Obgleich die meisten Arbeitsverhältnisse praktisch tatsächlich am Monatsersten beginnen und zum Monatsletzten enden, gibt es keine gesetzliche Vorgabe, die eine Abweichung davon verbieten würde. Kommt es zu solch einer Variation, obliegt es aber immer den Verantwortlichen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Unternehmen, das den Arbeitnehmenden zustehende Gehalt anteilig zu berechnen.
Die meisten Beschäftigten im Personal- oder Rechnungswesen werden sich früher oder später mit den verschiedenen Berechnungsmethoden auseinandersetzen müssen. Die Berechnung des anteiligen Gehalts betrifft nicht nur Fälle, in denen das Beschäftigungsverhältnis mitten im Monat beginnt oder endet. Auch Regelungen zum 13. Monatsgehalt und zur Teilzeit spielen dabei eine Rolle und müssen berücksichtigt werden.
Key Facts
- Es obliegt dem Unternehmen ein anteiliges Gehalt zu berechnen, Arbeitnehmende sollten das aber ebenso stets gegenprüfen.
- Um das Gehalt anteilig zu berechnen, haben sich in der Praxis drei Berechnungsmethoden etabliert: die 30-Tage-Methode, die Kalendermethode und die Arbeitstag-Methode. Sie variieren je nachdem, wie viele Tage für die anteilige Berechnung tatsächlich zu Grunde gelegt werden.
- Ein anteiliges Gehalt ist auch zu berechnen, sofern bereits und weiterhin Beschäftigte ihr Arbeitsverhältnis nur temporär unterbrechen, zum Beispiel durch Mutterschutz, eine lange Erkrankung oder unbezahlten Urlaub.
- Zur Definition des anteiligen Gehalts und dessen Verwendung
- Gehalt anteilig berechnen: Formeln und Berechnungsmethoden
- Wie lässt sich das Teilzeit-Gehalt berechnen?
- Welche Vorgaben gelten zur Berechnung des 13. Monatsgehalts?
- Berechnung der Lohnsteuer bei anteiligen Gehältern
- Ändert sich durch Elternteilzeit die Höhe des Elterngeldes?
- Elternteilzeit – Softwarelösungen für Arbeitgebende
Zur Definition des anteiligen Gehalts und dessen Verwendung
Das zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden vereinbarte Bruttogehalt bezieht sich jeweils auf die Stundenanzahl und den vollen Monat. Wenn Arbeitnehmende nicht den kompletten Monat arbeiten, zum Beispiel, weil sie zur Mitte des Monats ihr Beschäftigungsverhältnis beginnen oder eine fristlose Kündigung für eine sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses sorgt, haben sie einen Anspruch auf eine Vergütung für Teilmonate – also den tatsächlich gearbeiteten Anteil des jeweiligen Monats.
Die Berechnung für ein anteiliges Gehalt erfolgt nach drei verschiedenen Methoden, zwischen denen Arbeitgebende frei wählen dürfen. Wichtig ist aber aus Unternehmenssicht: Sowohl für den Eintritt der Arbeitnehmenden als auch für das Ausscheiden aus dem Unternehmen muss die identische Methode genutzt werden. Das Unternehmen muss sich also für eine Berechnungsmethode entscheiden und diese dann konsequent anwenden. Eine fortlaufende dynamische Abweichung hin zu anderen Berechnungsmethoden, um beispielsweise eigene finanzielle Vorteile dadurch zu erhalten, ist nicht gestattet.
Gehalt anteilig berechnen: Formeln und Berechnungsmethoden
Formel 1: Gehalt anteilig berechnen über die 30-Tage-Methode
Wenn Sie ein Gehalt anteilig berechnen, ist diese Formel immer rechtssicher und pauschalisierend. Sie sieht entsprechend dem BGB § 191 vor, dass Monate mit 30 Tagen und ein ganzes Jahr mit 365 Tagen pauschalisiert werden dürfen, was auch das Bundesarbeitsgericht in einem verwandten Fall bestätigte.
Die Formel hierfür lautet dann: (Bruttogehalt / 30 Kalendertage) * gearbeitete Kalendertage
Bei Arbeitnehmenden mit einem Bruttogehaltsbezug von 4.000 Euro sieht das in der Praxis also wie folgt aus, sofern die jeweilige Person von den 30 Tagen insgesamt 14 im Unternehmen arbeitete:
(4.000 Euro / 30 Tage) * 14 Tage = 1.866,66 Euro – das wäre der Betrag, der unserer beispielhaften Person zustehen würde.
Formel 2: Berechnung anteiliges Gehalt über die Kalendertag-Methode
Die Kalendertage-Methode pauschalisiert Monate nicht mehr auf 30 Tage, sondern setzt die tatsächlichen Tage des jeweiligen Monats an. Das können also 30 oder 31 beziehungsweise im Februar auch 28 Tage sein. Grundsätzlich ist die Kalendertag-Methode damit aus offensichtlichem Grund etwas präziser.
Die Formel verändert sich nur in einem Detail: (Bruttogehalt / Tage des Monats) * gearbeitete Kalendertage
Haben Arbeitnehmende also ein Bruttogehalt von 4.000 Euro, das Beschäftigungsverhältnis wurde im Februar (im Beispiel hier 28 Tage) nach 14 Tagen offiziell aufgenommen, würde der Person exakt die Hälfte des Bruttogehalts zustehen.
Formel 3: Alternative Berechnungsmethode: Die Arbeitstag-Methode
Wie der Name korrekt vermuten lässt, werden hier nun nicht mehr Kalender-, sondern Arbeitstage angesetzt – die Berechnung wird praktisch also noch präziser. Im ersten Schritt ermitteln Sie, wie viele Arbeitstage der jeweilige Monat in der Summe hat. Im zweiten Schritt setzen Sie die tatsächlich geleisteten Arbeitstage dazu ins Verhältnis.
Die Formel dafür sieht wie folgt aus: (Bruttogehalt / Anzahl Arbeitstage des Monats) * geleistete Arbeitstage
Hat der Monat zum Beispiel 22 Arbeitstage, wovon der oder die Beschäftigte mit 4.000 Euro Bruttogehalt 5 Arbeitstage tätig war, wird das wie folgt errechnet.
(4.000 Euro / 22 Arbeitstage des Monats) * 5 geleisteten Arbeitstagen = 909,09 Euro
Wie lässt sich das Teilzeit-Gehalt berechnen?
Obwohl Teilzeit-Arbeitende weniger Stunden Arbeitszeit im Monat leisten, bezieht sich bei der Teilzeit das vereinbarte Gehalt ebenfalls auf einen Monat. Wenn Sie das Teilzeit-Gehalt berechnen müssen, gehen Sie also genauso vor wie bei Vollzeitbeschäftigten und wie eben dargelegt. Auch hier ist wichtig: Unternehmen dürfen in der Berechnungsmethodik nicht abweichen, auch nicht zwischen Voll- und Teilzeitarbeitenden.
Beispielrechnung für Teilzeit-Gehalt (4 Arbeitstage statt 5) mit der Arbeitstag-Methode:
Ein Arbeitnehmer X arbeitet in Teilzeit mit 4 statt 5 Arbeitstagen pro Woche. Das Bruttogehalt für eine Vollzeitstelle (5 Tage/Woche) beträgt 4.000 Euro.
Berechnung:
- Ein typischer Monat hat 22 Arbeitstage (bei einer 5-Tage-Woche).
- Bei einer 4-Tage-Woche entspricht das: (4 / 5) × 22 = 17,6 Arbeitstage
- Das Bruttogehalt wird anteilig berechnet: (4.000 Euro / 22) × 17,6 = 3.200 Euro
Welche Vorgaben gelten zur Berechnung des 13. Monatsgehalts?
Ein Anspruch auf die volle Höhe des 13. Monatsgehalts liegt nur dann vor, wenn Arbeitnehmende tatsächlich auch 12 Monate im Unternehmen tätig waren. Beschränkt sich die Arbeitszeit hingegen auf einen anteiligen Zeitraum, reduziert sich in der Folge ebenso die Höhe des 13. Monatsgehalts anteilig.
Nehmen wir als Beispiel eine neu angestellte Fachkraft, die 4.000 Euro brutto im Monat verdient und zum 1. September des Jahres in das Unternehmen eintritt. Selbiges zahlt dieser Fachkraft auch anteilig das 13. Monatsgehalt. Die Formel sieht dafür wie folgt aus:
(Gehalt * Monate, die Mitarbeitende tätig waren) / 12
In unserem Beispiel werden also 4.000 Euro mit 4 Monaten multipliziert, was 16.000 Euro ergibt. Geteilt durch 12 entsteht so ein Anspruch auf das 13. Monatsgehalt in Höhe von 1.333,33 Euro.
Berechnung der Lohnsteuer bei anteiligen Gehältern
In der Praxis werden zur Berechnung der Lohnsteuer 30 Tage angesetzt, was auf dem schon eingangs erwähnten § 191 BGB fußt. Zur Ermittlung der Lohnsteuerhöhe ist also eine Umrechnung auf die einzelnen Kalendertage notwendig. Hierfür müssen Sie sich an der Tagestabelle orientieren, da die Monatstabelle Freibeträge enthält, die nur bei vollen Monaten greifen.
Eine manuelle Berechnung mit Excel und Co. ist fehleranfällig und gehört der Vergangenheit an. Unternehmen, Personal und im Rechnungswesen angestellte Fachkräfte profitieren bei der Berechnung des anteiligen Gehalts sowie der anteilig zu zahlenden Lohnsteuer von digitalen 360-Grad-Lösungen: Mit Factorial ist eine vorbereitete Lohnabrechnung auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit möglich, während die DATEV-Integration für eine rechtssichere Gehaltsabrechnung sorgt – auch behalten Sie so stets den Überblick über die genutzte Berechnungsmethode, die – wie erwähnt – konsequent beizubehalten ist. Klingt interessant für Sie? Probieren Sie es doch einfach mal unverbindlich aus!
