Bedeutung, Ablauf und Ziele von Beurteilungsgesprächen im Betrieb

Beurteilungsgespräche werden in den meisten Unternehmen in Deutschland regelmäßig durchgeführt. Sie stärken die Mitarbeitermotivation und helfen sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden, einen Überblick über den Leistungsstand zu gewinnen, Feedback zu erhalten und die Zukunftsperspektiven zu besprechen. Besonders für Azubis ist ein Beurteilungsgespräch von großer Bedeutung. Was genau dazugehört, wie Sie sich darauf vorbereiten und wie der Ablauf aussieht, erklären wir im folgenden Artikel.

Key Facts

1. Ein Beurteilungsgespräch dient der Bewertung und Beurteilung der Leistungen der Mitarbeitenden, sowie als Gelegenheit, um offene Fragen zu klären, Handlungsbedarf zu ermitteln und gemeinsame Ziele für die Zukunft festzulegen.
2. Die Hälfte der befragten Unternehmen einer Randstad-Studie führt Beurteilungsgespräche einmal im Jahr durch.
3. Ein erfolgreiches Beurteilungsgespräch hängt vor allem von der Vorbereitung ab, insbesondere vom Sammeln relevanter Informationen und der Auseinandersetzung mit der individuellen Lage der Beschäftigten.

• Was ist ein Beurteilungsgespräch?
• So bereiten Sie ein Beurteilungsgespräch vor
• Ablauf und Inhalte eines Beurteilungsgesprächs

Was ist ein Beurteilungsgespräch?

Beurteilungsgespräch – Definition

Ein Beurteilungsgespräch wird auch als Leistungsbeurteilung oder Mitarbeitergespräch bezeichnet. Es handelt sich hierbei um ein Treffen zwischen Vorgesetzten oder der Teamleitung und den Mitarbeitenden. Das Gespräch dient der Beurteilung der Leistung und dem Austausch über die weitere Entwicklung der jeweiligen Mitarbeitenden. Innerhalb dieses Gesprächs werden Stärken und Schwächen der Beschäftigten analysiert. Außerdem werden Maßnahmen oder auch Zielvereinbarungen für die Zukunft am Arbeitsplatz festgelegt.

Es handelt sich also um ein Instrument der Personalentwicklung, das sowohl als Gelegenheit für Feedback dient als auch die weitere Planung der Aufgaben und Ziele der jeweiligen Mitarbeitenden unterstützt.

Darüber hinaus kommt das Beurteilungsgespräch insbesondere bei Auszubildenden vor. Hier geben Ausbildende regelmäßig Feedback zum Lernfortschritt und zur Beurteilung der Auszubildenden.

Insgesamt gilt, dass bei einem Beurteilungsgespräch nicht nur die fachlichen Leistungen bewertet werden, sondern auch die sozialen Kompetenzen und das Verhalten. Letztere sind vor allem während der Ausbildung von Bedeutung.

Ist ein Beurteilungsgespräch Pflicht?

Grundsätzlich ist das Durchführen eines Beurteilungsgesprächs keine Pflicht für Vorgesetzte. Viele Unternehmen führen diese Gespräche jedoch regelmäßig durch, da sie zu einer gesunden Unternehmenskultur beitragen und die Mitarbeiterzufriedenheit stärken. Eine Pflicht kann sich jedoch durch eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag ergeben.

Allerdings sind Betriebe im Rahmen des Ausbildungsgesetzes verpflichtet, die Azubis im Ausbildungsprozess so zu fördern, dass sie ihr Ausbildungsziel erreichen können. Laut § 14 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) können regelmäßige Beurteilungs- und Feedbackgespräche zur Bewertung des Leistungsstandes dazugehören.

Die Häufigkeit der Durchführung obliegt dem Unternehmen. Einer Studie von Randstad zufolge führt etwa die Hälfte der befragten Unternehmen das Gespräch einmal im Jahr durch. Ein Viertel tut dies halbjährlich und nur etwa 6 Prozent monatlich.

Ziele von Beurteilungsgesprächen

Beurteilungsgespräche haben in der Regel folgende Ziele und folgende wichtige Bedeutungen für Unternehmen:

1. Bewertung der Leistung: Die Leistungen der Mitarbeitenden werden beurteilt.
2. Zielvereinbarung: Es werden Ziele für bestimmte Projekte und Aufgaben festgelegt, die bis zum nächsten Gespräch oder einem anderen Zeitpunkt von den Mitarbeitenden erreicht werden sollen.
3. Maßnahmen: Es können auch weitere Maßnahmen festgelegt werden, wie etwa Schulungen oder Weiterbildungen, um Potenziale von Talenten weiter auszubauen. Sollte sich herausstellen, dass Mitarbeitende unter- oder überfordert sind, können auch Maßnahmen wie Job-Rotation oder Job-Enlargement in Betracht gezogen werden. Aus einem Beurteilungsgespräch kann sich auch eine Beförderung ergeben oder es kann als Grundlage für eine Gehaltsverhandlung dienen.
4. Motivation: Ein übergeordnetes Ziel ist grundsätzlich die Motivation der Mitarbeitenden.
5. Verbesserung der Kommunikation: Ein regelmäßiger Austausch ist wichtig, um die Beziehung zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden zu stärken. So erhalten auch die Vorgesetzten Einblicke in die Arbeit und können die Situation im Team oder der Abteilung besser verstehen. Das sorgt für Transparenz.

So bereiten Sie ein Beurteilungsgespräch vor

Informationen einholen

Für Teamleitungen, Vorgesetzte oder Führungskräfte, die ein Beurteilungsgespräch durchführen, ist es wichtig, geeignete Informationen zu sammeln, die als Grundlage für die Mitarbeiterbeurteilung dienen können. Das können beispielsweise Gespräche mit der Teamleitung, Abteilungsleitung (je nachdem, wer das Gespräch führt) oder auch mit Kolleg*innen sein. Auch Kundenbewertungen können hierbei berücksichtigt werden.

Performance Management-Tool nutzen

Eine Software wie die von Factorial bietet sich hierbei besonders an. Mit dieser können Sie alle relevanten Leistungsdaten Ihrer Mitarbeitenden an einem Ort sammeln und die Performance durch KPIs messen und übersichtlich aufbereiten lassen. Ein effektives Performance Management ermöglicht es, die Leistung der Mitarbeitenden kontinuierlich zu verfolgen, Ziele zu setzen und konstruktives Feedback zu geben, was sowohl die Mitarbeiterbindung als auch die Leistung steigert. Mithilfe von KI können Unternehmen die Ausrichtung von Zielen und Erwartungen überwachen, Top-Performer identifizieren und rechtzeitig auf nicht erreichte Ziele reagieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Antizipation ist der Schlüssel für ein gutes Gespräch

Schließlich sollten die Beurteiler*innen auch die individuelle Situation der Beschäftigten berücksichtigen. Wenn Sie alle Informationen ausgewertet haben, ist es hilfreich, sich bereits im Vorfeld zu überlegen und zu antizipieren, mit welchen Bedenken oder Forderungen die jeweiligen Beschäftigten ins Gespräch treten werden. Möglicherweise wird Mitarbeiter X eine Gehaltserhöhung verlangen. Überlegen Sie sich im Voraus, ob diese gerechtfertigt wäre. Nutzen Sie die Fakten aus der Software als Grundlage, wie zum Beispiel abgeschlossene Projekte, Engagement und weitere Leistungen. Oder Sie wissen, dass die Freundin eines Mitarbeiters ein Kind bekommen hat – vielleicht wird er also nach einer Reduzierung der Stunden fragen oder sich nach flexiblen Arbeitszeitmodellen erkundigen. Gute Vorbereitung und Antizipation sind also entscheidend, damit Sie im Gespräch nicht plötzlich unsicher sind, wie Sie antworten sollen.

Ablauf und Inhalte eines Beurteilungsgesprächs

• Atmosphäre ist der Schlüssel: Eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, ist ein wichtiger Faktor für ein erfolgreiches Gespräch. Auch hier kann HR-Software bei der Planung des geeigneten Zeitpunkts unterstützen. Ein solches Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden sollte nicht „zwischen Tür und Angel“ stattfinden. Auch ein paar nette Worte, kurzes Small Talk oder das Anbieten von etwas zu trinken sind essenziell, damit sich die Mitarbeitenden wohlfühlen.
• Ablauf des Gesprächs: Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden zunächst vor, wie der Ablauf des Gesprächs sein wird, damit diese sich darauf einstellen können. Sagen Sie auch, wie lange das Mitarbeitergespräch etwa dauern wird.
• Rückblick: In der Regel erfolgt ein Rückblick über die erbrachten Leistungen. Beginnen Sie zunächst mit den positiven Aspekten, bevor es zur Kritik übergeht. Zeigen Sie an Hand von konkreten Fakten, z. B. aus der Software oder abgeschlossenen Projekten, worauf sich Ihre Bewertung stützt. Neben der konkreten Leistung ist auch das Potenzial sowie das Verhalten des Mitarbeitenden im Team und am Arbeitsplatz Bestandteil eines Beurteilungsgesprächs.
• Möglichkeiten für Mitarbeitende: Geben Sie nun auch den Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zu Wort zu melden, damit sie ihre Sicht auf die Dinge darlegen können. Das können Anmerkungen zu möglichen Problemen im Team oder anderen Anliegen sein. Hier kann es auch zu Nachfragen bezüglich einer Gehaltserhöhung kommen oder auch der Mitteilung, dass die Aufgaben zu viele oder zu monoton sind.
• Zielvereinbarung: Darauf aufbauend legen Sie gemeinsam fest, welche Ziele erreicht werden sollen und welche Maßnahmen sich aus dem Gespräch ergeben. Halten Sie diese in einer Zielvereinbarung fest.
• Abschluss: Zum Abschluss fassen Sie alles zusammen und fragen Sie nach offenen Fragen, bevor Sie das Gespräch schließen.

Hinweise zum Schluss: Auszubildende beurteilen – Das ist anders

Wichtig: Beachten Sie, dass bei der Einführung eines Beurteilungssystems der Betriebsrat gemäß § 84 und § 94 des Betriebsverfassungsgesetzes Mitbestimmungsrechte hat. Dies gilt insbesondere dann, wenn standardisierte Beurteilungsbögen eingeführt werden. Diese kommen vor allem bei Auszubildenden zum Einsatz. Die Bewertungsgrundlagen sollten transparent, messbar und nachprüfbar sein, um eine Gleichbehandlung der Azubis gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu gewährleisten.

Beurteilungsgespräche sind bei Azubis regelmäßiger Standard in Ausbildungsbetrieben. Der Ablauf des Gesprächs orientiert sich an den allgemeinen Beurteilungskriterien für alle Mitarbeitenden.

Außerdem sollten Gespräche mit Azubis regelmäßiger stattfinden als bei Mitarbeitenden, um diese gezielt zu fördern und Leistungsdefizite rechtzeitig zu entdecken und abzuwenden. Das bedeutet also:

• Vor Ende der Probezeit
• Am Ende jedes Ausbildungsabschnitts
• Nach der Zwischenprüfung
• Mindestens 3 Monate vor Ausbildungsende

Fokus der Gespräche liegt hier besonders auf dem Lernfortschritt.