Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter ist ein wertvolles Instrument, das speziell für geschäftliche Zwecke entwickelt wurde und Unternehmen hilft, die Ausgaben zu verwalten und im Auge zu behalten.
Sobald sich ein Unternehmen für die Einführung einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter*innen entschieden hat, stellen sich viele Fragen. Welche Mitarbeiter*innen bekommen eine Firmenkreditkarte? Brauche ich in meinem Unternehmen personenbezogene oder nicht personenbezogene Firmenkreditkarten?
Welches Modell für Ihr Unternehmen das Richtige ist, erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag.
Key Facts
- Unternehmen sollten festlegen, welche Mitarbeiter*innen Firmenkreditkarten erhalten.
- Eine klare Richtlinie zur Nutzung der Karten sollte erstellt werden, einschließlich des Kreditlimits, Zwecks der Verwendung, Meldepflichten und Konsequenzen bei Missbrauch.
- Überlegen Sie, welches Modell für das Unternehmen am besten geeignet ist, ob Business Card für kleinere Unternehmen oder Corporate Card für größere Unternehmen mit erweiterten Funktionen und Leistungen.
- Was ist eine Firmenkreditkarte?
- Wie funktionieren Firmenkreditkarten?
- Kreditkarte für Unternehmen: Warum Firmenkreditkarte?
- Für wen ist eine Firmenkreditkarte zu empfehlen?
- Was sind die Vorteile und Nachteile von Firmenkreditkarten
- Firmenkreditkarte: Tipps für die Einführung
- Wo beantragen Unternehmen eine Firmenkreditkarte?
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte ist eine Kreditkarte, die speziell für geschäftliche Zwecke von Unternehmen verwendet werden kann. Im Gegensatz zu einer persönlichen Kreditkarte, die von Privatpersonen genutzt wird, ermöglicht eine Firmenkreditkarte, Unternehmen, ihre Geschäftsausgaben zu verwalten.
Wie funktionieren Firmenkreditkarten?
Firmenkreditkarten funktionieren ähnlich wie normale Kreditkarten, jedoch sind sie speziell für geschäftliche Zwecke ausgelegt. Unternehmen können diese Kreditkarte ihren Mitarbeiter*innen zur Verfügung stellen, um geschäftliche Ausgaben zu tätigen. Die Firma trägt die Verantwortung für die beglichenen Rechnungen, und es können Ausgabenlimits und Berichtsfunktionen eingerichtet werden, um die Ausgabenkontrolle zu verbessern.
Ausführliche Informationen über die Funktionsweise von Firmenkreditkarten finden Sie in unserem Blogeintrag Firmenkreditkarte: Arten, Voraussetzungen und Vorteile.
Kreditkarte für Unternehmen: Warum Firmenkreditkarte?
Firmenkreditkarten sind für Unternehmen wichtig, da sie eine bequeme Methode bieten, Geschäftsausgaben zu verwalten und zu verfolgen, während gleichzeitig die Trennung von persönlichen Finanzen gewährleistet wird. Sie ermöglichen Ausgabenlimits für Mitarbeiter*innen und vereinfachen die Reise- und Unternehmensausgabenabwicklung.
Auch in Deutschland, wo das Bargeld einen enorm hohen Stellenwert hat, kann mittlerweile flächendeckend mit Karte gezahlt werden. Eine Studie der Deutschen Bundesbank fand heraus, dass 2021 der Umsatzanteil von Zahlungen mit Kreditkarten in Deutschland 10 Prozent betrug – eine Verdoppelung seit dem Jahr 2017.
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Für wen ist eine Firmenkreditkarte zu empfehlen?
Eine Firmenkreditkarte lohnt sich vor allem für:
- Unternehmen mit regelmäßigen geschäftlichen Ausgaben.
- Unternehmen, die eine bessere Kontrolle und Transparenz über Ausgaben benötigen.
- Bei Mitarbeiter*innen, die häufig Reisekosten oder geschäftliche Ausgaben tätigen müssen.
- Unternehmen, die eine einfachere Buchhaltung und Abrechnung ihrer Ausgaben wünschen.
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Was sind die Vorteile und Nachteile von Firmenkreditkarten
Firmenkreditkarten Vorteile:
- Vereinfachen Verwaltung und Verfolgung geschäftlicher Ausgaben.
- Ermöglichen Ausgabenkontrolle für Mitarbeiter*innen und Abteilungen.
- Erleichtern die Buchhaltung und Abrechnung von Geschäftsausgaben.
- Vereinfachen Zahlungsprozesse für Mitarbeiterausgaben.
- Bieten Belohnungen und Vergünstigungen für geschäftliche Ausgaben (z.B. spezielle Dienstleistungen und Vorteile im Zuge von Business Travel Service).
Firmenkreditkarten Nachteile:
- Potenzielles Missbrauchspotenzial durch Mitarbeiter*innen.
- Zusätzliche Kosten wie Jahresgebühren und Zinsen bei nicht pünktlicher Zahlung.
- Begrenzte Akzeptanz mancher Anbieter oder Länder.
- Erhöhte Verantwortung für Unternehmen in Bezug auf Rückzahlungen und Haftung.
Firmenkreditkarte: Tipps für die Einführung
Wenn Sie sich entschieden haben, in Ihrem Unternehmen eine oder mehrere Geschäftskreditkarten einzuführen, möchten Sie sicher wissen, was Sie genau beachten und tun müssen. In den folgenden Abschnitten erklären wir Ihnen alle Schritte im Detail.
Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?
Erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, wer in Ihrem Unternehmen überhaupt eine Firmenkreditkarte bekommen soll.
In der Regel werden Firmenkreditkarten an Mitarbeiter*innen mit spezifischen Aufgabenbereichen und Verantwortlichkeiten vergeben, die regelmäßig geschäftliche Ausgaben tätigen müssen. Dies können zum Beispiel
- Führungskräfte
- Vertriebsmitarbeiter*innen
- Einkaufsmitarbeiter*innen
- Mitarbeiter*innen im Außendienst sein. (Übrigens: Haben Sie gewusst, dass die Arbeitszeiterfassung im Außendienst auch verpflichtend ist?)
Kann eine Kreditkarte auf eine Firma ausgestellt werden?
Ja, es ist möglich, eine Kreditkarte auf den Namen einer Firma auszustellen. Hierbei handelt es sich in der Regel um eine Reisestellenkarte oder ähnliche Karte (nicht personenbezogene Karte), die für ganz klare Bereiche genutzt wird. Müssen Mitarbeiter*innen bspw. ein Hotel buchen, greifen Sie auf die Firmenkreditkarte zu.
Firmenkreditkarten für Mitarbeiter*innen (personenbezogene Karte) hingegen können entweder für einen bestimmten Angestellten oder für alle Mitarbeiter ausgegeben werden.
Jede Mitarbeiterkarte ist einem Angestellten zugeordnet und kann mit einem bestimmten Budget versehen und für Zahlungen genehmigt werden. Diese Flexibilität ermöglicht es Mitarbeiter*innen, unternehmensrelevante Ausgaben zu tätigen, ohne aufwendige Genehmigungsverfahren durchlaufen zu müssen.
Wie viele Firmenkreditkarten beantrage ich?
Je nach Größe und Branche Ihres Unternehmens können ein oder mehrere Firmenkreditkarten sinnvoll sein. Kommt es in Ihrer Branche kaum zu Dienstreisen oder bestimmten Ausgaben einzelner Mitarbeiter*innen, reicht sicherlich eine Karte. Müssen verschiedene Mitarbeiter*innen oft hohe Ausgaben vorlegen, ist die Anschaffung mehrerer Firmenkreditkarten sicherlich sinnvoll.
Personenbezogene und nicht personenbezogene Firmenkreditkarten
Unternehmen müssen sich entscheiden, ob Sie in Ihrem Unternehmen personenbezogene oder nicht personenbezogene Firmenkreditkarten beantragen.
Doch worin liegen die Unterschiede zwischen beiden?
Unterschiede zwischen personenbezogenen und nicht personenbezogenen Firmenkreditkarten:
Firmenkreditkarte personenbezogen:
- Auf den Namen der Mitarbeiter*innen ausgestellt.
- Individuelle Karten für jeden Mitarbeiter*innen.
- Kann persönliche Boni oder Belohnungen bieten.
Firmenkreditkarte nicht personenbezogene:
- Wird vor allem für Dienstreisen und Buchungen verwendet.
- Auf den Namen des Unternehmens ausgestellt.
- Eine einzige Karte für das gesamte Unternehmen oder Abteilung.
- Einfachere Verwaltung und Kontrolle der Ausgaben.
- Eine nicht personenbezogene Firmenkreditkarte ist in der Regel eine sogenannte Reisestellenkarte oder auch Business Travel Account genannt.
Wann eignet sich mehr eine personenbezogene und wann nicht personenbezogene Firmenkreditkarte:
Personenbezogene Firmenkreditkarte:
- Geeignet für Unternehmen mit klaren, individuellen Ausgabenanforderungen pro Mitarbeiter*in.
- Wenn Mitarbeiter*innen regelmäßig auf Geschäftsreisen sind oder verschiedene Ausgabenkategorien haben.
Nicht personenbezogene Firmenkreditkarte:
- Geeignet für Unternehmen mit weniger komplexen Ausgabenstrukturen.
- Wenn die meisten Mitarbeiter*innen ähnliche Ausgaben haben oder die Ausgaben zentral gesteuert werden.
Was müssen Mitarbeiter*innen bei der Nutzung von Firmenkreditkarten beachten?
Mitarbeiter*innen sollten bei der Nutzung von Firmenkreditkarten Folgendes beachten:
- Verantwortungsbewusste Ausgaben: Nur geschäftliche Ausgaben tätigen, private Ausgaben vermeiden (es sei denn, dies ist erlaubt).
- Einhaltung der Richtlinien: Die unternehmensinternen Vorgaben genau kennen und einhalten.
- Dokumentation von Ausgaben: Belege für alle Ausgaben sorgfältig aufbewahren.
- Sicherheitsbewusstsein: Die Karte und Informationen sicher aufbewahren, keine Daten an Dritte weitergeben.
- Transparenz und Kommunikation: Ausgaben angemessen dokumentieren und bei Bedarf Vorgesetzte informieren, um die Transparenz zu gewährleisten.
Nutzungsvereinbarung
Es ist üblich, dass Unternehmen eine Politik und Richtlinien für die Verwendung von Firmenkreditkarten festlegen.
Diese Richtlinien sollten in einer Nutzungsvereinbarung festlegen, wer eine Karte erhalten kann, wie das Kreditlimit festgelegt wird und welche Arten von Ausgaben mit der Karte getätigt werden können. Die Richtlinien können auch das Genehmigungsverfahren für Ausgaben und die Vorlage von Abrechnungen regeln.
Eine Nutzungsvereinbarung sollte mindestens folgende Angaben enthalten:
- Umfang und Zweck der Nutzung: Hier legen die Arbeitgeber fest, was die Mitarbeiter*innen mit der Firmenkreditkarte bezahlen können, z.B. Geschäftsessen oder Ähnliches. Es wird festgelegt, ob Bargeld abgehoben werden kann und/oder ob die Karte für Online-Transaktionen genutzt werden kann.
- Aufbewahrung und Umgang: Arbeitgeber können hier Anweisung geben, wo und wie die Karte aufzubewahren ist.
- Meldepflicht: Informationen darüber, was Nutzer*innen der Firmenkreditkarte im Falle eines Kartenverlustes oder Diebstahls tun sollten.
- Nutzung für private Zwecke: Dürfen die jeweiligen Mitarbeiter*innen die Karte auch für (bestimmte) private Zwecke nutzen?
- Konsequenzen bei Missbrauch: Die arbeitsrechtlichen Folgen im Falle einer missbräuchlichen Nutzung seitens der Mitarbeiter*innen sollten klar definiert sein.
- Unterschrift: Mitarbeiter*innen und Arbeitgeber sollten die Nutzungsvereinbarung unterschreiben. Der Tag der Aushändigung sollte ebenfalls notiert werden.
Nutzungsvereinbarung Muster
Vorlagen für eine Nutzungsvereinbarung finden Sie auch online. Diese sind aber meistens kostenpflichtig.
Haftung
Die häufigste Frage im Zusammenhang mit Firmenkreditkarte ist: Wer haftet eigentlich bei Firmenkreditkarten?
Die Antwort ist simpel. Da die Firmenkreditkarte mit einem Geschäftskonto eines Unternehmens verbunden ist, haftet das Unternehmen und nicht die Privatperson.
Handelt es sich allerdings um eine bewusste missbräuchliche Nutzung oder eine grobe Fahrlässigkeit (wie Ausgabe der Kreditkarte mit PIN) dann haftet der*die Mitarbeiter*in. Diese Informationen sollten detailliert in der Nutzungsvereinbarung aufgeführt sein.
Firmenkreditkarte für Mitarbeiter SCHUFA
Da die Haftung für die Firmenkreditkarten beim Unternehmen liegt und die Beantragung über das Unternehmen selbst erfolgt, spielt die Bonität der Mitarbeiter*innen keine Rolle. Selbst Mitarbeiter*innen mit einem negativen Schufa-Eintrag haben die Möglichkeit, eine Firmenkreditkarte zu erhalten.
Firmenkreditkarte: Kosten, die entstehen
Die Kreditkartengesellschaften verlangen Gebühren für jede Transaktion. Die üblichen Abschläge variieren je nach Anbieter zwischen drei und fünf Prozent. Zusätzlich gibt es eine monatliche Pauschale pro Jahr.
Im Vergleich zu einem herkömmlichen Kredit fallen keine weiteren Zinsen an. Beim Bezahlen oder Geldabheben im Ausland können jedoch häufig weitere Kosten entstehen.
Wo beantragen Unternehmen eine Firmenkreditkarte?
Unternehmen können Firmenkreditkarten direkt bei den verschiedenen Banken beantragen.
Zwischen welchen Arten von Firmenkreditkarten können Unternehmen wählen?
Vor Beantragung sollten Sie als Arbeitgeber überlegen, welches Kreditkartenmodell sich für Ihr Unternehmen am besten eignet. Sie haben grundsätzlich die Wahl zwischen Business Cards und Corporate Cards.
Unterschiede zwischen Firmenkreditkarte „Business Card“ und „Corporate Card“:
Business Card:
- In der Regel für kleinere Unternehmen oder Selbstständige gedacht.
- Oft einfachere Genehmigungs- und Ausgabenkontrollprozesse.
- Kreditlimit und Leistungen können beschränkter sein.
Ein Vergleich für Business Cards finden Sie ganz einfach online. Selbstverständlich können Sie sich auch an Ihre Geschäftsbank wenden. Gleiches gilt für Corporate Cards.
Corporate Card:
- Für größere Unternehmen und Konzerne konzipiert.
- Komplexere Ausgabenkontrolle und umfassendere Abrechnungsfunktionen.
- Höheres Kreditlimit und zusätzliche Dienstleistungen wie Reiseversicherungen und Belohnungsprogramme.
Darüber hinaus bieten Firmenkreditkarten unterschiedliche Funktionsweise. In der Regel bieten Banken 3 verschiedene Typen an:
- Prepaid-Karten: Diese Karten werden mit einem bestimmten Betrag aufgeladen. Die Mitarbeiter*innen haben somit ein von Ihnen direkt festgelegtes Ausgabenlimit.
- Standard Kreditkarten: Uneingeschränkter Zugriff (Dispo und Limits werden vom Unternehmen selbst mit dem Kreditinstitut vereinbart).
- Virtuelle Kreditkarten: Diese kann entweder als Prepaid- oder Standardkreditkarte eingerichtet werden. Die Karte existiert nur virtuell, eine Plastikkarte wird nicht ausgestellt.
Eine Studie des Beratungsunternehmens RBR hat ergeben, dass virtuelle Karten für Unternehmen auf dem Vormarsch sind. Im Jahr 2021 wurden in den 19 europäischen Ländern, die an der Studie teilgenommen haben, bereits etwas mehr als 40 Millionen virtuelle Unternehmenskarten ausgegeben. Tendenz steigend.
Mit der Factorial Firmenkreditkarte haben Sie Sicherheit, Flexibilität und Kontrolle. Sie haben so die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden immer in Echtzeit im Blick.
