Überstunden auszahlen: So funktioniert’s!

„Ständig Überstunden wegen Personalmangel“: Jeder Arbeitgeber kennt das Problem, dass Mitarbeiter*innen krankheitsbedingt länger ausfallen und ein großes Projekt vor der Tür steht. Überstunden gehören für viele Unternehmen daher schon lange zum Arbeitsalltag dazu.

Doch wie verhält es sich mit der Vergütung für die Mehrarbeit? Ist es besser, sich die Überstunden auszahlen zu lassen oder kommt vielleicht doch eher ein Freizeitausgleich infrage?

In diesem Blogartikel beschäftigen wir uns mit der Thematik und beantworten Fragen zur Vergütung, Pflichten und Steuern.

• Arbeitszeitgesetz: Überstunden
• Wie berechnen Sie Überstunden richtig?
• Überstunden und Steuern – Was müssen Sie wissen?
• Was ist besser: Überstunden abbauen oder auszahlen?
• Überstunden auszahlen nach Kündigung – ja oder nein?
• ✔️ Neue Factorial Funktion: Überstunden anfragen & genehmigen 

Arbeitszeitgesetz: Überstunden

Überstunden sind in Deutschland im Arbeitszeitgesetz genau geregelt, regulär dürfen Angestellte eine tägliche Arbeitszeit von maximal 8 Stunden nicht überschreiten. Um sicherzugehen, dass sich Ihr Unternehmen an die gesetzlichen Vorschriften zu hält, bietet sich die Nutzung von einer HR Software für die genaue Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter an.

Eine Abweichung von den 8 Stunden ist unter der Voraussetzung erlaubt, dass innerhalb der nächsten 6 Monate ein Freizeitausgleich genommen wird. Dann sind auch Arbeitszeiten von bis zu 10 Stunden pro Tag möglich. 

Berechnen Sie die Überstunden schnell und einfach mit unserer kostenlosen Vorlage. 

Wie berechnen Sie Überstunden richtig?

Wer Überstunden macht, will diese nicht umsonst machen. Bei der Höhe der Vergütung kommt es erst einmal auf den Job und die Branche an.

Die Berechnung des Überstundenentgelts erfolgt in mehreren Schritten:

• Arbeitsvertrag: Zunächst sollten Sie einen Blick in den Arbeits- oder Tarifvertrag werfen. Häufig wurde bereits im Voraus eine Vereinbarung getroffen, wie und ab wann Überstunden ausgezahlt oder abgebaut werden können. Enthalten ist oft eine Regelung im Arbeitsvertrag, die besagt, wie viele Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Ebenso sollte der Vertrag beinhalten, wie hoch die Vergütung für die Überstunden ist (in brutto oder netto).
• Klausel: Die Klausel im Arbeitsvertrag ist meist: „Die Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten.“ In einigen Arbeitsverträgen ist eine Klausel enthalten, die besagt, dass Überstunden mit dem gesamten Gehalt bereits abgegolten seien. Doch aufgepasst: Gemäß einem BAG Urteil vom 1. September 2010 (Az. 5 AZR 517/09) sind solche Formulierungen nicht rechtens.

Überstunden Ihrer Mitarbeitenden ganz einfach mit Factorial berechnen! 

Überstunden auszahlen lassen – so geht’s richtig

Steht im Vertrag keine Klausel bezüglich Überstundenentgelt, gibt es branchenspezifische Regelungen, die im Arbeitsrecht enthalten sind. Zusätzlich können Sie den Überstundenlohn auf zwei Arten berechnen:

1. Wird das Gehalt ohnehin bereits auf Stundenbasis berechnet, orientieren Sie sich auch für das Überstundenentgelt daran und berechnen gegebenenfalls einen Zuschlag.
2. Bezieht der Arbeitnehmer ein Bruttomonatsgehalt, können Sie aus dem Regelgehalt den regulären Stundenlohn ausrechnen. Vereinfacht wird mit 4,33 Wochen pro Monat gerechnet. 

Schritt 1

Nehmen Sie das Bruttogehalt eines Mitarbeiters, beispielsweise 2.500,- €, und teilen es durch 4,33 Wochen, um den Brutto-Wochenlohn zu berechnen.

Der Betrag des Brutto-Wochenlohns wird dann durch die Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden geteilt. In unserem Beispiel sind das 40 Stunden.

Schritt 2

Im nächsten Schritt multiplizieren Sie den Brutto-Stundenlohn mit den geleisteten Überstunden, um die Vergütung der Überstunden zu berechnen.

In unserem Beispiel hat der Arbeitnehmer statt 160 Stunden, 190 Stunden gearbeitet und so 30 Überstunden geleistet. Die Rechnung sieht also wie folgt aus:

Mit dieser Berechnung erhält der Arbeitnehmer 432,- € für die geleisteten Überstunden eines Monats (Überstundenvergütung).

Überstundenzuschlag

In manchen Fällen gibt es einen Überstundenzuschlag, der vertraglich festgehalten wurde. Ein Zuschlag von 20% des regulären Brutto-Monatsgehalts ist nicht selten. Deswegen rechnen wir in unserem folgenden Beispiel mit einem Überstundenzuschlag von 20%.

Überstunden und Steuern – Was müssen Sie wissen?

Die Vergütung der Überstunden gehört zum regulären Arbeitslohn, weshalb auch in diesem Fall Steuern anfallen. Vereinfacht bedeutet dies: Je mehr Überstunden ein*e Mitarbeiter*in macht, desto mehr Lohn wird ausgezahlt und desto mehr Steuern müssen gezahlt werden.

Auch der Überstundenzuschlag ist steuerpflichtig. Eine Ausnahme allerdings bilden die Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, die zum Teil von dieser Regelung befreit sind.

Was ist besser: Überstunden abbauen oder auszahlen?

Wenn es darum geht, ob Arbeitnehmer ihre Überstunden besser auszahlen lassen oder abfeiern sollten, gibt es keine gesetzlichen Pflichten. Dennoch lohnt sich das eine oft mehr (oder weniger) als das andere.

Wichtig ist, zu wissen, wie die Mehrarbeit berechnet wird. Ob das auszahlen lassen oder abfeiern besser ist, hängt auch vom Zuschlag ab, falls dieser vorher vereinbart wurde. Daher ist eine allgemeingültige Aussage nicht möglich.

Wenn Arbeitnehmer sich die Überstunden auszahlen lassen, steigt auch das Gehalt und damit auch die Steuerlast. Feiert der Mitarbeitende seine Überstunden jedoch ab, fallen keine zusätzlichen Steuern auf seine Überstunden an.

Wichtig: Daher ist es sicher immer eine gute Wahl, die Überstunden durch Freizeit abzubauen. Das hat außerdem den Vorteil, dass der Arbeitnehmer die Zeit anderweitig investieren kann: für Sport, Zeit mit der Familie, Ausflüge etc.

Überstunden auszahlen nach Kündigung – ja oder nein?

Am besten ist es, wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Voraus vertraglich auf eine Regelung geeinigt haben.

Dann sollte im Vertrag stehen, ob Überstunden nach der Kündigung ausgezahlt oder in Urlaubstage umgewandelt werden müssen. Gibt es eine fristlose Kündigung, besteht jedoch nur die Möglichkeit der Auszahlung.

Achtung: Gibt es keine vertragliche Regelung, müssen Arbeitnehmer die Überstunden durch die Arbeitszeiterfassung vorweisen können.

Können Überstunden verfallen?

Viele Arbeitnehmer fragen sich, ob ihre angesammelten Überstunden verfallen können. Eine klare gesetzliche Regelung gibt es dazu nicht, jedoch schreibt die im Arbeitsvertrag formulierte Ausschlussfrist ein genaues Datum vor, zu dem Überstunden in Deutschland verfallen.

Diese Frist umfasst einen Zeitraum zwischen drei Monaten bis zu drei Jahren, siehe § 195 BGB.

Wie können Überstunden am besten dokumentiert werden?

Damit die Überstunden am besten ausbezahlt werden können, ist es wichtig (und auch vom Arbeitszeitgesetz so vorgesehen), die geleisteten Stunden zu dokumentieren, indem die Arbeitszeiten erfasst werden. Dafür ist zum einen ein Zeiterfassungsprogramm notwendig, zum anderen kann der Arbeitnehmer auch seine Arbeitszeit in einem Arbeitszeitkonto erfassen.

Arbeitnehmer müssen darüber hinaus angeben, warum die Überstunden gemacht wurden (beispielsweise durch Anordnung vom Arbeitgeber).

Ebenfalls zu beachten sind Fristen, zu denen die Überstunden abgebaut werden müssen (in der Regel innerhalb eines halben oder eines ganzen Jahres). In diesem Zeitraum muss der Anspruch geltend gemacht werden, da er anderenfalls entfällt.

Doch aufgepasst: Im Falle einer Lohnfortzahlung (im Krankheitsfall) besteht kein Anspruch auf die Vergütung von Überstunden – Frist hin oder her.

✔️  Neue Factorial Funktion: Überstunden anfragen & genehmigen

Mit der neuen Funktion von Factorial können Sie ganz einfach Überstunden genehmigen und ablehnen. Unsere Funktion bietet die folgenden Vorteile für Sie: 

• Sie vermeiden unerwünschte Überstunden, die entstehen, wenn Mitarbeitende sich nicht aus dem System ausloggen. 
• Vollkommen konformes Handeln und vermeiden von rechtlichen Probleme, die aus einer möglichen Inspektion entstehen können. 
• Sie entschädigen Mitarbeitende umgehend und sorgen so für ein gutes Betriebsklima. 

Um unsere Funktion zielführend nutzen zu können, müssen Sie zuerst einmal festlegen, ob Sie Überstunden in Ihrem Unternehmen zulassen möchten oder nicht. Durch diese Maßnahme werden nicht genehmigte Überstunden begrenzt, die den Monatsabschluss erschweren.

Mit Factorial können Sie festlegen:

• Ob die Überstunden täglich oder am Monatsende beglichen werden sollen.
• Wie der Genehmigungsprozess aussehen soll und wer für die Genehmigung zuständig ist.
• Wer für die Steuerung der Überstunden verantwortlich ist: Überstunden können vom Mitarbeiter beantragt oder von der Führungskraft zugewiesen werden, wenn dies erforderlich ist. 
• Dass Fehler beim Abschluss der täglichen Einbuchung durch Benachrichtigungen vermieden werden: Wenn Mitarbeitende Überstunden geleistet haben, müssen diese als Überstunden beantragt oder die Einbuchung mit dem zugewiesenen Arbeitstag abgeschlossen werden. 

Berechnen Sie die Überstunden Ihrer Mitarbeitenden ganz einfach mit Factorial! 

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Wie am besten Überstunden auszahlen lassen?

Steht im Vertrag keine Klausel bezüglich Überstundenentgelt, gibt es branchenspezifische Regelungen, die im Arbeitsrecht enthalten sind. Zusätzlich können Sie den Überstundenlohn auf zwei Arten berechnen: Wird das Gehalt ohnehin bereits auf Stundenbasis berechnet, orientieren Sie sich auch für das Überstundenentgelt daran und berechnen gegebenenfalls einen Zuschlag. Bezieht der Arbeitnehmer ein Bruttomonatsgehalt, können Sie aus dem Regelgehalt den regulären Stundenlohn ausrechnen. Vereinfacht wird mit 4,33 Wochen pro Monat gerechnet.

Wann lohnt sich Überstunden auszahlen?

Wenn es darum geht, ob ein Arbeitnehmer seine Überstunden besser auszahlen lassen oder abfeiern sollte, gibt es keine gesetzlichen Pflichten. Dennoch lohnt sich das eine oft mehr (oder weniger) als das andere. Wichtig dabei ist, zu wissen, wie die Mehrarbeit berechnet wird. Ob das auszahlen lassen oder abfeiern besser ist, hängt auch vom Zuschlag ab, falls dieser vorher vereinbart wurde. Daher ist eine allgemeingültige Aussage nicht möglich. Wenn der Arbeitnehmer sich die Überstunden auszahlen lässt, steigt auch sein Gehalt und damit auch die Steuerlast. Feiert der Arbeitnehmer seine Überstunden jedoch ab, fallen keine zusätzlichen Steuern auf seine Überstunden an. Daher ist es sicher immer eine gute Wahl, die Überstunden durch Freizeit abzubauen. Das hat außerdem den Vorteil, dass der Arbeitnehmer die Zeit in etwas anderes stecken kann: Sport, Zeit mit der Familie, Ausflüge etc.

Wie viel Steuern zahlt man für Überstunden?

Die Vergütung der Überstunden gehört zum ganz normalen Arbeitslohn, weshalb auch hier Steuern anfallen. Vereinfacht bedeutet das: Je mehr Überstunden ein Mitarbeiter macht, desto mehr Lohn wird ihm ausgezahlt und desto mehr Steuern muss er auch bezahlen. Auch der Überstundenzuschlag ist steuerpflichtig. Eine Ausnahme allerdings bilden die Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, die zum Teil von dieser Regelung befreit sind.