilft die Verdeutlichung an einem Beispiel.
Arbeitnehmer X arbeitet in Vollzeit, Montag bis Freitag acht Stunden am Tag. Wegen der bevorstehenden Weihnachtssaison verlängert der Arbeitgeber Y die Öffnungszeiten des Geschäfts. Die Mitarbeitenden müssen für zwei Wochen vorübergehend 1 Stunde mehr pro Tag arbeiten.
In diesem Fall leistet Arbeitnehmer X sowohl Mehrarbeit als auch Überstunden. Zum einen wird die gesetzliche festgeschriebene tägliche Höchstarbeitszeit überschritten und zum anderen aber auch seine individuelle im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeit.
Nehmen wir ein anderes Beispiel: Mitarbeiterin X arbeitet im gleichen Unternehmen. Laut Vertrag arbeitet sie jedoch nur 25 Stunden pro Woche. Die angeordnete Mehrarbeit von einer Stunde pro Tag für zwei Wochen führt daher in ihrem Fall nicht zu einer Überschreitung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit. Mitarbeiterin X leistet Überstunden.
Hinweis: Laut Statistischem Bundesamt haben im Jahr 2023 4,6 Millionen Erwerbstätige Überstunden gemacht. Das sind 12 Prozent aller Erwerbstätigen. Im Jahr 2022 lag diese Zahl noch bei 8 Prozent.
Ausgleich durch Geld – Was bedeutet das?
Überstunden können auch in monetärer Form ausgeglichen werden. In diesem Fall werden die angesammelten Überstunden durch einen finanziellen Ausgleich abgegolten. Wie die Berechnung genau erfolgt, haben wir in unserem Blogartikel zur Abgeltung von Überstunden für Sie zusammengefasst.
Grundsätzlich gilt aber, dass es keine einheitliche Regelung dazu gibt, ob Überstunden in Form von Freizeit oder in monetärer Form ausgeglichen werden sollen. Das hängt vom individuellen Fall ab.
Wir können lediglich darauf hinweisen, dass in der Regel ein Ausgleich in Form von Freizeit für Beschäftigte vorteilhafter ist. Denn werden Überstunden ausbezahlt, erhöht sich auch das Einkommen der Beschäftigten und damit auch ihre Steuerlast.
Wenn Sie jedoch mit Ihren Arbeitnehmenden eine Vereinbarung über den Abbau von Überstunden in monetärer Form getroffen haben, können Sie diese Vergütung ganz einfach mit der Software von Factorial verwalten. Mit dem Tool von Factorial können Sie genaue Regeln für die Vergütung von Überstunden festlegen. Factorial berechnet die Vergütung auf dieser Grundlage automatisch.
Hinweis für Arbeitnehmende:
Schauen Sie sich Ihren individuellen Arbeitsvertrag genau an. In manchen Berufen oder Positionen kann es auch sein, dass gar keine Überstunden als solche existieren. Stattdessen sind diese bereits mit dem Gehalt abgegolten.
Tipps für Arbeitgebende:
Sprechen Sie vor der Einstellung mit Ihren Mitarbeitenden darüber, was Sie bevorzugen. Eventuell können die Regelungen zum Abbau von Überstunden flexibel angepasst werden. Arbeitnehmende haben unterschiedliche Bedürfnisse. Vielleicht befindet sich Arbeitnehmer X gerade in einer Phase, in der er Zeit mit der Familie verbringen möchte und findet es daher besser, wenn er die Überstunden in Form von Freizeit abbaut. Arbeitnehmerin Z hingegen spart auf eine große Anschaffung. Ihr passt es besser, die Überstunden mit Geld abzugelten.
Zeitausgleich von Überstunden – Regelungen und Voraussetzungen
Voraussetzungen:
Zu beachten ist, dass Überstunden nur dann als solche zählen, wenn sie von den Vorgesetzten angeordnet oder zumindest genehmigt wurden. Nicht angeordnete Überstunden zählen nicht. Nur angeordnete Überstunden können also von den Beschäftigten überhaupt nicht abgebaut werden – in welcher Form auch immer.
In einigen Positionen und Berufen ist kein Überstundenausgleich vorgesehen. Dies muss jedoch in Einzelverträgen oder in bestimmten Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen festgelegt sein. Solche Regelungen, bei denen die Überstunden bereits mit dem Gehalt abgegolten sind, finden sich häufig in höheren Führungspositionen, z. B. bei Ärzt*innen.
Anspruch auf Zeitausgleich
Grundsätzlich sieht das Gesetz vor, dass geleistete Mehrarbeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeglichen werden muss, damit die durchschnittliche tägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden innerhalb von 24 Kalenderwochen oder 6 Monaten nicht überschritten wird (§ 3 ArbZG).
Das Gesetz enthält jedoch keine Regelung für Überstunden. Der Anspruch richtet sich daher nach den individuellen Arbeits- und Tarifverträgen sowie Betriebsvereinbarungen.
Sonderfälle: Was gilt bei Nachtarbeit, Feiertagen und Sonntagen?
Hier gilt Folgendes:
Bei Nachtarbeit muss der Freizeitausgleich bereits innerhalb von 4 Wochen erfolgen.
Für Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist jeweils ein Ausgleichstag vorgesehen: Bei Sonntagsarbeit muss dieser spätestens innerhalb von 2 Wochen erfolgen, bei Arbeit an Feiertagen, die auf einen Werktag fallen, innerhalb von 8 Wochen.
Wann verfällt der Anspruch auf Freizeitausgleich?
Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Es ist jedoch stets zu beachten, dass in Einzelverträgen oder auch Betriebsvereinbarungen kürzere Verfallsfristen vereinbart werden können,
Gerade in Bezug auf Überstunden und deren Abbau ist es daher sowohl für die Arbeitgebenden als auch für die Arbeitnehmenden wichtig, immer genau in die Verträge zu schauen und diese Dinge am besten auch schon vor Vertragsabschluss miteinander zu besprechen.
Zeitausgleich und Urlaub
Das Bundesurlaubsgesetz in Deutschland legt klar fest, dass der Urlaub der Erholung dient und nicht einfach ein Ausgleich für geleistete Überstunden ist. Arbeitnehmende in Deutschland haben bei einer 6-Tage-Woche einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von 24 Tagen pro Jahr. Bei einer 5-Tage-Woche sind es 20 Tage. Diesen Urlaubsanspruch haben alle Arbeitnehmenden in Deutschland. Der Abbau von Überstunden ändert also nichts am Urlaubsanspruch.
Zeitausgleich bei Krankheit
Was passiert, wenn Arbeitnehmende krank während des Zeitausgleichs sind?
Nach aktueller Rechtsprechung gelten Überstunden auch dann als abgegolten, wenn Beschäftigte während des Zeitausgleichs krank werden. Anders verhält es sich beim Urlaub. Erkranken Beschäftigte während ihres Urlaubs und lassen sich ordnungsgemäß mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krankschreiben, verlieren sie die Urlaubstage nicht, sondern können sie später nachholen.
Arbeitsrecht – Zeitausgleich im DACH-Raum
Werfen wir nun einen Blick auf die Regelungen in den beiden weiteren Ländern des DACH-Raums, Österreich und die Schweiz. Was gilt hier in Bezug auf den Zeitausgleich?
Welche Bestimmungen zum Zeitausgleich gelten in Österreich?
Auch in Österreich gilt eine Normalarbeitszeit von 8 Stunden am Tag. Allerdings gibt es hier viele Ausnahmen. So ist eine tägliche Normalarbeitszeit von bis zu 9 Stunden zulässig, wenn dadurch eine längere Wochen- oder Wochenendruhe, z. B. ein „kurzer Freitag“, ermöglicht wird.
Bei der Einarbeitung von Fenstertagen (Brückentage) kann die tägliche Normalarbeitszeit über einen Zeitraum von 13 Wochen sogar auf bis zu 10 Stunden ausgedehnt werden.
In Fällen wie der Vereinbarung eines Durchrechnungszeitraums, bei Arbeitsbereitschaft oder bei Gleitzeitvereinbarungen kann die wöchentliche Normalarbeitszeit zudem 40 Stunden überschreiten.
Bezüglich der Überstunden gilt:
Bei gesteigertem Arbeitsaufkommen sind bis zu 20 Überstunden pro Woche erlaubt. Dabei darf die tägliche Arbeitszeit maximal 12 Stunden und die wöchentliche Arbeitszeit höchstens 60 Stunden betragen, einschließlich der Überstunden.
Im Durchschnitt über einen Zeitraum von 17 Wochen darf die wöchentliche Arbeitszeit jedoch 48 Stunden nicht überschreiten.
Eine Überschreitung der 12- bzw. 60-Stunden-Grenze ist nur in Ausnahmefällen möglich.
Abbau in monetärer Form
Überstunden werden mit einem Zuschlag von mindestens 50 %, Mehrarbeitsstunden mit einem Zuschlag von 25 % auf den normalen Stundenlohn vergütet.
Zeitausgleich
Hier gibt es klare Regeln: Für jede Überstunde erhalten Arbeitnehmende 1,5 bis 2 Stunden Freizeit. Der Zeitausgleich kann schriftlich oder mündlich vereinbart werden, auch kurzfristig vor dem Abbau der Überstunden.
Der 1:1-Abbau ist in Österreich verboten. Außerdem gilt grundsätzlich, dass Überstunden bezahlt werden sollten. Einen Zeitausgleich erhalten Beschäftigte nur, wenn sie diesen vereinbart haben. Es ist allerdings auch eine Kombination aus beiden möglich.
Und was gilt in der Schweiz bezüglich des Zeitausgleichs?
In der Schweiz gelten viel höhere Höchstarbeitszeiten als in Deutschland und Österreich. Als wöchentliche Höchstarbeitszeiten gelten hier:
- 45 Stunden: Für Arbeitnehmende in industriellen Betrieben, Büropersonal, technische Angestellte sowie Verkaufspersonal in Großbetrieben des Einzelhandels.
- 50 Stunden: Für alle anderen Arbeitnehmenden.
Grundsätzlich gilt auch hier, dass Überstunden zunächst in monetärer Form abgegolten werden sollten. Sie müssen mit einem Lohnzuschlag von 25 % entschädigt werden. Ein Freizeitausgleich kann nur durch eine Zustimmung der Arbeitgebenden erfolgen. Es muss eine Vereinbarung vorliegen.
Bei Überzeit (also die Überschreitung der Höchstarbeitszeit) ist ebenfalls ein Lohnzuschlag von mindestens 25 % zu zahlen. Auch ein Abbau in Form von Freizeit ist möglich. In diesem Fall muss die Freizeit von gleicher Dauer entweder innerhalb von 14 Wochen oder innerhalb eines individuell vereinbarten Zeitraums, der 12 Monate nicht überschreiten darf, genommen werden.
Hinweis: Für Büroangestellte und bestimmte andere Arbeitnehmergruppen besteht für die ersten 60 Überstunden überhaupt kein Anspruch auf einen Zuschlag.
Was ist besser: Freizeit- oder Zeitausgleich?
Beides kann sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende Vor- und Nachteile haben.
Gerade für Beschäftigte sind die Vor- und Nachteile davon abhängig, was für sie persönlich besser ist – Freizeit- oder Zeitausgleich. So kann ein Freizeitausgleich eine gute Möglichkeit sein, mehr Zeit mit Familie und Freund*innen zu verbringen oder auch mal einen Tag unter der Woche außerhalb der Hauptverkehrszeiten zu haben. Ein solcher Freizeitausgleich ermöglicht den Arbeitnehmenden also ein gewisses Maß an Flexibilität.
Vorteilhaft für die Arbeitgebenden ist, dass sie keine zusätzlichen Lohnnebenkosten haben und mitunter von einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit profitieren. Für Arbeitnehmende erhöht sich die Steuerlast auch nicht. Allerdings kann bei häufigem Freizeitausgleich die Arbeitsplanung für Vorgesetzte schwieriger werden, wenn ständig Mitarbeitende fehlen.
Der Zeitausgleich bringt den Arbeitnehmenden zunächst mehr Geld. Dieses müssen sie aber auch zusätzlich versteuern. Zudem fällt beim Zeitausgleich die Erholungszeit weg. Beim Zeitausgleich fallen die Mitarbeitenden jedoch nicht aus. Die Planbarkeit und der Betriebsablauf bleiben erhalten.
Tipp: Zeitausgleich – Verwaltung der Arbeitszeit
Das Wichtigste für den richtigen Umgang mit Überstunden ist zunächst die korrekte Erfassung der An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden. Vermeiden Sie Papierchaos und manuelle Zeiterfassung. Digitale Tools machen Ihnen das Leben erheblich leichter, wenn Sie die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden digitalisieren.
So ermöglicht Factorial die einfache Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Schichten und spart so mehr als 30 Stunden manuelle Arbeit pro Monat. Zeit, die Sie für etwas anderes nutzen könnten.
Funktionen, die im Tool u. a. enthalten sind:
- Automatisierte Zeiterfassung
- flexible Schichtplanung
- papierloses Abwesenheitsmanagement
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben mit Benachrichtigungen
- Arbeitnehmende können Arbeitszeiten per Computer, App oder QR-Code erfassen und Abwesenheiten mit einem Klick beantragen.
