Seien wir ehrlich: Selbst wenn Sie Ihren Job lieben, arbeitet eigentlich kein Mensch gern mehr als nötig, schließlich gibt es neben der Arbeit noch all die schönen Dinge des Privatlebens. Noch schlimmer ist es, wenn Sie eigentlich so viel oder mehr arbeiten als vorgeschrieben, dann aber in der Zeiterfassung feststellen, dass die Arbeitszeit in eingetragenen Stunden nicht in Erscheinung tritt. Eine falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgeber ist kein Kavaliersdelikt – und gehört korrigiert, selbst wenn es ein Versehen war.
Das Wichtigste in Kürze
- Die falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgeber ist nicht mit Arbeitszeitbetrug zu verwechseln. Arbeitszeitbetrug begehen Arbeitnehmende, die mehr Arbeitszeit vortäuschen, als tatsächlich stattfand.
- Wird die Arbeitszeit falsch erfasst, dann beschweren sich Arbeitnehmende mindestens, wenn es zu ihrem Nachteil geschah. Das ist ihr gutes Recht – wie auch die Gerichte bestätigen.
- Ein falscher Arbeitszeitbeginn, ein falsch eingetragenes Ende, nicht erfasste Überstunden oder angeblich zu lange Pausen – all das wären klassische Beispiele einer fehlerhaften Zeiterfassung. Zumindest, wenn sich die Angaben nicht mit der Realität decken.
- Das Einmaleins der Arbeitszeiterfassung
- Falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgeber – was passiert nun?
- Arbeitgeber korrigiert Zeiterfassung – ist das erlaubt?
- Rechte und Pflichten zur Zeiterfassung von Arbeitnehmenden
Das Einmaleins der Arbeitszeiterfassung
Eine korrekte und objektive Arbeitszeiterfassung ist aus Unternehmenssicht keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Den Grundstein dafür legte der am 14. Mai 2019 getroffene Beschluss vom Europäischen Gerichtshof – medial machte dieser damals vielbeachtet als „Stechuhr-Urteil“ die Runde.
Nun können wir Ihnen zwar keine antike Stechuhr schicken, haben dafür aber eine viel bessere Lösung: die Arbeitszeiterfassung mit der HR-Software Factorial. Mit dieser können Sie die Arbeitszeiten effizient, auf möglichst kurzem Wege und einwandfrei verlässlich dokumentieren. Praktisch: Damit erfüllen Sie zugleich die Anforderungen aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022, welcher Unternehmen zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems verpflichtet.
Das genutzte System muss immer drei Aspekte erfüllen:
- es muss 100 % objektiv sein
- es muss absolut verlässlich sein
- und es muss frei zugänglich sein
… hinter allen drei Anforderungen können Sie mit Factorial einen Haken setzen.
Falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgeber – was passiert nun?
Die Zeiterfassung muss also frei zugänglich sein. Arbeitnehmende sollten die dort erfassten Arbeitszeiten regelmäßig auf den Prüfstand stellen – die Möglichkeiten dafür müssen gegeben sein. Falsch erfasste Zeiten könnten immer ein Versehen sein, das mit einer kurzen E-Mail oder einem Besuch im Büro der Vorgesetzten schnell geklärt ist. Das wäre zweifelsfrei der einfachste Fall, denn solche Versehen können passieren und sollten nicht direkt zu einem belasteten Arbeitsverhältnis führen.
Gleichermaßen ist es aber leider gar keine Seltenheit, dass einige Arbeitgebende schlicht nicht mit fairen Karten spielen. Das hat sogar der Bundestag festgestellt, der sich dabei auf eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung aus dem Jahr 2022 bezieht. Demnach beklagten 27 % der befragten Arbeitnehmenden, dass das Unternehmen ihre geleisteten Überstunden nicht korrekt/vollständig erfasst. Nicht erfasste, nicht vollständig dokumentierte oder sogar nachträglich gestrichene Überstunden sind einer der klassischsten Fälle der falschen Arbeitszeiterfassung.
Weitere Beispiele dafür gibt es leider ebenfalls zur Genüge:
- Arbeitszeiten könnten statt minutengenau zum Nachteil der Arbeitnehmenden abgerundet werden
- Pausen werden automatisch abgezogen, obwohl keine oder eine verkürzte Pause stattfand
- das genutzte System gab kurzzeitig den Geist auf und die geleisteten Arbeitszeiten wurden nie nachgetragen
- es fanden manuelle, nicht nachvollziehbare Korrekturen statt
Übrigens: Sie haben vergessen zu stempeln, aber trotzdem regulär gearbeitet? Auch dann stehen Arbeitgebende in der Pflicht, die Arbeitszeit nachzutragen. Trotzdem wäre es hilfreich, das am besten nicht regelmäßig vorkommen zu lassen.
Arbeitgeber korrigiert Zeiterfassung – ist das erlaubt?
Ja, denn es kann ja immer einmal zu manuellen Fehlern oder Schusseleien kommen. Korrigiert werden darf aber nur unter bestimmten Voraussetzungen: Zum Beispiel, wenn es automatisierte Fehlbuchungen gab, nachweislich falsche Zeiterfassungen vorliegen oder eben das System zeitweise nicht funktionierte. Ärgerlich, wenn durch so etwas ein Mehraufwand entsteht – dann besser direkt die Zeiterfassung von Factorial nutzen.
Aber: Arbeitgebende müssen ihre Korrektur objektiv begründen können und sie müssen die Änderung dokumentieren. Arbeitnehmende gehören über solche Änderungen natürlich ebenfalls informiert. Besonders wichtig für Arbeitnehmende: Bei jeglicher Änderung liegt die Beweislast beim Unternehmen. Das entschied das Bundesarbeitsgericht schon im Jahr 2022.
Rechte und Pflichten zur Zeiterfassung von Arbeitnehmenden
Die Pflichten sind relativ überschaubar: Sie müssen das eingeführte System korrekt und wahrheitsgemäß nutzen. Wer versucht zu schummeln, begeht Arbeitszeitbetrug – mehr dazu finden Sie in unserem separaten Blogbeitrag dazu.
Die Rechte sind indes ebenfalls sehr gut nachvollziehbar. Es besteht natürlich das Recht auf eine wahrheitsgemäße und objektive Erfassung der geleisteten Arbeitszeit. Es besteht außerdem das schon zuvor erwähnte Recht auf Einsicht in die Arbeitszeiten beziehungsweise das genutzte System.
Sofern eine Mehrarbeit geleistet wird, zum Beispiel in Form von Überstunden, ist diese zu erfassen – und zu vergüten. Das gilt natürlich nicht minder bei Arbeitszeiten, die zum Beispiel an Wochenenden oder Feiertagen stattfinden. Die dürfen nicht plötzlich Zeiträumen unter der Woche zugeordnet werden, da Arbeitnehmende dafür Zuschläge erhalten.
Sofern einmal etwas nicht stimmt, haben Arbeitnehmende das Recht, sich zu beschweren – zum Beispiel bei Vorgesetzten, der HR-Abteilung oder dem Betriebsrat.
Tipp: Findet sich keine Lösung für eine vermeintlich falsche Zeiterfassung, können Arbeitnehmende klagen. Dafür sollten sie aber eine eigene Dokumentation der Arbeitszeiten nachweisen.
