Delegieren ist eine Kernkompetenz im Job, um die Führungskräfte nicht herumkommen, wenn Sie sich selbst nicht überlasten wollen und dann vor lauter Aufgaben gar nicht mehr wissen, wohin es eigentlich gehen soll im Betrieb. Das richtige Delegieren kann allerdings manchmal gar nicht so einfach sein. Mangelnde Kommunikation oder auch Schwierigkeiten, loszulassen, hindern viele Führungskräfte daran, effektiv und sinnvoll To-dos abzugeben.
Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, effizient zu delegieren, um sowohl Ihre eigenen Aufgaben zu bewältigen als auch Ihr Team zu stärken und die Unternehmensziele zu erreichen.
Key Facts
- Delegieren ist die Übertragung von Verantwortung und Aufgaben an jemanden anderen.
- Sinnvolles Delegieren sorgt für eine Entlastung der Führungspersonen und stärkt die Eigenverantwortung der Beschäftigten.
- Vor allem Routine-, Teilaufgaben sowie strategische und administrative Tasks sollten an Mitarbeitende abgegeben werden.
- Delegieren: Bedeutung
- Warum Delegation im Job so wichtig ist
- Richtig delegieren: Tipps für eine gezielte Übertragung von Aufgaben und Prozessen
- Weitere Tipps: Methoden und Reflexion
Delegieren: Bedeutung
Definitionsgemäß heißt Delegieren Aufgaben und Verantwortung von einer Person auf eine andere übertragen. Meist geschieht dies von Vorgesetzten auf deren Mitarbeitende. Sie übertragen Aufgaben und Verantwortungen, um sich selbst zu entlasten, die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu fördern und allgemein die Arbeitslast auf verschiedene Schultern im Betrieb zu verteilen.
Synonyme für „delegieren“
Synonyme für das Wort delegieren sind u. a. zuweisen, übertragen, beauftragen, verteilen, abgeben oder auch anvertrauen.
Das Substantiv für das Verb delegieren ist Delegation. Das Wort stammt aus dem Lateinischen und bedeutet hier weg (de) übertragen (legare).
Warum Delegation im Job so wichtig ist
Richtiges Delegieren ist besonders auf Managementebene von entscheidender Bedeutung. Führen ohne Delegation ist bei der großen Verantwortung, die Führungskräfte tragen, nahezu unmöglich.
Schauen wir uns im Folgenden genauer an, warum richtiges Delegieren für erfolgreiches Führen so wichtig ist.
Entlastung
Führungskräfte, die Tasks oder Arbeitsabläufe auf andere übertragen, entlasten sich selbst. Denn als Führungsperson müssen sie nicht alle Aufgaben allein erledigen – dafür haben sie Mitarbeitende. Andernfalls übernehmen sie sich, und damit ist niemandem geholfen.
Gleichzeitig muss das Abgeben von Aufgaben gelernt werden. Dazu gehört auch, den Mitarbeitenden zu vertrauen, dass diese die Aufgaben gut erledigen und ausführen können. Wer als Führungskraft keine Kontrolle abgeben kann, wird langfristig an der Belastung scheitern.
Und gerade das Delegieren fällt vielen Führungskräften etwas schwer. Laut Expert*innen liegt das vor allem an mangelnder Kommunikation und fehlender Reflexion. Oft ist Führungskräften selbst nicht klar, was sie konkret delegieren wollen – also, welche Aufgaben sie an Mitarbeitende übertragen und welche Erwartungen sie damit verbinden. Diese Unklarheit führt häufig zu Missverständnissen und reduziert die Effektivität des Delegierens.
Effizienzsteigerung
Wenn Führungskräfte alles selbst machen, führt das am Ende dazu, dass Prozesse viel zu lange dauern. Aufgaben müssen aus Effizienzgründen abgegeben werden. Stellen wir uns eine Marketingleiterin vor: Ihre Aufgabe ist die Leitung des Marketingteams und die Entwicklung strategischer Marketingkampagnen. Sie muss jedoch nicht die konkrete Erstellung von Social-Media-Inhalten oder die Beantwortung täglicher Anfragen übernehmen. Ihre Kompetenzen und Aufgaben liegen an anderer Stelle. Sie muss sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Dafür sollte das Tagesgeschäft, wie die Erstellung von Inhalten, der Newsletter, oder das Monitoring der Website, an andere Mitarbeitende des Teams übergeben werden.
Wichtig: Richtiges Delegieren bedeutet, dass Führungskräfte wissen und verstehen, welche Aufgaben an welche Personen im Betrieb weitergegeben werden müssen. Das Delegieren an die falschen Personen kann hingegen zu ineffizienter Arbeit und Frustration führen.
Mitarbeiterentwicklung und -zufriedenheit
Gerade in Unternehmen mit flachen Hierarchien oder agilen Methoden ist das richtige Delegieren noch wichtiger als in streng hierarchisch organisierten Betrieben. In solchen Unternehmen wird mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation von den Mitarbeitenden erwartet, was eine klare Aufgabenverteilung und Vertrauen in die Fähigkeiten des Teams erfordert.
Durch das Übernehmen von Eigenverantwortung für ihre Aufgaben und Projekte wird das Selbstvertrauen und ein Gefühl von Selbstwirksamkeit der Beschäftigten gestärkt. Außerdem fühlen sie sich ernst genommen und haben das Gefühl, dass ihre Arbeit zählt und einen sinnvollen Beitrag für das Unternehmen leistet. Das stärkt die Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit im Betrieb.
Richtig delegieren: Tipps für eine gezielte Übertragung von Aufgaben und Prozessen
Delegieren ist also eine der Hauptkompetenzen, die Führungskräfte mit sich bringen müssen. Die richtige Führung ist gar keine so leichte Arbeit. Stöbern Sie gerne in unserem Blog und lesen Sie beispielsweise Artikel zum Thema Führungskompetenzen, Führungskräfteentwicklung oder auch Mitarbeiterführung.
Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie richtiges Delegieren funktioniert und was Sie tun können, um diese wichtige Fähigkeit effektiv zu nutzen.
Was kann delegiert werden?
Die wichtigste Regel beim Delegieren ist natürlich, überhaupt erst einmal zu verstehen, was delegiert werden kann.
Dazu gehört alles, was nichts direkt mit den Kernkompetenzen der Führungskraft zu tun hat, wie z. B.:
- administrative Aufgaben
- spezielle Aufgaben, die von Mitarbeitenden mit entsprechenden Fähigkeiten übernommen werden sollten. Das kann beispielsweise das Layout für einen Flyer sein. Das sollten Sie in der Regel Grafikdesigner*innen übertragen.
- Routineaufgaben
- Teilaufgaben (Innerhalb eines Projekts können beispielsweise Teilaufgaben an unterschiedliche Mitarbeitende ausgelagert werden.)
Konkrete Fragen, die Sie sich stellen können, um herauszufinden, ob die Aufgabe besser von einer anderen Person im Betrieb erledigt werden sollte, sind unter anderem:
- Hat eine Person im Unternehmen Spezialwissen und Kompetenzen auf diesem Gebiet und kann die Aufgabe möglicherweise besser als ich erledigen?
- Kann die Aufgabe die berufliche Entwicklung von bestimmten Mitarbeitenden fördern, indem diese neue Fähigkeiten erlernen oder durch das Übernehmen von Verantwortung wachsen?
- Handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe, wie beispielsweise die monatliche Erstellung eines Newsletters? In so einem Fall ergibt es Sinn, ein oder zwei Mitarbeitende intensiv in diese Aufgabe einzuführen und sie dann monatlich bzw. regelmäßig von ihnen ausführen zu lassen.
Was sollte nicht delegiert werden?
Bei bestimmten Aufgaben wäre es allerdings fatal, diese an Beschäftigte auszulagern. Im Folgenden zählen wir Ihnen gängige Beispiele auf, bei denen Sie besser selbst tätig werden sollten. Dazu gehören:
- Aufgaben, die mit einem hohen Risiko verbunden sind und bei deren Scheitern bzw. Misserfolg ernste rechtliche, finanzielle oder Image-Schäden entstehen könnten. Alternativ können diese Aufgaben nur nach Absprache oder wenn die nötigen Genehmigungen und Kontrollen vorhanden sind, an Mitarbeitende abgegeben werden. Die Umsetzung erfolgt erst dann, wenn die Mitarbeitenden ihre Genehmigung erhalten haben.
- Vertrauliche Informationen: Auch Aufgaben, bei denen es um vertrauliche oder besonders kritische Informationen geht, die nur einem kleinen Kreis von Personen im Unternehmen bekannt sein sollten, sollten Sie diese besser selbst erledigen.
- Aufgaben, die mit Verantwortung und Teamführung zu tun haben: Ganz klar: Aufgaben, die sich mit der Führung Ihres Teams befassen, gehören in den Verantwortungsbereich von Führungskräften. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeitergespräche oder auch das Lösen von Konflikten am Arbeitsplatz.
- Strategische Aufgaben: Tätigkeiten, die mit der strategischen Ausrichtung Ihres Bereichs oder des Unternehmens zu tun haben, sollten in Ihrer Entscheidungskompetenz bleiben.
Warum werden Aufgaben nicht delegiert?
Oft führen einfache Annahmen, Gedanken oder Ängste dazu, dass Aufgaben dennoch selbst von den Führungskräften ausgeführt werden, anstatt diese zu delegieren. Es ist wichtig, diese zu kennen, um an einer Lösung zu arbeiten.
Was sind unter anderem Gründe dafür?
- Führungspersonen vertrauen den Beschäftigten nicht, dass sie die Aufgaben zu ihrer Zufriedenheit und/oder in der gewünschten Qualität erledigen.
- Sie denken, dass es länger dauert, die Aufgabe zu erklären, als sie „schnell“ selbst zu erledigen.
- Sie haben Schuldgefühle, anderen Aufgaben zu übertragen.
- Sie haben Angst vor Konflikten, die durch Delegation entstehen könnten.
- Sie fürchten, ihre eigene Bedeutung/Stellung/Position zu untergraben, wenn sie alle Aufgaben abgeben. Ängste existieren, dass sie im Grunde dann gar keine Wichtigkeit und Relevanz mehr für das Team haben.
- Sie wissen nicht, welche Aufgaben sie delegieren können.
Weitere Tipps: Methoden und Reflexion
Für erfolgreiches Delegieren gibt es darüber hinaus einige Tipps, die Ihnen helfen können, das richtige Delegieren zu üben.
Reflexion
Grundsätzlich ist die Reflexion und das Entscheiden darüber, welche Aufgaben abgegeben werden können, der erste Schritt. Sie müssen sich überlegen, welche Aufgaben wirklich delegiert werden können und welche nicht. Dies ist der Grundstein, den Sie erlernen können, um das richtige Delegieren zu meistern.
Die Eisenhower-Matrix
Eine der Methoden, die Sie Ihnen bei der Priorisierung und Bewertung Ihrer To-dos hilft, ist die Eisenhower-Matrix. Diese dient als Unterstützung für die Auswahl der Aufgaben, die Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordern, und solcher, die abgegeben werden können.
In unserem Blogeintrag zum Thema erfahren Sie Schritt für Schritt, wie diese Methode funktioniert.
Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden kennen
Damit Sie wissen, an wen Sie welche Aufgaben delegieren können, ist es essenziell, die Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Beschäftigten im Team zu kennen. HR-Software kann Sie in dieser Hinsicht unterstützen. Beispielsweise können Sie mit dem Performance Management Tool von Factorial ganz einfach herausfinden, wo Ihre Mitarbeitenden stehen, und diese übersichtlich für Ihre Entscheidungen zur Aufgabenübertragung als Grundlage nutzen.
Auch das Erstellen einer Qualifikationsmatrix kann in dieser Hinsicht hilfreich sein. Mit dieser erstellen Sie eine Übersicht über die in Ihrem Bereich benötigten Fähigkeiten und Kompetenzen und stellen anhand der Matrix fest, welche Mitarbeitenden welche Kompetenzen mitbringen und bereits haben und wo eventuell noch Nachholbedarf oder sogar Recruiting-Bedarf besteht.
Die Ergebnisse zählen
Schließlich ist es essenziell, dass Sie selbst in einem bestimmten Rahmen loslassen. Dabei kann es helfen, sich bewusst zu machen, dass die Mitarbeitenden die Aufgaben nicht auf die gleiche Weise erledigen wie Sie selbst. Fokussieren Sie sich stattdessen auf die Ergebnisse. Wenn diese zu Ihrer Zufriedenheit sind, fällt es leichter, den Weg den Mitarbeitenden selbst zu überlassen.
