Recruiting ist mitunter die größte Herausforderung in deutschen Unternehmen. Auch wenn Unternehmen nur begrenzten Einfluss auf die vorhandenen Bewerber*innen haben, können sie ihre Recruiting-Strategie so optimieren, dass sie die besten Talente gewinnen und wettbewerbsfähig bleiben. Für ein erfolgreiches Recruiting ist ein Recruitingzeitplan essenziell. Wie Sie einen solchen Plan optimal aufbauen, erklären wir im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
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80 Prozent der Recruiter*innen berichten laut Stepstone, dass das Recruiting aktuell sehr herausfordernd ist.
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Ein Recruitingzeitplan ist ein strukturierter Fahrplan, der visuell oder als Liste dargestellt wird und festlegt, wann, wie, von wem und was genau in den einzelnen Phasen des Recruitings geschieht.
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Die Dauer des Recruiting-Prozesses variiert je nach Branche. Die aktuelle durchschnittliche Vakanzzeit liegt bei etwa 180 Tagen, was vergleichsweise hoch ist.
Was ist ein Recruitingzeitplan? Definition und Ziel
Laut einer aktuellen Stepstone-Studie berichten 80 % der befragten Recruiter*innen, dass die Personalbeschaffung eine große Herausforderung darstellt. 84 % von ihnen gaben an, Schwierigkeiten zu haben, geeignetes Personal mit den richtigen Qualifikationen zu finden. Hinzu kommt eine durchschnittliche Vakanzzeit von 180 Tagen – ein neues Rekordhoch.
Die Personalbeschaffung ist für Unternehmen also ein komplexer und zeitintensiver Prozess. Sie umfasst Aufgaben wie die Ermittlung des Personalbedarfs, das Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen, das Sichten von Bewerbungen, das Führen von Interviews sowie die finale Auswahlentscheidung.
Damit dieser Prozess effizient abläuft und die richtigen Top-Talente am Ende zur richtigen Zeit auf den passenden Positionen eingesetzt werden, lohnt es sich, einen Recruitingzeitplan zu erstellen.
Ein Recruitingzeitplan ist ein strukturierter Ablaufplan, der die einzelnen Schritte des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens zeitlich festlegt, sowie Auskunft darüber gibt, von wem und wann die einzelnen Aufgaben erledigt werden. Er sorgt dafür, dass keine wichtigen Aufgaben vergessen werden, Bewerber*innen zügig Feedback erhalten und die Stelle effizient besetzt wird.
Recruiting – Bedeutung
Recruiting bedeutet auf Deutsch so viel wie Personalbeschaffung oder Mitarbeitergewinnung.
Was umfasst ein Recruitingzeitplan? Aufbau und Inhalt
Grundsätzlich sollte sich der Recruitingzeitplan immer an der übergeordneten Recruiting-Strategie orientieren. Eine Recruiting-Strategie ist der langfristige Plan eines Unternehmens, wie es neue Mitarbeitende findet und welche Maßnahmen eingesetzt werden, um die passenden Talente für das Unternehmen zu gewinnen.
In einer solchen Strategie wird beispielsweise festgelegt:
- Über welche Recruiting-Kanäle Talente angesprochen werden (z. B. Jobbörsen, eigene Karriereseite, Active Sourcing)
- Welche Rolle Social-Media-Recruiting und E-Recruiting spielen – da Plattformen wie LinkedIn, XING, aber auch Soziale Netzwerke wie Instagram oder TikTok immer wichtiger werden, um passende Kandidat*innen zu erreichen.
- Welche Zielgruppen angesprochen werden sollen und mit welchen Botschaften (Employer Branding) dies geschieht.
Inspirierende Ideen zu innovativen Kampagnen im Recruitment finden Sie in unserem Artikel zum Thema Recruiting-Kampagnen.
Ausgehend von dieser Strategie lässt sich dann ein Recruitingzeitplan entwickeln. Dieser sollte sich an den Phasen des Recruiting-Prozesses orientieren.
Welche Phasen gibt es im Recruiting-Prozess und wie erleichtert HR-Software den Ablauf?
Ein Bewerbungs- oder Einstellungsprozess besteht in der Regel aus mehreren aufeinanderfolgenden Phasen:
- Bedarfsermittlung
Zunächst wird analysiert, welche Stellen wann besetzt werden müssen. Hierbei können Kennzahlen (Hiring KPIs), Organigramme und Personalplanungstools helfen. HR-Software wie Factorial unterstützt die Bedarfsermittlung im Recruiting, indem sie automatisch ein Organigramm erstellt, Mitarbeitende zuordnet, Kennzahlen liefert und Änderungen in Echtzeit aktualisiert, sodass HR-Teams den Personalbedarf effizient planen können. - Stellenbeschreibung & Ausschreibung
Anschließend werden die Aufgaben, Anforderungen und Kompetenzen für die offene Position definiert und die Anzeige erstellt. Factorial beispielsweise bietet KI-gestützte Funktionen für die Textvorbereitung und das Multiposting auf verschiedenen Jobportalen, sodass Stellenanzeigen schnell und effizient veröffentlicht werden können. - Bewerbermanagement
Bewerbungen werden gesichtet, vorselektiert und Rückmeldungen an die Kandidat*innen gegeben. Eine HR-Software erleichtert auch hier diesen Prozess, indem alle Bewerbungen zentral verwaltet, Bewerberprofile automatisch angelegt und durch KI-basiertes CV-Screening die passendsten Kandidatinnen identifiziert werden. - Interviews & Auswahlprozess
In dieser Phase werden persönliche Gespräche geführt, ggf. Assessments oder Tests durchgeführt. Factorial zum Beispiel unterstützt Ihre Organisation durch intelligente Terminplanung, ermöglicht die Abstimmung von HR- und Hiring-Manager-Kalendern und stellt bewertbare Interviewformulare zur Verfügung, um strukturierte Notizen und standardisierte Bewertungsrichtlinien direkt während des Gesprächs festzuhalten. - Auswahlentscheidung und Onboarding
Auf Basis der gesammelten Informationen wird entschieden, welche Kandidat*innen eingestellt werden. Verträge und andere Unterlagen können direkt über die Dokumentenverwaltung erstellt und gemanaged werden. Nach der Zusage wird die neue Person ins Unternehmen eingeführt und integriert. Factorial unterstützt das Onboarding durch digitale Checklisten, Einführungsmodule und die Verwaltung von Zugriffsrechten.
Ein Recruitingzeitplan strukturiert diese Phasen zeitlich, sodass klar ist, wann welcher Schritt erfolgen soll und wie lange die einzelnen Prozessschritte dauern dürfen, um eine schnelle und effiziente Besetzung sicherzustellen.
Beispiel & Vorlage: Wie sieht ein Recruitingzeitplan aus?
Ein Recruitingzeitplan kann als Liste (z. B. in Excel), visuell als Grafik oder über HR-Software bzw. Projektmanagement-Tools erstellt werden. Wichtig ist, dass alle beteiligten Teammitglieder – insbesondere HR-Manager*innen – jederzeit Zugriff darauf haben. Hilfreich ist außerdem, die zuständigen Personen für die einzelnen Schritte zu vermerken, Pufferzeiten einzuplanen und die Möglichkeit zu schaffen, einzelne Meilensteine im Zeitplan abzuhaken.
Übersichtliche visuelle Beispiele, die Sie als Vorlage für Ihre eigenen Zwecke nutzen können, finden Sie beispielsweise bei SlideTeam.
Wie lange dauert ein Recruiting-Prozess?
Eine pauschale Antwort auf die Dauer eines Recruiting-Prozesses gibt es nicht – sie hängt stark von Unternehmensgröße, Branche, der gesuchten Position sowie der Verfügbarkeit qualifizierter Kandidat*innen ab.
Um die Dauer messbar zu machen, nutzen Unternehmen häufig Kennzahlen wie:
- Time-to-Hire: Zeitraum zwischen dem Start der Kandidatensuche oder Bewerbungseingang und der Vertragsunterzeichnung.
- Time-to-Fill: Zeitraum zwischen der Stellenfreigabe und dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden.
- Vakanzzeit: Zeitraum zwischen der Veröffentlichung einer Vakanz und der tatsächlichen Besetzung.
Aktuelle Daten zum Recruiting-Prozess
Laut einer aktuellen Xing-Studie variiert die durchschnittliche Time-to-Hire in Deutschland je nach Branche:
- Pflegebereich: 58 Tage
- Maschinenbau und Industrie: 85 Tage
- Durchschnitt über alle Branchen: ca. 70 Tage
Die Vakanzzeit liegt aktuell, wie oben bereits erwähnt, bei rund 180 Tagen, was ein Rekordhoch darstellt. Natürlich spielen hier mehrere Faktoren, wie etwa auch der Fachkräftemangel, zusammen. Ein effizientes und vor allem zielgruppengerechtes Recruiting und ein gutes Employer Branding haben dennoch eine tragende Rolle inne.
Die Time-to-Fill liegt in der Regel zwischen Time-to-Hire und Vakanzzeit, da sie den Zeitraum von der Stellenfreigabe bis zum Arbeitsbeginn abbildet und damit ein praxisnahes Maß für die Effizienz des Recruiting-Prozesses liefert.
Diese Kennzahlen geben Aufschluss darüber, wo im Recruiting-Prozess Verzögerungen auftreten, und helfen, den Prozess gezielt zu optimieren. Beispielsweise zeigt ein Vergleich von Time-to-Hire und Time-to-Fill, ob es Verzögerungen zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn gibt. Die Vakanzzeit wiederum verdeutlicht, wie lange eine Stelle insgesamt unbesetzt bleibt – ein wichtiger Faktor für Personalplanung und Unternehmensproduktivität.
Mit Factorial nutzen Sie KPIs, um den Recruiting-Prozess effizient zu planen und lange Durchlaufzeiten in den Griff zu bekommen. Mit aussagekräftigen Kennzahlen lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen, Verzögerungen minimieren und die Effektivität des gesamten Prozesses messen – was wiederum direkt den Betriebsablauf und die Produktivität beeinflusst. Einige weitere Tipps zum Schluss:
- Diversität fördern: Achten Sie auf inklusive Sprache in Stellenanzeigen und nutzen Sie Tools wie ein Diversity-Dashboard in HR-Software wie Factorial, um die Vielfalt der in ihrem Unternehmen zu überwachen ´.
- Candidate-Experience: Sorgen Sie für transparente Kommunikation und schnelle Rückmeldungen, um Bewerber*innen positiv durch den Prozess zu begleiten. Eine positive Candidate Experience ist ein Faktor, der sich direkt auf das Employer Branding auswirkt.
