Beim Workforce Planning, zu Deutsch: Personalplanung oder Personalbedarfsplanung, handelt es sich um einen strategischen Prozess, der sicherstellen soll, dass ein Unternehmen aktuell und mit Blick auf die Zukunft personaltechnisch optimal aufgestellt ist. Es geht also um eine bestmögliche Nutzung der humanen Ressourcen und darum, den wandelnden Anforderungen des Marktes langfristig gerecht zu werden. Wo der Nutzen eines gut durchdachten Workforce Planning liegt und worauf es dabei ganz konkret ankommt, haben wir in folgendem Ratgeber für Sie zusammengefasst.
Key Facts
- Workforce Planning stellt sicher, dass die richtigen Talente zur richtigen Zeit in den richtigen Positionen sind, um die gesetzten Unternehmensziele zu erreichen.
- Es geht unter anderem darum, Engpässe und Überbesetzungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
- Mögliche Maßnahmen im Rahmen des Workforce Planning sind zum Beispiel: Rekrutierung, Outsourcing, Weiterbildungen und Umstrukturierungen.
- Workforce Planning: Definition
- Welchen Nutzen bringt ein gut durchdachtes Workforce Planning?
- Strategisches oder operatives Workforce Planning?
- Die fünf wichtigsten Schritte beim Workforce Management
- Workforce Planning Software und digitales Bewerbermanagement
Workforce Planning: Definition
Workforce Planning (auch: Workforce Management (WFM), Personalbedarfsplanung) ist der Prozess, in dessen Verlauf ein Unternehmen ermittelt, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen es in Zukunft benötigen wird, um die Unternehmensziele zu erreichen. Aktuelle Erfordernisse fließen dabei ebenso in die Überlegungen mit ein wie zukünftige Anforderungen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen jederzeit über die richtige Anzahl qualifizierter Mitarbeitender verfügt. Mit anderen Worten handelt es sich beim Workforce Planning um eine optimierte Ressourcennutzung, die Über- und Unterauslastungen effektiv vermeiden soll.
Strategische Personalplanung umfasst dabei verschiedene Aktionen, die von der Analyse des aktuellen und zukünftigen Bedarfs über Rekrutierung und Weiterbildungsmaßnahmen bis hin zu Umstrukturierung und Outsourcing reichen.
Welchen Nutzen bringt ein gut durchdachtes Workforce Planning?
Eine gut durchdachte, effiziente und strategische Personalplanung ist für Unternehmen mit folgenden Vorteilen verbunden:
- Kostenreduktion
- Effizienzsteigerung
- bessere Anpassungen an Veränderungen des Marktes durch Schaffung einer flexiblen Belegschaft
Auch diverse Studien haben inzwischen gezeigt, welch positiven Nutzen ein optimiertes Workforce Management für Unternehmen haben kann: Beispielsweise konnte ein Einzelhändler durch strategische Personalplanung seine Personalstruktur an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Durch die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle und den gezielten Einsatz von Teilzeitkräften an frequenzstarken Tagen reduzierte er Überstunden um 20 % und senkte gleichzeitig die Personalkosten. Zudem verbesserte sich das Servicelevel, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer Umsatzsteigerung führte.
Strategisches oder operatives Workforce Planning?
Wenn von strategischem und operativem Workforce Planning die Rede ist, ist damit in der Regel die Dauer gemeint, auf die die Personalplanung ausgelegt ist. Operative Personalplanung orientiert sich an den aktuellen sowie an kurzfristigen Bedarfen – etwa im Krankheitsfall oder auch dann, wenn aufgrund einer vorübergehenden Auftragszunahme ein höherer Personalbedarf besteht.
Die strategische Personalplanung (Strategic Workforce Planning) blickt hingegen weit in die Zukunft und trifft langfristige Entscheidungen zum Personalaufbau oder -abbau – und zwar immer unter Berücksichtigung der Unternehmensziele.
Die fünf wichtigsten Schritte beim Workforce Management
Ein effektives Workforce Management erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um den Personalbedarf optimal zu steuern und langfristig Wettbewerbsvorteile zu sichern. Die folgenden fünf Schritte helfen Unternehmen dabei, ihre Personalplanung strategisch auszurichten und den Herausforderungen des Marktes erfolgreich zu begegnen.
Schritt 1: Analyse des aktuellen Personalbestands
Der erste Schritt bei der Personalplanung besteht darin, den aktuellen Personalbestand zu ermitteln und zu analysieren:
- Über wie viele Mitarbeitende verfügt das Unternehmen?
- In welchen Arbeitszeitmodellen (Vollzeit, Teilzeit, geringfügig) sind die Mitarbeitenden beschäftigt?
- Welche Qualifikationen bringen die Mitarbeitenden mit?
Schritt 2: Personalbedarfsplanung
Basierend auf den Unternehmenszielen, aktuellen Markttrends und der Auftragslage erfolgt anschließend die Einschätzung des zukünftigen Personalbedarfs.
Schritt 3: Identifizierung von Engpässen und Lücken
Ist die Anzahl der Mitarbeitenden ausreichend, um die Unternehmensziele zu erreichen? Genügen die Qualifikationen der Mitarbeitenden oder sollten Weiterbildungsmaßnahmen ergriffen werden? Antworten auf diese und ähnliche Fragen müssen im dritten Schritt der Personalplanung gefunden werden.
Schritt 4: Entwicklung von Plänen und Maßnahmen
Je nachdem, ob es beim Personal Engpässe oder Lücken gibt, sind individuelle Maßnahmenpläne zu entwickeln. Diese können die folgenden Punkte enthalten:
- Rekrutierung neuer Mitarbeitender
- gezielte Weiterbildung vorhandener Mitarbeitender
- Umstrukturierung
- Outsourcing
Schritt 5: Implementierung und Überwachung
Im fünften und letzten Schritt werden die geplanten Maßnahmen in die Tat umgesetzt. Beispielsweise kann dies bedeuten, dass Personalverantwortliche auf die Suche nach neuen Mitarbeitenden gehen, indem sie Anzeigen schalten, Kandidat*innen zu Vorstellungsgesprächen einladen und Eignungstests durchführen. Eventuell müssen auch Partner für Weiterbildungsmaßnahmen gesucht werden, um die Mitarbeitenden fit für die Zukunft zu machen und den Bedürfnissen des Unternehmens auch langfristig gesehen gerecht zu werden.
Workforce Planning Software und digitales Bewerbermanagement
Mit einem gut durchdachten Workforce Management System (WFM) verhindern Sie, dass Sie plötzlich zu wenige oder zu viele Mitarbeitende für die Bewältigung Ihrer Aufgaben zur Verfügung haben. Eine Software für Workforce Management kann Ihnen dabei ebenso wertvolle Hilfestellung leisten wie ein digitales Bewerbermanagement. Die Bewerbermanagement-Software von Factorial ermöglicht es Ihnen beispielsweise, Organigramme zu erstellen, offene Stellen hinzuzufügen und sie anschließend mit wenigen Klicks über das integrierte Recruiting-Tool auszuschreiben. Die All-in-One-Lösung erleichtert Ihnen das Workforce Planning und gibt Ihnen ein effektives Werkzeug an die Hand, um gezielt in die Personalplanung und Personalentwicklung zu investieren.
