Reisekostenabrechnung – so funktioniert’s! [mit gratis Vorlage]

Das Thema Reisekostenabrechnung spielt in vielen Unternehmen eine große Rolle. Wenn Mitarbeiter im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit unterwegs sind, fallen Reisekosten an, die sie im Anschluss ihrer Dienstreise in einer Reisekostenabrechnung dokumentieren. Der Arbeitgeber kann die entstandenen Reisekosten erstatten – meist steuerfrei. Dabei kommt es nicht darauf an, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind. Die Regelungen für die Reisekosten gelten für alle gleich.

Doch an welche gesetzlichen Regelungen müssen Sie sich halten? Welche Arbeitsschritte kommen auf Sie zu? Und was müssen Sie im Bezug auf Steuern, Fristen und die Kilometerpauschale beachten? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Definition: Was sind Reisekosten?

Als Reisekosten werden jegliche Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich bedingten Reisen anfallen. Dazu gehören:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungskosten
  • Reisenebenkosten

Es handelt sich um eine Dienstreise, wenn die Auswärtstätigkeit nicht an der “ersten Tätigkeitsstätte” verrichtet wird. Der Begriff “erste Tätigkeitsstätte” beschreibt den Ort, an dem ein Mitarbeiter seine tägliche oder zumindest regelmäßige wöchentliche Arbeit verrichtet, oder ein Drittel der Arbeitszeit verbringt.

Reisekostenabrechnung: Steuern

Die auf Reisen entstandenen Kosten zahlt der Mitarbeiter in der Regel erstmal selbst und geht somit in Vorleistung. Damit Sie Ihrem Mitarbeiter diese Aufwendungen lohnsteuerfrei erstatten können, benötigen Sie die originalen Quittungen und Belege. Beim Ausgleich der Reisekosten handelt es sich für den Mitarbeiter um “steuerfreie Einnahmen”.

Achtung! Achten Sie darauf, dass Sie Belege und Rechnungen niemals zerschneiden, denn dadurch verlieren Sie ihre Gültigkeit und werden bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt nicht akzeptiert.

In manchen Fällen gibt es jedoch keinen Beleg. Dann hat der Mitarbeiter die Möglichkeit einen Eigenbeleg zu erstellen. Dennoch sollten Sie nach Möglichkeit steuerlich konforme Belege verlangen, da Sie die entstandenen Kosten nur dann bei der Unternehmenssteuer geltend machen können. Eigenbelege weisen nämlich keine Mehrwertsteuer aus, wodurch keine Steuerminderung möglich ist.

Reisekostenabrechnung: gesetzliche Anforderungen

Gesetzliche Anforderungen oder formale Vorgaben der Reisekostenabrechnung gibt es nicht. Theoretisch können Mitarbeiter ihre Reisekosten handschriftlich auf einem Blatt Papier notieren. Auch eine Unterschrift oder ein offizielles Formular sind nicht notwendig. Ein Formular dient lediglich der Einfachheit und Fehlervermeidung in der Buchhaltung.

Die korrekte Abrechnung der Reisekosten dagegen ist gesetzlich geregelt. Das “Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts” beinhaltet die rechtlichen Anforderungen. Nach § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) können Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei erstatten. Reisekosten, die über die Grenzen dieser Regelung hinausgehen, können Arbeitgeber nach § 9 EstG als Werbungskosten absetzen.

Reisekostenabrechnung: Verpflegungspauschale

Es gibt zwei Arten der Verpflegungspauschale: eine für eine mehr als 8-stündige und eine für eine 24-stündige Dienstreise. Zusätzlich werden An- und Abreisetage und Dienstreisen im In- und Ausland unterschiedlich berechnet. Dieser Verpflegungsmehraufwand dient dem Kostenersatz für Kosten von Essen und Getränken, die während einer Dienstreise entstehen.

Verpflegungspauschale für Dienstreisen im Inland

Dauer der Dienstreise Pauschbeträge ab 2020
8 Stunden oder mehr 14 Euro (bis 2019: 12 Euro)
Ab 24 Stunden 28 Euro (bis 2019: 24 Euro)
Mehrtägig (An- und Abreisetag) 14 Euro (bis 2019: 12 Euro)

Verpflegungspauschale für Dienstreisen im Ausland

Die Reisekosten für Dienstreisen ins Ausland werden je nach Reiseziel unterschiedlich berechnet. In Belgien beträgt die große Verpflegungspauschale beispielsweise 28 Euro (ab 8 Stunden) und 42 Euro (ab 24 Stunden). Die pauschalen Übernachtungskosten sind für Belgien mit 138 Euro abzurechnen.

Alle weiteren Informationen sowie eine Liste der Pauschbeträge für Dienstreisen ins Ausland erhalten Sie in diesem Artikel: Die Verpflegungspauschale 2020 für Geschäftsreisen.

Besonderheiten des Verpflegungsmehraufwands

Ist die Verpflegung im Hotelpreis inbegriffen, oder werden Mitarbeiter zum Geschäftsessen eingeladen, ändert sich auch der Verpflegungsmehraufwand. Für ein inkludiertes Frühstück werden 20 % und für eine Einladung zum Essen 40 % von der Pauschale abgezogen.

Reisenebenkosten

Neben der Verpflegungspauschale können Mitarbeiter unter anderem auch folgende Reisenebenkosten auf Ihrer Reisekostenabrechnung geltend machen:

  • Park- oder Mautgebühren
  • Eintritte für (berufliche) Veranstaltungen
  • Kosten für (berufliche) Telefongespräche
  • Aufbewahrung und Schäden am Reisegepäck
  • Diebstahl von beruflichen oder für die Reise benötigten privaten Gegenständen

Die Kilometerpauschale in der Reisekostenabrechnung

Für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte gibt es drei Arten der Berechnung:

  1. Abrechnung der tatsächlichen Kosten durch Einzelnachweis: Für diese Art der Berechnung müssen Ihre Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen. Darin werden die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die beruflich gefahrenen Kilometer und die Jahresfahrleistung festgehalten. Weitere Kosten für Steuern, Haftpflicht, Abschreibung, Betriebskosten und Reparaturen werden ebenfalls dokumentiert und mit Quittungen belegt.
  2. Abrechnung durch den fahrzeugindividuellen Kilometersatz: Auch hier muss die Kilometerleistung in einem Fahrtenbuch dokumentiert werden. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz wird zunächst anhand der tatsächlichen Kosten durch Einzelnachweis über 12 Monate ermittelt. Im Anschluss kann der ermittelte Satz auch in den Jahren danach angewandt werden sofern es keine einschlägigen Änderungen in der Fahrleistung gibt.
  3. Abrechnung durch eine Kilometerpauschale: Für PKW beträgt die Kilometerpauschale 0,30 €, für andere motorbetriebene Fahrzeuge 0,20 € pro gefahrenen Kilometer. Durch diese Art der Abrechnung sparen Sie sich den administrativen Aufwand. Weitere Aufwendungen, wie Reparaturkosten, Kfz-Steuer oder Versicherungsprämien sind damit abgegolten.

Fristen für die Reisekostenabrechnung

Ab dem Datum der entstandenen Kosten haben Mitarbeiter drei Jahre Zeit, diese einzureichen. Das besagt § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Allerdings gibt es eine Ausnahme. Der Arbeitgeber kann die Frist für die Abgabe der Reisekostenabrechnung im Arbeitsvertrag festlegen. Dann müssen die vertraglich vereinbarten Fristen eingehalten werden. Steht im Arbeitsvertrag, dass eine Verjährungsfrist von sechs Monaten gilt, muss der Arbeitgeber zu spät eingereichte Reisekostenabrechnungen nicht mehr akzeptieren. Einzig, wenn die vom Arbeitgeber festgelegte Frist weniger als drei Monate beträgt, ist diese zu kurz und nicht rechtskräftig. In diesem Fall gilt § 195 BGB und Arbeitnehmer können ihre Reisekostenabrechnung später noch einreichen.

Reisekostenabrechnung ausfüllen

Die Reisekostenabrechnung kann sowohl handschriftlich auf Papier als auch digital ausgefüllt werden. Der Vorteil der digitalen Reisekostenabrechnung ist der reduzierte administrative Aufwand für Personalabteilung und Buchhaltung. Zudem können Belege gescannt und digital gespeichert werden. Zeitliche Verzögerungen sind somit beinahe ausgeschlossen. Dazu werden Quittungen und Rechnungen eingescannt oder abfotografiert. Anschließend kann der Mitarbeiter direkt den Verpflegungsmehraufwand berechnen.

Auch eine Excel-Tabelle mit automatisierten Formularfeldern eignet sich für die schnelle Eingabe der Reisekostenabrechnung.

✔️ Kostenlose Reisekostenabrechnung Vorlage

Um die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, können Sie entweder eine eigene Vorlage in Excel oder Word erstellen, oder Sie können eine kostenlose Reisekostenabrechnungs-Vorlage herunterladen.

👉 Kostenloser Download: Reisekostenabrechnung Vorlage

Um Ihnen etwas Arbeit abzunehmen und ihre Prozesse voranzutreiben, haben wir eine solche Vorlage für Sie erstellt. Laden Sie sie einfach herunter und stellen Sie sie Ihren Mitarbeitern zum Ausfüllen zur Verfügung.

 

Verwalten Sie alle Ihre Mitarbeiterausgaben
effizient mit Factorial

 

Leave a Comment