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Onboarding Alles, was Sie wissen müssen [mit gratis Checkliste]

Onboarding – alles, was Sie wissen müssen [mit gratis Checkliste]

Das Onboarding ist Teil des Personal- und Talentmanagements und spielt sowohl für Unternehmen als auch für neue Mitarbeiter eine wichtige Rolle.

Wissen Sie, wie Sie einen neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an ein Unternehmen binden und bestmöglich in das Team integrieren? Kennen Sie die verschiedenen Phasen eines optimalen Onboarding Programms? Und haben Sie die richtigen Onboarding Tools zur Hand, um den Prozess zu vereinfachen?

Wenn Sie diese Fragen nicht mit einem eindeutigen “Ja” beantworten können, lesen Sie den Artikel weiter und sammeln Sie Tipps, wie Sie einen Plan für die fachliche Einarbeitung und soziale Integration neuer Arbeitnehmer erstellen und umsetzen, welche Vorteile dieser bringt und welche Werkzeuge Ihnen dafür zur Verfügung stehen.

Definition – was ist Onboarding?

Welcome on board!” – Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen (“taking on board”) und bedeutet wortwörtlich übersetzt “an Bord nehmen”. Nach dem erfolgreichen Bestehen des Assessment Center oder der Relocation des Mitarbeiters nimmt das Unternehmen mit dem Onboarding Prozess also einen neuen Mitarbeiter auf und erleichtert diesem durch eine gezielte Einführung in seinen Einsatzbereich den Einstieg in sein neues Arbeitsumfeld.

Eine neue Unternehmenskultur, unzählige Einarbeitungsprozesse, neue Aufgaben und Verantwortungen – ein neuer Job bringt immer neue Herausforderungen für den Arbeitnehmer. Als Arbeitgeber können Sie ihm dabei Unterstützung zeigen. Um einen guten Plan für das Onboarding und eine positive Erfahrung für den neuen Mitarbeiter zu erstellen, ist es wichtig, dass sich die Personalverantwortlichen der Bedeutung dessen bewusst sind und wissen, wie sie das Onboarding optimal planen und durchführen. Dafür gibt es bestimmte digitale HR Tools, die bei der Umsetzung helfen können.

Es gibt verschiedene Arten von Onboarding Prozessen. Wie diese genau im Detail verlaufen, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Trotzdem gibt es einige allgemein gültige Aspekte, die Sie als Personalabteilung berücksichtigen sollten, um zu gewährleisten, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter ab dem ersten Tag integriert und wohl in ihrer Position fühlen.

Ziele und Bedeutung des Onboarding

Das übergeordnete Ziel des Onboarding Prozesses ist die fachliche Einarbeitung und soziale Integration eines neuen Mitarbeiters.

Folgende Situation: Stellen Sie sich einmal vor, Ihr erster Arbeitstag bei einem neuen Arbeitgeber steht an und sie wissen nicht, wer Ihr Ansprechpartner ist, wo Ihr neuer Arbeitsplatz ist, wer Ihre Kollegen sind und wo Sie als erstes hingehen sollen. Nervosität macht sich breit und sie fühlen sich allein gelassen.

Wenn das neue Talent jedoch von Anfang an einen guten Eindruck bekommen und sich mit dem Unternehmen identifizieren soll, müssen bereits vor dem ersten Arbeitstag eine Reihe an Fragen geklärt und Maßnahmen getroffen werden.

Diese Phase zwischen der Unterzeichnung des Vertrags und dem ersten Tag im neuen Arbeitsverhältnis nennt man Preboarding.

Das Resultat eines erfolgreichen Preboarding und Onboarding Prozesses sind eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, des Engagements, positives Employer Branding der Produktivität und des ROI. Dadurch werden letztendlich auch das Arbeitsklima verbessert, Fehlzeiten reduziert und die Flutkuationsrate gesenkt, vor allem durch Kündigungen während der Probezeit.

Angenommen der neue Kollege fühlt sich von Anfang an in seinem neuen Job im Stich gelassen und empfindet den neuen Arbeitsalltag sogar als Belastung. Er kündigt noch während der Probezeit und der Bewerbungsprozess beginnt wieder von vorne. Bis das Unternehmen den Bewerbungsprozess erneut durchlaufen und eine neue Arbeitskraft gefunden und eingestellt hat, die alle benötigten Qualifikationen erfüllt, geht viel Zeit verloren.

Damit das nicht passiert, ist es umso wichtiger, den neuen Mitarbeiter schneller und schon vor dem ersten Arbeitstag von der Unternehmenskultur und seinem neuen Arbeitsplatz zu begeistern. 

Dazu gehört auch ein Einblick in den Einarbeitungsprozess, die Übersicht über das Team und die Vorgesetzten sowie die eigentliche Arbeit. Als Personalabteilung aber auch als Führungskraft, gehört der erfolgreiche Einstieg zu Ihrem Aufgabenbereich. Dabei ist Kommunikation in Form von regelmäßigen Gesprächen das A und O.

Indem der Arbeitgeber den neuen Mitarbeiter bereits im Voraus über Prozesse und Benefits informiert und offene Fragen klärt, beugt er falschen Erwartungen gegenüber der Arbeit und daraus resultierenden Unzufriedenheiten vor.

Aufgaben des Onboarding im Überblick

Was sind also die konkreten Aufgaben, die beim Onboarding befolgt werden sollten?

  1. Führen Sie neue Teammitglieder an ihre neue Position und Funktion im Unternehmen heran.
  2. Erklären Sie interne Unternehmensprozesse und gehen Sie dabei auf Fragen und Anmerkungen ein.
  3. Verdeutlichen Sie die bestehende Unternehmenskultur.
  4. Unterstützen Sie neue Mitarbeiter dabei, sich im Team zu integrieren. Stellen Sie die Neuzugänge den anderen Kollegen vor und organisieren Sie gemeinsame Aktivitäten, wie z.B. ein Team-Mittagessen in dem Sie den Neuen Mitarbeiter willkommen heißen.

Die wichtigsten Phasen im Onboarding Prozess

Folgende Phasen sollten Sie berücksichtigen:

1. Vorbereitung

Gute Planung ist die halbe Miete. Das trifft auch beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters zu. Der Onboarding Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung. Das heißt konkret:

Informationen zur Verfügung stellen

Senden Sie dem Neuling noch vor dem ersten Arbeitstag eine nette Willkommens-E-Mail, in der Sie die wichtigsten Informationen zum Unternehmen zusammenstellen (Organigramm, Unternehmensleitbild, Unternehmenshandbuch etc.).

Informieren Sie den neuen Kollegen darüber, wer ihn wo empfängt und vermitteln Sie ihm ein positives Gefühl. Sorgen Sie dafür, dass der neue Mitarbeiter sich auf den Start in Ihrem Unternehmen freut.

Auch ein Mitarbeiterhandbuch kann sinnvoll sein.

Dokumente vorbereiten

Damit der erste Arbeitstag reibungslos verläuft, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Dokumente und Daten, wie Sozialversicherungsausweis, Lohnsteuerkarte, Steuer-ID etc. vorliegen haben und diese nicht erst in der ersten Arbeitswoche anfragen.

Unterstützung bei der Wohnungssuche

In manchen Fällen ist ein Umzug des neuen Mitarbeiters notwendig. Sei es aus einer anderen Stadt oder aus einem anderen Land, die Hilfe bei der Wohnungssuche, beim Umzug und beim Erledigen von bürokratischen Angelegenheiten kommt bei Neulingen gut an und fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich der Personalabteilung.

Onboarding Plan erstellen

Für einen reibungslosen Ablauf der Einarbeitung sollte frühzeitig ein Einarbeitungsplan erstellt werden. Arbeiten Sie den Plan besonders für den ersten Tag und die ersten Arbeitswochen genau aus. Eine konkrete Planung, sprich ein Unternehmen, das gut organisiert ist, wirkt professionell.

Integration im Team

Über die Erstellung des Einarbeitungsplans hinaus sollten Sie den neuen Mitarbeiter so früh wie möglich bestmöglich im Team integrieren. Laden Sie den Neuankömmling zu Projekten und Workshops ein und pflegen Sie Termine in seinen Kalender ein. Geben Sie ihm das Gefühl, dass er direkt von Anfang an wertgeschätzter Teil der Organisation ist.

Einbindung der Kollegen

Wichtig ist auch, dass Sie nicht nur den neuen Mitarbeiter mit Informationen ausstatten, sondern auch alle beteiligten Kollegen über die neue Arbeitskraft und seine Funktion im Unternehmen informieren. Dazu gehören auch besonders auch involvierte Führungskräfte.

Legen Sie im Rahmen dessen auch genau fest, wer den neuen Mitarbeiter in welche Themen und Aufgaben einweist. So können Sie Unklarheiten zu einem späteren Zeitpunkt vermeiden und ein lückenloses Onboarding gewährleisten.

Arbeitsplatz einrichten

Ist der Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter vorbereitet? Überprüfen Sie folgende Punkte:

✔️ Technisches Equipment

Bereiten Sie den Arbeitsplatz des Neuen so vor, dass das technische Equipment (Computer/ Laptop, Tastatur, Maus, Bildschirm, ggf. Firmenhandy) einsatzbereit ist.

✔️ Passwörter und geschäftliche E-Mail Adresse

Passwörter und E-Mail Adressen sollten pünktlich zum Arbeitsstart eingerichtet und das Telefon installiert sein.

✔️ Sonstige Arbeitsmittel

Auch sonstige Arbeitsmittel, die der zukünftige Arbeitskollege benötigt, sollten am Arbeitsplatz bereitstehen. Dazu gehören u.a. Bürostuhl, Notizblock, Stifte, Locher… – alles, was in diesem spezifischen Beruf benötigt wird.

✔️ Firmenwagen

Sollte dem neuen Mitarbeiter im Rahmen seiner Anstellung ein Firmenwagen zustehen, ist dafür zu sorgen, das Firmenfahrzeug für den Angestellten bereit zu halten. Das Fahrzeug sollte in einem bestmöglichem Zustand sein.

✔️ Zugang zum Bürogebäude

Neben den Arbeitsuntensilien sollte auch der Zugang zum Büro vorbereitet sein. Benötigt der neue Mitarbeiter einen Schlüssel oder eine Karte, um einzuchecken? Muss ein persönlicher Zutrittscode für die Eingangstür oder Alarmanlage eingerichtet werden? All das sollte genau geprüft und organisiert werden.

Haben Sie alle Punkte berücksichtigt? Das wird den Einstieg für beide Seiten in die neue Arbeitswoche erleichtern.

Phasen des Onboarding

2. Orientierung

Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag des neuen Arbeitnehmers und kann bis zu einer Woche dauern.

In der Orientierungsphase heißen Sie die neue Fachkraft willkommen. Diese Phase sollte im Idealfall folgende Maßnahmen beinhalten:

Einen festen Ansprechpartner zuteilen

Wählen Sie einen Mitarbeiter mit einem ähnlichen Aufgabengebiet und Hierarchielevel, der den neuen Kollegen als Mentor (auch Buddy oder Pate) durch die Einarbeitungszeit führt. Dazu gehören folgende Aufgaben im Überblick:

  • Onboarding-Plan: Der Mentor ist u.a. dafür da, den Onboarding-Plan (Einarbeitungsplan) mit dem Neuankömmling zu besprechen.
  • Mitarbeiterfoto: Weiterhin kümmert er sich um das Mitarbeiterfoto. Das ist wichtig, damit der neue Mitarbeiter sein Unternehmensprofil und Auftritt im Intranet vervollständigen kann.
  • Rundgang auf dem Bürogelände: In manchen Unternehmen sind Mentoren auch dafür zuständig, den Neuen das Gebäude als auch das gesamte Gelände zu zeigen. Wichtige Stationen: Küche, Aufenthaltsraum, Toiletten und Meeting-Räume.
  • Organisatorisches: Alle weiteren organisatorischen Themen, wie Urlaubsanträge, Zeiterfassung aber auch wichtige Telefonnummern und Durchwahlen sollten durch den Mentor geklärt werden. Informiert man das neue Teammitglied von Anfang an, können spätere Zweifel vorgebeugt werden.

Tipps aus erster Hand können dem neuen Arbeitnehmer helfen, die neue Unternehmenskultur besser zu verstehen und sich leichter zu integrieren. Räumen Sie Steine aus dem Weg.

Das Willkommenspaket zusammenstellen

Sorgen Sie dafür, dass ein kleines Willkommenspaket als freundliche Geste für den Neuankömmling bereitsteht.

Stellen Sie eine Mappe mit dem Handbuch, Visitenkarten, einem Notizbuch und Schlüssel zusammen. Weitere beliebte Goodies sind Merch-Artikel der Marke. Dazu gehören beispielsweise Trinkflaschen, USB-Sticks, T-Shirts etc. bedruckt mit dem Firmenlogo.

Auch eine Willkommenskarte sollte im Paket enthalten sein. Eine nette Geste sorgt für einen positiven ersten Eindruck.

Den neuen Mitarbeiter vorstellen

Der Mentor (oder ein Personalverantwortlicher oder Manager) zeigt dem neuen Angestellten bei einem Rundgang das Bürogebäude (Küche, WC, Aufenthalts- und Meetingräume, Abteilungen etc.). Dabei stellt die Bezugsperson die Kollegen einzeln in einem persönlichen Gespräch oder in einem Meeting vor.

Beim gemeinsamen Mittagessen in der Kantine findet man ebenfalls schnell Anschluss. So kommt der neue Mitarbeiter auch am zweiten Tag gerne wieder. Seien Sie proaktiv!

Aufgaben zuweisen

Innerhalb der ersten Arbeitswoche ist es Zeit, der neuen Fachkraft einen Einblick in die anstehenden Aufgaben und die allgemeine Position zu geben und ihn auf diese Weise direkt bestmöglich einzugliedern. Klären Sie offene Fragen und wiederholen Sie noch einmal, was das Unternehmen genau macht, welche Produkte oder Services angeboten werden, und welche Rolle die Position genau im Unternehmen spielt.

So können Sie den neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an für seine neue Funktion im Unternehmen begeistern.

Unternehmenswerte und Ziele vorstellen

Das Onboarding dient unter anderem dazu, den neuen Arbeitnehmer bestmöglich zu integrieren und ihm dabei zu helfen, sich mit der neuen Umgebung zu identifizieren.

Dazu gehört auch, ihm die gelebten Werte zu vermitteln und ihn in die allgemeine Strategie mit einzubinden.

Gespräch einplanen

Bereits in der ersten Woche kann es sinnvoll sein, ein Gespräch mit dem Mentor oder dem Vorgesetzten durchzuführen, um Feedback einzuholen und dem Neuankömmling einen Überblick zu geben, was ihn die nächsten Tage und Wochen im Rahmen der Onboarding Phase erwartet.

Das zeigt Interesse an der Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters und festigt die Mitarbeiterbindung sowie die Beziehung zwischen dem neuen Arbeitnehmer und der Führungskraft. Generell ist es wichtig regelmäßig Feedback der Mitarbeiter einzuholen und sich dieses zu Herzen zu nehmen.

3. Integration

Die Integrationsphase beginnt innerhalb der ersten oder ab der zweiten Woche und kann mehrere Wochen oder Monate dauern.

Nach spätestens einem Jahr sollte die Integrationsphase abgeschlossen und der Mitarbeiter vollständig integriert sein. Folgende Tipps können Ihnen bei der Integration helfen:

Workshops und Schulungen veranstalten

Workshops und Schulungen helfen dabei, den Mitarbeiter gut in die Unternehmensstruktur zu integrieren sowie Abteilungen, Aufgaben, Projekte und Produkte kennenzulernen.

Jobrotation anbieten

Indem der neue Mitarbeiter in andere Abteilungen reinschaut, kann er sich mit dem Unternehmen besser vertraut machen, sich einen Gesamtüberblick verschaffen und sein Netzwerk erweitern. Auch die allgemeine Unternehmenskultur kann dem Mitarbeiter so näher gebracht werden.

Weitere Gespräche führen und nach Feedback fragen

Planen Sie in der Integrationsphase weitere Feedbackgespräche ein, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten und kommende Onboarding-Prozesse basierend auf dem gewonnenen Feedback zu optimieren.

Bei diesen Gesprächen können offene Fragen geklärt, die Zufriedenheit des Mitarbeiters und des Unternehmens evaluiert und eventuelle Hilfestellungen gegeben werden.

Teambuilding Events organisieren

Beziehen Sie den neuen Mitarbeiter in regelmäßig stattfindende Events ein, um die soziale Struktur des Unternehmens zu stärken.

Das können gemeinsame Veranstaltungen im Unternehmen (Digital Detox, Weiterbildungskurse) oder außerhalb des Unternehmens und der Arbeitszeit sein (gemeinsames Abendessen, Kochkurse, Barhopping etc.).

Kundentermine wahrnehmen

Nicht nur die Integration mit den neuen Mitarbeitern, sondern auch mit den Kunden ist wichtig. Laden Sie den neuen Kollegen zu Außenterminen, wie Messen und Kundenbesuchen ein. So lernt er wichtige Kunden kennen und kann seine Fähigkeiten unter Beweis stellen.

Bestehende Kunden können die neue Person als neuen Ansprechpartner kennenlernen.

Diese Onboarding Maßnahmen gibt es

Da die Einarbeitung bis zu mehreren Wochen dauern kann, bieten sich bestimmte Onboarding Tools an, die den Integrationsprozess für neue Mitarbeiter automatisieren und beschleunigen und schlussendlich für zufriedenere Mitarbeiter sorgen. Aus diesem Grund wird das digitale Onboarding immer beliebter.

Digitale Tools erleichtern es den Angestellten, auf Informationen zuzugreifen, denn diese können sie von jedem Gerät (Computer, Smartphone, Tablet etc.) aus abrufen. Noch bevor der neue Mitarbeiter seine neue Aufgabe antritt, kann er bestimmte Informationen, wie das Handbuch oder die Schließfachnummer, digital erhalten.

Die folgenden digitalen Tools bieten sich für das Onboarding an:

Onboarding Checklisten

Checklisten werden häufig verwendet, um dem neuen Mitarbeiter die Informationen zu geben, die er vor Aufnahme seiner neuen Tätigkeit braucht.

Das kann in Form einer Excel-Tabelle sein oder in einer einfachen E-Mail. Wichtig dabei ist, sorgfältig vorzugehen und keinen Punkt zu vergessen.

Integrierte Tools – HRMS

Ob Zeiterfassung oder Verwaltung on Abwesenheiten – mittlerweile werden sämtliche HR-Prozesse digital abgewickelt.

Bei HRMS handelt es sich um Systeme, die direkt eine Reihe von Prozessen in einem integrieren. Darunter nicht nur das Onboarding, sondern auch Schulungen oder digitale Signaturen (interessant bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags).

Beispielsweise ist die HR-Software von Factorial ein zeitsparendes Planungstool, das viele Funktionen integriert, um die Verwaltung der Humanressourcen zu automatisieren, zu personalisieren und letztendlich zu vereinfachen.

Mit der Factorial Onboarding Funktion unterstützt die Software Ihr Unternehmen dabei, Ihre neuen Talente erfolgreich einzuarbeiten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter auf lange Sicht zu steigern. Sie können mit dieser Funktion individuelle Aufgabenpläne mit spezifischen Deadlines erstellen und diese verantwortlichen Personen zuweisen.

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Elektronische Unterschrift

Rechtsgültige elektronische Unterschriften ermöglichen die Automatisierung von internen Prozessen und wirken sich zeitsparend auf das Unternehmen aus. Im Arbeitsleben kommt es zu oft vor, dass neue Arbeitnehmer noch das ein oder andere Dokument unterschreiben müssen, u.a. auch den Arbeitsvertrag. Ohne gültige Unterschrift ist dieser nicht gültig (NachwG § 2 Nachweispflicht). Umso besser also, wenn die Möglichkeit besteht, Dokumente auch digital rechtsgültig und ohne Papierkram zu unterzeichnen.

Chatbots

Digitale Chatbots ermöglichen den Mitarbeitern, Fragen zu stellen, die dann digital von einem Roboter beantwortet werden. Auf diese Weise ist es nicht mehr notwendig, die Kollegen für jede Frage zu kontaktieren. Das spart Ressourcen und Fragen der Mitarbeiter werden trotzdem beantwortet.

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