Onboarding im Unternehmen – Ziele, Prozesse und Tools

Das Onboarding ist Teil des Personal- und Talentmanagements und spielt sowohl für Unternehmen als auch für neue Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Wissen Sie, wie Sie einen neuen Mitarbeiter direkt zu Beginn an ein Unternehmen binden? Kennen Sie die verschiedenen Phasen eines optimalen Onboardings? Und haben Sie die richtigen Onboarding-Tools zur Hand, um den Prozess zu vereinfachen?

Wenn Sie diese Fragen nicht mit einem eindeutigen “Ja” beantworten können, lesen Sie den Artikel weiter und erfahren Sie, wie Sie einen Plan für die Integration neuer Arbeitnehmer erstellen und umsetzen, welche Vorteile dieser bringt und welche Werkzeuge Ihnen zur Verfügung stehen.

Definition: Was ist Onboarding?

Welcome on board!” – Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen (“taking on board”) und bedeutet wortwörtlich übersetzt “an Bord nehmen”. Mit dem Onboarding-Prozess nimmt das Unternehmen also einen neuen Mitarbeiter auf und erleichtert diesem durch eine gezielte Einführung in seinen Einsatzbereich den Einstieg in sein neues Arbeitsumfeld. Um einen guten Plan für das Onboarding neuer Mitarbeiter zu erstellen, ist es wichtig, dass sich die Personalverantwortlichen der Bedeutung dessen bewusst sind und wissen, wie sie das Onboarding optimal planen und durchführen. Darüber hinaus gibt es bestimmte digitale Tools, die bei der Umsetzung helfen.

Ziele des Onboardings

Das übergeordnete Ziel des Onboarding-Prozesses ist die Integration eines neuen Mitarbeiters. Stellen Sie sich einmal vor, Ihr erster Arbeitstag bei einem neuen Arbeitgeber steht an und sie wissen nicht, wer Ihr Ansprechpartner ist, wo Ihr neuer Arbeitsplatz ist, wer Ihre Kollegen sind und wo Sie als erstes hingehen sollen. Nervosität macht sich breit und sie fühlen sich allein gelassen. Wenn das neue Talent jedoch von Anfang an einen guten Eindruck bekommen und sich mit dem Unternehmen identifizieren soll, müssen bereits vor dem ersten Arbeitstag, eine Reihe an Fragen geklärt und Maßnahmen getroffen werden.

Das Resultat einer erfolgreichen Einarbeitung sind eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, des Engagements, der Produktivität und des ROI. Zudem gilt es, die Anzahl der Kündigungen in der Probezeit zu verringern.

Angenommen der neue Mitarbeiter fühlt sich von Anfang an im Stich gelassen und empfindet den neuen Arbeitsalltag sogar als Belastung. Er kündigt noch während der Probezeit und der Bewerbungsprozess beginnt wieder von vorne. Bis das Unternehmen den Bewerbungsprozess erneut durchlaufen und eine neue Arbeitskraft eingestellt hat, geht viel Zeit verloren. Damit das nicht passiert, ist es umso wichtiger, den neuen Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag vom Unternehmen und seinem neuen Arbeitsplatz zu begeistern.

Indem der Arbeitgeber den neuen Mitarbeiter bereits im Voraus über Prozesse und Benefits informiert und offene Fragen klärt, beugt er falschen Erwartungen und daraus resultierenden Unzufriedenheiten vor.

Die wichtigsten Phasen im Onboarding-Prozess

Phasen des Onboarding

1. Vorbereitung

Gute Planung ist die halbe Miete. Das trifft auch beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters zu. Ab dem Moment der Vertragsunterzeichnung können Sie mit dem Onboarding beginnen. Das heißt im Konkreten:

Informationen zur Verfügung stellen

Senden Sie dem Neuling eine nette Willkommens-Mail, in der Sie die wichtigsten Informationen zusammenstellen (Organigramm, Unternehmensleitbild, Unternehmenshandbuch etc.). Informieren Sie den neuen Kollege darüber, wer ihn wo empfängt und vermitteln Sie ihm ein positives Gefühl.

Dokumente vorbereiten

Damit der erste Arbeitstag reibungslos verläuft, stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Dokumente, wie Sozialversicherungsausweis, Lohnsteuerkarte, Steuer-ID etc. vorliegen haben.

Unterstützung bei der Wohnungssuche

In manchen Fällen ist ein Umzug des neuen Mitarbeiters notwendig. Sei es aus einer anderen Stadt oder aus einem anderen Land, die Hilfe bei der Wohnungssuche, beim Umzug und beim Erledigen von bürokratischen Angelegenheiten kommt bei Neulingen gut an.

Onboarding Plan erstellen

Für einen reibungslosen Ablauf der Einarbeitung, sollte frühzeitig ein Einarbeitungsplan erstellt werden. Arbeiten Sie den Plan besonders für den ersten Tag und die ersten Wochen genau aus, laden Sie den Neuankömmling für Projekte und Workshops ein, pflegen Sie Termine in den Kalender ein und informieren Sie Kollegen darüber.

Arbeitsplatz einrichten

Bereiten Sie den Arbeitsplatz des Neuen so vor, dass das Equipment einsatzbereit ist, Passwörter und E-Mails eingerichtet sind, das Telefon installiert ist und sonstige Arbeitsmittel, die der zukünftige Arbeitskollege benötigt, an ihrem Platz stehen.

2. Orientierung

Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag des neuen Arbeitnehmers und kann bis zu einer Woche dauern. Die Orientierungsphase sollte folgende Maßnahmen beinhalten:

Einen festen Ansprechpartner zuteilen

Wählen Sie einen Mitarbeiter mit einem ähnlichen Aufgabengebiet und Hierarchielevel, der den neuen Kollegen als Mentor (auch Buddy oder Pate) durch die Einarbeitungszeit führt, den Onboarding-Plan mit dem Neuankömmling bespricht, sich ums Mitarbeiterfoto kümmert und Organisatorisches, wie Urlaubsanträge und wichtige Telefonnummern, näherbringt.

Das Willkommenspaket zusammenstellen

Der Buddy sorgt dafür, dass ein kleines Willkommenspaket bereitsteht und übergibt es dem Neuankömmling. Stellen Sie eine Mappe mit dem Handbuch, Visitenkarten, einem Notizbuch und Schlüssel zusammen. Auch eine Willkommenskarte sollten darin enthalten sein. Eine nette Geste sorgt für einen positiven ersten Eindruck.

Den Neuen Mitarbeiter vorstellen

Der Mentor zeigt dem neuen Angestellten bei einem Rundgang das Bürogebäude (Küche, WC, Aufenthalts- und Meetingräume, Abteilungen etc.). Er stellt die Kollegen einzeln oder in einem Meeting vor. Beim gemeinsamen Mittagessen in der Kantine findet man ebenfalls schnell Anschluss. So kommt der neue Mitarbeiter auch am zweiten Tag gerne wieder.

Feedbackgespräch einplanen

Bereits in der ersten Woche kann es sinnvoll sein, ein Feedbackgespräch mit dem Mentor oder dem Vorgesetzten durchzuführen. Das zeigt Interesse an der Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters und festigt die Mitarbeiterbindung.

3. Integration

Die Integrationsphase beginnt innerhalb der ersten oder ab der zweiten Woche und kann mehrere Wochen oder Monate dauern. Nach spätestens einem Jahr sollte die Integrationsphase abgeschlossen und der Mitarbeiter vollständig integriert sein.

Workshops und Schulungen veranstalten

Workshops und Schulungen helfen dabei, den Mitarbeiter gut in die Unternehmensstruktur zu integrieren sowie Abteilungen, Aufgaben, Projekte und Produkte kennenzulernen.

Jobrotation anbieten

Indem der neue Mitarbeiter in andere Abteilungen reinschaut, kann er sich mit dem Unternehmen besser vertraut machen, sich einen Gesamtüberblick verschaffen und sein Netzwerk erweitern.

Weitere Feedbackgespräche führen

Planen Sie in der Integrationsphase weitere Feedbackgespräche ein, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten und kommende Onboarding-Prozesse zu optimieren. Hierbei können offene Fragen geklärt, die Zufriedenheit des Mitarbeiters und des Unternehmens evaluiert und eventuelle Hilfestellungen gegeben werden.

Teambuilding-Events organisieren

Beziehen Sie den neuen Mitarbeiter in regelmäßig stattfindende Events ein, um die soziale Struktur des Unternehmens zu stärken. Das können gemeinsame Veranstaltungen im Unternehmen (Digital Detox, Weiterbildungskurse) oder außerhalb des Unternehmens und der Arbeitszeit sein (gemeinsames Abendessen, Kochkurse, Barhopping etc.)

Kundentermine wahrnehmen

Nicht nur die Integration mit den neuen Mitarbeitern, sondern auch mit den Kunden ist wichtig. Laden Sie den neuen Kollegen zu Außenterminen, wie Messen und Kundenbesuchen ein. So lernt er wichtige Kunden kennen und kann seine Fähigkeiten unter Beweis stellen.

Diese Onboarding-Maßnahmen gibt es

Da die Einarbeitung bis zu mehrere Wochen dauern kann, bieten sich bestimmte Onboarding Tools an, die den Integrationsprozess für neue Mitarbeiter automatisieren und beschleunigen und schlussendlich für zufriedenere Mitarbeiter sorgt. Aus diesem Grund wird das digitale Onboarding immer beliebter.

Digitale Tools erleichtern es den Angestellten, auf Informationen zuzugreifen, denn diese können sie von jedem Gerät aus abrufen. Noch bevor der neue Mitarbeiter seine neue Aufgabe antritt, kann er bestimmte Informationen, wie das Handbuch oder die Schließfachnummer, erhalten.

Die folgenden digitalen Tools bieten sich für das Onboarding an:

Checklisten

Onboarding Checklisten werden häufig verwendet, um dem neuen Mitarbeiter die Informationen zu geben, die er vor Aufnahme seiner neuen Tätigkeit braucht. Das kann in Form einer Excel-Tabelle sein oder in einer einfachen E-Mail.

Integrierte Tools – HRMS

Hierbei handelt es sich um Systeme, die eine Reihe von Prozessen integrieren, wie Onboarding, Schulungen oder elektronische Unterschriften. Beispielsweise ist die HR-Software von Factorial ein zeitsparendes Planungstool, das viele Funktionen integriert, um die Verwaltung der Humanressourcen zu automatisieren, zu personalisieren und zu vereinfachen. Mit der Onboarding Funktion unterstützt die Software Ihr Unternehmen dabei, ihre neuen Talente erfolgreich einzuarbeiten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern.

Elektronische Unterschrift

Rechtsgültige elektronische Unterschriften ermöglichen die Automatisierung von Prozessen und wirkt sich zeitsparend auf das Unternehmen aus.

Chatbots

Digitale Chatbots ermöglichen den Mitarbeitern, Fragen zu stellen, die digital von einem Roboter beantwortet werden können. Auf diese Weise ist es nicht mehr notwendig, die Kollegen für jede Frage zu kontaktieren.

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Verfasst von Lisa Mandelartz

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