In Marketing und Vertrieb wird häufig von KPIs gesprochen, aber auch HR-Manager machen verstärkt von diesen Kennzahlen Gebrauch in ihrer alltäglichen Arbeit.
In diesem Artikel gehen wir auf die sieben Personalkennzahlen ein, die Sie für die Überwachung des HR-Managements in Ihrem Unternehmen verwenden sollten. Wir versorgen Sie mit den wichtigsten Informationen rund um Personalkennzahlen und stellen dar, wozu diese Personalkennzahlen dienen.
- Kennzahlen Definition
- Was ist ein KPI?
- Merkmale eines KPIs: Auf was müssen Sie achten?
- Personalberichte erstellen: Die wichtigsten HR KPIs
- Die Balanced Scorecard der Human Resources
- So messen Sie die Personalkennzahlen in Excel
Kennzahlen Definition
Laut dem Duden ist eine Kennzahl ein charakteristischer Zahlenwert, beziehungsweise eine charakteristische Verhältniszahl. Vielfach werden mit derselben Bedeutung auch die Bezeichnungen Kenngröße, Kennwert oder Kennziffer verwendet.
HR Kennzahlen
Bei HR-Kennzahlen handelt es sich um Schlüsselkennzahlen, die das Personal eines Unternehmens betreffen. Sie dienen zum gezielten Erfassen personenbezogener Aspekte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Wichtige Kennzahlen können beispielsweise
- der Umsatz je Mitarbeiter,
- die Fluktuationsrate,
- der Gewinn je Mitarbeiter oder
- die Personalkosten je Mitarbeiter
sein. Es gibt jedoch noch viele weitere Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sein können. Denn welche Personalkennzahlen für Ihr Unternehmen relevant sind, hängt ganz von den Zielen Ihres Unternehmens ab.
Eine weitere wichtige Kennzahl im HR Bereich ist der ENPS Benchmark. Er beschreibt die Loyalität eines Mitarbeitenden zu seiner Arbeitsstätte. Indem der Employee Net Promoter Score ausgerechnet wird, kann erkannt werden, wie zufrieden die Beschäftigten in ihren Unternehmen sind.
Allgemein können Kennzahlen im Personalbereich besonders gut digital über eine HR Software erhoben und analysiert werden.
Absolute vs. relative Kennzahlen
Kennzahlen lassen sich unterscheiden in: Relative und absolute Kennzahlen. Relativen Kennzahlen misst man dabei in der Regel eine höhere Aussagefähigkeit zu als den absoluten Kennzahlen.
Werden zwei oder mehr absolute Kennzahlen zueinander in Relation gesetzt, so spricht man bei der daraus entstehenden Kennzahl von einer relativen Kennzahl.
Konkrete Aspekte für relative Kennzahlen sind beispielsweise Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz oder zur Wertschöpfung.
Doch auch die absoluten Kennzahlen spielen eine wichtige Rolle. Absolute Kennzahlen sind Kennzahlen, die sich aus Summen, Differenzen oder Durchschnittswerten ergeben. Ein Beispiel hierfür sind die Personalkosten in Euro.
Recruiting Kennzahlen
Laut dem Statistischen Bundesamt haben bereits 42 Prozent der befragten Kandidaten schon einmal einen Bewerbungsprozess abgebrochen, weil dieser zu kompliziert war. Solche Informationen erhalten Sie nur, wenn Sie regelmäßig Ihren Bewerbungsprozess analysieren und konstant verbessern.
Die Recruiting Kennzahlen sind dabei ein wichtiges Instrument im Bereich der Human Resources. Sie geben darüber Auskunft, was im Recruiting Prozess verbessert werden muss und helfen der HR Abteilung, bessere Entscheidungen zu treffen.
Einzelne Kennzahlen sollten dabei jedoch immer in Zusammenhang gebracht werden, da nur auf diesem Weg eine solide Aussage getroffen werden kann.
Hier nun einige Beispiele für Recruiting Kennzahlen:
- Einstellungsquote
- Kosten je Einstellung
- Bewerbungsdurchlaufzeit
- Bewerber je Stellenausschreibung
- Eingeladene Bewerber je Stelle
- Absagequote
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Was ist ein KPI?
Ein Key Performance Indicator ist eine Metrik, welche die Performance einer bestimmten Aktivität oder eines bestimmten Prozesses misst. Ein KPI kann als Referenz dienen, da es den Fortschritt eines Ziels, das Sie erreichen möchten, darlegt.
Hier ein Beispiel: Open Rate eines Newsletters: Der Prozentsatz der Personen, die Ihren Newsletter öffnen, bestimmt die Relevanz und die Qualität des Inhalts. Indem Sie die Open Rate aller Ihrer Newsletter überwachen, können Sie die Effektivität Ihrer Posts, abhängig von Ihrem gewünschten Ziel, beurteilen.
Merkmale eines KPIs: Auf was müssen Sie achten?
Da es sehr viele KPIs gibt und alle KPIs unterschiedliche Fragestellungen beantworten, ist die Auswahl nicht immer einfach. Wählen Sie deshalb die KPIs aus, die Ihre Fragestellung konkret beantworten können.
Egal ob betriebswirtschaftliche Kennzahlen, volkswirtschaftliche Kennzahlen oder Kennzahlen im HR: Ihre Kennzahlen sollten folgende Eigenschaften aufweisen können:
- Konkret: Der KPI sollte greifbar sein und ein bestimmtes Ziel implizieren.
- Messbar: Wenn Sie den KPI nicht messen können, dann ist es auch keiner.
- Erreichbar: Bleiben Sie realistisch, wenn Sie einen KPI definieren, der Ihren Erfolg bestimmt.
- Relevant: Überwachen Sie lediglich wesentliche Dinge. Verschwenden Sie keine Zeit mit Indikatoren, die keine positive Auswirkung auf Ihr Unternehmen haben.
Hinweis: Betrachten Sie die KPIs immer im Zusammenhang. Nur so kann sichergestellt werden, dass Sie keine wichtigen Hinweise übersehen oder falsche Entscheidungen treffen.
Personalberichte erstellen: Die wichtigsten HR Kennzahlen
Personalkennzahlen helfen Unternehmen dabei, das Erreichen von klar definierten organisatorischen Zielen im HR-Management zu überprüfen. Die folgenden 7 HR KPIs sind dabei besonders wichtig:
1. Mitarbeiterbindung
Die Bindung von Mitarbeitern ist ein KPI, der die Arbeitsplatzstabilität eines Unternehmens darstellt. Dieser Indikator ermöglicht Ihnen, die durchschnittliche Mitarbeiterbindung im Unternehmen zu ermitteln. Diese ist unter anderem abhängig von der Vergütung sowie dem Betriebsklima. Die Kennzahl zeigt Ihnen außerdem, wie zufrieden Ihre Mitarbeitenden sind.
Denn wenn Mitarbeitende zufrieden sind, ist es unwahrscheinlicher, dass sie das Unternehmen verlassen.
Schenken Sie dieser Kennzahl auf jeden Fall Beachtung! Denn der Verlust eines Mitarbeiters zwingt Sie dazu, Zeit sowie Geld für die Rekrutierung einer neuen Person aufzuwenden. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation verursacht hohe Kosten seitens des Arbeitgebers.
Rechnung: Die Rate der Mitarbeiterbindung wird berechnet, indem die Anzahl der Mitarbeiter, die in einem bestimmten Zeitraum in das Unternehmen eingetreten sind, mit denen verglichen wird, die im selben Zeitraum verblieben sind.
2. Dauer in der Position
Der Verlust vieler Mitarbeiter hängt eng mit der Dauer zusammen, die sie in derselben Position verbringen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, nicht gefördert oder befördert zu werden, schauen sie sich nach neuen Möglichkeiten außerhalb des Unternehmens um.
Sie können die durchschnittliche Zeit, die jeder Mitarbeiter benötigt, um aufzusteigen, wie folgt berechnen:
Zählen Sie die Anzahl der Monate, die jeder Mitarbeiter mit der gleichen Arbeitsbelastung benötigt, um aufzusteigen, und dividieren Sie das Ergebnis durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter des Unternehmens.
3. Abwesenheiten
Dieser Indikator misst die Fehlzeiten von Mitarbeitern aufgrund von Verspätungen, Krankmeldungen sowie entschuldigten oder unentschuldigten Abwesenheiten. Dieser kann Ihnen dabei helfen, erwartete Abwesenheiten vorherzusagen. Zudem können anhand des Durchschnittswerts der geleisteten Arbeitsstunden die Auswirkungen von Fehlzeiten auf die Unternehmenskosten quantifiziert werden.
4. Durchschnittliche Rekrutierungszeit
Die durchschnittliche Rekrutierungszeit misst die Zeit zwischen der Ankündigung eines Mitarbeiters, der das Unternehmen verlässt, und der Auswahl eines Mitarbeiters, der diese Stelle besetzen wird. Es ist möglich, den Rekrutierungsprozess zu optimieren, aber seien Sie vorsichtig, da hier viele Faktoren berücksichtigt werden müssen.
5. Schulung und Training
Mitarbeiterschulungen haben einen direkten Einfluss auf die Unternehmenstätigkeit. Dieser KPI trägt dazu bei, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, indem spezifische Strategien zur Steigerung der Loyalität und Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen entwickelt werden.
6. Durchschnittliche Zeit, um Ziele zu erreichen
Messen Sie die Effizienz Ihrer Belegschaft und stellen Sie fest, wie lange Ihre Mitarbeiter benötigen, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen und Ziele zu erreichen, die für ihre Position im Unternehmen festgelegt wurden.
7. Arbeitsunfälle
Es ist äußerst wichtig und nützlich, die Anzahl der Arbeitsunfälle zu messen. Da so zukünftige Unfälle und Probleme vermieden werden können.
Die Balanced Scorecard der Human Resources
Haben Sie schon einmal von der Balanced Scorecard gehört? Die Balanced Scorecard ist eine Übersicht der wichtigsten strategischen Ziele eines Unternehmens. Dabei werden diesen Zielen Kennzahlen , Zielvorgaben und Maßnahmen zugeordnet und in einer einheitlichen Ansicht zusammengefasst.
Für den HR Bereich gibt es die sogenannte Human Resources Scorecard. Dabei werden vier verschiedene Dimensionen betrachtet:
1. Finanzperspektive
In der Finanzperspektive werden finanzielle Aspekte innerhalb einer Unternehmung betrachtet, wie zum Beispiel Kosteneffizienz und Profitabilität betrachtet. Ein Endziel der Finanzperspektive ist beispielsweise eine Rentabilitätssteigerung.
2. Kundenperspektive
Dieser Bereich bezieht sich ausschließlich auf die Kunden. Dabei wird analysiert, welche Kundenbeziehungen vorliegen, wie zufrieden die Kunden sind und was sie sich wünschen. Ganz nach dem Motto: Der Kunde ist König!
3. Interne Prozessperspektive
Die interne Prozessperspektive widmet sich, wie der Name schon sagt, den internen Prozessen. Dazu gehören beispielsweise die Qualitätskosten oder die Durchlaufzeit.
4. Entwicklungsperspektive
Die Entwicklungsperspektive wird auch die Lern- oder Wachstumsperspektive genannt. Sie fasst die KPIs und Ziele zusammen, die für die Entwicklung relevant sind. Ebenfalls beschreibt sie die Infrastruktur, die notwendig ist, um die Endziele der drei restlichen Perspektiven zu erreichen.
So messen Sie die Personalkennzahlen in Excel
Sobald Sie die KPIs für Ihre Organisation definiert haben, können Sie mit der Organisation beginnen. Erstellen Sie Ihre eigene Excel-Tabelle oder verwenden Sie unsere Vorlage, um mit der Messung Ihrer HR KPIs zu beginnen. Mit Hilfe unserer Vorlage sind Sie auf der sicheren Seite, wenn wieder ein HR Audit ansteht.
Wir haben Personalkennzahlen für die folgenden Bereiche erstellt: Recruiting, Mitarbeiterbindung, Aus- und Weiterbildung, Produktivität und Leistung. Die KPIs, die wir zur Verfügung gestellt haben, sind quantitative Indikatoren, d.h. sie müssen in Zahlen gemessen werden.
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Die KPIs müssen auf der Grundlage ihrer Bedeutung gemessen werden. Sie können die wichtigsten Leistungsindikatoren durch 100 teilen oder Ihre eigene Prioritätenskala erstellen.
Das Ziel beschreibt die erwarteten Zahlen für das Ziel, die auf früheren Daten basieren. Die tatsächlichen Ergebnisse können Sie in die nächste Spalte schreiben. Die Bewertung basiert auf dem Prozentsatz der erreichten Leistung.
Der endgültige KPI zeigt die tatsächliche Punktzahl. Auf der Grundlage dieser Informationen können Sie Änderungen an Ihrer Strategie vornehmen, um Ihre Ziele zu erreichen.
