Der Prozess der Personalbeschaffung und -auswahl ist eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung in einem Unternehmen. Es ist nicht nur wichtig, damit Ihr Unternehmen die offenen Stellen besetzen kann, sondern auch entscheidend dafür, ob Sie am Ende die richtigen Mitarbeitenden für Ihr Team einstellen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie das Bewerbermanagement in Ihrem Unternehmen durch ein Applicant Tracking System optimieren können.
- Was gehört alles zum Bewerbermanagement?
- Applicant Tracking Software – Was ist das?
- Welche Vorteile bietet eine ATS Software?
- So wählen Sie die beste ATS-Software für Ihr Bewerbermanagement
Was gehört alles zum Bewerbermanagement?
Als Teilbereich des Recruitings umfasst das Bewerbermanagement alle Aufgaben im Bereich HR, die bei einem Bewerbungsprozess anfallen. Der Bewerbungsprozess beginnt typischerweise mit der Ausschreibung einer zu besetzenden Stelle. Die eingehenden Bewerbungen müssen verwaltet und ausgewertet werden. Nach der Auswahl geeigneter Talente werden Bewerbungstermine organisiert. Ist ein*e entsprechende*r Kandidat*in gefunden, kann ein Arbeitsvertrag aufgesetzt werden.
Insbesondere die Auswahlverfahren können äußerst langwierig und zeitaufwändig sein. Ein sogenanntes Applicant Tracking System, auch Bewerbermanagement-System genannt, kann dem Abhilfe schaffen und Ihnen eine Menge Arbeit ersparen.
Doch noch einmal von Anfang: Bevor der Auswahlprozess beginnt, muss das Unternehmen eine grundlegende Phase durchlaufen. Dazu gehört die Analyse aller Aspekte, die mit der zu besetzenden Stelle zusammenhängen, wie z. B.:
- Wie viele offene Stellen gibt es?
- Welche Fähigkeiten sind erforderlich für die zu besetzenden Stellen?
- Welche Anforderungen stellt das Unternehmen an die Person, die diese Stelle besetzen soll?
- Was sind die Aufgaben der Stelle?
Eines der wichtigsten Dinge, die ein Unternehmen vor der Einstellung tun muss, ist ein Budget festzulegen. Ein klares Budget ermöglicht es Ihnen, die Einstellung von Bewerbenden so zu steuern, dass das Unternehmen keine Verluste erleidet. Ein professionelles Bewerbermanagement führt unweigerlich zu einer positiven Candidate Experience und verbessert somit Ihr Employer Branding. Wie nutzen Sie also ein Applicant Tracking System für mehr Effizienz und bessere Ergebnisse?
Applicant Tracking Software – Was ist das?
Einfach ausgedrückt ist eine ATS-Software, auch Bewerbermanagement-Software (BMS), ein Werkzeug, um die Arbeit der Personalverantwortlichen bei der Einstellung und Auswahl neuer Mitarbeitender zu erleichtern.
Ein Applicant Tracking System ist im Wesentlichen ein Bewerbermanagement-Tool, das für das Sammeln von personenbezogenen Daten zuständig ist. Dadurch wird es Personalverantwortlichen ermöglicht, die eingegangenen Bewerbungen leicht zu organisieren und einzugrenzen. Im Ergebnis führt dies zu einem effizienteren Einstellungsverfahren.
Das Problem bei vielen ATS-Systemen ist, dass sie dem Personalverantwortlichen zwar die Möglichkeit bieten, Bewerbende auf einfache Weise zu filtern, diese Systeme aber oft keine End-to-End-Lösung bieten. Wie geht es besser?
ATS-Systeme wie das von Factorial bieten eine umfassende Recruiting-Software, die von den wichtigsten Phasen des Einstellungsprozesses bis hin zur Integration der Mitarbeitenden in Ihr System reicht. Unternehmen, die ein ATS einsetzen, um ihren Einstellungsprozess zu optimieren, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich bei der Gewinnung von Toptalenten. Ein entscheidender Vorteil in der heutigen Zeit des Fachkräftemangels.
Welche Vorteile bietet ein Applicant Tracking System?
Als Personalverantwortliche*r kann es schwierig sein, genügend Zeit für die Personalbeschaffung zu finden. Aus diesem Grund wurde die ATS-Technologie entwickelt. Wenn Sie planen, neue Mitarbeitende einzustellen und/oder eine Vielzahl von Stellen auszuschreiben, lohnt es sich, eine solche Software in Betracht zu ziehen. Mit einer Bewerbermanagement-Software sind Unternehmen in der Lage, den Recruiting-Prozess besser zu verwalten und so weit wie möglich zu optimieren und zu automatisieren.
Wenn Sie stundenlang Lebensläufe durchforsten und versuchen, den Kandidatenpool zu filtern, dann ist ein ATS die richtige Lösung für Ihr Unternehmen. Neben der Zeitersparnis bei der Einstellung von Mitarbeitenden bietet ein Applicant Tracking System noch weitere Vorteile:
Bessere Bewerberauswahl
Wenn Sie spezialisierte Software zur Unterstützung der Personalbeschaffung einsetzen, erhöhen Sie Ihre Chancen, die richtige Person für die Stelle zu finden. Die Auswahl der besten Kandidat*innen hängt normalerweise vom Algorithmus und den Schlüsselwörtern ab, die Bewerbende in ihrem Lebenslauf angeben.
Obwohl diese Funktion wünschenswert erscheint, sind viele Personalleiter*innen eher dagegen. Es kann durchaus vorkommen, dass viele gute Bewerbende disqualifiziert werden. Denn eine Maschine kann die Arbeit eines Menschen nicht immer erledigen. Factorial HR hat dies bei der Entwicklung des eigenen ATS berücksichtigt. Wir überlassen Ihnen als Personaler*in das letzte Wort und lassen nicht eine HR-Software über das Schicksal Ihres Bewerbenden entscheiden.
Factorial arbeitet mit moderner Technik, unter anderem KI-Unterstützung, welche eine intelligente Vorauswahl der am besten geeigneten Kandidat*innen trifft. Die Entscheidungskraft liegt jedoch völlig bei Ihnen und Sie können jede eingehende Bewerbung einsehen. Weitere Infos zum Einsatz von KI im Bewerbermanagement finden Sie hier.
Geringere Einstellungskosten
Praktisch: Die Verringerung des Zeitaufwands für den Einstellungsprozess führt unweigerlich zu Kostensenkungen. Des Weiteren können Sie sich endlich auf das wichtigste konzentrieren: die richtige Person einstellen. Mithilfe eines ATS haben Sie mehr Kapazität, sich mit den Menschen hinter der Bewerbung zu beschäftigen und können sich für eine Person entscheiden, die auch gut in Ihr Team passt.
Geschützte Bewerberdaten
Die General Data Protection Regulation (GDPR) ist eine Verordnung, an die sich Unternehmen in ganz Europa schon seit Längerem anpassen müssen. Die Einführung dieser Verordnung verlangt von Unternehmen, etliche Prozesse zu überprüfen, um die Einhaltung zu gewährleisten. Durch den Einsatz einer ATS-Software werden die Daten von Bewerbenden geschützt und entsprechend den festgelegten Vorschriften verwaltet. ATS-Plattformen wie Factorial HR haben die gesetzlich vorgeschriebenen Berechtigungen in das System integriert, sodass alle GDPR-Vorschriften erfüllt werden.
Stärkere Employer Brand
Die Suche nach dem richtigen Team hängt in hohem Maße von der Stellenbörse ab, auf der Sie inserieren und zusätzlich auch von der Stellenbeschreibung selbst sowie von dem Gesamtbild, das Sie als Arbeitgebender vermitteln. Wenn Sie es versäumen, in Ihrer Stellenausschreibung klar zu kommunizieren und den Bewerbenden mitzuteilen, welche Art von Person Sie suchen, wird Ihr Bewerberpool genau diese Unklarheit und Verwirrung widerspiegeln.
Eine Software zur Talentgewinnung ist der Schlüssel, um das beste Team zu finden. Nicht viele der erhältlichen Recruiting-Tools ermöglichen es Ihnen, Ihre Karrierewebsite einfach und mühelos anzupassen. Mit Factorial können Sie sich potenziellen Bewerbenden von Ihrer besten Seite präsentieren und Ihre Karriereseite nach Ihren persönlichen Vorstellungen gestalten. Des Weiteren können Sie Ihre Anzeigen auf einem internen Stellenportal veröffentlichen, wodurch Sie Ihren Mitarbeitenden noch mehr Weiterentwicklungsmöglichkeiten geben.
Verbesserte Abstimmung
Mit einer Software wie dem HR-System von Factorial verfügen Sie nicht nur über ein optimiertes Bewerbermanagement-System. Sie können auch andere Funktionen wie Dokumentenmanagement, Abwesenheitsmanagement und digitale Unterschriften integrieren. Auf diese Weise ist ein nahtloser Übergang von der Auswahl eines*r Kandidat*in zum Onboarding-Prozess möglich.
Der Onboarding-Flow beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag, sodass Sie pünktlich zum Start alle wichtigen Daten beisammen haben. Durch die Zentralisierung Ihrer HR-Aufgaben können Sie sich leichter mit anderen Abteilungen abstimmen, sodass es z. B. nicht zu Überschneidungen oder organisatorischen Fehlern kommt.
So wählen Sie die beste ATS-Software für Ihr Bewerbermanagement
Die Auswahl der richtigen Bewerbermanagement-Software für Ihr Unternehmen beginnt damit, dass Sie zunächst Ihren Bedarf definieren. Welches Problem wollen Sie mit einer Bewerbermanagement-Software lösen? Legen Sie eine Reihe von Auswahlkriterien fest, sodass Sie Ihre Anforderungen mit den Funktionen der jeweiligen Software abgleichen können. Danach können Sie Ihr Budget vorbereiten und schließlich für die Software einsetzen, die Ihnen den größten Nutzen bringt.
Die meisten Software-Hersteller bieten Unternehmen eine kostenlose Testphase an. Nutzen Sie diese! Eine Demo ist eine sinnvolle Möglichkeit, einen tieferen Einblick in die einzelnen Features zu bekommen und selbst auszuprobieren, wie Sie mit dem Tool zurechtkommen.
