Prozessautomatisierung: Abläufe effizienter gestalten

Um Abläufe effizienter umzusetzen und die Produktivität zu steigern, ist die Prozessautomatisierung ein entscheidendes Mittel. Für Unternehmen bietet das sogenannte Automation Processing die Chance, sich fit für die Zukunft zu machen. Neben der besseren Prozessqualität erreichen Sie dadurch auch eine höhere Zufriedenheit unter den Beschäftigten.

Im Folgenden erfahren Sie, wie es gelingt, die Automatisierung von Prozessen umzusetzen. Zudem lernen Sie, worauf zu achten ist, welche unterstützenden Tools es gibt und wie Beispiele für Prozessautomatisierung aussehen können.

Key Facts

1. Durch die Prozessautomatisierung werden Abläufe in einen automatischen Workflow überführt. Dies spart Kosten und Zeit ein, was dem gesamten Unternehmen zugutekommt.
2. Aufgrund der Umsetzbarkeit in verschiedenen Bereichen gibt es diverse Beispiele für Prozessautomatisierung, die sich im unternehmerischen Alltag bewährt haben. Sie zeigen die zahlreichen Vorteile, die sich dadurch ergeben.
3. Die Automatisierung von Prozessen kann einfach, regelbasiert oder intelligent erfolgen. Intelligentes Automation Processing lässt sich zum Beispiel mit einem RPA-Bot erreichen.

• Was steckt hinter dem Begriff Prozessautomatisierung?
• Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Prozessen?
• Welche Arten von Prozessautomatisierung gibt es?
• Beispiele für Prozessautomatisierung
• Wie lässt sich die Prozessautomatisierung mit einer Software umsetzen?

Was steckt hinter dem Begriff Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung bezeichnet das Automatisieren von Abläufen und Verfahren. Sie ist auch als Business Process Automation (BPA) bzw. Automation Processing bekannt. Mit Technologien und digitalen Lösungen werden Abläufe in automatisierte Prozesse (Workflows) überführt. Dies dient dazu, festgelegte Unternehmensziele zu erreichen. Die Automatisierung von Prozessen ist in nahezu jedem Unternehmensbereich umsetzbar. Ob Produktion, Personalmanagement oder Kundenservice – all diese Abläufe lassen sich mithilfe der Business Process Automation (BPA) effizienter durchführen. Davon profitiert am Ende das gesamte Unternehmen, da die Automatisierung von Prozessen sowohl Kosten als auch Zeit spart.

Die Grundlage jeder Prozessautomatisierung ist die Nutzwertanalyse. Hierbei ermitteln die Verantwortlichen, ob eine Automatisierung der jeweiligen Abläufe sinnvoll ist. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn einfache und sich wiederholende Arbeitsschritte vorhanden sind oder eine Tätigkeit besonders fehleranfällig ist. Aber auch bei komplexeren Prozessen ist es möglich, die Effizienz durch die Überführung in einen automatisierten Workflow zu verbessern.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Prozessen?

Richtig umgesetzt, bietet die Prozessautomatisierung jedem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Dies gilt sowohl für kleine und mittelständische Betriebe als auch für Großunternehmen. Ihr größter Pluspunkt besteht darin, dass sich die Automatisierung von Prozessen für fast jedes Arbeitsgebiet eignet.

Unternehmen sparen Kosten und Zeit

Abläufe, die manuell ausgeführt werden, sind in der Regel zeitaufwändig und kosten in Folge eine Menge Geld. Gerade die Verwaltung und Versendung von Dokumenten in Papierform bindet oft unnötige Ressourcen. Die Digitalisierung der Dokumentenablage und Bereitstellung über virtuelle Portale ist eines der Beispiele für Prozessautomatisierung und ihre Vorteile.

Identifikation versteckter Potenziale

Mitarbeitende, die eine Vielzahl von Dokumentations- und Verwaltungsaufgaben ausführen, arbeiten nicht wertschöpfend. Hier gibt es häufig Verbesserungspotenziale, die Vorgesetzten nicht immer bewusst sind. Nutzen Sie die Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden, um sich solche Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen zu lassen. Im besten Fall erlangen Sie so wertvolle Erkenntnisse darüber, wie sich manuelle Tätigkeiten reduzieren und in automatisierte Workflows überführen lassen.

Optimierung der internen Kommunikation

Die Automatisierung von Prozessen bietet die Möglichkeit, Bereiche besser zu vernetzen. Dies steigert die Produktivität und Effizienz, da es die bereichsübergreifende Kommunikation verbessert. Wenn Sie zudem Daten zentral zur Verfügung stellen, können alle Bereiche darauf zugreifen. Dies erleichtert die Abstimmung zwischen einzelnen Abteilungen und Verantwortlichkeiten. So verbessert sich die interne Zusammenarbeit, da alle auf einem einheitlichen Wissensstand sind.

Vermeidung von Fehlern

Wenn Aufgaben manuell ausgeführt werden, entstehen mitunter Fehler. Gerade bei repetitiven Tätigkeiten und unkonzentrierten Mitarbeitenden ist dies schnell der Fall. Die Automatisierung solcher Abläufe senkt die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich.

Erhöhung der Datensicherheit

Automatisierte Workflows, gerade bei sensiblen Dokumenten wie Rechnungen oder Arbeitsverträgen, verbessern die Datensicherheit. Digitalisierte Abläufe für die Genehmigung und Freigabe sorgen dafür, dass solche Unterlagen ausschließlich Befugten zur Verfügung gestellt werden.

Gut zu wissen: Zu den wichtigsten Zielen der Prozessautomatisierung zählen laut einer Studie beschleunigte Prozesse (45 %), höhere Kosteneffizienz (38 %) und eine gesteigerte Kundenzufriedenheit (33 %). Große Unternehmen berücksichtigen zudem überdurchschnittlich oft auch die Mitarbeiterzufriedenheit (31 %) – ein Aspekt, der insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels nicht unterschätzt werden sollte.

Welche Arten von Prozessautomatisierung gibt es?

Insgesamt haben sich drei wichtige Arten der Prozessautomatisierung im betrieblichen Alltag bewährt:

• Bei der simplen Prozessautomatisierung gibt es einen festen vorgelegten Prozessweg. Dieser stellt die einzige oder beste Möglichkeit dar, den Ablauf abzuwickeln. Dies gilt beispielsweise für die automatisierte Versendung von Mahnungen.
• Für die regelbasierte Automatisierung von Prozessen sind mehrere, aufeinanderfolgende Schritte festgelegt. Wie sie genau aussehen, hängt von konkreten Entscheidungen oder einzelnen Variablen ab. Ein Beispiel für Prozessautomatisierung dieser Art ist die Bearbeitung von Schadensfällen bei einer Versicherung.
• Komplexe Prozesse, bei denen unerwartete Ausnahmefälle auftreten können, zählen zur intelligenten Prozessautomatisierung. Greifen die vorher definierten Regeln nicht mehr, kommen technologische Lösungen zum Einsatz, um den Prozess zu automatisieren. Hierbei werden künstliche Intelligenz (KI) oder Robotic Process Automation, etwa ein RPA-Bot, verwendet, um die Automatisierung über maschinelle Analyse zu optimieren.

Beispiele für Prozessautomatisierung

Abläufe, die sich besonders gut per Automation Processing verbessern lassen, erfüllen meistens bestimmte Kriterien. Dazu gehören die folgenden Eigenschaften:

• Die Prozesse wurden bislang manuell durchgeführt.
• Sie treten wiederholt und regelmäßig auf.
• Sie sind regelbasiert.
• Sie benötigen standardisierten Input mit wenigen Varianten.
• Sie weisen ein hohes Volumen auf.

Bereiche, die sich besonders für die Automatisierung von Prozessen eignen, umfassen unter anderem die folgenden Aufgabengebiete:

• Personalbeschaffung: Von der Stellenbeschreibung über die Bewertung von Kandidat*innen bis zum Onboarding lassen sich hier sämtliche Abläufe gut automatisieren, zum Beispiel über ein zentrales Bewerbungsmanagementsystem.
• Gehaltsabrechnung: In Unternehmen gibt es unterschiedliche Abrechnungsmodelle für die Vergütung, von Voll- über Teilzeitbeschäftigten bis zu freien Mitarbeitenden. Durch die Automatisierung der Abläufe können Sie die turnusmäßige Entlohnung ebenso optimieren wie die Abrechnung von externen Dienstleistungen.
• Personaleinsatzplanung: Gerade bei vielen Abteilungen und Standorten nimmt die Planung des Personaleinsatzes oft viel Arbeit in Anspruch. Durch digitale Tools ist es möglich, abteilungsübergreifend Urlaubsanträge, Dienstreisen sowie Abwesenheiten zu synchronisieren. Auch die Verwaltung seitens der Personalabteilung wird durch die Prozessautomatisierung mit einer Software deutlich erleichtert.
• Kundenservice: Automatisierte Prozesse beim Kundenkontakt ermöglichen es, Kundenerlebnisse personalisierter zu gestalten und sie schnell, effizient und präzise durch Prozesse zu leiten.
• Regulierungen und Compliance: Viele Abläufe sind heute stark reguliert und müssen Compliance-Vorgaben erfüllen. Datenprotokolle und digitale Datenspuren lassen sich nutzen, um solche Abläufe in Echtzeit zu überwachen und potenzielle Sicherheitsrisiken zu beseitigen.

Wie lässt sich die Prozessautomatisierung mit einer Software umsetzen?

Für die Prozessautomatisierung gibt es dank der digitalen Transformation verschiedene Lösungen und Ansätze. Bei der Robotic Process Automation integrieren Sie einen RPA-Bot oder entsprechende Tools in Geschäftssysteme. So erleichtern Sie Ihre Aufgaben und Interaktionen. Ein RPA-Bot ist eine Software, die manuelle Tätigkeiten nachahmt, weshalb sie die ideale Lösung für repetitive Tätigkeiten ist. Die Robotic Process Automation ist in der Lage, Daten zu lesen, regelbasierte Arbeiten zu erledigen und innerhalb von Systemen zu navigieren.

Die Automatisierung im Rahmen von Workflows ist ähnlich strukturiert. Im Gegensatz zum RPA-Bot stehen hierbei aber spezifische Aufgaben und Tätigkeiten innerhalb eines Workflows im Fokus. Hierbei werden Tätigkeiten auch über arbeitsbezogene Aktivitäten hinweg unabhängig und im Einklang mit definierten unternehmerischen Regeln ausgeführt.

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