In der heutigen Arbeitswelt hat die Digitalisierung einen enormen Einfluss auf verschiedene Aspekte von Unternehmen. Die Personalabteilung bildet hierbei keine Ausnahme, da die HR-Digitalisierung die Effizienz und Effektivität der Personalarbeit revolutioniert.
In diesem Artikel wird die Bedeutung der HR-Digitalisierung in modernen Unternehmen untersucht, wobei besonderes Augenmerk auf der Notwendigkeit von Automatisierung und Technologie-Integration liegt, um HR-Abläufe zu rationalisieren und zu optimieren.
Key Facts
- Digitales Personalmanagement nutzt digitale Technologien und Softwarelösungen zur Verwaltung und Optimierung von HR-Aufgaben und -Prozessen in Unternehmen.
- Durch die Digitalisierung können Prozesse wie Urlaubsverwaltung, Spesenabrechnung oder auch die vorbereitende Gehaltsabrechnung automatisiert werden.
- Besonders vorteilhaft sind solche HR-Tools, die zudem auch Integrationen mit externen Anwendungen wie Google Calender oder Slack ermöglichen.
- Was ist digitales Personalmanagement?
- Wie verändert die Digitalisierung das Personalmanagement?
- Anwendungen aus der Praxis – Digitales Personalwesen
- Rationalisierung durch Digitalisierung
Was ist digitales Personalmanagement?
Der digitale Arbeitsplatz
Digitales Personalmanagement, auch bekannt als „Digitales Human Resources Management“ bezieht sich auf den Einsatz von digitalen Technologien und Softwarelösungen in Personalabteilungen zur Verwaltung und Optimierung von HR-Aufgaben und -Prozessen in einem Unternehmen. Insgesamt kann festgehalten werden, dass Deutschland bei Digitalisierung im Ländervergleich Aufholbedarf hat.
Diese Technologien und Softwaretools der Digital-HR sind speziell darauf ausgerichtet, die Effizienz, Genauigkeit und Effektivität der Personalverwaltung zu verbessern.
Zu den wesentlichen Aspekten des digitalen Personalmanagements und der dazugehörigen HR-Strategie gehören:
Rekrutierung und Personalbeschaffung:
Digitale Tools ermöglichen die Veröffentlichung von Stellenangeboten, die Verwaltung von Bewerbungen und den Einsatz von Algorithmen und KI zur Auswahl der geeignetsten Kandidat*innen. Digitalisierung im Recruiting beschleunigt den Rekrutierungsprozess erheblich.
Onboarding und Schulung:
Digitale Plattformen bieten die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter*innen zu automatisieren, indem sie Schulungsmaterialien bereitstellen und den Fortschritt der Mitarbeiter*innen verfolgen. Darüber hinaus können diese Tools den Onboarding-Prozess auch digital unterstützen, z. B. durch Videos, die über das Unternehmen und seine Werte informieren.
Personalverwaltung:
Digitale HR-Systeme ermöglichen die zentrale Speicherung von Mitarbeiterdaten, die Verwaltung von Gehaltsdaten, Urlaubsanträgen, Arbeitszeiten und die Pflege von Personalakten.
Performance Management:
Digitale Lösungen unterstützen die Planung und Durchführung von Mitarbeiterbewertungen und die Verfolgung von Zielen und Leistungen.
Datenanalyse und Berichterstattung:
Durch die Erfassung umfangreicher Daten können Unternehmen Leistungsindikatoren analysieren und Berichte erstellen, um fundierte Personalentscheidungen zu treffen.
Self-Service-Portale:
Mitarbeiter*innen können über Self-Service-Portale auf ihre persönlichen Informationen, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträge zugreifen und diese verwalten.
Welche Vorteile ergeben sich dafür im Ganzen für das Unternehmen?
Die Einführung des digitalen Personalmanagements kann die Arbeitsabläufe rationalisieren, menschliche Fehler minimieren, den Zugang zu wichtigen HR-Informationen erleichtern und insgesamt die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Unternehmen investieren verstärkt in digitales Personalmanagement, da es dazu beiträgt, den ständig wachsenden Anforderungen an die Personalverwaltung gerecht zu werden und die HR-Abteilung in eine strategische Rolle zu versetzen.
Wie verändert die Digitalisierung das Personalmanagement?
Wie und an welchen Stellen genau die Digitalisierung das Personalmanagement verändert, möchten wir Ihnen im folgenden Abschnitt anhand ganz konkreter Beispiele vorstellen.
Workflowoptimierung: Automatisierung von HR-Aufgaben
Durch die Automatisierung von HR-Aufgaben mithilfe spezialisierter Anwendungen und Technologien können HR-Aufgaben
- schneller durchgeführt werden
- präzisere Ergebnisse liefern, als wenn sie von Menschen ausgeführt würden, und
- effizienter durchgeführt werden, da sich das Personal auf andere Aufgaben konzentrieren kann.
- Darüber hinaus führt die Digitalisierung dieser Arbeitsabläufe zu niedrigeren Arbeitskosten und einer besseren Ressourcenallokation.
Beispiele für Digitalisierungsmaßnahmen:
Spesenabrechnungen: Die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen kann mühsam und zeitaufwändig sein. Digitale Tools wie das Spesenmanagement-Tool von Factorial (Factorial Expenses) automatisieren diese Bearbeitung. So können Fehler vermieden und der Zeitaufwand erheblich reduziert werden.
Rekrutierung und Personalbeschaffung: Factorial bietet ein Tool zur Verwaltung von Bewerbungen. Damit können Sie beispielsweise automatisch Antworten auf Bewerbungen versenden. Außerdem haben Sie sofort alle Daten der Bewerber*innen im Überblick. Mit dem Tool bleibt der gesamte Mitarbeiterlebenszyklus an einem Ort. Das Tool eignet sich daher auch für die interne Personalbeschaffung. Sie können mit dem Tool eine Karriereseite erstellen und den Bewerbungsprozess automatisieren.
HR-Innovation: Digitalisierung von Onboarding und vorbereitende Gehaltsabrechnung
Besonders das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen sowie die Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen sind regelmäßige Faktoren im HR-Bereich, die viel Zeit verschlingen. Mit digitalen Tools können Sie diese Prozesse ganz einfach rationalisieren.
Denn: Wenn Prozesse der Personalarbeit rationalisiert werden, bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben in der Personalabteilung.
Und die aktuelle HR-Studie von forcont zeigt: ¼ der befragten Mitarbeitenden im HR-Bereich möchte vor allem den administrativen Aufwand reduzieren.
HR-Digitalisierung: Onboarding
Die Automatisierung des Einführungsprozesses für neue Mitarbeiter*innen hat enorme Vorteile für Ihre HR-Abteilung und Ihr Unternehmen insgesamt.
- Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse beim Onboarding ermöglichen es, die Einarbeitungszeit erheblich zu verkürzen. Neue Mitarbeiter*innen können schneller produktiv sein.
- Konsistenz: Die Automatisierung gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren, da alle Mitarbeiter*innen denselben Onboarding-Prozess durchlaufen.
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Ein reibungsloser Onboarding-Prozess trägt zur Zufriedenheit neuer Mitarbeiter bei, da sie sich schneller in das Unternehmen integrieren können.
Studien weisen immer wieder auf die Wichtigkeit des Onboarding-Prozesses hin.
So ergab eine aktuelle Studie von Haufe Online, dass ⅓ der Unternehmen besonders unter der Frühfluktuation leiden. Mitarbeiter*innen scheiden also noch mitten im Onboarding-Prozess aus. ¼ der Mitarbeiter*innen verlassen das Unternehmen sogar so schnell, weil es kein professionelles Onboarding gab.
Tipp: Auch hier hilft Factorial.
Mit Factorial wird das Onboarding vereinfacht, indem den neuen Mitarbeiter*innen Zugriff auf den Onboarding-Bereich von Factorial gewährt wird, der auf Onboarding-bezogene Aufgaben ausgerichtet ist. Hierbei können sie persönliche Daten ausfüllen, digital Dokumente unterschreiben und Aufgaben als erledigt markieren, bevor sie volle Mitarbeiter*innen werden und offiziell starten.
HR-Digitalisierung: Vorbereitende Gehaltsabrechnung
Wie kann durch ein digitales Tool, wie das von Factorial, die vorbereitende Gehaltsabrechnung rationalisiert werden?
- Automatisierung: Das Tool kann die Prozesse, die zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnung notwendig sind, automatisieren.
- Zentralisierung: Alle relevanten Daten und Dokumente können an einem Ort zentralisiert werden, was den Zugriff und die Verarbeitung erleichtert.
- Berichterstattung: Durch die Verwendung von Software können Berichte über die Gehaltsabrechnung erstellt und schnell heruntergeladen werden.
- Tipp: Factorial API-Keys für die Technologie-Integration
Factorial bietet API-Keys, die es Unternehmen ermöglichen, nahtlos Daten zwischen der vorbereitenden Gehaltsabrechnung und anderen Softwareanwendungen auszutauschen. Dies ermöglicht eine effiziente Integration und einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen, um den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess zu rationalisieren und zu optimieren.
Ist Ihre gewünschte Integration nicht vorhanden? Kein Problem. Mit der öffentlichen API von Factorial können Sie sogar benutzerdefinierte Integrationen erstellen.
Automatisierung in HR-Tools und Optionen zur Technologie-Integration
Integrierte Automatisierungsprozesse in HR-Tools können Routineaufgaben vereinfachen. Dadurch sparen HR-Fachleute Zeit und Ressourcen, die sie für strategische Aufgaben nutzen können. Sehen wir uns ein solches Beispiel an:
Ein weiterer Prozess, der besonders durch Automatisierung rationalisiert werden kann, ist die Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter*innen.
Beispiel Urlaubsverwaltung
Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen kann beschleunigt werden, indem Genehmigungen schnell erteilt und die Daten der Mitarbeiter*innen automatisch aktualisiert werden.
Mit dem Urlaubsverwaltungstool von Factorial können Sie bspw. genau das tun. Darüber hinaus können Sie z. B. automatische Abwesenheitsnotizen erstellen, alle Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen im Blick behalten oder bestimmte Konfigurationen für Urlaubs- und Abwesenheitsgenehmigungen vornehmen. Das System informiert automatisch alle Beteiligten über den Status des Antrags und aktualisiert den Urlaubskalender.
Integration externer Tools
Darüber hinaus können HR-Tools wie das von Factorial wie oben bereits kurz erwähnt mit einer Vielzahl externer Tools integriert werden, um den Datenaustausch zu automatisieren und die betriebliche Effizienz zu verbessern.
Factorial bietet Integrationen mit einer Vielzahl externer Tools an, darunter Google Kalender und Slack. Beispielsweise können HR-Fachleute mit Factorial automatisch Urlaubsanträge in Google Kalender eintragen.
Vorteile von Integrationen im HR-Bereich:
- Automatisierter Datenaustausch: Integrationen ermöglichen einen automatisierten Datenaustausch zwischen verschiedenen Tools, wodurch manuelle Fehler vermieden werden.
- Verbesserte Effizienz
- Transparente Prozesse: Integrationen können die Transparenz von HR-Prozessen verbessern, da alle relevanten Daten in einem zentralen System gespeichert sind.
Anwendungen aus der Praxis – Digitales Personalwesen
Im Folgenden möchten wir Ihnen ein konkretes Unternehmen aus der Praxis vorstellen, das Digitalisierung, Automatisierung und Technologie-Integration im Personalbereich erfolgreich umgesetzt hat.
Die Interlutions GmbH, eine renommierte Digitalagentur in Deutschland, konnte durch die Implementierung der HR-Softwarelösung von Factorial erhebliche Effizienzsteigerungen und administrative Entlastungen erzielen.
Vor der Umstellung stand das Unternehmen vor Herausforderungen im Zusammenhang mit der Umstellung auf Telearbeit, die durch die COVID-19-Pandemie noch verschärft wurden. Factorial ermöglichte es Interlutions, diese Herausforderungen zu meistern, insbesondere im Bereich der internen Kommunikation und der Prozessautomatisierung.
Aber vor allem die Tatsache, dass Factorial eine anpassbare HR-Software ist, stellt für das Unternehmen den größten Mehrwert dar. Zuvor wurde mit verschiedenen Anwendungen wie Excel-Tabellen usw. gearbeitet, die nicht immer miteinander kompatibel waren. Vor allem das Übertragen von einem System ins andere war ein echter Zeitfresser. Mit Factorial hat das Unternehmen nun alle Prozesse in einem Tool!
Factorial bietet eine umfassende und ganz an Ihre Bedürfnisse anpassbare Software mit zahlreichen HR-Funktionen, darunter Abwesenheitsmanagement, Arbeitszeiterfassung, vorbereitende Gehaltsabrechnung und vieles mehr. Durch die Digitalisierung der HR-Prozesse können Unternehmen die strategische Rolle ihrer HR-Abteilung stärken.
Rationalisierung durch Digitalisierung
Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist daher für moderne Unternehmen von zentraler Bedeutung. Die Automatisierung und Integration von HR-Technologien bietet eine Vielzahl von Vorteilen für die Effizienz und Effektivität der Personalarbeit.
Wenn Ihr Unternehmen noch zögert, digitale Lösungen einzusetzen, empfehlen wir Ihnen, eine All-in-One-Lösung wie die von Factorial in Betracht zu ziehen. Die Implementierung und Nutzung ist einfach und benutzerfreundlich. Mit digitalen Prozessen bleiben Sie als Unternehmen in der modernen Unternehmenslandschaft wettbewerbsfähig.
