Die Erteilung einer Einstellungszusage zum Abschluss eines Bewerbungsprozesses ist eine der angenehmsten Aufgaben im Recruiting. Schließlich überbringen Sie dem bzw. der Kandidat*in eine positive Nachricht und holen eine Fachkraft ins Unternehmen. Dennoch sollten Sie auch hier viel Sorgfalt und Fingerspitzengefühl einsetzen. Die Zusage sollte so formuliert werden, dass sie den Bewerbenden dazu animiert, das Angebot anzunehmen. Das Schreiben enthält also nicht nur die wichtigsten Informationen für den neuen Mitarbeitenden, sondern sollte auch überzeugen. Wir verraten Ihnen, wie dies gelingt und bieten mit dem Einstellungszusagen-Muster eine ideale Grundlage.
Key Facts
- Die Einstellungszusage ist rechtlich bindend und bedarf optimalerweise der Schriftform. Telefonische oder mündliche Zusagen sind zwar grundsätzlich möglich, im Streitfall aber nur schwer nachweisbar.
- Um zu überzeugen, sollte das Dokument einerseits eine gewisse Form erfüllen, andererseits aber den*die Kandidat*in individuell ansprechen.
- Eine Einstellungszusage bildet den Übergang vom Bewerbungsprozess zum Onboarding, der Einarbeitung des neuen Beschäftigten. Sie gehört somit noch zum Recruitingprozess und sollte auch genauso behandelt werden.
- Definition: Was ist eine Einstellungszusage?
- Wie sollte eine Einstellungszusage laut Muster aufgebaut sein?
- Das Jobangebot: Tipps und Hinweise für eine gute Einstellungszusage
- Einstellungszusage – Muster für ein formelles Anschreiben
- Einstellungszusage zurückziehen
Definition: Was ist eine Einstellungszusage?
Eine Einstellungszusage kann nach Muster erfolgen, aber auch frei formuliert werden. Sie dient dazu, eine Zusage für eine Bewerbung zu erteilen und einem*r Kandidat*in ein Jobangebot zu unterbreiten. Die Zusage hat einen entscheidenden Einfluss auf die sogenannte Candidate Journey, die Erfahrung des*der Kandidat*in während des gesamten Bewerbungsprozesses. Um sich als Arbeitgebender rechtlich abzusichern, aber auch dem Bewerbenden ein Gefühl der Sicherheit zu erteilen, sollte sie schriftlich erfolgen.
In vielen Fällen genügt eine informelle Zusage per E-Mail. Doch wenn der Bewerbende einen Nachweis für Behörden benötigt, muss sie bestimmte formelle Voraussetzungen erfüllen und in Briefform erfolgen. Das ist zum Beispiel bei Bewerbenden aus anderen Ländern der Fall, die einen Aufenthaltstitel beantragen wollen, sowie bei Personen, die einen Antrag für eine Umschulung oder Weiterbildung bei der Agentur für Arbeit einreichen möchten.
Wie sollte eine Einstellungszusage laut Muster aufgebaut sein?
Die Einstellungszusage kann gemäß Muster in PDF-Form verschickt werden. Sie enthält das tatsächliche Jobangebot und informiert über den weiteren Ablauf des Einstellungsverfahrens. Dabei sollte sie die folgenden Daten enthalten:
- Vollständiger Name des*der Kandidat*in
- Kontaktdaten des*der Kandidat*in
- Genaue Bezeichnung der Stelle
- Einstiegsdatum
- Bei befristeten Stellen: Enddatum
- Falls vorhanden: Hinweis auf Probezeit
- Ansprechpartner*in im Unternehmen mit Kontaktdaten
Um dem*der Kandidat*in aufzuzeigen, dass das Unternehmen für Fragen im Vorfeld stets zur Verfügung steht, sollte dies zudem bereits in der Einstellungszusage betont werden. Dies trägt zur positiven Candidate Experience und zur Bindung des Mitarbeitenden bei. Es demonstriert das Entgegenkommen und Unterstützung.
Tipp: Mit der Bewerbermanagement-Software von Factorial können Sie das gesamte Recruiting einschließlich Einstellungszusage zentral abwickeln.
Das Jobangebot: Tipps und Hinweise für eine gute Einstellungszusage
Den richtigen Ton in der Einstellungszusage zu finden, kann herausfordernd sein. Einerseits handelt es sich um ein offizielles Dokument, das eine gewisse Form wahren sollte. Andererseits soll sich der*die Kandidat*in willkommen fühlen und dazu bewegt werden, das Jobangebot anzunehmen. Es gibt jedoch ein paar Empfehlungen, die Ihnen dabei helfen, die optimale Einstellungszusage zu erstellen.
Individuelles Anschreiben
Auch wenn Sie für die Einstellungszusage ein Muster verwenden, sollten Sie darauf achten, dass sich der Bewerbende persönlich angesprochen fühlt. Beziehen Sie sich konkret auf das Bewerbungsgespräch und zeigen Sie dem*der Kandidat*in, dass er oder sie gut zu Ihnen passt. Dadurch identifiziert sich die Person mit dem Unternehmen, was die Chance auf die Annahme des Jobangebots erhöht.
Zeitnahe Rückmeldung
Die Jobzusage erfolgt am besten so früh wie möglich. Je länger ein*e Kandidat*in auf eine Rückmeldung wartet, desto wahrscheinlicher ist es, dass er*sie abspringt – zum Beispiel, weil ein anderes Angebot angenommen wurde.
Klare Struktur
Die wesentlichen Daten und Informationen sind übersichtlich und verständlich aufzulisten, um unnötige Unklarheiten und Fragen zu vermeiden.
Nächste Schritte
Erläutern Sie, wie es nach dem Erhalt der Zusage weitergeht. Bis wann sollte sich der*die Kandidat*in zurückmelden? Wer fungiert als Ansprechpartner für ihn*sie? Legen Sie einen Termin für das nächste Gespräch oder die Vertragsunterzeichnung fest oder bitten Sie, einen Vorschlag mit dem*der Ansprechpartner*in zu vereinbaren. Eventuell könnte bereits hier erläutert werden, wo sich der neue Mitarbeitende an seinem ersten Arbeitstag einfinden soll.
Arbeitsvertrag
Sie können den Arbeitsvertrag auch schon der Einstellungszusage beifügen, sofern der Bewerbende das Jobangebot bereits angenommen hat. Alternativ teilen Sie mit, wann Sie den Vertrag über welche Kanäle zukommen lassen.
Preboarding
Die Zeit zwischen der Zusage für die Bewerbung und dem Arbeitsbeginn gilt als Pre-Boarding. Sie sollte genutzt werden, um den neuen Mitarbeitenden an sich zu binden, etwa durch Einladungen zu Firmenevents, die in diesem Zeitraum stattfinden, oder durch die Übermittlung von Informationsmaterial zur neuen Position.
Tipp für Ihr Dokumentenmanagement
Mit Factorial optimieren Sie den gesamten Einstellungsprozess – von der Zusage bis zur Vertragsunterzeichnung. Dank der digitalen Personalakte sind alle relevanten Dokumente zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. Unbegrenzte e-Signaturen ermöglichen eine schnelle und effiziente Abwicklung, ganz ohne Papierkram. So gestalten Sie den Prozess für Ihr Unternehmen und die neuen Mitarbeitenden reibungslos und professionell.
Einstellungszusage – Muster für ein formelles Anschreiben
Hier finden Sie eine Mustervorlage, die Ihnen als Orientierung dient. Sie sollte individuell angepasst werden, um den*die Kandidat*in persönlich anzusprechen und alle relevanten Details zum Vertragsangebot zu enthalten. Wir haben für Sie außerdem eine kostenlose Word-Vorlage für eine Einstellungszusage erstellt, die Sie hier herunterladen können!
Betreff: Zusage für Ihre Bewerbung
Sehr geehrte/r Frau/Herr (Nachname),
wir bedanken uns recht herzlich für das angenehme Bewerbungsgespräch am (Gesprächsdatum). Mit großer Freude teilen wir Ihnen mit, dass wir Ihnen die Stelle als (Titel) in unserem Haus anbieten möchten. Sie haben uns durch Ihre fachlichen Qualifikationen und Ihr professionelles Auftreten überzeugt, und wir freuen uns darauf, Sie in unserem Team willkommen zu heißen. Der Arbeitsbeginn ist für den (Eintrittsdatum) geplant.
Anbei erhalten Sie unser Angebot. Bitte geben Sie uns spätestens bis zum (Rückmeldedatum) eine Rückmeldung, ob dieses Ihren Vorstellungen entspricht. Setzen Sie sich gerne mit (Ansprechpartner) in Verbindung, um eventuelle Fragen zu klären und einen Termin für die Vertragsunterzeichnung zu vereinbaren.
Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit.
Einstellungszusage zurückziehen
Es kann Situationen geben, in denen ein Arbeitgebender gezwungen ist, eine bereits gegebene Zusage zurückzuziehen. Die Rücknahme einer Einstellungszusage kann das Vertrauen in das Unternehmen stark beeinträchtigen.
Unter Umständen können Bewerbende rechtliche Ansprüche geltend machen, vor allem, wenn bereits Kosten angefallen sind oder die Person Verpflichtungen aufgrund der Zusage eingegangen ist.
Sie sollten die Gründe für das Zurückziehen der Jobzusage angeben. Diese müssen schwerwiegend und stichhaltig nachweisbar sein. Die Hürden für das Zurückziehen einer bereits erteilten Jobzusage sind daher sehr hoch.
Daher ist es ratsam, dies persönlich und respektvoll vorzunehmen, die Gründe zu erläutern und alternative Lösungen oder gar eine Kompensation anzubieten. Zudem sollte zur Dokumentation eine schriftliche Bestätigung der Rücknahme erfolgen.
