Interne Kommunikation ist das Herzstück erfolgreicher Arbeit in einem Unternehmen. Sie umfasst alle Formen des Informationsaustausches zwischen den Mitarbeiter*innen und dient dem reibungslosen Ablauf von Prozessen. Eine effektive interne Kommunikation und ein effektives Kommunikationsmodell sind entscheidend, um Transparenz zu schaffen, Unternehmensziele zu erreichen und die Motivation sowie die Bindung der Mitarbeiter*innen zu fördern.
Im folgenden Blogartikel erklären wir daher ausführlich, worauf es bei der internen Kommunikation, der HR-Kommunikation und ihrer Implementierung im Unternehmen ankommt.
Key Facts
- Interne Kommunikation umfasst alle Formen des Informationsaustausches zwischen den Mitarbeitenden eines Betriebes, im Gegensatz zur externen Kommunikation, die sich an Kund*innen, Partner*innen und die Öffentlichkeit richtet.
- Die Instrumente der internen Kommunikation lassen sich in digitale (z.B. E-Mail) und analoge (z.B. Teambesprechungen) Instrumente unterteilen.
- Herausforderungen in der internen Kommunikation sind vor allem Informationsflut, Sprachbarrieren, mangelnde Kommunikation und fehlende Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen.
- Was ist interne Kommunikation?
- Was zählt alles zur internen Kommunikation?
- Instrumente der internen Kommunikation – digital und analog
- Herausforderungen bei der internen Kommunikation
- Wie ein Kommunikationskonzept für das Unternehmen entwickeln? – Interne Kommunikation verbessern
- Interne Kommunikation messen
- Interne Kommunikation Beispiele aus der Praxis
Was ist interne Kommunikation?
Interne Kommunikation ist das A und O für erfolgreiches Arbeiten. Unter interner Kommunikation versteht man alle nonverbalen und verbalen Formen des Informationsaustausches zwischen den verschiedenen Personen in einem Unternehmen. Es handelt sich hierbei um ein Instrument der Unternehmenskommunikation, das dazu da ist, den Informationsaustausch zwischen Teams, Vorgesetzten und einzelnen Mitarbeiter*innen sicherzustellen.
Interne Kommunikation bezeichnet dabei sowohl die formelle bzw. organisierte Kommunikation über die verschiedenen Kanäle und Medien innerhalb eines Unternehmens als auch die informelle Kommunikation, wie z. B. Gespräche in der Büroküche oder auf dem Flur zwischen einzelnen Mitarbeiter*innen.
Interne Kommunikation wird oft auch als Mitarbeiterkommunikation bezeichnet.
Was ist das Ziel der internen Kommunikation? – Warum ist interne Kommunikation so wichtig
Eine gute interne Kommunikation verfolgt folgende Ziele und ist aus folgenden Gründen von so entscheidender Bedeutung für ein erfolgreiches Unternehmen:
Informationsfluss sicherstellen
Hauptziel der internen Kommunikation ist es, die Mitarbeiter*innen über alle relevanten Informationen im Unternehmen zu informieren. Dazu gehören Ziele, Arbeitsanweisungen, Entscheidungen, Veränderungen und neue Entwicklungen im Unternehmen.
Grundlegend für einen reibungslosen Arbeitsablauf ist auch, dass alle Mitarbeitenden denselben Wissensstand haben.
Unternehmensziele erreichen
Ohne eine gute Kommunikation mit den Mitarbeiter*innen wird es schwierig sein, die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen. Damit Beschäftigte ihre Arbeit effektiv erledigen können, müssen sie wissen, was sie, wann, wo, mit wem und wie zu tun haben. Dies wird nur gewährleistet, wenn die Kommunikation innerhalb des Betriebs funktioniert.
Transparenz
Eine gute Mitarbeiterkommunikation schafft Transparenz und hilft Missverständnisse zu vermeiden.
Effektives Arbeiten
Je besser die Kommunikation ist, desto besser funktionieren die Abläufe im Unternehmen, transparente, klare und umfassende Unternehmenskommunikation ist dafür essenziell.
Wissenstransfer und Kreativität
Effektive Kommunikation ermöglicht den Austausch von Wissen und Erfahrungen zwischen den Mitarbeitenden. Ein regelmäßiger und guter Austausch im Betrieb fördert die Kreativität und die Mitarbeitenden sind innovativer, da Synergien vorteilhaft genutzt werden können.
Basis für externe Kommunikation
Nur wenn die interne Kommunikation stimmt, kann auch eine externe Kommunikation erfolgreich sein.
Harmonisches Miteinander: Bindung und Motivation
Kommunikation erleichtert das Zusammenarbeiten in Teams, zwischen den einzelnen Abteilungen und zwischen den unterschiedlichen Hierarchieebenen. Informierte und beteiligte Beschäftigte, fühlen sich wohler und wertgeschätzt. Das motiviert sie wiederum, gute Leistungen für den Betrieb zu erbringen.
Eine gute Mitarbeiterkommunikation hat also auch zum Ziel, dass Mitarbeitende sich wohlfühlen im Unternehmen und an das Unternehmen gebunden werden.
Veränderungen und Krisen
Insbesondere in Krisen und bei Veränderungen im Unternehmen kommt es auf eine gute interne Kommunikation an. Sie kann die Beschäftigten auf die Veränderungen vorbereiten, ihre Ängste ernst nehmen und sie bei der Anpassung unterstützen.
Die Top-3 Ziele der internen Kommunikation
Die Ziele der internen Kommunikation lassen sich auf die drei Hauptaspekte
- Information
- Motivation
- Mitarbeiterbindung
zusammenfassen.
Unterschied interne und externe Kommunikation
Die interne Kommunikation richtet sich an Mitarbeitende innerhalb des Unternehmens. Externe Kommunikation hingegen richtet sich an alle Personen und Organisationen außerhalb des eigenen Unternehmens. Dazu gehören bspw. Kund*innen, andere Betriebe, Partner*innen, Medien und die Öffentlichkeit.
Was zählt alles zur internen Kommunikation?
Grundsätzlich lässt sich die interne Kommunikation in einem Betrieb in vier verschiedene Kategorien einteilen. Diese sind:
Top-down Kommunikation
Hierunter fällt die gesamte Kommunikation von der Führungsebene zu den Mitarbeiter*innen. Die Kommunikationsrichtung ist von oben nach unten.
Hier geht es um die Kommunikation von übergeordneten, großen Themen. Dazu gehören die Unternehmensziele, aber auch die Unternehmensstrategie sowie die Organisation der konkreten Arbeit, um diese Ziele zu erreichen.
Bottom-up Kommunikation
Hier geht es um die Kommunikation in umgekehrter Richtung, d. h. um Informationen von den Mitarbeiter*innen an das Management.
Im Gegensatz zur Top-down-Kommunikation, bei der Anweisungen und Informationen von oben nach unten weitergegeben werden, ermöglicht die Bottom-up-Kommunikation die Einbeziehung der Mitarbeiter*innen und die Berücksichtigung ihrer Ideen, Vorschläge und Meinungen.
Horizontale Kommunikation
Horizontale Kommunikation beschreibt den Austausch von Informationen zwischen Kolleg*innen auf derselben Hierarchieebene. Sie wird auch manchmal Peer-to-Peer-Kommunikation genannt.
Instrumente der internen Kommunikation – digital und analog
Für eine gute interne Kommunikation stehen den Unternehmen verschiedene Instrumente zur Verfügung, die sich in analoge und digitale Instrumente unterteilen lassen.
Insgesamt ist natürlich ein starker Trend zur digitalen internen Kommunikation zu erkennen.
Aber:
Die persönliche Interaktion bleibt für viele Arbeitnehmer*innen weiterhin wichtig. Die Bedeutung des persönlichen Austauschs zeigt sich auch darin, dass viele Start-ups, die eher dazu tendieren, einen großen Teil der Arbeit im Home-Office oder von remote aus erledigen zu lassen, dennoch in Abständen regelmäßige Teamtreffen organisieren. Für viele Arbeitnehmer*innen ist der persönliche Kontakt nämlich weiterhin sehr wichtig. Die Kommunikation über digitale Tools kann schnell anonym und unpersönlich wirken.
Eine gute Mischung aus beiden ist daher ein guter Ansatz für die interne Kommunikation.
Digitale Instrumente für eine erfolgreiche interne Kommunikation
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E-Mail
Sie ist mittlerweile der Klassiker unter den Kommunikationskanälen in Unternehmen. Laut Statista kommt die E-Mail häufig bis sehr häufig in der internen Kommunikation am Arbeitsplatz in Deutschland zum Einsatz.
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Videokonferenz
Videokonferenzen oder Videocalls haben in den letzten Jahren einen rasanten Aufschwung erlebt. Im Jahr 2022 gaben 72 Prozent der Befragten einer Bitkom-Studie an, diese häufig bis sehr häufig in der Unternehmenskommunikation zu nutzen. Wenige Jahre zuvor lag dieser Anteil noch bei 50 Prozent.
Meetings per Videocall ermöglichen insbesondere die virtuelle Zusammenarbeit und den Austausch mit Kolleg*innen, Standorten oder Kund*innen, auch wenn diese nicht am selben Ort sind.
Tipp:
Diese sollten jedoch nicht zu häufig genutzt werden. Insbesondere während Corona kam es bei vielen Arbeitnehmer*innen zu einer Zoom-Fatigue, ausgelöst durch die extreme Häufung von vielen Online-Meetings.
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Newsletter
Einige, vor allem größere Unternehmen, nutzen für die Mitarbeiterkommunikation auch den klassischen digitalen Newsletter (der häufig auch für die externe Kommunikation genutzt wird), um die Mitarbeitenden regelmäßig übersichtlich und kompakt über aktuelle Unternehmensnachrichten zu informieren.
Tipp: Manager*innen oder Teams, die Newsletter versenden, sollten jedoch darauf achten, dass diese nicht zu häufig versendet werden, da dies dazu führen kann, dass die Beschäftigten sie ignorieren. Es kann schnell zu einer Informationsüberflutung kommen.
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Social Intranet
Auch immer beliebter: Social Intranets. Ein Social Intranet ist eine unternehmensinterne Plattform, die die Funktionen eines klassischen Intranets mit denen von Social Media verbindet.
Der Nachteil dieses Instruments liegt jedoch in dem eher hohen Aufwand in der Implementierung.
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Kollaborationstools
Lau Statista werden Kollaborationstools mittlerweile von etwa 40 Prozent der befragten Unternehmen verwendet. Kollaborationstools sind spezialisierte Softwareanwendungen, die Teams bei der Zusammenarbeit an bestimmten Aufgaben oder Projekten unterstützen. Sie bieten Funktionen wie Dateifreigabe, Aufgabenverwaltung, Chat und Videokonferenzen. Oftmals sind Kollaborationstools auch in HR-Software-Paketen, wie dem von Factorial, mit integriert. Hier finden Sie dazu einen HR Software Vergleich.
Weitere digitale Instrumente der internen Kommunikation sind u.a.:
- Mitarbeiter-App
- Instant-Messaging-Tools
- Unternehmens-Wiki
- Unternehmensblog
- digitale Mitarbeiterbefragungen
Analoge Instrumente
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Schwarze Bretter und Aushänge
Schwarze Bretter und Aushänge können genutzt werden, um Informationen, Ankündigungen und Termine unkompliziert, schnell und einfach an alle Mitarbeiter*innen zu kommunizieren.
Wichitg ist natürlich dabei, dass die Aushänge so platziert, dass alle Beschäftigten sie auch sehen können.
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Mitarbeiterversammlungen
Mitarbeiterversammlungen bieten die Möglichkeit, alle Mitarbeiter*innen gleichzeitig zu informieren und mit ihnen in Kontakt zu treten. Hierbei handelt es sich eher um eine Top-down-Kommunikation. Fürhungskräfte oder Vorgesetzte informieren hier die Beschäftigten.
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Teambesprechungen
Im Gegensatz dazu sind Team-Meetings eher kollaborativ strukturiert. Hier findet ein Austausch statt, auch wenn Kolleg*innen unterschiedlicher Hierarchieebenen im Teammeeting anwesend sind. Hier können Themen und Nachrichten besprochen werden, die einen hohen Diskussionsbedarf haben. Team-Meetungs können aber auch dazu genutzt werden, einander auf den neuesten Stand zu bringen.
Team-Meetigns verfolgen darüber hinaus auch immer einen sozialen Aspekt.
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Mitarbeiterzeitschrift
Eine Mitarbeiterzeitschrift informiert die Mitarbeiter*innen über aktuelle Ereignisse, Neuigkeiten aus dem Unternehmen und interessante Themen.
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Kaffeepausen, Team-Events und weitere gemeinsame Aktivitäten
Sie stärken vor allem den Zusammenhalt im Team. Kurze informelle Begegnungen auf dem Flur oder in der Küche sind unglaublich wichtig für ein positives Miteinander im Betrieb. Ermöglichen Sie also kurze Gespräche, die auch nichts mit der Arbeit zu tun haben. Mitarbeiter*innen, die sich mit ihren Kolleg*innen verstehen, gehen eher gerne zur Arbeit, fühlen sich wohler und arbeiten dadurch auch besser.
Die Wahl der richtigen Instrumente hängt natürlichen von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von der Größe des Unternehmens, der Unternehmenskultur, den Bedürfnissen der Beschäftigten und den verfügbaren Ressourcen.
Wichtig ist, dass die Instrumente ineinandergreifen und ein sinnvoller Mix aus digitalen und analogen Kanälen gefunden wird.
Herausforderungen bei der internen Kommunikation
Interne Kommunikation: Daran scheitert es oft
Arbeitgeber, HR-Manager*innen und andere Führungskräfte können über viele Dinge bei der internen Kommunikation stolpern. Typische Stolpersteine sind:
- Die Tools werden nicht richtig genutzt. Dies liegt häufig daran, dass das Tool nicht am besten für die Bedürfnisse des Unternehmens geeignet ist, dass es keine verantwortliche Person für das Tool gibt oder dass die Mitarbeiter*innen nicht richtig in die Tools eingeführt werden.
- Informationsflut: Häufig kommunizieren Unternehmen zu viele Informationen auf zu vielen Kanälen. Das führt dazu, dass Beschäftigte abschalten und die Informationen überhaupt nicht mehr aufnehmen.
- Unterschiedliche Bedürfnisse: Es ist ohnehin immer schwierig, eine Kommunikationsstrategie zu finden, die für alle passt. Deshalb sollte man immer auf eine gute Mischung achten, aber nicht zu viel. Wer täglich am Computer arbeitet, kann schnell seine E-Mails abrufen und auch schnell reagieren. Es nützt aber nichts, wenn man die Hausmeister*in um etwas bittet und eine E-Mail an die Person schreibt, die gerade durch den Flur geht.
- Mangelnde Kommunikation: Genauso wie es schnell zu einer Informationsflut kommen kann, kommt es auch häufig vor, dass Führungskräfte ihre Mitarbeiter zu wenig über bestimmte Vorgänge informieren. Diese fühlen sich dann nicht ernst genommen und haben das Gefühl, dass ihnen etwas vorenthalten wird.
- Sprachbarrieren: Denken Sie auch daran, dass die Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen möglicherweise verschiedene Sprachen sprechen. Manche sprechen vielleicht nicht so gut Deutsch. Überlegen Sie, in welcher Sprache welche Informationen auf welchem Kanal zur Verfügung gestellt werden sollen.
Remote-Arbeiten und Homeoffice: Wann ist interne Kommunikation besonders herausfordernd?
Durch den Wandel der Arbeitswelt und den vermehrten Arbeiten von zu Hause oder sogar von remote nimmt die Bedeutung der internen Kommunikation für ein erfolgreiches Arbeiten weiter zu. Insbesondere nämlich dann, wenn nicht alle Mitarbeitenden ständig vor Ort im Büro sind, sondern im Homeoffice oder sogar von verschiedenen Orten der Welt aus arbeiten, ist eine gute Unternehmenskommunikation ein Schlüsselfaktor.
Die räumliche Distanz und der fehlende persönliche Austausch stellen jedoch neue Herausforderungen dar.
Regelmäßig stellt daher interne Kommunikation eine Herausforderung für Betriebe dar, wenn diese sich für Homeoffice oder Feinarbeit öffnen. KI-Tools und spezielle Software helfen hier bei der Bewältigung dieser Herausforderungen.
Eine kürzlich von COYO und der School for Communication and Management [SCM] durchgeführte Studie ergab, dass etwa ein Drittel der befragten Unternehmen zu Beginn der Corona-Pandemie große Schwierigkeiten bei der Umstellung ihrer internen Kommunikation auf Homeoffice hatte. Zwei Drittel der Befragten hielten KI-Tools und digitale Software für äußerst wichtig für die Kommunikation im Zusammenhang mit Homeoffice und dem Arbeiten von remote.
Mit einer Kombination aus verschiedenen Kanälen wie Intranet, Videokonferenzen und digitalen Kommunikationsplattformen, einer offenen und transparenten Informationspolitik sowie regelmäßigen virtuellen Treffen können Unternehmen diese Herausforderungen meistern und die interne Kommunikation auch im Homeoffice erfolgreich gestalten.
Wie ein Kommunikationskonzept für das Unternehmen entwickeln? – Interne Kommunikation verbessern
Für eine erfolgreiche interne Kommunikation brauchen Sie ein Konzept, einen Fahrplan, mit dem Sie alle wichtigen Fragen rund um das Thema im Vorfeld klären, um dann die richtigen Instrumente einzusetzen.
Wie gehen Sie konkret vor?
Schritt 1: Ausgangssituation analysieren
In diesem Schritt wird die Ausgangssituation analysiert. Was brauchen Ihre Mitarbeiter*innen? Welche Sprachen müssen berücksichtigt werden? Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung? Das Budget schränkt natürlich auch die Auswahl der zur Verfügung stehenden Instrumente ein. Je umfassender die Analyse, desto besser das Kommunikationskonzept.
Schritt 2: Strategie und Ziele definieren
In diesem Schritt legen Sie die Ziele fest, die mit dem Konzept erreicht werden sollen und entwickeln eine konkrete Strategie, wie das Konzept umgesetzt werden kann. Was soll mit dem neuen Kommunikationskonzept erreicht werden? Welche Botschaften sollen vermittelt werden? Welche Zielgruppen sollen mit dem neuen Konzept erreicht werden? Wie genau können die Botschaften an die Zielgruppen vermittelt werden?
In diesem Schritt legen Sie darüber hinaus Verantwortlichkeiten fest. Wer kümmert sich also um die konkrete Umsetzung der Strategie? Meistens sind das die Spitzenprofile in der Personalabteilung. Bestimmte Aufgaben können aber auch von anderen Beschäftigten übernommen werden.
Über die besondere Rolle der Personalabteilung bei der internen Kommunikation können Sie auch mehr in unserem Artikel zum Thema Personalverwaltung lesen.
Schritt 3: Umsetzung
Setzen Sie die geplanten Maßnahmen um und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten informiert sind. Führen Sie regelmäßige Evaluierungen durch, um die Wirksamkeit der neuen Kommunikationsstrategie zu überwachen und anzupassen. Nutzen Sie kontinuierlich das Feedback der Mitarbeiter*innen, um die Kommunikation kontinuierlich zu verbessern.
Wie Sie den Erfolg Ihres Konzepts messen können, erklären wir im folgenden Abschnitt.
Tipps: Um ein grundlegendes Verständnis von Kommunikation zu gewinnen, empfehlen wir Ihnen sich auch zunächst mit den unterschiedlichen Kommunikationsmodellen vertraut zu machen.
Interne Kommunikation messen
Nachdem Sie Ihre Kommunikationskonzept implementiert haben, ist es wichtig, es stets zu überwachen und zu optimieren. Hilfreich sind hier sogenannte KPIs, also Key Performance Indicators. Es handelt sich um Kennzahlen, mit denen der Erfolg der internen Kommunikation gemessen werden kann.
Bei der Aufbereitung, Analyse und Auswertung helfen HR-Software-Tools wie das von Factorial. Übersichtlich und intuitiv lassen sich hier alle relevanten Daten zur internen Kommunikation erfassen und auswerten.
Folgende KPIs sind im Zusammenhang mit Mitarbeiterkommunikation besonders wichtig:
1. Reichweite:
- Wie viele Mitarbeiter*innen erreichen die Angebote der internen Kommunikation?
- Welche Kanäle werden am häufigsten genutzt?
- Welche Inhalte werden am häufigsten gelesen oder angeschaut?
2. Engagement:
Wie aktiv beteiligen sich die Beschäftigten an der internen Kommunikation? Also beteiligen sie sich bspw. an Umfragen oder Diskussionen?
3. Zufriedenheit:
- Wie zufrieden sind die Mitarbeiter*innen mit der Internen Kommunikation? Hier können Online-Umfragen und Feedbackkanäle helfen, die Meinung der Beschäftigten einzuholen.
- Fühlen sie sich gut informiert?
4. Wirkung:
- Wirkt sich die interne Kommunikation positiv auf das Verhalten der Mitarbeiter*innen aus?
- Können Sie einen Unterschied in der Produktivität vor und nach der Implementierung der neuen Kommunikationsstrategie feststellen?
- Überprüfen Sie auch KPIs, die Indikatoren für die Mitarbeiterzufriedenheit sind, wie z.B. die Mitarbeiterfluktuation.
Interne Kommunikation Beispiele aus der Praxis
Zum Schluss möchten wir Ihnen noch verschiedene Beispiele für erfolgreiche interne Kommunikation vorstellen.
Siemens
Das Unternehmen Siemens geht neue Wege in der internen Kommunikation. Es nutzt beispielsweise Formen der Gamification, also in diesem Fall ein interaktives 3D-Spiel, mit dem die Mitarbeitenden interaktiv interagieren und so die Unternehmensziele erfahren können.
Lufthansa
Die Firma Lufthansa hat bspw. das Newsroom-Prinzip entwickelt. Dabei sind die Redakteur*innen themenübergreifend für interne und externe Kanäle verantwortlich, was zu einer effizienteren und koordinierteren Kommunikation führt. Die interne Kommunikation profitiert, da Themen schnell und abgestimmt kommuniziert werden können, auch wenn es eine Herausforderung ist, die verschiedenen Zielgruppen im Blick zu behalten.
BMW
Auch BMW hat mittlerweile interne und externe Kommunikation miteinander verknüpft Darüber hinaus veröffentlicht BMW seit vielen Jahren eine Zeitschrift für die über 100.000 Mitarbeitenden weltweit, die über neue Entwicklungen, Nachrichten oder auch Unternehmensstrategie berichtet.
EDEKA-Märkte
Edeka nutzt eine App für die Mitarbeitenden. Die EDEKA-App erleichtert die Informations- und Abstimmungsprozesse erheblich, indem sie alle Mitarbeiter*innenrotz Schichtbetrieb und Urlaubszeit schnell mit Neuigkeiten versorgt. 97 Prozent der Mitarbeitenden nutzen die App tatsächlich täglich nutzen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Bei dringenden Mitteilungen können alle Mitarbeitenden mit wenigen Klicks erreicht werden.
