Aufhebungsvertrag: Das sollten Sie wissen

Wenn Unternehmen wachsen, aktualisieren die Personalabteilungen ständig die Unternehmensrichtlinien, um die vorhandenen Talente weiterzubilden. In einigen Fällen kann es jedoch vorkommen, dass bestimmte Mitarbeiter*innen nicht mehr so gut zum Unternehmen passen. Was können Sie in diesem Fall machen? Als Unternehmen besteht immer die Möglichkeit, dass Sie Ihren Mitarbeiter*innen einen Aufhebungsvertrag anbieten.

In diesem Artikel informieren wir Sie über Wirksamkeit, Vor- und Nachteile und geben Ihnen eine Vorlage für einen Aufhebungsvertrag mit an die Hand.

• Was ist ein Aufhebungsvertrag?
• Wann ist ein Aufhebungsvertrag wirksam?
• Worauf müssen Unternehmen achten?
• Welche Sonderregelungen können gelten?
• Formulierungsbeispiele für einen Aufhebungsvertrag
• Aufhebungsvertrag und Arbeitslosengeld
• Versteuerung – Darauf sollten Sie achten
• Aufhebungsvertrag Muster

Was ist ein Aufhebungsvertrag?

Ein Aufhebungsvertrag stellt eine Alternative zur Kündigung dar, um das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in zu beenden. Manchmal ist eine ordentliche Kündigung schlichtweg nicht möglich, beispielsweise aufgrund eines Sonderkündigungsschutzes.

Es kann auch vorkommen, dass eine betriebsbedingte Kündigung erfolglos wäre. Deshalb können Sie als Unternehmen mit dieser Art von Vertrag an Mitarbeiter*innen herantreten.

Unterschied Aufhebungsvertrag und Kündigung

Haben Sie sich auch schon gefragt, was eigentlich der Unterschied zwischen einem Aufhebungsvertrag und einer Kündigung ist? Bezüglich verschiedener Aspekte gelten ganz unterschiedliche Regelungen:

• Einverständnis: Im Gegensatz zu einer Kündigung, sind im Fall des Aufhebungsvertrages beide Parteien mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einverstanden.
• Betriebsrat: Bei einem Aufhebungsvertrag muss im Gegensatz zu einer Kündigung der Betriebsrat nicht involviert werden.
• Abfindung: Ein gesetzlicher Anspruch ist nur bei einer Kündigung möglich, bei einem Aufhebungsvertrag muss diese verhandelt werden.
• Kündigungsschutzvorschriften: Diese müssen bei einer Kündigung berücksichtigt werden, bei dem Aufhebungsvertrag müssen keine besonderen Regelungen eingehalten werden.
• Kündigungsfristen: Müssen nur bei einer Kündigung eingehalten werden.

Wann ist ein Aufhebungsvertrag wirksam?

Können Aufhebungsverträge auch mündlich formuliert werden? Und welche anderen Regelungen müssen Unternehmen einhalten, damit der Vertrag wirksam ist?

Im Gegensatz zu einer Kündigung sind in diesem Fall beide Parteien mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einverstanden. Eine gesetzliche Vorgabe ist gemäß §623 BGB die Schriftform. Wie bei einer Kündigung gilt auch hier, dass nur die eigenhändige Unterschrift auf einem Blatt Papier zählt. Aufhebungsverträge per E-Mail, Fax oder SMS sind nicht wirksam.

Achten Sie als Arbeitgeber*in beim Abschluss eines Aufhebungsvertrags außerdem darauf, dass Sie Mitarbeiter*innen eine Bedenkzeit geben. Laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Az. 2 AZR 412/91, 1992) ist ein Aufhebungsvertrag sonst unwirksam.

Es gilt das Gebot fairen Verhandelns. Eine Verhandlungssituation kann demnach gegen das Gebot fairen Verhandelns verstoßen, wenn eine psychische Drucksituation aufgebaut wird, die den Vertragspartnern Entscheidungen erschwert oder eine freie Entscheidung unmöglich macht. Oft ist dies aber vor Gericht nicht nachweisbar.

Ein Aufhebungsvertrag kann in einigen Fällen widerrufen werden. Beispielsweise aufgrund von einem Irrtum gemäß §119 BGB. Das bedeutet, dem Arbeitnehmer*innen könnte inhaltlich nicht klar sein, welche Art von Vertrag er unterschreibt. Kommunizieren Sie deutlich und transparent, dass es sich um einen Aufhebungsvertrag handelt. Klären Sie offene Fragen und vermeiden Sie Missverständnisse.

Wann ist ein Aufhebungsvertrag sinnvoll?

Was bedeutet es, wenn ein solcher Vertrag dem Arbeitnehmer in Aussicht gestellt wird? Ein Aufhebungsvertrag sorgt dafür, dass ein Arbeitsverhältnis mit Einverständnis beider Parteien wirksam beendet wird. Diese Art von Auflösung des Arbeitsverhältnisses hat sowohl für Arbeitgeber*innen als auch für Arbeitnehmer*innen einige Vorteile:

Welche Nachteile hat ein Aufhebungsvertrag?

Aufhebungsverträge haben allerdings nicht nur Vor-, sondern auch die folgenden Nachteile:

Worauf müssen Unternehmen achten?

Für einen Aufhebungsvertrag gibt es keine inhaltlich rechtlichen Vorgaben. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass einige Aspekte im Vertrag enthalten sind. Dies ist für beide Seiten von Interesse. Im Vertrag sollten die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Wann soll das Arbeitsverhältnis enden?
• Welchen wichtigen Grund gibt es für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses? Beispielsweise könnte das Arbeitsverhältnis auf Wunsch des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers enden, oder aus betriebsbedingten Gründen.
• Wird der oder die Angestellte freigestellt? Bestimmen Sie, ob Angestellte von der Arbeit freigestellt werden oder bis zu einem gewissen Zeitpunkt weiterarbeiten.
• Welche Regelungen gelten bzgl. Urlaub? Sollte der Beendigungszeitpunkt zwischen dem 1. Juli und 31. Dezember liegen, können Angestellte den ganzen Jahresurlaub beanspruchen.
• Welche Regelung gilt bzgl. Gehaltsfortzahlung? Dazu gehören beispielsweise auch Urlaubsgelder, Überstundenauszahlung etc.
• Wird eine Abfindung gezahlt? Die Zahlung einer Abfindung ist grundsätzlich keine Pflicht. Bedenken Sie allerdings, dass ihre Angestellten unter Umständen Kündigungsschutz haben. Somit könnte es sein, dass eine ordentliche Kündigung nicht durchgeht. Kalkulieren Sie die möglichen Kosten und bestimmen Sie dann die Höhe der Abfindung.
• Wann wird Firmeneigentum (Laptop, Dienstwagen, Handy, Schlüssel, etc.) zurückgegeben? Listen Sie die firmeneigenen Artikel auf und geben Sie ein Datum für die Rückgabe an.
• Wann wird ein qualifiziertes Arbeitszeugnis übergeben? Legen Sie in diesem Zuge auch die Note für das Arbeitszeugnis fest.

Vergessen Sie nicht, dass Sie als Arbeitgeber*in gegenüber Mitarbeiter*innen eine Informationspflicht haben. Sie müssen Angestellte beispielsweise darauf hinweisen, sich bei der Agentur für Arbeit zu melden. Außerdem können Sie eine Verschwiegenheitsvereinbarung und eine Ausgleichsklausel in den Aufhebungsvertrag mit hereinnehmen.

Holen Sie sich auf jeden Fall die rechtliche Unterstützung eines Anwalts für Arbeitsrecht dazu, damit Sie auf der sicheren Seite sind. Dieser kann besonders auf die korrekte Form und Durchführung von Aufhebungsvertrag und -verhandlung achten, damit sich sowohl Unternehmen als auch Angestellte sicher fühlen und der Vertrag nicht im Nachhinein angefochten wird.

Welche Sonderregelungen können gelten?

In manchen Fällen, wie der Krankheit eines Angestellten, kann es kompliziert sein, einen Aufhebungsvertrag zu veranlassen. Auch wenn sich Mitarbeiter*innen noch in der Probezeit oder in der Ausbildung befinden, muss einiges beachtet werden.

Probezeit

Aber wie kann es überhaupt dazu kommen, dass sich Unternehmen und Beschäftigte in der Probezeit auf einen Aufhebungsvertrag einigen? Vielleicht fragen Sie sich, wie es dazu kommen kann, wenn die Probezeit sowieso nur bei maximal 6 Monaten liegt.

Wenn sich Manager*innen bzgl. der Fähigkeiten der Angestellten noch nicht so sicher sind, kann die Probezeit durch den Aufhebungsvertrag noch etwas verlängert werden. Beide Seiten können dann noch einmal in Ruhe schauen, ob es beidseitig passt. Konkret handelt es sich bei dieser Sonderregelung um einen Aufhebungsvertrag mit Auslauffrist. Dieser endet dann zu einem vorher bereits festgelegten Termin nach Ende der Probezeit.

Ausbildung

Ihre Auszubildenden fühlen sich nicht wohl oder bringen nicht die Leistungen, die Sie sich erhoffen? Auch im Rahmen der Ausbildung besteht die Möglichkeit, einen Aufhebungsvertrag zu veranlassen. Dadurch müssen keinerlei Kündigungsfristen eingehalten werden und für den Auszubildenden wirkt es sich positiv aus, wenn andernfalls eine außerordentliche Kündigung drohen würde.

Der Auszubildende sollte sich darauf allerdings nicht einlassen, wenn er die Ausbildung nicht aufgeben möchte und ihm keine Fehler während der Ausbildungszeit unterlaufen sind.

Krankheit

Für Unternehmen haben krankheitsbedingte Aufhebungsverträge die folgenden Vorteile:

• Er ist kostengünstiger als einen Beschäftigten zu entlassen
• Es bedarf keinerlei Anhörung durch den Betriebsrat
• Wenn Arbeitgeber einem Aufhebungsvertrag zustimmen, hat das für die Beschäftigten den Vorteil, dass sie schneller in ein neues Unternehmen wechseln können.

Bei Krankheiten kann der Aufhebungsvertrag aber auch negative Konsequenzen für Arbeitnehmer*innen nach sich ziehen, da während der Sperrzeit auch das Krankengeld ruhen kann.

Wenn der Arbeitgeber aufgrund einer Krankheit mit einem Aufhebungsvertrag an den Mitarbeiter herangetreten ist, hat dieser einen Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung von 6 Wochen. Andernfalls haben Mitarbeiter*innen nur einen Anspruch auf das Krankengeld.

Und: Eine Abfindung rechnet sich nicht auf das Krankengeld an.

Formulierungsbeispiele für einen Aufhebungsvertrag

Es ist immer besser, „zu viel“ in einem Vertrag festzuhalten, als etwas Wichtiges zu vergessen. Wir geben Ihnen einige Formulierungsbeispiele mit an die Hand:

• Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Hiermit heben die beiden Parteien das bestehende Arbeitsverhältnis vom XX.XX.20XX sowie alle anderen Zusatzvereinbarungen zum XX.XX.20XX auf. 
• Freistellung & Gehaltsfortzahlung: Der Arbeitnehmer wird vom Arbeitgeber ab dem XX.XX.20XX bis zum Beendigungszeitpunkt von der Arbeit freigestellt. Bis zum Beendigungszeitpunkt erhält der Arbeitnehmer sein monatliches Gehalt in Höhe von X EUR brutto. Darüber hinaus bestehen keine weiteren Zahlungsansprüche.
• Abfindung: Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer als Ausgleich für den Verlust des Arbeitsplatzes eine Abfindung in Höhe von X EUR brutto. Diese wird gemeinsam mit der letzten Gehaltsabrechnung ausbezahlt.
• Rückgabe von Firmeneigentum: Der Arbeitnehmer übergibt dem Arbeitgeber am XX.XX.20XX alle firmeneigene Gegenstände und Unterlagen. Dazu gehören unter anderem: Laptop (Marke, Modell, Seriennummer), Mobiltelefon (Marke, Modell, Seriennummer), Firmenschlüssel, Dienstwagen (Marke, Modell), …
• Zeugnis: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer zum XX.XX.20XX ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus. Die Leistung des Arbeitnehmers wird mit der Note „sehr gut / gut / befriedigend / ausreichend” beurteilt.

Aufhebungsvertrag und Arbeitslosengeld

Wissen Sie, welche Regelungen Sie im Fall eines Aufhebungsvertrages für das Arbeitslosengeld beachten müssen?

In diesem Fall kann es sein, dass es sein, dass die Bundesagentur für Arbeit eine Sperrzeit verhängt. Diese Sperrzeit beim Arbeitslosengeld kann sogar bis zu 12 Wochen dauern, diese Regelung ist im Sozialgesetzbuch verankert. In der Sperrzeit wird kein Geld ausgezahlt.

Im Einzelfall kann die Sperrzeit von 12 Wochen auf 6 Wochen reduziert werden, dies ist der Fall, wenn:

• Das Arbeitsverhältnis sowieso 12 Wochen nach dem Ereignis, das zur Kündigung geführt hat, geändert wäre
• Wenn die Sperrzeit eine besondere Härte für den Antragsteller nach sich ziehen würde

Allgemein muss begründet werden, warum es zu der Aufhebung des Vertrages kam. Wenn der Aufhebungsvertrag selbst geschuldet ist, ruht der Leistungsanspruch gegenüber der Bundesagentur für Arbeit. Wenn der Arbeitnehmer verspätet angibt, dass sein Vertrag aufgehoben wurde, kann eine Sperrzeit von einer Woche verhängt werden.

In den folgenden Fällen können Arbeitnehmer*innen davon ausgehen, dass keine Sperre verhängt wird:

• Es besteht ein wichtiger Grund, wie z.B. dass es sowieso zu einer betriebsbedingten Kündigung gekommen wäre.
• Wenn im Rahmen einer Kündigung durch den Arbeitgeber die Kündigungsfrist eingehalten wird.
• Eine Abfindung gezahlt wird, die nicht höher ist als ein halbes Monatsgehalt (Brutto) pro Jahr, welche der Angestellte im Unternehmen tätig war.

Versteuerung – Darauf sollten Sie achten

Wenn im Falle eines Aufhebungsvertrages eine Abfindung gezahlt wird, muss diese versteuert werden. Sozialversicherungsbeiträge müssen nicht gezahlt werden, außer der Arbeitnehmer ist freiwillig krankenversichert. Dann müssen nach der Auszahlung der Abfindung noch die Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherung nachgezahlt werden.

Steuerermäßigungen können sich im Rahmen der Fünftelregelung positiv auf die Abfindungen auszahlen. Mit dem folgenden Rechenbeispiel können Sie die Fünftelregelung leicht nachvollziehen:

Lohnt sich das für Beschäftigte überhaupt? Hier kann nur klar JA gesagt werden. Ohne diese Regelung würde der Arbeitnehmer Steuern auf 36.000 Euro zahlen und kommt damit auf einen Betrag von 6.906 Euro. Bei der Anwendung der Fünftelregelung werden also 166 Euro gespart.

Aufhebungsvertrag Muster

Sie möchten einen Aufhebungsvertrag schreiben und sind sich bei den Formulierungen noch unsicher? Schauen Sie doch einmal in unsere Aufhebungsvertrag Vorlage hinein. Dort finden Sie alle wichtigen Formulierungen.  Wir empfehlen Ihnen dennoch, sich von einem Rechtsanwalt beraten zu lassen. So vermeiden Sie mögliche spätere Rechtsstreitigkeiten.

So kann Factorial Sie unterstützen

Mithilfe von Factorial können Sie die Dokumente Ihrer Mitarbeiter*innen digitalisieren und zentralisieren. So entsteht eine digitale Personalakte, die Ihren HR-Alltag deutlich vereinfacht. Dort finden Sie dann auch alle Dokumente, die Sie zum Aufsetzen des Aufhebungsvertrags benötigen, beispielsweise Arbeitsvertrag und ggf. Zusatzvereinbarungen.

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Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was ist ein Aufhebungsvertrag?

Ein Aufhebungsvertrag stellt eine Möglichkeit dar, das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in zu beenden. Manchmal ist eine ordentliche Kündigung schlichtweg nicht möglich, beispielsweise aufgrund von Sonderkündigungsschutz. Es kann auch vorkommen, dass eine betriebsbedingte Kündigung erfolglos wäre. Deshalb können Sie als Unternehmen mit dieser Art von Vertrag an Mitarbeiter*innen herantreten.

Wann ist ein Aufhebungsvertrag wirksam?

Im Gegensatz zu einer Kündigung sind in diesem Fall beide Parteien mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einverstanden. Eine gesetzliche Vorgabe ist gemäß §623 BGB die Schriftform. Wie bei einer Kündigung gilt auch hier, dass nur die eigenhändige Unterschrift auf einem Blatt Papier zählt. Aufhebungsverträge per E-Mail, Fax oder SMS sind nicht wirksam.

Wann ist ein Aufhebungsvertrag sinnvoll?

Vorteile für Arbeitnehmer*innen: Vorzeitige Beendigung – die eigentlich bestehende Kündigungsfrist kann abgekürzt werden und so kann ein möglicher Jobwechsel schneller erfolgen.