Überstunden gehören für viele Unternehmen schon lange zum Arbeitsalltag dazu. Doch wie verhält es sich mit der Vergütung für die Mehrarbeit? Ist es besser, sich die Überstunden auszahlen zu lassen, oder kommt vielleicht doch eher ein Freizeitausgleich infrage?
In diesem Blogartikel beschäftigen wir uns mit der Thematik und beantworten Fragen zur Vergütung, zu Pflichten und zu Steuern.
Das Wichtigste in Kürze:
- Überstunden müssen grundsätzlich vergütet werden, wenn keine vertragliche Abgeltungsklausel besteht (§ 612 Bürgerliches Gesetzbuch – BGB).
- Die Berechnung erfolgt durch Division des Bruttomonatsgehalts durch 4,33 Wochen und die Wochenstunden.
- Bei einem Gehalt von 2.500 € (40-h-Woche) ergibt das 14,40 € pro Überstunde. Überstundenzuschläge von 20–30 % sind branchenüblich, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Arbeitszeitgesetz: Überstunden
Laut Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung leisteten Arbeitnehmende in Deutschland 2024 durchschnittlich 28,2 Überstunden pro Jahr – so wenig wie noch nie. Diese teilen sich auf in 13,1 bezahlte und 15,1 unbezahlte Überstunden. Die Mehrheit der Überstunden wird über Arbeitszeitkonten ausgeglichen.
Überstunden sind in Deutschland im Arbeitszeitgesetz genau geregelt. Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist erlaubt, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Um sicherzugehen, dass sich Ihr Unternehmen an die gesetzlichen Vorschriften hält, bietet sich die Nutzung einer HR-Software wie die von Factorial für die genaue Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden an.
Eine Abweichung von den 8 Stunden ist unter der Voraussetzung erlaubt, dass innerhalb der nächsten 6 Monate ein Freizeitausgleich genommen wird. Dann sind auch Arbeitszeiten von bis zu 10 Stunden pro Tag möglich.
Berechnen Sie die Überstunden schnell und einfach mit unserer kostenlosen Vorlage.
Wie berechnen Sie Überstunden richtig?
Wer Überstunden macht, will diese nicht umsonst machen. Bei der Höhe der Vergütung kommt es erst einmal auf den Job und die Branche an.
Die Berechnung des Überstundenentgelts erfolgt in mehreren Schritten:
- Arbeitsvertrag: Zunächst sollten Sie einen Blick in den Arbeits- oder Tarifvertrag werfen. Häufig wurde bereits im Voraus eine Vereinbarung getroffen, wie und ab wann Überstunden ausgezahlt oder abgebaut werden können. Enthalten ist oft eine Regelung im Arbeitsvertrag, die besagt, wie viele Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Ebenso sollte der Vertrag beinhalten, wie hoch die Vergütung für die Überstunden ist (in brutto oder netto).
- Klausel: Die Klausel im Arbeitsvertrag ist meist: „Die Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten.“ In einigen Arbeitsverträgen ist eine Klausel enthalten, die besagt, dass Überstunden mit dem gesamten Gehalt bereits abgegolten seien. Doch aufgepasst: Gemäß einem BAG-Urteil vom 1. September 2010 (Az. 5 AZR 517/09) sind solche Formulierungen nicht rechtens.
Überstunden auszahlen lassen – Wie viel bekommt man, wenn man sich Überstunden auszahlen lässt?
Steht im Vertrag keine Klausel bezüglich Überstundenentgelt, gibt es branchenspezifische Regelungen, die im Arbeitsrecht enthalten sind. Zusätzlich können Sie den Überstundenlohn auf zwei Arten berechnen:
- Wird das Gehalt ohnehin bereits auf Stundenbasis berechnet, orientieren Sie sich auch für das Überstundenentgelt daran und berechnen gegebenenfalls einen Zuschlag.
- Beziehen Arbeitnehmende ein Bruttomonatsgehalt, können Sie aus dem Regelgehalt den regulären Stundenlohn ausrechnen. Vereinfacht wird mit 4,33 Wochen pro Monat gerechnet.
Schritt 1
Nehmen Sie das Bruttogehalt eines Mitarbeiters, beispielsweise 2.500,- €, und teilen es durch 4,33 Wochen, um den Brutto-Wochenlohn zu berechnen.
Der Betrag des Brutto-Wochenlohns wird dann durch die Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden geteilt. In unserem Beispiel sind das 40 Stunden.
| 2.500 (Brutto-Monatsgehalt) / 4,33 = 576 (gerundeter Brutto-Wochenlohn)576 / 40 = 14,40 € (Brutto-Stundenlohn) |
Schritt 2
Im nächsten Schritt multiplizieren Sie den Brutto-Stundenlohn mit den geleisteten Überstunden, um die Vergütung der Überstunden zu berechnen.
In unserem Beispiel hat der Arbeitnehmer X statt 160 Stunden, 190 Stunden gearbeitet und so 30 Überstunden geleistet. Die Rechnung sieht also wie folgt aus:
| 14,40 (Brutto-Stundenlohn) x 30 (Überstunden) = 432,- € (Brutto-Überstundenvergütung) |
Mit dieser Berechnung erhält der Arbeitnehmer 432,- € für die geleisteten Überstunden eines Monats (Überstundenvergütung).
Alternative Berechnungsmethode:
Einige Arbeitgebende nutzen die Formel Bruttomonatsgehalt × 3 ÷ 13 ÷ Wochenstunden.
Beispiel mit 5.000,- € Bruttomonatsgehalt:
| 5.000 × 3 = 15.000 15.000 ÷ 13 = 1.153,85 1.153,85 ÷ 40 = 28,85 € (Brutto-Stundenlohn) |
Bei 40 Überstunden: 28,85 € × 40 = 1.154,- € (Brutto-Überstundenvergütung)
Überstundenzuschlag
In manchen Fällen gibt es einen Überstundenzuschlag, der vertraglich oder tarifvertraglich festgehalten wurde. Die Höhe variiert je nach Branche und Tarifvertrag: Im TVöD beträgt der Zuschlag 30 % für Überstunden über die Normalarbeitszeit, in der Metall- und Elektroindustrie sind 25 % üblich. Nicht-tarifgebundene Unternehmen zahlen häufig 20–25 % Zuschlag.
| 14,40 (Brutto-Stundenlohn) x 1,2 (20% Überstundenzuschlag) = 17,28 € (Brutto-Überstundenvergütung pro geleistete Überstunde) |
Überstunden und Steuern – Was müssen Sie wissen?
Die Vergütung der Überstunden gehört zum regulären Arbeitslohn, weshalb auch in diesem Fall Steuern anfallen. Vereinfacht bedeutet dies: Je mehr Überstunden ein*e Mitarbeiter*in macht, desto mehr Lohn wird ausgezahlt und desto mehr Steuern müssen gezahlt werden.
Auch der Überstundenzuschlag ist grundsätzlich steuerpflichtig. Eine Ausnahme bilden die Zuschläge für Nacht-, Sonntags– und Feiertagsarbeit (§ 3b EStG): Nachtzuschläge bis 25 %, Sonntagszuschläge bis 50 % und Feiertagszuschläge bis 125 % sind steuerfrei.
Wie kann man Überstunden steuerfrei auszahlen?
Die reguläre Bezahlung der geleisteten Arbeitsstunden ist immer steuerpflichtig. Steuerfrei können jedoch Überstundenzuschläge ausgezahlt werden, wenn die Mehrarbeit in der Nacht (bis zu 25 % Zuschlag), an Sonntagen (bis zu 50 % Zuschlag) oder an gesetzlichen Feiertagen (bis zu 125 % Zuschlag) geleistet wurde (§ 3b Einkommensteuergesetz – EStG). Eine weitere „steuerfreie“ Möglichkeit ist der Freizeitausgleich, da hier kein zusätzlicher Lohn fließt, der versteuert werden müsste.
Laut Koalitionsvertrag 2025 plant die Bundesregierung, Überstundenzuschläge steuerfrei zu stellen – und zwar für Mehrarbeit, die über die tariflich vereinbarte beziehungsweise an Tarifverträgen orientierte Vollzeitarbeit hinausgeht.
Wie sollte man sich Überstunden auszahlen lassen und warum lohnt es sich unter Umständen nicht, Überstunden auszahlen zu lassen?
Wenn es darum geht, ob Arbeitnehmende ihre Überstunden besser auszahlen lassen oder abfeiern sollten, gibt es keine gesetzlichen Pflichten. Dennoch lohnt sich das eine oft mehr (oder weniger) als das andere.
Wichtig ist, zu wissen, wie die Mehrarbeit berechnet wird. Ob das Auszahlenlassen oder Abfeiern besser ist, hängt auch vom Zuschlag ab, falls dieser vorher vereinbart wurde. Daher ist eine allgemeingültige Aussage nicht möglich.
Wenn Arbeitnehmende sich die Überstunden auszahlen lassen, steigt auch das Gehalt und damit auch die Steuerlast. Feiern Mitarbeitende ihre Überstunden jedoch ab, fallen keine zusätzlichen Steuern auf ihre Überstunden an.
Wichtig: Daher ist es sicher immer eine gute Wahl, die Überstunden durch Freizeit abzubauen. Das hat außerdem den Vorteil, dass Arbeitnehmende die Zeit anderweitig investieren können: für Sport, Zeit mit der Familie, Ausflüge etc.
Wichtig: Gibt es keine vertragliche oder tarifliche Regelung zu Überstunden, besteht dennoch ein Vergütungsanspruch nach § 612 Abs. 1 BGB. Arbeitnehmende müssen jedoch nachweisen, dass der Arbeitgebende die Überstunden angeordnet, geduldet oder gebilligt hat (BAG, Az. 5 AZR 359/21).
Überstunden auszahlen nach Kündigung – ja oder nein?
Am besten ist es, wenn sich Arbeitnehmende und Arbeitgebende im Voraus vertraglich auf eine Regelung geeinigt haben.
Dann sollte im Vertrag stehen, ob Überstunden nach der Kündigung ausgezahlt oder in Urlaubstage umgewandelt werden müssen. Gibt es eine fristlose Kündigung, besteht jedoch nur die Möglichkeit der Auszahlung.
Achtung: Gibt es keine vertragliche Regelung, müssen Arbeitnehmende die Überstunden durch die Arbeitszeiterfassung vorweisen können.
Können Überstunden verfallen?
Viele Arbeitnehmende fragen sich, ob ihre angesammelten Überstunden verfallen können. Eine klare gesetzliche Regelung gibt es dazu nicht, jedoch schreibt die im Arbeitsvertrag formulierte Ausschlussfrist ein genaues Datum vor, zu dem Überstunden in Deutschland verfallen.
Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre (§ 195 BGB). Tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen können jedoch kürzer sein – üblich sind 6 Monate (z. B. TVöD § 37). Wichtig: Ausschlussfristen unter 3 Monaten sind nach ständiger BAG-Rechtsprechung unwirksam.
Wie können Überstunden am besten dokumentiert werden?
Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) besteht eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitgebende müssen ein System bereitstellen, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst. Die Beweislast für geleistete Überstunden liegt bei den Arbeitnehmenden – eine lückenlose Dokumentation ist daher essenziell.
Mit Factorials Zeiterfassungstool erfassen Sie Arbeitszeiten lückenlos, haben Überstunden jederzeit im Blick und erfüllen alle Compliance-Anforderungen.
Arbeitnehmende müssen darüber hinaus angeben, warum die Überstunden gemacht wurden (beispielsweise durch Anordnung von den Vorgesetzten).
Ebenfalls zu beachten sind Fristen, zu denen die Überstunden abgebaut werden müssen (in der Regel innerhalb eines halben oder eines ganzen Jahres). In diesem Zeitraum muss der Anspruch geltend gemacht werden, da er andernfalls entfällt.
Doch aufgepasst: Im Falle einer Lohnfortzahlung (im Krankheitsfall) besteht kein Anspruch auf die Vergütung von Überstunden – Frist hin oder her.
✔️ Neue Factorial-Funktion: Überstunden anfragen & genehmigen
Mit der neuen Funktion von Factorial können Sie ganz einfach Überstunden genehmigen und ablehnen. Unsere Funktion bietet die folgenden Vorteile für Sie:
- Sie vermeiden unerwünschte Überstunden, die entstehen, wenn Mitarbeitende sich nicht aus dem System ausloggen.
- Vollkommen konformes Handeln und Vermeiden von rechtlichen Problemen, die aus einer möglichen Inspektion entstehen können.
- Sie entschädigen Mitarbeitende umgehend und sorgen so für ein gutes Betriebsklima.
Um unsere Funktion zielführend nutzen zu können, müssen Sie zuerst einmal festlegen, ob Sie Überstunden in Ihrem Unternehmen zulassen möchten oder nicht. Durch diese Maßnahme werden nicht genehmigte Überstunden begrenzt, die den Monatsabschluss erschweren.
Mit Factorial können Sie festlegen:
- Ob die Überstunden täglich oder am Monatsende beglichen werden sollen.
- Wie der Genehmigungsprozess aussehen soll und wer für die Genehmigung zuständig ist.
- Wer für die Steuerung der Überstunden verantwortlich ist: Überstunden können vom Mitarbeiter beantragt oder von der Führungskraft zugewiesen werden, wenn dies erforderlich ist.
- Dass Fehler beim Abschluss der täglichen Einbuchung durch Benachrichtigungen vermieden werden: Wenn Mitarbeitende Überstunden geleistet haben, müssen diese als Überstunden beantragt oder die Einbuchung mit dem zugewiesenen Arbeitstag abgeschlossen werden.
Berechnen Sie die Überstunden Ihrer Mitarbeitenden ganz einfach mit Factorial!
