Die Personalbeschaffung ist eine Kernaufgabe der HR-Abteilung. Sie entscheidet nicht nur über die Besetzung offener Stellen, sondern auch über die Qualität Ihres Teams. Dieser Artikel zeigt, wie ein Applicant Tracking System (ATS) Ihr Bewerbermanagement optimieren kann.
Das Wichtigste in Kürze:
- Ein Applicant Tracking System (ATS) automatisiert und vereinfacht den gesamten Bewerbungsprozess. Es hilft, Zeit und Kosten in der Personalbeschaffung zu sparen und die Qualität der Einstellungen zu verbessern.
- Moderne ATS-Lösungen bieten Funktionen von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding. Die Einhaltung der DSGVO ist dabei durch integrierte Datenschutzfunktionen gewährleistet.
- Eine positive Candidate Experience und ein gestärktes Employer Branding sind entscheidende Vorteile.
- Mit Factorial können Sie vom Job-Posting bis hin zum Onboarding Ihr gesamtes Bewerbermanagement automatisieren und nahtlos in Ihre HR-Prozesse integrieren.
Was gehört alles zum Bewerbermanagement?
Als Teilbereich des Recruitings umfasst das Bewerbermanagement alle Aufgaben, die während eines Bewerbungsprozesses anfallen – von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung und darüber hinaus. Dazu gehören die Definition der Stelle, das Veröffentlichen von Anzeigen, die Verwaltung und Vorauswahl von Bewerbungen, die Organisation von Interviews sowie die Erstellung von Arbeitsverträgen.
Ein professionelles Bewerbermanagement ist entscheidend für eine positive Candidate Experience und stärkt Ihr Employer Branding. Die Komplexität dieser Prozesse macht ein Applicant Tracking System (ATS) zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Effizienz und bessere Ergebnisse .
Tipp: Die Analysephase vor der Stellenausschreibung ist entscheidend, um präzise Anforderungsprofile zu erstellen und die passenden Kandidat*innen zu finden. Hierzu zählt auch die Festlegung eines Budgets, um den Einstellungsprozess wirtschaftlich zu steuern. Mit HR Analytics können Sie personalisierte HR-Berichte erstellen, Qualifikationslücken identifizieren und Trends voraussagen. Wie das geht, erfahren Sie in unserem Fachartikel!
Was ist ein ATS? – Definition & Bedeutung
ATS steht für Applicant Tracking System oder auch Applicant Tracking Software, auf Deutsch Bewerbermanagement-Software bzw. Bewerbermanagement-System. Diese vielen Begriffe meinen im Grunde ein uns dasselbe: eine spezialisierte Softwarelösung, die den gesamten Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung digitalisiert, automatisiert und zentralisiert.
Ein BMS dient dazu, Personalabteilungen dabei zu unterstützen, Bewerbungen effizienter zu verwalten, die Kommunikation mit Kandidat*innen zu optimieren und die besten Talente zu identifizieren. Laut einer Auswertung von SelectSoftwareReviews sind 94 % der Recruiter*innen überzeugt, dass ATS das Bewerbermanagement in ihrem unternehmen verbessert hat.
In Zeiten des Fachkräftemangels und steigender Anforderungen an die Recruiting-Prozesse ist ein modernes Bewerbermanagement unverzichtbar für Unternehmen jeder Größe und ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung der HR.
Ein modernes ATS geht über die reine Datenbankfunktion hinaus. Es bündelt diverse Funktionen entlang der Candidate Journey und schafft so Transparenz, Nachvollziehbarkeit und erhebliche Zeitersparnis im Recruiting-Prozess. Dazu gehören oft auch Funktionen wie CV-Parsing, integrierte Kommunikationslösungen und detaillierte Reporting-Tools.
Funktionen eines modernen Applicant Tracking Systems
Moderne ATS-Lösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die den gesamten Recruiting-Lebenszyklus und die Talent Acquisition abdecken. Zu den Kernfunktionen gehören:
- Stellenausschreibungen (Job Posting): Erstellung und automatisiertes Multiposting von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobbörsen, Karriereseiten und Social-Media-Kanälen.
- Bewerbungsmanagement: Zentrale Erfassung und Verwaltung aller eingehenden Bewerbungen, unabhängig vom Eingangskanal.
- Kandidat*innen-Screening: Automatisierte Filterung und Vorauswahl von Bewerbenden basierend auf vordefinierten Kriterien und Schlüsselwörtern (CV-Parsing).
- Kommunikation: Automatisierte E-Mail-Vorlagen, individuelle Nachrichten und Status-Updates für eine transparente Kommunikation mit Kandidat*innen.
- Terminplanung: Einfache Koordination von Interviews und Feedback-Runden, oft mit Kalenderintegration.
- Talent-Pool-Management: Aufbau und Pflege eines Pools von qualifizierten Kandidat*innen für zukünftige Stellen.
- Reporting & Analytics: Datenbasierte Auswertungen zu Bewerbungsquellen, Time-to-Hire und Cost-per-Hire zur Optimierung der Recruiting-Strategie.
- DSGVO-Konformität: Sicherstellung des Datenschutzes und der Einhaltung rechtlicher Vorgaben bei der Verarbeitung von Bewerberdaten.
Welche Vorteile bietet ein Applicant Tracking System?
Die Personalbeschaffung ist oft zeitaufwändig. BMS wurden entwickelt, um diesen Prozess zu optimieren und zu automatisieren. Für Unternehmen, die neue Mitarbeitende einstellen und/oder viele Stellen ausschreiben, ist eine solche Software eine lohnende Investition. Sie ermöglicht eine bessere Verwaltung des Recruiting-Prozesses und bietet neben erheblicher Zeitersparnis weitere Vorteile:
Bessere Bewerberauswahl
Wenn Sie spezialisierte Software zur Unterstützung der Personalbeschaffung einsetzen, erhöhen Sie Ihre Chancen, die richtige Person für die Stelle zu finden. Die Auswahl der besten Kandidat*innen hängt normalerweise vom Algorithmus und den Schlüsselwörtern ab, die Bewerbende in ihrem Lebenslauf angeben.
Obwohl diese Funktion wünschenswert erscheint, sind viele Personalleiter*innen eher dagegen. Es kann durchaus vorkommen, dass viele gute Bewerbende disqualifiziert werden. Denn eine Maschine kann die Arbeit eines Menschen nicht immer erledigen. Factorial hat dies bei der Entwicklung des eigenen ATS berücksichtigt. Wir überlassen Ihnen als Personaler*in das letzte Wort und lassen nicht eine Software über das Schicksal Ihres Bewerbenden entscheiden.
Factorial arbeitet mit moderner Technik und KI-Unterstützung, welche eine intelligente Vorauswahl der am besten geeigneten Kandidat*innen trifft. Die Entscheidungskraft liegt jedoch völlig bei Ihnen und Sie können jede eingehende Bewerbung einsehen. Weitere Infos zum Einsatz von KI im Bewerbermanagement finden Sie hier.
Geringere Einstellungskosten
Praktisch: Die Verringerung des Zeitaufwands für den Einstellungsprozess führt unweigerlich zu Kostensenkungen. Des Weiteren können Sie sich endlich auf das wichtigste konzentrieren: die richtige Person einstellen. Mithilfe eines ATS haben Sie mehr Kapazität, sich mit den Menschen hinter der Bewerbung zu beschäftigen und können sich für eine Person entscheiden, die auch gut in Ihr Team passt.
Verkürzte Time-to-Hire und Cost-per-Hire
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die effiziente Vorauswahl von Kandidat*innen trägt ein ATS maßgeblich dazu bei, die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle (Time-to-Hire) zu verkürzen und gleichzeitig die Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire) zu senken. Dies ist ein direkter wirtschaftlicher Vorteil für Unternehmen.
Geschützte Bewerberdaten
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfordert von Unternehmen in Europa eine sorgfältige Handhabung personenbezogener Daten. Ein ATS gewährleistet den Schutz von Bewerberdaten und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften durch integrierte Funktionen und Berechtigungen. So können Unternehmen sicherstellen, dass alle Prozesse datenschutzkonform ablaufen.
Stärkere Employer Brand
Die Suche nach dem richtigen Team hängt in hohem Maße von der Stellenbörse ab, auf der Sie inserieren und zusätzlich auch von der Stellenbeschreibung selbst sowie von dem Gesamtbild, das Sie als Arbeitgebender vermitteln. Wenn Sie es versäumen, in Ihrer Stellenausschreibung klar zu kommunizieren und den Bewerbenden mitzuteilen, welche Art von Person Sie suchen, wird Ihr Bewerberpool genau diese Unklarheit und Verwirrung widerspiegeln.
Eine Software zur Talentgewinnung ist der Schlüssel, um das beste Team zu finden. Mit Factorial können Sie sich potenziellen Bewerbenden von Ihrer besten Seite präsentieren und Ihre Karriereseite nach Ihren persönlichen Vorstellungen gestalten.
Modernes Bewerbermanagement ermöglicht es Ihnen auch, die Nachvollziehbarkeit der Kanäle zu analysieren. Sie können auswerten, über welche Quellen die meisten qualifizierten Bewerbungen eingehen und so Ihre zukünftigen Ausschreibungsstrategien optimieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für wenig effektive Recruiting-Kanäle.
Des Weiteren können Sie Ihre Anzeigen auf einem internen Stellenportal veröffentlichen, wodurch Sie Ihren Mitarbeitenden noch mehr Weiterentwicklungsmöglichkeiten geben.
Verbesserte Abstimmung
Eine umfassende HR-Software wie Factorial bietet nicht nur ein optimiertes Bewerbermanagement, sondern integriert auch weitere Funktionen wie Dokumentenmanagement, Abwesenheitsmanagement und digitale Unterschriften. Dies ermöglicht einen nahtlosen Übergang vom Recruiting zum Onboarding, wobei der Onboarding-Flow bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnen kann, um alle wichtigen Daten bereitzuhalten. Die Zentralisierung von HR-Aufgaben erleichtert die Abstimmung zwischen Abteilungen und minimiert organisatorische Fehler.
So wählen Sie die beste ATS-Software für Ihr Bewerbermanagement
Die Wahl des passenden ATS beginnt mit der klaren Definition Ihres Bedarfs: Welches Problem soll die Software lösen? Erstellen Sie eine Liste von Auswahlkriterien, um Funktionen und Anforderungen abzugleichen. Berücksichtigen Sie dabei auch Ihr Budget und den größten Nutzen für Ihr Unternehmen.
Viele Anbieter offerieren kostenlose Testphasen oder Demos, die eine wertvolle Möglichkeit bieten, die Features zu testen und die Benutzerfreundlichkeit zu beurteilen. Wichtige Aspekte sind dabei auch die Skalierbarkeit der Lösung für zukünftiges Wachstum und die Integration in bestehende HR-Systeme.
Häufig gestellte Fragen zu Applicant Tracking Systemen (ATS)
Was ist der Hauptzweck eines ATS?
Der Hauptzweck eines ATS ist die Automatisierung und Zentralisierung des gesamten Bewerbungsprozesses, um HR-Teams zu entlasten und die Effizienz bei der Talentsuche zu steigern.
Kann ein ATS menschliche Vorurteile im Recruiting reduzieren?
Ja, durch standardisierte Screening-Kriterien und die Fokusverschiebung weg von manuellen Lebenslaufprüfungen kann ein ATS dazu beitragen, unbewusste Vorurteile zu minimieren und eine objektivere Vorauswahl zu ermöglichen.
Wie hilft ein ATS bei der DSGVO-Compliance?
Ein ATS bietet Funktionen zur sicheren Speicherung und Verwaltung von Bewerberdaten, automatisiert Löschfristen und sorgt für die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Ist ein ATS nur für große Unternehmen geeignet?
Nein, obwohl große Unternehmen stark profitieren, gibt es auch ATS-Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen zugeschnitten sind und bereits ab einer geringen Anzahl von Einstellungen pro Jahr Vorteile bieten.
Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem Recruiting CRM?
Ein ATS konzentriert sich auf die Verwaltung aktiver Bewerbungen und den Einstellungsprozess, während ein Recruiting CRM den Aufbau und die Pflege langfristiger Beziehungen zu potenziellen Kandidat*innen für zukünftige Positionen unterstützt.
