Die Einführung einer neuen Software kann für Unternehmen schnell zur Herausforderung werden, wobei gilt: Je größer das Unternehmen, desto komplexer und fehleranfälliger ist in der Regel auch die Software-Implementierung. Welche Tipps und Tricks Sie für eine erfolgreiche IT-Implementierung berücksichtigen sollten, haben wir in diesem Guide für sie zusammengefasst.
Key Facts
- Sämtliche Prozesse, die mit der Verwendung einer neuen Software in einem Unternehmen zusammenhängen, werden unter dem Begriff Software-Implementierung zusammengefasst.
- Die Implementierung einer neuen Software ist beispielsweise dann unerlässlich, wenn die verwendete Software veraltet ist und dadurch Nachteile für das Unternehmen entstehen, etwa in puncto Wettbewerbsfähigkeit.
- Die Software-Implementierung zählt zum Aufgabenbereich des Change Managements und erfordert eine sorgfältige Planung sowie die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden.
- Einführung einer Software: Der Nutzen
- Strategische Zielsetzung: Warum wird die Software eingeführt?
- Vorbereitungsphase: Die richtige Software auswählen und technische Voraussetzungen prüfen
- Einführungsstrategien für die Implementierung einer Software
- Wie implementiert man eine Software? 4 Phasen der Tool-Einführung im Überblick
- Evaluation und Weiterentwicklung nach der Einführung
Einführung einer Software: Der Nutzen
Die von einem Unternehmen verwendete Software sollte immer den modernen Standards entsprechen. Immerhin ist sie für nahezu alle Unternehmensbereiche unverzichtbar, für die Buchhaltung und Personalverwaltung ebenso wie für die Materialwirtschaft und das Marketing. Eine gute Software vereinfacht und automatisiert wichtige Prozesse, sodass mehr Zeit für das Kerngeschäft bleibt und das Risiko für schwerwiegende Fehler reduziert wird.
Darüber hinaus bietet die Einführung einer neuen Softwarelösung zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Prozessautomatisierung hinausgehen und sowohl technische als auch organisatorische Aspekte betreffen:
- Bessere Datenqualität
Zentral gepflegte Informationen, die jederzeit aktuell und vollständig sind, sorgen für Transparenz und fundierte Entscheidungen. - Fit für den Markt von morgen
Mit einer zeitgemäßen Software reagieren Sie flexibel auf neue Anforderungen – intern wie extern – und sichern langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit. - Mehr Sicherheit für sensible Daten
Neue Systeme bieten moderne Sicherheitsfunktionen, die Ihre Daten zuverlässig schützen – DSGVO-konform und auf dem neuesten Stand der Technik. - Unterstützung der Unternehmensstrategie
Die Auswahl und Implementierung einer Software kann gezielt auf strategische Ziele wie Umsatzsteigerung, Prozessoptimierung oder Kundenzufriedenheit ausgerichtet werden. Durch flexible Customizing-Optionen lässt sich die Lösung passgenau auf betriebliche Anforderungen zuschneiden. - Hohe Mitarbeiterakzeptanz
Durch eine gut vorbereitete Einführung, Schulungen und Einbindung Ihrer Teams steigt die Bereitschaft, neue Tools aktiv zu nutzen. Das spiegelt sich letztlich auch in der Produktivität wider. - Langfristige Kostenersparnis
Auch wenn die Einführung zunächst Investitionen erfordert, amortisieren sich diese meist schnell durch höhere Effizienz, sinkende Fehlerquoten und geringere Aufwände für Wartung und Pflege veralteter Systeme.
Strategische Zielsetzung: Warum wird die Software eingeführt?
Bevor die konkrete Umsetzung beginnt, sollte im Unternehmen klar sein, welche Ziele mit der neuen Softwarelösung verfolgt werden. Geht es um mehr Effizienz, um bessere Datenverfügbarkeit, Skalierbarkeit oder ganz konkrete Anforderungen aus einem Fachbereich? Eine transparente Zieldefinition dient als Leitlinie für den gesamten Prozess – von der Auswahl über die Einführung bis zur Erfolgskontrolle. Ebenso wichtig: Legen Sie von Beginn an fest, wie der Erfolg der Implementierung gemessen werden soll – etwa durch Zeitersparnis, höhere Datenqualität oder Nutzerzufriedenheit.
Ein Beispiel aus der Praxis: Bei der Einführung einer HR-Software wie Factorial stehen häufig Ziele wie die Digitalisierung von Personalakten, eine effizientere Verwaltung von Abwesenheiten, die automatisierte Lohnvorbereitung oder ein transparenteres Talentmanagement im Fokus. Unternehmen, die Factorial einsetzen, möchten administrative Aufgaben reduzieren und gleichzeitig Mitarbeitende stärker einbinden – durch diverse Funktionen wie etwa digitale Arbeitszeiterfassung oder smarte Workflows. In diesem Fall kann der Erfolg der Implementierung z. B. an gesunkenen Bearbeitungszeiten für Urlaubsanträge oder einer höheren Nutzung der Mitarbeiterprofile gemessen werden.
Vorbereitungsphase: Die richtige Software auswählen und technische Voraussetzungen prüfen
Bereits vor der Einführung muss sichergestellt sein, dass die gewählte Softwarelösung zu den bestehenden IT-Strukturen passt und notwendige Anforderungen erfüllt. Klären Sie frühzeitig Fragen zur Integration mit anderen Systemen, zum Datenschutz (z. B. DSGVO, AV-Verträge) sowie zur Skalierbarkeit.
Auch bei der Suche nach der passenden Software lohnt sich ein strukturierter Auswahlprozess mit der Einbindung aller relevanten Fachbereiche. Ein klarer Anforderungskatalog hilft dabei, Lösungen objektiv zu bewerten und die bestgeeignete Option auszuwählen.
Einführungsstrategien für die Implementierung einer Software
Bei der Software-Implementierung haben Unternehmen die Wahl zwischen zwei Einführungsstrategien: der Big-Bang-Strategie und der Strategie der iterativen Einführung.
Big-Bang-Strategie der Software-Implementierung
Wird die neue Software von einem Arbeitstag auf den anderen vollständig in Betrieb genommen, handelt es sich um eine sogenannte Big-Bang-Strategie. Sie ist meist dann Mittel der Wahl, wenn die Daten der alten Software nicht auf das neue System übertragbar sind oder eine Übertragung nicht erwünscht ist. Die vollständige Abschaffung des alten Systems ist dann sinnvoller, denn nur so wird gewährleistet, dass Daten nicht doppelt vorhanden sind.
Der wichtigste Vorteil der Big-Bang-Strategie liegt auf der Hand: Sie geht mit einer großen Zeitersparnis einher, und da die Wartung der alten Software komplett entfällt, ist diese Vorgehensweise auch kostengünstiger. Zudem entfaltet die neue IT sofort ihre Wirkung, da nicht mehrere Anwendungen parallel nebeneinander laufen.
Allerdings hat die Big-Bang-Strategie auch Nachteile: Der erhöhte Zeitdruck bei der Implementierung steigert die Fehleranfälligkeit. Auch die Akzeptanz der Mitarbeitenden kann mitunter geringer ausfallen, weil ihnen nicht viel Zeit zur Einarbeitung und Eingewöhnung bleibt.
Iterative Einführung neuer Software
Bei der iterativen Implementierung wird die neue Software nicht schlagartig, sondern Schritt für Schritt eingeführt. Das kann bedeuten, dass das neue und das alte System zunächst parallel laufen und die einzelnen Komponenten nach und nach bereitgestellt werden. Gegebenenfalls wird auch zunächst eine Testphase durchgeführt, vorzugsweise in Kombination mit Mitarbeiterschulungen, um die Eingewöhnung zu erleichtern.
Die iterative Software-Implementierung bietet Verantwortlichen und Mitarbeitenden ausreichend Zeit, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen und gegebenenfalls noch Anpassungen vornehmen zu lassen. Das fördert die Akzeptanz der Beschäftigten und reduziert zugleich das Risiko für Fehler und schwerwiegende Datenverluste. Dadurch, dass zwei Systeme gleichzeitig verwendet werden, steigen allerdings die Kosten für die Software-Implementierung, und auch der Zeitaufwand für alltägliche Arbeitsabläufe kann größer ausfallen.
Wie implementiert man eine Software? 4 Phasen der Tool-Einführung im Überblick
Eines vorweg: Eine offene und kontinuierliche Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg jeder Software-Implementierung. Informieren Sie frühzeitig alle betroffenen Stakeholder – von der Geschäftsführung bis zu den Endanwender*innen. Nutzen Sie dabei verschiedene Kanäle wie E-Mail, Intranet, Infoveranstaltungen oder interne Newsfeeds, um über Projektziele, Zeitpläne und nächste Schritte zu informieren. Binden Sie zudem Mitarbeitende aktiv in den Prozess ein, zum Beispiel durch Feedbackrunden (etwa mit den Factorial-Umfragefunktionen), Pilotphasen oder Beteiligung an Testläufen. Das schafft Transparenz, fördert die Akzeptanz und verringert Unsicherheiten im Wandel.
Tipp: Für eine erfolgreiche Umsetzung braucht es ein gut abgestimmtes Projektteam. Idealerweise setzt sich dieses aus Vertretenden der IT, der betroffenen Fachabteilungen (z. B. HR, Finance) und dem Projektmanagement zusammen. Benennen Sie eine Projektleitung, die den Überblick über Zeitplan, Kommunikation und Umsetzungsfortschritt behält. Auch die Rolle der Key User*innen – also der ersten Anwender*innen im Alltag – sollte frühzeitig definiert werden, da sie als Multiplikatoren im Unternehmen fungieren.
Phase 1: Rollout
Der Rollout markiert den Übergang der Software von einer reinen Testumgebung in den laufenden Betrieb. Häufig wird hier zunächst eine Pilotphase durchgeführt, in der die Software lediglich einem kleinen Teil der Beschäftigten zur Verfügung gestellt wird. Dies ermöglicht es, etwaige Probleme zeitnah zu erkennen und vor dem unternehmensweiten Rollout zu beheben.
Phase 2: Datenmigration
Die Überführung bestehender Daten aus dem alten System in das neue wird als Datenmigration bezeichnet. Dieser Schritt erfordert größte Sorgfalt, um Datenverluste zu vermeiden. Die Datenmigration umfasst die folgenden Schritte:
- Bestandsaufnahme aller vorhandenen Daten
- Datenbereinigung (Löschung veralteter, fehlerhafter oder redundanter Daten)
- Transforming (Daten bei Bedarf in neues Format übertragen)
- Testmigration (Probleme im Migrationsprozess erkennen und Lösungen erarbeiten)
- Validierung (Prüfung, ob alle Daten korrekt übernommen wurden)
Phase 3: Schulungen und Trainings
Die Akzeptanz einer neuen Software hängt ebenso wie ihre effiziente Nutzung von gut organisierten Schulungsmaßnahmen ab. Schulungen und Trainings stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden mit dem neuen System vertraut gemacht werden und die verschiedenen Funktionen im Alltag sicher anwenden können.
Dabei ist es sinnvoll, die Schulungen an die unterschiedlichen Nutzergruppen anzupassen. Führungskräfte benötigen andere Trainingsinhalte als Endanwender*innen oder Administrator*innen. Auch die Erstellung von Tutorials und/oder Handbüchern ist im Zusammenhang mit der Implementierung einer Software empfehlenswert. Der optimale Zeitpunkt der Mitarbeiterschulungen sollte je nach Unternehmen individuell festgesetzt werden. Dabei kann es ratsam sein, erste Schulungen vor dem Rollout durchzuführen, gefolgt von vertiefenden Trainings im Anschluss an die Datenmigration.
Phase 4: Aufbau von Support-Strukturen
Im Anschluss an die Implementierung ist es wichtig, einen stabilen Software-Support aufzubauen, um den laufenden Betrieb zu sichern und Mitarbeitenden bei Problemen schnell Hilfe anbieten zu können. Ein zentraler Helpdesk, der telefonisch und per E-Mail erreichbar ist, kann dabei als erste Anlaufstelle dienen. Häufig wird darauf aufbauend ein mehrstufiger Support etabliert, der zwischen einfachen First-Level-Anfragen und komplexen technischen Problemen (Second-Level oder Third-Level) unterscheidet. In der Praxis haben sich zudem Wissensdatenbanken bewährt, in der häufig auftauchende Probleme, Fragestellungen sowie Best Practices dokumentiert und allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden.
Evaluation und Weiterentwicklung nach der Einführung
Die Software-Implementierung ist mit dem Go-Live nicht abgeschlossen. Im Nachgang sollten Sie evaluieren, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden – etwa durch Nutzerfeedback, Performance-Analysen oder konkrete KPIs wie Bearbeitungszeiten oder Fehlerquoten. Auf dieser Basis lassen sich Optimierungen ableiten und ggf. weitere Funktionen aktivieren. Ein weiterer Erfolgsfaktor: Halten Sie regelmäßige Feedbackschleifen mit Anwendenden ein und denken Sie Software als dynamischen Bestandteil Ihrer digitalen Infrastruktur.
