Fehler, Missverständnisse, Enttäuschungen oder sogar eine kostspielige Unternehmenskrise – all dies können Resultate einer mangelhaften internen Kommunikation sein. Wissen Sie, welches die Ziele der internen Kommunikation sind, welche Konzepte und Instrumente es gibt und was absolute No-Gos sind?
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie strategisch an das Thema interne Unternehmenskommunikation herangehen und wie Sie dadurch sogar die Mitarbeitermotivation steigern können und eine effiziente HR-Kommunikation etablieren.
Kommunikation von unten nach oben: Von den Mitarbeitern zu dir
Selbst wenn du sehr aufgeschlossen und offen gegenüber deinen Mitarbeitern bist und es kein Problem für dich darstellt, unterbrochen zu werden, kann es vorkommen, dass deine Mitarbeiter gerne mit dir persönlich sprechen möchten, da sie dir vertrauliche Informationen mitteilen oder dir Fragen stellen möchten, die nicht jeder hören sollte. Es sollte selbstverständlich sein, deine Mitarbeiter persönlich zu treffen, auch wenn es nur einmal pro Woche für 10 Minuten ist. Falls es unmöglich für dich ist, alle deine Mitarbeiter regelmäßig individuell zu treffen, solltest du dafür sorgen, dass ihnen ein anderweitiger Kommunikationskanal zur Verfügung steht. Dies könnten beispielsweise Alternativen darstellen:
- Eine reguläre Zeitspanne oder eine Mittagspause, indem du in einem Besprechungsraum deinen Mitarbeitern zur Verfügung stehst.
- Gebe deinen Mitarbeitern einen Zugang zu einem Computer am Arbeitsplatz, sodass sie jederzeit E-Mails senden können
- Eine „Offene Tür“: Vermittle deinen Mitarbeitern das Gefühl, dass du jederzeit ansprechbar bist
- Stelle deine berufliche Mobilfunknummer zur Verfügung
- Eine altmodische „Vorschlags-Box“ / „Kummerkasten“: Mitarbeiter können hier Kommentare und/oder Beschwerden abgeben sowie Fragen stellen
- Implementiere Umfragen oder etwa ein Online-Feedback
Zuhören ist ein sehr wichtiger Bestandteil einer funktionierenden Kommunikation. Falls du deinen Mitarbeitern einen Kommunikationskanal zur Verfügung stellst, solltest du sicherstellen, dass du Ihnen auch tatsächlich zuhörst.
Kommunikation von oben nach unten: Von dir zu deinen Mitarbeitern
Es sollten zwei Formen von Kommunikation zwischen dir und deinen Mitarbeitern existieren:
- Informationen, die das gesamte Team betreffen
- Informationen, die lediglich spezifische Mitarbeiter betreffen
Wenn du über die passenden Kommunikationswege, für beide Fälle bzw. Zielgruppen, nachdenkst, solltest du folgende Aspekte berücksichtigen:
- Gesetzliche Verpflichtung als Arbeitgeber
- Notwendigkeit einer schriftlichen Aufzeichnung der Kommunikation?
- Vertraulichkeit der Informationen, vor allem in Bezug auf den Datenschutz
- Externe Reputation
- Tarifverträge, die mit Arbeitnehmervertretern abgeschlossen wurden
Seitwärts gerichtete Kommunikation bzw. Teamübergreifende Kommunikation
Selbst kleine Teams sollten stets auf ihre Kommunikation achten und sicherstellen, dass jeweilige Personen über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen und Ergebnisse zu liefern. Die Rolle des Teamleiters ist es, dies zu ermöglichen, indem er/sie:
- Regelmäßige Besprechungen initiiert und sicherstellt, dass die Mitarbeiter Informationen austauschen
- Mitarbeiter dazu ermutigt, während Meetings miteinander zu kommunizieren und sich auszutauschen
- Er/Sie sollte sicherstellen, dass jeder im Team Zugang zu den Informationen hat, die er/sie benötigt
- Bereitstellung von Hinweisen und Informationen, falls Probleme bestehen sollte
Unabhängig von der Position, die du im Unternehmen einnimmst, kannst auch du Impulse für Veränderung geben. Indem du selbst ein Vorbild darstellst, kannst du sowohl Personen über, unter und neben dir beeinflussen. Wenn die interne Kommunikation korrekt gestaltet wird, kann sie dazu beitragen, dass alle im Unternehmen auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet sind, klare Erwartungen formuliert werden und die Mitarbeiter in Unternehmensprozesse miteinbezogen werden. Es ermöglicht dir, Fortschritte zu verfolgen, positive Leistungen zu fördern und nicht zufriedenstellende Ergebnisse neu auszurichten und zu verbessern. Eine funktionierende interne Kommunikation wirkt sich positiv auf den gesamten Unternehmenserfolg aus!
