Viele Betriebe können nicht einfach um 17 Uhr schließen – im Einzelhandel, in Krankenhäusern oder in anderen Schichtbetrieben laufen die Arbeitszeiten oft länger oder sogar rund um die Uhr. Die verschiedenen Schichten unter einen Hut zu bringen und die Zeiten inklusive Überstunden und Ruhepausen korrekt zu erfassen, kann händisch ganz schön mühsam und fehleranfällig sein. Immer mehr Betriebe greifen daher auf digitale Lösungen zurück. In diesem Zusammenhang ist ein bekannter Anbieter Shiftbase. Welche anderen Anbieter es gibt und welche Shiftbase-Alternative möglicherweise besser ist, erfahren Sie in folgendem Artikel.
Shiftbase-Alternativen: Anbieter im Überblick
| Kriterium | Shiftbase | Factorial | Planerio | Papershift |
| Benutzerfreundlichkeit | Mittel – Navigation komplizierter | Sehr gut – sehr intuitiv | Gut – intuitiv bedienbar | Gut – intuitiv bedienbar |
| Zielgruppe | Kleine bis mittlere Unternehmen | Kleine bis mittlere Unternehmen | KMUs (insbesondere Gesundheitsbranche) | Kleine bis mittlere Unternehmen |
| Serverstandort | Niederlande, EU | Frankfurt, Deutschland | Deutschland | Frankfurt, Deutschland |
| Schichtplanung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| automatische Schichtplanung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ (nicht im Basispaket enthalten) |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Verfügbarkeitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Digitale Personalakte | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Terminal | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| QR-Code | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Self-Service-Bereich | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Echtzeit-Synchronisation | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| DATEV Marktplatz-Schnittstelle | ❌ | ✅ (offizieller Marktplatz-Schnittstellen-Partner) | ❌ | ❌ |
| Berichte und Analysen | ✅ | ✅ (umfangreiche HR-Berichte) | ✅ | ✅ (nicht im Basispaket enthalten) |
| Payroll-Funktionen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ (nur im separaten Lohnabrechnungspaket) |
| Rechnungsstellung | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ (kostenpflichtige Integration) |
| Reisekosten | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
Was sollte eine gute Zeiterfassungs- und Schichtplanungssoftware beinhalten?
Wissenschaftliche Erkenntnisse zeigen immer wieder, dass Transparenz und Planbarkeit im Schichtplan enorm wichtig für Mitarbeitende sind und einen großen Einfluss auf ihre Zufriedenheit haben.
Eine gute Schichtplanungs- und Zeiterfassungssoftware sollte deshalb folgende Funktionen bieten:
-
Kernfunktionen:
- Flexible Schichtplanung:
- Einfache Erstellung von Dienstplänen; im besten Fall automatische Schichtplanerstellung
- Berücksichtigung von Mitarbeiterverfügbarkeiten, Qualifikationen und Wünschen
- Automatische Prüfung von Arbeitszeitgesetzen
- Warnung bei Konflikten (z. B. Schichteinteilung trotz Urlaub)
- Möglichkeit zum Schichttausch
- Unterstützung für verschiedene Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Minijobs etc.).
- Vielseitige Zeiterfassung:
- Mehrere Erfassungsmethoden: Web-Terminal, mobile App (Stoppuhr-Funktion), Hardware-Terminals, manuelle Eingabe.
- Automatische Erfassung von Arbeitsbeginn, Ende, Pausen.
- Erfassung von Überstunden, Projektzeiten und Abwesenheiten.
- Automatisierte Berechnung von Zuschlägen (Nacht, Feiertag, Wochenende).
- Optionale standortbasierte Zeiterfassung (GPS oder IP-Adresse) für mobile Mitarbeitende.
- Abwesenheitsmanagement:
- Digitale Beantragung und Genehmigung von Urlaub und anderen Abwesenheiten (Krankheit, Weiterbildung etc.).
- Übersichtliche Darstellung von Urlaubsansprüchen und Resturlaub.
-
Mitarbeiterintegration und Self-Service:
- Zugriff auf den persönlichen Dienstplan und das Stundenkonto.
- Einreichen von Verfügbarkeiten, Arbeits- und Freiwünschen.
- Beantragen von Urlaub und Abwesenheiten.
- Möglichkeit zum Schichttausch mit Kolleg*innen.
- Echtzeit-Benachrichtigungen bei Planänderungen.
-
HR- und Verwaltungsfunktionen:
- Digitale Personalakte
- Berichte und Analysen
- Lohnabrechnungsvorbereitung
- Compliance und Rechtssicherheit:
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. Arbeitszeitgesetz, DSGVO).
- Serverstandort in Deutschland
-
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit:
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Cloud-basiert
- Offline-Fähigkeit
- Sicherheit
- Integrationen
- Kundensupport
Anbieter Shiftbase – Zeiterfassung und Schichtplanung
Shiftbase ist ein niederländisches Unternehmen, das sich primär auf die Online-Software für Personalplanung, Zeiterfassung und Dienstplangestaltung konzentriert. Die Serverstandorte sind in der EU.
Kernfunktionen
Shiftbase bietet eine benutzerfreundliche Schichtplanung mit flexibler Dienstplanerstellung, die manuell oder automatisiert erfolgen kann. Mitarbeitende können Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Wünsche eintragen, während das System Arbeitszeitgesetze berücksichtigt und Konflikte automatisch erkennt. Die Zeiterfassung erfolgt über Web, mobile App oder stationäre Terminals. Überstunden, Pausen, Abwesenheiten und Zuschläge werden automatisch erfasst und ausgewertet.
Mitarbeiterintegration
Mitarbeitenden stehen bei Siftbase die üblichen Self-Service-Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise das Eintragen von Verfügbarkeiten und Schichttausch. Erweiterte Self-Service-HR-Features wie digitale Vertragsverwaltung (z. B. Einsicht von Veträgen oder E-signing oder umfassendes Dokumentenmanagement nur über zusätzliche, kostenpflichtige Module (z.B. HR+) verfügbar. Die Kommunikation läuft meist über interne Nachrichten oder Benachrichtigungen, bietet aber wenig Raum für Feedbackprozesse.
HR- und Verwaltungsfunktionen
Shiftbase bietet zwar grundlegende HR- und Verwaltungsfunktionen wie Mitarbeiterverwaltung, Urlaubsplanung und Zeiterfassung, viele erweiterte Features – etwa Skill-basierte Planung, Budgetkontrolle oder Compliance-Tools – sind jedoch nur in höheren Tarifen oder als Zusatzmodule verfügbar. Auch wichtige Funktionen wie digitale Vertragsverwaltung oder erweiterte Schnittstellen zu Lohn- und HR-Systemen müssen oft extra gebucht werden.
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit bei Shiftbase wird laut Nutzerbewertungen teils kritisiert. Die App bietet weniger Funktionen als die Webversion, etwa fehlt die Möglichkeit, Verfügbarkeiten für die Folgewoche zu kopieren. Eine Echtzeit-Synchronisation aller Daten ist jedoch gewährleistet. Eine automatische Prüfung von Arbeitszeitgesetzen und tariflichen Vorgaben (Compliance) ist aktuell nur als geplantes Add-on (Compliance+) erhältlich; ohne dieses müssen entsprechende Kontrollen manuell erfolgen.
Shiftbase Kosten
Shiftbase startet bei 35 Euro pro Monat für 10 Mitarbeitende mit Basisfunktionen wie Dienstplanung und Zeiterfassung. Das Premium-Paket (69 Euro) bietet erweiterte Planung, Budgetkontrolle und Skill-Management. Für größere Teams gibt es den Enterprise-Tarif (ab 169 Euro) mit zusätzlichen Services wie Compliance-Checks und persönlichem Success Manager. Alle Pakete beinhalten mobile Apps, Echtzeit-Synchronisation und Integration mit anderen Systemen.
1. Shiftbase Alternative: Factorial
Im Gegensatz zu den anderen hier vorgestellten Anbietern konzentriert sich Factorial nicht nur auf Schichtplanung und Zeiterfassung, sondern bietet bei Bedarf auch eine umfassende HR-Komplettlösung. Das bedeutet, dass alle Funktionen der Personalabteilung – also neben Zeiterfassung und Schichtplanung auch Onboarding, Bewerbermanagement, Lohnabrechnung, Mitarbeiterverwaltung und weitere Prozesse – mit Factorial unkompliziert automatisiert und abgewickelt werden können.
Das Unternehmen stammt aus Spanien, ist aber vollständig für den deutschen Markt lokalisiert, verfügt über einen deutschen Serverstandort in Frankfurt und erfüllt hohe Sicherheitsstandards.
Kernfunktionen
Factorial bietet umfangreiche Funktionen für die Zeiterfassung, darunter ein digitales Terminal, eine mobile App, Ein- und Ausstempeln mit QR-Code, manuelle Eingabemöglichkeiten sowie eine automatisierte Berechnung der Arbeitszeiten. Arbeitsbeginn, -ende und Pausen werden zuverlässig erfasst – inklusive Zuschlägen und Abwesenheiten.
Schichtpläne können sowohl manuell als auch automatisch erstellt werden. Mitarbeitende haben über den Self-Service-Bereich – per Desktop oder App – jederzeit Zugriff auf ihren Dienstplan und werden bei Änderungen in Echtzeit benachrichtigt. Schichten können untereinander getauscht werden, und Genehmigungsprozesse – etwa bei Urlaubsanträgen – lassen sich automatisieren. Factorial deckt somit nicht nur die reine Zeiterfassung ab, sondern bietet auch ein umfassendes Abwesenheits- und Urlaubsmanagement.
Mitarbeiterintegration und Self-Service
Mitarbeitende erhalten über die App oder Weboberfläche Zugriff auf ihre Zeiten, Abwesenheiten, Urlaube und Dokumente. Sie können Urlaubsanträge stellen, Schichten einsehen (sofern geplant), ihre Arbeitszeiten selbstständig erfassen oder auch ihre persönlichen Daten eigenständig ändern.
Der Self-Service-Ansatz von Factorial ist stark ausgeprägt und sorgt für mehr Transparenz und Eigenverantwortung im Arbeitsalltag. Push-Benachrichtigungen informieren in Echtzeit über Planänderungen, Genehmigungen oder Erinnerungen.
HR- und Verwaltungsfunktionen
Da Factorial eine All-in-One-Software ist, erhalten Sie mit diesem Produkt die volle Palette der wichtigsten HR-Funktionen, die bei den anderen hier vorgestellten Anbietern so nicht vorhanden sind. Dazu gehören unter anderem:
- Personalverwaltung: Digitale Personalakte, Vertragsverwaltung, Arbeitszeitkontenverwaltung
- Payroll-Funktionen: Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung, Integration mit DATEV sowie Verrechnung von Reisekosten und Spesen.
- Reisekosten- und Spesenmanagement: Digitale Erfassung, Prüfung und automatische Ab- und Verrechnung von Auslagen.
- Onboarding und Offboarding: Automatisierte Prozesse zur Einstellung und zum Austritt von Mitarbeitenden.
- Talentförderung und Performance Management: Zielverfolgung, Feedbackfunktionen und Schulungsmanagement zur Mitarbeiterentwicklung.
- Kostenkontrolle: Mit Factorial Expenses können auch Firmenkreditkarten verwaltet und Ausgaben kontrolliert werden.
- Umfangreiche HR-Berichte und Analysen zu Fehlzeiten, Mitarbeiterengagement, Performance oder auch Arbeitszeiten.
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit
Factorial ist vollständig cloudbasiert, besonders intuitiv bedienbar und als Web-App sowie mobile App (iOS/Android) verfügbar. Die Benutzeroberfläche ist modern, übersichtlich und auch für Einsteiger*innen leicht zu handhaben.
Serverstandort ist in Deutschland (Frankfurt) wodurch DSGVO-Vorgaben erfüllt werden. Factorial bietet zahlreiche Integrationen, z. B. zu Slack, Google Kalender oder Zapier.
Preis und Umfang
Factorial ist als All-in-One-Lösung konzipiert, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann. Die Software ist flexibel anpassbar und lässt sich problemlos skalieren, sodass sie mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Damit bietet Factorial von Anfang an einen der umfangreichsten Funktionsumfänge im Vergleich zu anderen Anbietern.
2. Shiftbase Alternative: Anbieter Planerio
Planerio ist ein deutsches Unternehmen mit Fokus auf digitale Schichtplanungssoftware. Das Unternehmen spezialisiert sich auf Betriebe mit komplexen Schicht- und Zeiterfassungsformen, wie sie besonders in der Gesundheitsbranche, im Sozialwesen sowie in der Logistik und Industrie üblich sind.
Kernfunktionen
Planerio bietet eine flexible und intuitive Schichtplanung, die sowohl manuelle als auch automatische, KI-gestützte Dienstpläne ermöglicht. Die Zeiterfassung erfolgt über mobile Apps, Web-Interface oder stationäre Terminals und unterstützt verschiedene Arbeitszeitmodelle sowie Pausenregelungen – insbesondere für Branchen mit vielen Sonderregelungen im Arbeitszeitgesetz. Zudem gibt es eine digitale Verwaltung von Abwesenheiten, Urlaubsanträgen und Überstunden. Automatische Prüfungen zur Einhaltung der Arbeitszeitgesetze sind ebenfalls integriert. Besonders vorteilhaft bei Planerio ist das integrierte Ausfallmanagement: So schlägt die Software beispielsweise automatisch Ersatz bei kurzfristigen Ausfällen vor.
Mitarbeiterintegration und Self-Service
Auch bei Planerio können Mitarbeitende ihren Dienstplan jederzeit online über verschiedene Geräte einsehen sowie Schichttausch-Anfragen stellen und Urlaubsanträge einreichen. Weitere Self-Service-Funktionen wie E-Signaturen, die bei Factorial möglich sind, oder die Einsicht in Arbeitsverträge sind bei Planerio nicht direkt verfügbar. Allerdings bietet Planerio Integrationen zu Drittanbietern an, über die solche Funktionen ermöglicht werden können.
HR- und Verwaltungsfunktionen
Planerio stellt Funktionen für eine einfache Mitarbeiterverwaltung bereit, einschließlich digitaler Personalakten sowie einfacher Berichts- und Analysefunktionen zur Auswertung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, die als Tabelle oder im Dashboard angezeigt werden können. Auch die Personalbeschaffung ist in einfacher Form möglich, beispielsweise durch kostenpflichtigen Integrationen mit externen Dienstleistern, die Arbeitnehmerüberlassung ermöglichen. Die Software unterstützt zudem die Vorbereitung der Lohnabrechnung und sorgt für die Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorgaben.
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzeroberfläche bei Planerio ist übersichtlich und einfach zu bedienen – sowohl auf Desktop als auch mobil. Praktisch ist auch die Offline-Funktionalität: Mitarbeitende können wie bei allen anderen Anbietern hier ihre Arbeitszeiten auch ohne Internetverbindung erfassen. Sobald wieder eine Verbindung besteht, erfolgt eine automatische Echtzeit-Synchronisation aller Daten, sodass alle Informationen stets aktuell und konsistent bleiben.
Kostenaufwand
Planerio ist günstig und kostet ab etwa 2,90 Euro pro Monat und Mitarbeitendem. Ab 1.000 Mitarbeitenden werden individuelle Angebote erstellt, die auf den jeweiligen Unternehmensbedarf zugeschnitten sind.
3. Shiftbase Alternative: Anbieter Papershift
Im Gegensatz zu Factorial ist Papershift keine All-in-One-Lösung, sondern fokussiert sich in erster Linie auf Schichtplanung und Zeiterfassung. Darüber hinaus bietet Papershift jedoch auch zusätzlich buchbare Module, etwa zur Lohnbuchhaltung oder – mit Papershift Pulse – für ausgewählte HR-Funktionen; hat also im Vergleich zu Planerio und Shiftbase durchaus auch Funktionen im Angebot, die über die reine Zeiterfassung und Schichtplanung hinausgehen.
Das Unternehmen hat seinen Sitz in Deutschland – ebenso wie die Serverstandorte, was eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung sicherstellt.
Kernfunktionen
Papershift bietet eine leistungsstarke Schichtplanungsfunktion, die eine einfache Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen ermöglicht – inklusive Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Urlauben. Die Planung kann sowohl manuell als auch mit automatischen Vorschlägen erfolgen, wobei die automatische Schichtplanung nur im teureren Professional-Paket enthalten ist. Konflikte wie Überschneidungen oder fehlende Ruhezeiten werden direkt angezeigt.
Die Zeiterfassung erfolgt flexibel über Web, mobile App, Tablet-Terminals oder QR-Code, allerdings ist die Erfassung über QR-Code und über Terminals nur über kostenpflichtige Drittanbieter-Integrationen möglich. Arbeitszeiten können live gestempelt oder nachträglich eingetragen werden. Zuschläge, Pausenregelungen und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.) werden automatisch berechnet, auch wenn User*innen immer wieder von Bugs in diesem Zusammenhang berichten. Auch standortbasierte Zeiterfassung ist wie bei allen hier vorgestellten Anbietern möglich.
Mitarbeiterintegration und Self-Service
Ebenso wie bei Factorial und den anderen beiden Anbietern können Mitarbeitende bei Papershift ihre Schichten und Arbeitszeiten im Self-Service-Bereich auf der Website oder in der App einsehen. Allerdings wird die App teilweise als weniger intuitiv beschrieben und bietet im Vergleich zu Factorial weniger Funktionen, beispielsweise fehlt die Einsicht in Arbeitsverträge.
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit
Die Oberfläche bei Papershift ist klar strukturiert und intuitiv bedienbar – sowohl für Admins als auch für Mitarbeitende. Die Anwendung ist DSGVO-konform, mit Serverstandort in Deutschland.
Kostenaufwand
Ein häufig genanntes Manko bei Papershift ist der vergleichsweise hohe Preis. Nutzer*innen bemängeln, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu anderen Anbietern weniger attraktiv sei. Preise sind auf Anfrage erhältlich.
Fazit: Welche Shiftbase Alternative ist die beste für Ihr Unternehmen?
Während alle hier vorgestellten Anbieter solide Grundfunktionen wie Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement abdecken, unterscheiden sie sich deutlich in Tiefe, Bedienkomfort und Integrationsmöglichkeiten. Welche Software also die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist, hängt maßgeblich von den individuellen Anforderungen ab.
Suchen Sie etwa ein Tool, das vorrangig Zeiterfassung und Schichtplanung abdeckt und zudem branchenspezifische Besonderheiten – etwa im Gesundheitswesen – berücksichtigt, kann Planerio eine Option sein. Allerdings fehlen dort wichtige HR-Funktionen, wie sie beispielsweise bei Factorial bereits integriert sind. Wenn solche Funktionen nachträglich über zusätzliche Integrationen oder Drittanbieter hinzugebucht werden müssen – etwa im Bereich Bewerbermanagement, Personalentwicklung oder Lohnabrechnung – entstehen schnell höhere Kosten. Zudem sind viele Systeme nicht miteinander kompatibel, was zusätzliche Komplexität schafft.
Eine Komplettlösung, die alle Funktionen von Zeiterfassung über Bewerbermanagement und Talentförderung bis hin zum Finanzmanagement in einer Plattform vereint, bietet daher langfristig deutliche Vorteile. Factorial überzeugt in diesem Kontext nicht nur durch den Funktionsumfang, sondern auch durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Im Rahmen Ihrer Suche lohnt es sich außerdem, Vergleichsportale wie OMR Reviews oder Trusted zu nutzen – oder, sofern verfügbar, eine kostenlose Testversion auszuprobieren. So bekommen Sie ein erstes Gespür dafür, ob die jeweilige Software zu Ihren Anforderungen passt.
Bei Factorial können Sie die Software 14 Tage lang kostenlos testen. Sprechen Sie noch heute mit unseren Expert*innen – wir beraten Sie gerne und passen die Lösung individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
