Verbessere deine interne Kommunikation in alle Richtungen

Ich bezweifle, dass es möglich ist einen verärgerten, demotivierten oder anderweitig aufgebrachten Mitarbeiter zu befragen, ohne folgende Meinung zu vernehmen: Wir verfügen hier über eine sehr schlechte Kommunikation! Falls du selbst schon einmal erfahren hast, wie es ist, unter einer schlechten Kommunikation seitens einer Führungskraft zu leiden, dann weißt du, dass so manches passieren und schief laufen kann: Fehler, Missverständnisse, Engpässe, Enttäuschungen und/oder sogar eine kostspielige Unternehmenskrise. Eine nicht funktionierende Kommunikation erschwert Arbeitsprozesse auf allen Ebenen, aber leider verstehen nur wenige Führungskräfte wie wichtig die interne Kommunikation für den Unternehmenserfolg ist.

Was können wir aber tun, wenn wir nicht in der Position bzw. in der Lage sind zu sagen: „ Hey Leute, unsere Kommunikation hier ist absoluter Mist!“ Nun, wir können ein Vorbild sein und Veränderungen um uns herum vornehmen.

Sobald ein Unternehmen mehr als fünf Mitarbeiter umfasst, sollte darüber nachgedacht werden, wie  man die Kommunikationswege in alle Richtungen am besten gestalten kannst. Selbst wenn alle Mitarbeiter gemeinsam an einem Tisch sitzen, sich im selben Raum befinden oder etwa in einem gemeinsamen Workshop zusammenarbeiten kann die Kommunikation schief gehen, glaub mir!
Ach und nebenbei: Die hier verwendeten Begriffe: „Oben, Unten und seitwärts“ sollen keine starre Unternehmenshierarchie implizieren, sondern lediglich als Richtungen des Kommunikationsfluss dienen.

Kommunikation von unten nach oben
Kommunikation von oben nach unten
Video: Communication up, down and sideway
Seitwärts gerichtete Kommunikation bzw. teamübergreifende Kommunikation

Kommunikation von unten nach oben: Von den Mitarbeitern zu dir

Selbst wenn du sehr aufgeschlossen und offen gegenüber deinen Mitarbeitern bist und es kein Problem für dich darstellt, unterbrochen zu werden, kann es vorkommen, dass deine Mitarbeiter gerne mit dir persönlich sprechen möchten, da Sie dir vertrauliche Informationen mitteilen oder dir Fragen stellen möchten, die nicht jeder hören sollte. Es sollte selbstverständlich sein, deine Mitarbeiter persönlich zu treffen, auch wenn es nur einmal pro Woche für 10 Minuten ist. Falls es unmöglich für dich ist, alle deine Mitarbeiter regelmäßig individuell zu treffen, solltest du dafür sorgen, dass ihnen ein anderweitiger Kommunikationskanal zur Verfügung steht. Dies könnten beispielsweise Alternativen darstellen:

  • Eine reguläre Zeitspanne oder eine Mittagspause, indem du in einem Besprechungsraum deinen Mitarbeitern zur Verfügung stehst.
  • Gebe deinen Mitarbeitern einen Zugang zu einem Computer am Arbeitsplatz, so dass Sie jederzeit Emails senden können
  • Eine „Offene Tür“: Vermittle deinen Mitarbeitern das Gefühl, dass du jederzeit ansprechbar bist
  • Stelle deine berufliche Mobilfunknummer zur Verfügung
  • Eine altmodische “ Vorschlags-Box „/ „Kummerkasten“: Mitarbeiter können hier Kommentare und/oder Beschwerden abgeben sowie Fragen stellen
  • Implementiere Umfragen oder etwa ein Online-Feedback

Zuhören ist ein sehr wichtiger Bestandteil einer funktionierenden Kommunikation. Falls du deinen Mitarbeitern einen Kommunikationskanal zur Verfügung stellst, solltest du sicherstellen, dass du Ihnen auch tatsächlich zuhörst.

Kommunikation von oben nach unten: Von dir zu deinen Mitarbeitern

Es sollten zwei Formen von Kommunikation zwischen dir und deinen Mitarbeitern existieren:

  • Informationen, die das gesamte Team betreffen
  • Informationen, die lediglich spezifische Mitarbeiter betreffen

Wenn du über die passende Kommunikationswege, für beide Fälle bzw. Zielgruppe, nachdenkst, solltest du folgenden Aspekte berücksichtigen:

  • Gesetzliche Verpflichtung als Arbeitgeber
  • Notwendigkeit einer schriftliche Aufzeichnung der Kommunikation?
  • Vertraulichkeit der Informationen, vor allem in Bezug auf den Datenschutz
  • Externe Reputation
  • Tarifverträge, die mit Arbeitnehmervertretern abgeschlossen wurden

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Video (Englisch): Communicating up, down and sideways

Seitwärts gerichtete Kommunikation bzw. Teamübergreifende Kommunikation

Selbst kleine Teams sollten stets auf ihre Kommunikation achten und sicherstellen, dass jeweilige Personen über die Informationen verfügen, die sie benötigen um Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen und Ergebnisse zu liefern. Die Rolle des Teamleiters ist es, dies zu ermöglichen, indem er/sie:

  • Regelmäßige Besprechungen initiiert und sicherstellt, dass die Mitarbeiter Informationen austauschen
  • Mitarbeiter dazu ermutigt, während Meetings miteinander zu kommunizieren und sich auszutauschen
  • Er/Sie sollte sicherstellen, dass jeder im Team Zugang zu den Informationen hat, die er/sie benötigt
  • Bereitstellung von Hinweisen und Informationen, falls Probleme bestehen sollte

Unabhängig von der Position die du im Unternehmen einnimmst, kannst auch du Impulse für Veränderung geben. Indem du selbst ein Vorbild darstellst, kannst du sowohl Personen über, unter und neben dir beeinflussen. Wenn die interne Kommunikation korrekt gestaltet wird, kann sie dazu beitragen, dass alle im Unternehmen auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet sind, klare Erwartungen formuliert werden und die Mitarbeiter in Unternehmensprozesse miteinbezogen werden. Es ermöglicht dir, Fortschritte zu verfolgen, positive Leistungen zu fördern und nicht zufriedenstellende Ergebnisse neu auszurichten und zu verbessern. Eine funktionierende interne Kommunikation wirkt sich positiv auf den gesamten Unternehmenserfolg aus!

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