Administrative Aufgaben wie Lohnabrechnungen und Urlaubsverwaltung binden in vielen HR-Abteilungen den Großteil der personellen Ressourcen. Dass hier eine Lücke zwischen Anspruch und Realität klafft, belegt die Universität Mannheim in einer aktuellen Studie: Die technologischen Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung werden in der Praxis oft nur unzureichend genutzt. Das Ziel einer systematischen Digitalisierung ist es daher, diese ungenutzten Zeitpotenziale durch standardisierte Abläufe zu erschließen. Wie dieser Übergang strukturiert gelingt, erklären wir Ihnen im folgenden.
Das Wichtigste in Kürze:
- Durch die Digitalisierung von HR-Prozessen werden Routineaufgaben automatisiert, wodurch HR-Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben gewinnen.
- Vor der Digitalisierung der Prozesse sollten bestehende Abläufe mit Prozessoptimierung-Methoden (wie Lean oder Kaizen) bereinigt werden, um keine ineffizienten Strukturen zu digitalisieren.
- Moderne digitale HR-Lösungen helfen Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Kernprozessen im Personalwesen.
Was sind typische HR-Prozesse?
Woran es laut der aktuellen Studie der Universität Mannheim mangelt, ist vor allem eine konkrete Digitalisierungsstrategie. Nur 40 % der Unternehmen haben eine solche definiert. Ohne diesen Fahrplan fehlt die nötige Priorisierung, um Projekte systematisch umzusetzen.
Bevor wir uns genau anschauen, wie die Prozesse am besten digitalisiert werden, schauen wir uns zunächst an, was überhaupt typischen HR-Prozesse sind.
HR-Prozesse Übersicht: Was versteht man unter HR und welche Kernprozesse gibt es im HR?
HR steht für Human Resources und umfasst alle strategischen und administrativen Aufgaben rund um die Belegschaft.
HR-Prozesse beschreiben die zeitliche Abfolge dieser Aufgaben entlang des gesamten „Employee Lifecycle“ – vom Eintritt bis zum Austritt eines Mitarbeiters.
Als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Belegschaft verantwortet die Personalabteilung dabei folgende Kernprozesse:
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Personalbeschaffung & Recruiting: Identifikation und Gewinnung neuer Talente.
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Onboarding: Strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
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Administration & Payroll: Lohnabrechnung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.
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Talentmanagement: Kontinuierliche Weiterbildung und Entwicklung.
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Offboarding: Professionelle Abwicklung von Austritten.
diese HR-Prozesse können
- manuell erledigt werden (z. B. das Eintragen von Abwesenheiten in Excel)
- digital unterstützt ablaufen (z. B. digitale Personalakte) oder
- vollständig automatisiert werden (z. B. automatische Genehmigungsworkflows für Urlaub oder Gehaltsänderungen).
Inzwischen gibt es komplette digitale Lösungen wie z.b. die HR-Software von Factorial, mit denen HR-Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch systematisch automatisiert werden können – von der Verwaltung bis zur strategischen Planung.
Welche Vorteile bringen die Automatisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen?
1. Die Qualität der Personalarbeit wird erhöht und Fehler werden reduziert.
Beispiel: Lohnabrechnungen werden automatisch berechnet, sodass Tippfehler oder falsche Übertragungen vermieden werden.
2. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Employer Branding wird gestärkt.
Beispiel: Durch digitale HR-Prozesse können Mitarbeitende Urlaubsanträge oder Abrechnungen jederzeit selbst einsehen. Dieser Wegfall von Wartezeiten und Bürokratie stärkt die Arbeitgebermarke, da das Unternehmen als modern und professionell wahrgenommen wird.
3. Mehr Zeit und Ressourcen für strategische Aufgaben. Die Automatisierung von Routineaufgaben setzt wertvolle Zeit und Ressourcen frei. Statt Bewerbungen manuell zu sortieren, können sich HR-Teams auf wichtige Personalentscheidungen und -entwicklung und Projekte fokussieren, die direkt auf die Unternehmensstrategie einzahlen.
4. Die Produktivität der Belegschaft wird gesteigert.
Beispiel: Neue Mitarbeitende werden über ein digitales Onboarding-System eingearbeitet, wodurch sie schneller einsatzbereit sind.
5. Compliance wird sichergestellt.
Beispiel: Digitale Systeme verhindern den Zugriff Unbefugter auf sensible Personaldaten und stellen Löschfristen sowie DSGVO-Konformität automatisch sicher. Darüber hinaus kann eine digitale Lösung z. B. automatisch an befristete Arbeitsverträge oder an notwendige Schulungen.
6. Ermöglicht mehr Flexibilität in der Art und Weise des Arbeitens.
Beispiel: Der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente und Systeme erleichtert die Zusammenarbeit in Remote-Teams und internationalen Teams, sodass die besten Talente unabhängig vom Standort eingebunden werden können.
HR-Digitalisierung: Wie digitalisiere ich meine Personalprozesse?
Grundsätzlich beginnt die Digitalisierung der HR‑Prozesse mit dem Verständnis der vorhandenen Abläufe: Welche HR‑Prozesse gibt es im Personalwesen, und wie werden sie aktuell ausgeführt – manuell, teilweise digital oder bereits automatisiert? Nur wenn klar ist, wo heute Zeit, Aufwand oder Fehler im HR-Bereich entstehen, lässt sich sinnvoll digitalisieren.
Tipp: Besonders geeignet für Digitalisierung und Automatisierung sind Bereiche, die
- immer wiederkehrende Aufgaben enthalten, z. B. die Zeiterfassung oder das Genehmigen von Urlaubsanträgen,
- eine hohe Fehlerquote aufweisen, z. B. manuelle Lohnabrechnung oder Datenübertragungen zwischen Systemen,
- Medienbrüche haben, z. B. Papierformulare, die später in digitale Listen übertragen werden müssen.
Digitalisierung HR-Prozesse: Praxis-Beispiele für digitalisierte HR-Prozesse:
- Digitale Personalakte:
Die Personalakten Ihrer Mitarbeitenden liegen digital, rechtssicher und jederzeit zugänglich vor. Auch die Beschäftigten können auf bestimmte Informationen einsehen, je nach Berechtigungen. - Vorbereitende Lohnabrechnung:
Gerade für KMUs ist der Payroll-Bereich oft eine Herausforderung, da er viel Know-how und Ressourcen erfordert. Mit digitalen Lösungen können beispielsweise Daten aus der Zeiterfassung direkt in die Payroll fließen, wodurch manuelle Übertragungsfehler vermieden werden. - Schichtplanung & Zeiterfassung:
Mitarbeitende tragen ihre Arbeitszeiten per App ein; das System prüft automatisch Pausen- und gesetzliche Ruhezeiten. In Betrieben mit Schichtsystemen gibt es zudem automatische Schichtplanung. Moderne Tools wie Factorial One unterstützen diese Prozesse mittlerweile sogar durch KI-basierte Optimierung. - Automatisierter Urlaubsantrag:
Ein Hin- und Her mit mehreren Freigaben kostet viel Zeit. Mit digitalisierten Prozessen kann ein Klick des Mitarbeitenden eine Benachrichtigung an die Führungskraft auslösen; nach Genehmigung wird der Kalender automatisch aktualisiert.
Erst optimieren, dann digitalisieren: Die Methoden
Ein schlechter Prozess wird durch Digitalisierung nicht automatisch gut – er wird nur schneller schlecht. Bevor Sie Software einsetzen, sollten Sie Ihre Abläufe mit bewährten Methoden optimieren:
Prozessoptimierung Methoden:
- Lean Management (Verschwendung eliminieren): Identifizieren Sie Schritte, die keinen Mehrwert bieten. Braucht ein Urlaubsantrag wirklich drei Unterschriften? Suchen Sie nach Doppelarbeiten und unnötigen Wartezeiten.
- Kaizen (Kontinuierliche Verbesserung): Optimierung ist kein einmaliges Event. Hinterfragen Sie regelmäßig (z. B. nach jedem Quartal), wo kleine digitale Stellschrauben den Workflow noch flüssiger machen könnten.
- Business Process Reengineering (BPR): Manchmal hilft kein Flicken mehr. Stellen Sie sich die Frage: „Wenn wir diesen Prozess heute neu entwickeln müssten – wie sähe er idealerweise aus?“
Leitfaden: So digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse
Damit die Umstellung gelingt, sollten Sie nicht alles gleichzeitig angehen. Gehen Sie nach diesem Fahrplan vor:
1. Ist-Analyse durchführen
Sammeln Sie zunächst alle Aufgaben der Personalabteilung mithilfe der oben genannten Methoden. Welche Tätigkeiten beanspruchen besonders viel Zeit und Personal?
Analysieren Sie die täglichen Abläufe genau. Eine aktuelle Studie von HR Web zeigt, dass insbesondere Onboarding-Prozesse in vielen Unternehmen noch manuell ablaufen und dadurch sehr zeitintensiv sind.
2. Prozessoptimierung vor der Digitalisierung
Digitalisieren Sie keinen schlechten Prozess. Wenn ein Ablauf bereits jetzt kompliziert ist – zum Beispiel, weil mehrere Formulare manuell ausgefüllt, abgestempelt und per E-Mail weitergeleitet werden müssen oder weil mehrere Abteilungen dieselben Daten doppelt erfassen – wird er digital nur „schnell und kompliziert“. Vereinfachen Sie die Schritte, bevor Sie sie in einer Software abbilden:
- Reduzieren Sie überflüssige Freigabeschritte
- Fassen Sie mehrere Formulare in ein zentrales digitales Formular zusammen
- Eliminieren Sie doppelte Dateneingaben
So sparen Sie später Zeit, vermeiden Fehler und machen den digitalen Prozess wirklich effizient.
3. Die richtige Software-Wahl: HR-Prozesse automatisieren
Wählen Sie ein Tool, das zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Anforderungen passt. Wichtig sind Schnittstellen (APIs) zu bestehenden Systemen wie der Buchhaltung (z. B. DATEV), damit Daten automatisch fließen können.
Auf unserer Website finden Sie einen Softwarevergleich, der Ihnen hilft, die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. Darüber hinaus beraten wir Sie bei Factorial gerne persönlich und stellen gemeinsam mit Ihnen eine HR-Lösung zusammen, die optimal zu Ihrem Unternehmen und Ihren Herausforderungen passt – denn jedes Unternehmen ist anders.
Grundsätzlich sollte die Digitalisierung der Prozesse in folgender Reihenfolge erfolgen:
4. Employee Self-Service einführen
Ein großer Hebel zur Entlastung der Personalabteilung ist der Employee Self-Service: Wenn Mitarbeitende z. B. ihre Adresse selbst ändern oder Krankmeldungen digital hochladen, wird die HR-Abteilung massiv entlastet.
5. Testlauf und Implementierung
Starten Sie mit einem Pilotprozess, etwa dem Urlaubsantrag. Läuft dieser reibungslos, rollen Sie das System schrittweise für weitere Prozesse und schließlich auf die gesamte Belegschaft aus.
Erfolg messbar machen: Wichtige HR-KPIs
Ganz wichtig ist, dass Sie die Umsetzung der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse regelmäßig überprüfen und messen, um zu sehen, ob sie tatsächlich effizient umgesetzt wurde. Am einfachsten geht das über Kennzahlen, sogenannte KPIs.
Welche HR-KPIs gibt es? Beispiele
- Bearbeitungszeit pro Prozess: Wie viele Stunden spart die HR-Abteilung pro Monat?
- Time-to-Hire: Wie viel schneller werden neue Talente eingestellt?
- Fehlerquote: Wie oft müssen Abrechnungen nachträglich korrigiert werden?
- Self-Service-Nutzung: Wie viele Mitarbeitende aktualisieren ihre Daten selbst oder reichen Anträge digital ein?
Mit Tools wie der HR-Software von Factorial können diese KPIs direkt erfasst und visualisiert werden – über Dashboards und Berichte, die Daten aus verschiedenen HR-Bereichen automatisch zusammenführen
