Mitarbeiterführung ist das A&O – dazu gehört auch das Offboarding. Wenn Sie jemanden eingestellt haben und diese Person den Prozess des Onboardings durchlaufen hat, ist in vielen Unternehmen der Rest Geschichte. Ganz so einfach ist es allerdings nicht.
Wenn sich die Wege von Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber trennen, ist das für Unternehmen meist mit einem großen Verlust verbunden. Nutzen Sie den Abschied des Teammitglieds als Gelegenheit, Ihr Image zu stärken – durch einen geregelten Offboarding-Prozess. Das Offboarding ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements und sollte als solcher sinnvoll genutzt werden.
Viele Unternehmen fokussieren sich leider nur auf den anfänglichen Teil des Lebenszyklus der Mitarbeiter*innen. Ein großer Fehler und eine vertane Chance! Warum das Offboarding so wichtig ist und wie Sie das Exit-Management richtig umsetzen, erfahren Sie in diesem Artikel!
Key Facts
- Offboarding ist der Prozess des Ausscheidens von Mitarbeitenden aus einem Unternehmen.
- Der Offboarding-Prozess sollte standardisiert und transparent sein.
- Fehler im Offboarding-Prozess oder fehlendes Offboarding können zu Problemen für Unternehmen und Mitarbeiter*innen führen. Vor allem das Employer Branding kann darunter leiden.
- Was bedeutet Onboarding bzw. Offboarding?
- Warum Offboarding? Wieso ist Offboarding so wichtig?
- Wie funktioniert Offboarding?
- Fehler im Offboarding-Prozess
- Offboarding Checkliste – welche Aufgaben fallen an?
- ✔️ Offboarding mit der richtigen Software
Was bedeutet Onboarding bzw. Offboarding?
Was sind On- und Offboarding-Prozesse?
Onboarding
Onboarding ist der Prozess der Einführung neuer Mitarbeiter*innen in ein Unternehmen. Es umfasst alle Aktivitäten, die neuen Mitarbeiter*innen helfen, sich in das Unternehmen einzuleben und ihre Aufgaben zu übernehmen. Somit ist es der Schritt nach Personalakquise und erfolgreichem Bewerbungsprozess.
Offboarding
Beim Offboarding passiert genau das Gegenteil. Mitarbeitenden werden strukturiert „von Bord genommen“ (Offboarding, deutsch).
Was heißt das genau: Was ist das Gegenteil von Onboarding?
Im Gegensatz dazu kommt das Offboarding (auch Outboarding) zum Einsatz, wenn ein*e Mitarbeiter*in das Unternehmen freiwillig oder unfreiwillig verlässt. Der Grund des Ausscheidens ist für den Offboarding-Prozess jedoch unerheblich.
Teammitglieder kommen und gehen und obwohl Personalfluktuation recht häufig vorkommt, sind viele Unternehmen nicht darauf vorbereitet, wie sie mit dem Abschied von ausscheidenden Mitarbeiter*innen umgehen sollen.
Viel schlimmer noch: Sie verstehen nicht, wie wichtig ein professionelles Offboarding ist. Dabei sind besonders zwei Dinge zu beachten:
- Wurde das Teammitglied entlassen? In diesem Fall muss der Prozess des Offboardings an die Umstände angepasst werden. Hierbei ist es wichtig, die Gründe für die Entlassung zu kennen, um Risiken zu minimieren und Fettnäpfchen zu vermeiden.
- Welche Position hatte das Teammitglied im Unternehmen? Für leitende Angestellte beispielsweise oder Mitarbeitende, die schon länger im Unternehmen beschäftigt waren, ist ein umfangreicheres Offboarding angemessen.
Warum Offboarding? Wieso ist Offboarding so wichtig?
Auch wenn der Prozess des Offboardings zusätzliche Arbeit bedeutet, ist er extrem wichtig. Denn die Investition in ein strukturiertes Offboarding trägt Früchte in Form einer stärkeren Mitarbeiterbindung und eines höheren Mitarbeiterengagements.
Kurz und knapp: Ein überlegter Offboarding-Plan erleichtert den Abschied von Mitarbeitenden für beide Seiten und ist von entscheidender Bedeutung. Die Gründe dafür sprechen für sich.
Erfolgreiches Offboarding ist bei einer Kündigung aus verschiedenen Gründen wichtig, sowohl für das Unternehmen als auch für scheidende Mitarbeitende:
Positive Mitarbeitererfahrung:
Ein gut durchgeführtes Offboarding zeigt dem Mitarbeitenden, dass das Unternehmen seine Beiträge und Bemühungen schätzt, selbst wenn er das Unternehmen verlässt. Dies kann dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu erhalten und den scheidenden Mitarbeitenden positiv an seine Zeit im Unternehmen zurückdenken zu lassen.
Reputation des Unternehmens:
Die Art und Weise, wie Mitarbeitende bei einer Kündigung behandelt werden, kann sich auf die Wahrnehmung des Unternehmens auswirken.
In einer amerikanischen Studie von Service Now gaben fast 70 Prozent der Befragten an, dass überhaupt kein Abschiedsgespräch stattgefunden habe. Weitere 45 Prozent empfanden den Offboarding-Prozess als nicht positiv. Und schließlich konnten sich von diesen Befragten nur knapp 40 Prozent überhaupt vorstellen, in das Unternehmen zurückzukehren.
Bedenken Sie also: Das Offboarding ist der letzte Eindruck, den die ausscheidenden Mitarbeiter*innen vom Unternehmen haben. Wenn dieser schlecht ist, könnten scheidende Mitarbeitende sich mit sogenanntem Loud Quitting verabschieden und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.
Kollegiale Beziehungen:
Erfolgreiches Offboarding ermöglicht es den ausscheidenden Mitarbeitenden, ihre kollegialen Beziehungen zu pflegen. Diese Netzwerke können auch in der Zukunft von Vorteil sein, sei es für zukünftige Arbeitsmöglichkeiten oder berufliche Kooperationen.
Wissensweitergabe:
Ein strukturiertes Offboarding sorgt dafür, dass das Wissen und die Erfahrung ausscheidender Mitarbeitenden nicht verloren gehen. Wichtige Informationen können an die verbleibenden Teammitglieder weitergegeben werden, um die Kontinuität der Arbeit zu gewährleisten.
Rechtliche Einhaltung:
Die korrekte Handhabung rechtlicher Angelegenheiten, das Dokumentieren von Unterlagen nach einer Kündigung sowie die Einhaltung der Kündigungsfrist hilft dabei, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten (z. B. wegen ungerechtfertigter Entlassung) zu minimieren. So wird für einen Abschied gesorgt, der in positiver Erinnerung bleibt.
Feedback sammeln:
Mitarbeiter*innen stellen für ein Unternehmen ein großes Know-how dar. Gehen Sie mit ihnen ins Gespräch und sammeln Sie Feedback und Verbesserungsvorschläge, um zukünftige Prozesse zu optimieren.
Es ist also wichtig, den Austrittsprozess so zu gestalten, dass Mitarbeitende auch weiterhin positiv über das Unternehmen denken und spricht. Das Employer Branding spielt dabei eine entscheidende Rolle.
Darüber hinaus gilt es aber auch weitere Fragen zu klären, die Teil des Offboarding-Prozesses sind. Zum Beispiel: Wann informiert man das Team über die Kündigung oder Entlassung? Wie können die Kapazitäten umstrukturiert werden? Und wer kann den Platz der ausscheidenden Person einnehmen?
Damit der Berg an Fragen nicht zur unüberwindbaren Herausforderung wird, wenn Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen, ist es wichtig, den Prozess zu standardisieren.
Tipp: Vorlage zur Verabschiedung von Mitarbeiter*innen
Ähnlich wie beim Onboarding-Prozess empfiehlt es sich, eine feste Vorlage zu erstellen, die alle wichtigen Schritte enthält. Diese können Sie immer wieder verwenden, wenn Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen.
👉 In unserem YouTube Video erklären wir Ihnen, warum Offboarding für Ihr Unternehmen so wichtig ist.
Wie funktioniert Offboarding?
Der Ablauf beinhaltet mehrere Schritte. Je nach Größe des Unternehmens, Position der Person und Grund für den Abschied können diese natürlich voneinander abweichen. Im Allgemeinen gilt jedoch der folgende Offboarding-Leitfaden.
Was gehört zum Offboarding?
Buchhaltung informieren
Setzen Sie die Buchhaltung über den Abschied des Teammitglieds in Kenntnis, damit die notwendigen Vorbereitungen getroffen werden können. Dazu gehören beispielsweise Steuerbelege, die letzte Gehaltsabrechnung, ausstehende Kostenerstattungen, und Urlaubstage.
Arbeitszeugnis erstellen
Zeigen Sie Ihre Wertschätzung gegenüber dem ehemaligen Teammitglied in Form eines Arbeitszeugnisses oder einer Referenz. Abgesehen davon, dass jede*r Mitarbeiter*in das Recht auf ein Arbeitszeugnis hat, hilft es diesem auch für seinen zukünftigen Werdegang. Im Gegenzug können Sie um eine Bewertung auf relevanten Karriereportalen bitten.
Wichtig:
Ausscheidende Mitarbeiter*innen sollten ihr Zeugnis nicht selbst schreiben müssen. Dies ist in vielen Unternehmen üblich. Vermeiden Sie dieses Vorgehen. Es drückt keine Wertschätzung gegenüber Ihren ausscheidenden Mitarbeitenden aus.
Transparenter Austausch
Der Offboarding-Prozess beginnt direkt nach der Kündigung oder Entlassung. Informieren Sie das Teammitglied über die nächsten Schritte, machen Sie deutlich, dass Ihnen der weitere Karriereweg am Herzen liegt und Sie gegebenenfalls unterstützen. Bei einem Exit-Interview haben Sie die Chance, sich Feedback einzuholen und selbst welches zu geben. Nutzen Sie diese!
Sind Sie unsicher, wie genau so ein Exit-Gespräch abläuft? Keine Sorge! Wir haben einen Leitfaden für Offboarding-Gespräche entwickelt, der Sie bei Ihren Fragen abholt.
Interne & Externe Kommunikation
Kündigen Sie den Abschied im Team an, bevor Gerüchte entstehen. Beziehen Sie die ausscheidende Person, die das Unternehmen verlässt, mit ein. Informieren Sie auch die betreffenden Kund*innen zeitnah über den Abschied. Das kann das Teammitglied selbst mitteilen, wenn dies angemessen ist. Wichtig dabei ist es, Regeln aufzustellen, wer wann informiert wird.
Tipp: Sowohl bei der Kommunikation im Team als auch mit externen Partner*innen gilt es, transparent zu sein. Teilen Sie mit, wie die weitere Zusammenarbeit aussieht und wer Nachfolger*in für die Stelle wird.
Vorlage: Mitarbeiter*in verlässt Firma:
Im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen, wie Sie die Verabschiedung von Mitarbeitenden am besten kommunizieren können.
Übergabe
Die Aufgabengebiete sollten genau erfasst werden, damit eine reibungslose Übergabe erfolgen kann. Noch nicht fertiggestellte Aufgaben oder Projekte müssen entweder abgeschlossen oder delegiert werden. Stichwort: Wissenstransfer!
- Rückgabe von Unternehmenseigentum
Zusätzlich müssen alle Accounts und Zugänge gesperrt oder gelöscht und Firmeneigentum übergeben werden. Dies geschieht ganz am Schluss des Offboardings.
Wichtig: Offboarding & Datenschutz
Es ist wichtig, für das Offboarding datenschutzkonforme Prozesse zu implementieren. Diese Prozesse sollten gemäß der DSGVO dokumentiert werden.
Datenschutzrechtlicher Bezug:
- Es sollte festgelegt werden, welche Arbeitsmittel personenbezogene Daten enthalten können.
- Regelungen für das Ausscheiden von Mitarbeitenden, insbesondere im Hinblick auf dienstliche E-Mail-Postfächer, sollten getroffen werden.
- Abwesenheitsnotizen sollten erstellt werden, um auf das Ausscheiden hinzuweisen.
- Die Löschung von privaten E-Mails und die Klärung der privaten Nutzung von Unternehmensressourcen sollten beachtet werden.
Mitarbeiterdaten löschen:
- Es ist notwendig, personenbezogene Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu überprüfen und zu löschen, wenn der Zweck entfallen ist.
- Löschfristen sollten in einem Löschkonzept festgehalten werden.
Dokumentation der Aufgaben
Wenn langjährige Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, ist es besonders wichtig, ihre Aufgaben genau zu dokumentieren. Sie sollten ihr Wissen und Ihre Aufgaben in einem Dokument festhalten. So bleibt das wertvolle Wissen im Unternehmen erhalten und die Einarbeitung neuer Kolleg:innen wird erleichtert.
Abschiedsfeier und Abschiedsmail
In der Regel beinhaltet das Offboarding auch eine kleine Abschiedsfeier. Die Größe kann je nach Unternehmen, Betriebszugehörigkeit oder Position der scheidenden Mitarbeitenden variieren.
Die Abschiedsfeier kann individuell gestaltet werden. Üblicherweise bringen Mitarbeiter*innen selbst eine Kleinigkeit zu essen mit (Kuchen oder Snacks).
In Kontakt bleiben
Pflegen Sie Ihr Netzwerk und halten Sie Kontakt zu ehemaligen Mitarbeiter*innen. Man weiß nie, wofür der Kontakt später noch einmal gut sein kann.
Fehler im Offboarding-Prozess
Es gibt viele Fehler, die bei der Durchführung gemacht werden können. Hier sind einige Beispiele:
- Kein Offboarding-Plan: Ein Plan ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aufgaben im Rahmen des Offboardings erledigt werden. Der Plan sollte alle Aktivitäten enthalten, die im Rahmen des Offboardings durchgeführt werden müssen, sowie die verantwortlichen Personen.
- Keine Kommunikation mit den ausscheidenden Mitarbeitenden: Mitarbeitende sollten über den Offboarding-Prozess informiert werden und sollten die Möglichkeit haben, ihre Aufgaben rechtzeitig zu übergeben.
- Unzureichende Zeit für die Übergabe: Ausscheidende Mitarbeitende sollten ausreichend Zeit haben, um ihre Aufgaben zu übergeben.
- Kein Abschiedsgespräch: Ein Abschiedsgespräch ist eine gute Gelegenheit, sich bei ausscheidenden Mitarbeitenden für ihre Leistungen zu bedanken und für die Zukunft alles Gute zu wünschen.
- Keine Möglichkeit für Feedback: Ausscheidende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, Feedback über den Ausstiegs-Prozess und ihre Erfahrungen im Unternehmen zu geben.
Offboarding Checkliste – welche Aufgaben fallen an?
Erstellen Sie eine Checkliste, die Sie für jedes Ausscheiden eines Teammitglieds zur Hand haben. Damit können Sie für alle Mitarbeiter*innen, die das Unternehmen verlassen, sicherstellen, dass der Offboarding-Prozess strukturiert und nach einem bestimmten Plan abläuft.
👉 Sie können unsere kostenlose Checkliste hier herunterladen.
✔️ Offboarding mit der richtigen Software
Ein standardisierter Prozess kann dabei helfen, einen positiven letzten Eindruck zu hinterlassen. Wichtig dabei sind Transparenz und Wertschätzung gegenüber den Mitarbeiter*innen. Aber auch ein geordneter Ablauf trägt zu einem professionellen Eindruck bei.
Hierfür eignet sich eine Offboarding-Software, mit der Sie sicherstellen, dass während des Exits keine Schritte vergessen werden. Außerdem werden alle Verantwortlichen in den Ablauf mit einbezogen und wissen, wann sie welche Aufgabe erledigen müssen.
Mit der HR-Software von Factorial können Sie Ihren Offboarding-Prozess automatisieren und optimieren. Außerdem können Sie sichergehen, dass Mitarbeiter*innen beim Austritt alle notwendigen Schritte durchlaufen und die Trennung zum Unternehmen so angenehm wie möglich abläuft.
Häufige Fragen und Antworten
Was gehört zum Offboarding?
Offboarding umfasst alle Prozesse, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus einem Unternehmen relevant sind. Dazu gehören die Rückgabe von Arbeitsmitteln, die Übertragung von Aufgaben an andere Teammitglieder und die Abwicklung administrativer Details wie die Auszahlung von Resturlaub.
Wie funktioniert Offboarding?
Das Offboarding-Prozess beinhaltet die systematische Abwicklung des Ausscheidens eines Mitarbeiters aus einem Unternehmen. Dazu gehören die Rückgabe von Arbeitsmitteln, die Übertragung von Aufgaben an Kollegen und die Klärung administrativer Formalitäten.
Warum Offboarding?
Offboarding ist entscheidend, um den Austritt eines Mitarbeiters nahtlos zu gestalten und gleichzeitig einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Durch die strukturierte Abwicklung können Unternehmen nicht nur einen reibungslosen Übergang sicherstellen, sondern auch wertvolles Feedback sammeln, um ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Ein effektives Offboarding trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und stärkt das positive Image des Unternehmens.
