Sonderurlaub für Mitarbeitende ist eine befristete Freistellung von der Arbeit bei besonderen persönlichen Anlässen – von der Hochzeit über die Geburt eines Kindes bis zum Todesfall naher Angehöriger. Je nach gesetzlicher Grundlage, Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag kann er bezahlt oder unbezahlt sein. Führungskräfte erfahren hier, wann ein Anspruch besteht, welche Nachweise erforderlich sind und wie Abwesenheiten rechtssicher genehmigt werden.
Wichtige Fakten
- Sonderurlaub ist eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeit bei besonderen persönlichen Anlässen – unabhängig vom regulären Erholungsurlaub. Die Rechtsgrundlage bildet § 616 BGB.
- Gemäß dem DGB-Index Gute Arbeit 2025, der mehr als 4.000 Beschäftigte befragte, ist eine wertschätzende Betriebskultur eng mit dem Wohlbefinden und der Gesundheit der Belegschaft verbunden. Die unkomplizierte Gewährung von Sonderurlaub ist ein konkreter Ausdruck dieser Kultur.
- § 616 BGB ist dispositives Recht. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können den Anspruch einschränken oder vollständig ausschließen.
- Im TVöD sind die Freistellungsanlässe und -dauern verbindlich geregelt (z. B. 1 Tag bei Geburt, 2 Tage bei Todesfall des Ehepartners oder Kindes). Viele Privatunternehmen orientieren sich freiwillig daran.
Gesetzliche Grundlage
- Die gesetzliche Grundlage bildet § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), der bei unverschuldeter, vorübergehender Verhinderung einen Entgeltfortzahlungsanspruch gewährt.
- Darüber hinaus können Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung den Anspruch auf Sonderurlaub einschränken oder ausschließen, sodass die Freistellung unter Umständen unbezahlt erfolgt.
Ist Sonderurlaub bezahlt oder unbezahlt?
Sonderurlaub ist eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeitspflicht bei besonderen persönlichen Anlässen – unabhängig vom regulären Erholungsurlaub. Die gesetzliche Grundlage bildet § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), der bei unverschuldeter, vorübergehender Verhinderung einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung gewährt.
Wichtig: Arbeitgebende können diesen Anspruch im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vollständig ausschließen. In diesem Fall kann die Freistellung ganz entfallen oder freiwillig, zum Beispiel unbezahlt, gewährt werden.
Wichtiger Grenzfall: Fällt ein Sonderurlaubsanlass (z. B. eine Beerdigung) in einen bereits laufenden Erholungsurlaub oder in die Elternzeit, besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub – da in diesen Zeiträumen keine Arbeitspflicht besteht. Ebenso gilt § 616 BGB bei flexiblen Arbeitszeitmodellen grundsätzlich nicht außerhalb der Kernarbeitszeit.
⚠️ Achtung: Der Sonderurlaub muss mit den Vorgesetzten abgesprochen, ausdrücklich gewährt und die Gründe müssen nachgewiesen werden.
Rahmenbedingungen
- Urlaubsanspruch: Mitarbeitende haben pro Jahr laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) eine vertraglich geregelte Anzahl an Urlaubstagen (gesetzlicher Mindestanspruch: 20 Tage bei 5-Tage-Woche, 24 Tage bei 6-Tage-Woche).
- Unabhängig vom Jahresurlaub: Sonderurlaub verringert den regulären Erholungsurlaub nicht.
- Typische Anlässe: Hochzeit, Geburt eines Kindes, Todesfall naher Angehöriger, betriebsbedingter Umzug oder schwere Erkrankung von Familienmitgliedern.
Praxishinweis für Führungskräfte
Bei besonderen Anlässen, wie der Geburt eines Kindes oder dem Verlust eines nahen Angehörigen, können Mitarbeitende oft nicht wie gewohnt arbeiten – sie sind emotional belastet oder haben organisatorische Aufgaben zu bewältigen. Sonderurlaub bietet in solchen Situationen den nötigen Freiraum, um persönliche Angelegenheiten zu regeln und sich zu erholen.
Die Bedeutung dieser Unterstützung wird durch den DGB-Index Gute Arbeit 2025 belegt. Der Bericht hält fest, dass gute Arbeit wesentlich mit wertschätzenden und unterstützenden sozialen Beziehungen im Betrieb zusammenhängt. Diese Betriebskultur fungiert als wichtige Ressource und ist eng mit dem Wohlbefinden und der Gesundheit der Beschäftigten verbunden. Die unkomplizierte Gewährung von Sonderurlaub bei persönlichen Krisen ist somit eine konkrete Maßnahme der Unterstützung und Wertschätzung. Sie reduziert nachweislich die psychische Belastung und ist ein entscheidender Beitrag zur langfristigen Erhaltung der Arbeitsfähigkeit und zur Mitarbeiterbindung.
Eine offene Kommunikation über Abwesenheiten hilft, den Ablauf im Team zu koordinieren und gleichzeitig die Mitarbeitenden in schwierigen Momenten zu unterstützen. So kann Sonderurlaub fair und nachvollziehbar gewährt werden, ohne dass das Team darunter leidet.
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Was regelt § 616 BGB – und wann greift er nicht?
Die Regelungen zum Sonderurlaub sind im § 616 BGB festgelegt. Dort heißt es:
Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.
Kurz gesagt: Beschäftigte behalten ihren Lohn, solange die Abwesenheit unverschuldet und nur kurzfristig ist – vorausgesetzt, Arbeits- oder Tarifvertrag schließen den Anspruch nicht aus. Gemäß § 616 BGB muss sich die Vergütung zudem um Leistungen aus einer gesetzlichen Kranken- oder Unfallversicherung mindern, sofern solche für den Verhinderungszeitraum zufließen.
Damit ein Anspruch auf Sonderurlaub besteht, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Persönlicher Verhinderungsgrund: Der Anlass liegt in der Person des Mitarbeitenden.
- Unverschuldet: Die Situation ist nicht selbst verschuldet.
- Verhältnismäßig kurz: Die Dauer muss angemessen sein und wird im Einzelfall geprüft. Sie hängt vom Anlass, der betrieblichen Situation und der Dauer des Arbeitsverhältnisses ab.
Betriebliche Übung als weiterer Anspruchsgrund: Auch ohne ausdrückliche vertragliche Regelung kann ein Anspruch auf Sonderurlaub entstehen, wenn die Freistellung über mehrere Jahre hinweg gleichförmig gewährt wurde. Gewährt ein Unternehmen beispielsweise regelmäßig zwei Tage bei der Geburt eines Kindes, kann es davon im Einzelfall nicht mehr ohne Weiteres abweichen. Die Belegschaft kann sich auf den allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz berufen.
Wichtig: Das Bundesverwaltungsgericht bestätigte im Dezember 2024 (Bundesverwaltungsgericht), dass selbst eine 14-tägige Corona-Quarantäne noch als „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ gelten kann.
Was sind Gründe für einen Sonderurlaub?
Die Gründe für einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub sind im BGB nicht geregelt. Daher richten sich die meisten Arbeitgebenden nach den Regelungen im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD, siehe unten).
Generell kann man jedoch sagen, dass die folgenden Ereignisse einen Sonderurlaub begründen:
- Eheschließung und Lebenspartnerschaft
- Goldene Hochzeit
- Eheschließung und Goldene Hochzeit von nahestehenden Verwandten (Eltern, Geschwister, Kinder)
- Geburt des eigenen Kindes
- Todesfall in der Familie (Kind, Ehepartner, eingetragener Lebenspartner)
- Firmenjubiläum
- Betriebsbedingter Umzug
- Schwere Erkrankung des eigenen Kindes oder eines im Haushalt lebenden Familienangehörigen
- Notwendige Arztbesuche oder ärztliche Behandlungen, die nicht außerhalb der Arbeitszeit stattfinden können
- Kommunion oder Konfirmation des eigenen Kindes
Wichtig! Arbeitnehmende können sich trotz genannter Gründe nicht einfach selbst von der Arbeit freistellen. Der Sonderurlaub muss mit den Vorgesetzten abgesprochen und ausdrücklich gewährt werden. Zudem müssen die jeweiligen Beschäftigten die Gründe unbedingt nachweisen können.
Arbeitgebende sollten etwa mit einer HR-Software wie der von Factorial dafür sorgen, alle Abwesenheitsarten korrekt zu vermerken, um einen Überblick über die entsprechenden Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden zu haben. Factorial verfügt beispielsweise über eine Software zur Zeiterfassung, die neben dem Abwesenheitsmanagement eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung ermöglicht und dank der App und dem Self-Service eine intuitive und unkomplizierte Lösung für Ihre Mitarbeitenden bietet.
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Können Arbeitgebende den Anspruch auf Sonderurlaub ausschließen?
Ja. Das kommt in der Praxis häufig vor. § 616 BGB ist dispositives Recht. Das bedeutet, die gesetzlichen Vorgaben gelten nur, wenn sie nicht durch Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung abgeändert oder ausgeschlossen werden. Folgende Regelungen können den Anspruch auf Sonderurlaub daher einschränken oder aufheben:
- Arbeitsvertrag: Formulierungen wie „Ein Anspruch auf Sonderurlaub besteht nicht“ oder „§ 616 BGB findet keine Anwendung“
- Tarifvertrag: TVöD § 29 ersetzt § 616 BGB vollständig. Nur die dort genannten Anlässe sind abgedeckt
- Betriebsvereinbarung: Kann eigene Sonderurlaubsregelungen definieren
Praxistipp: Enthält der Tarifvertrag einen klaren Freistellungskatalog und die Formulierung „Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Tarifvertrags…“, greift § 616 BGB in der Regel nicht. Mitarbeitende haben dann nur Anspruch auf Sonderurlaub bei den ausdrücklich aufgeführten Anlässen.
Gleichbehandlungsgrundsatz: Auch wenn § 616 BGB im Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist, bindet der allgemeine arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz die Unternehmensleitung. Sonderurlaub darf nicht willkürlich einzelnen Beschäftigten gewährt und anderen verweigert werden. Wer für vergleichbare Anlässe unterschiedlich entscheidet, riskiert Ansprüche der benachteiligten Beschäftigten.
Welche Anlässe berechtigen zu Sonderurlaub – und wie viele Tage?
Die Gründe für einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub sind im BGB nicht konkretisiert. Die meisten Arbeitgebenden orientieren sich daher an den Regelungen im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), der die Freistellungstage verbindlich festlegt.
Sonderurlaub bei einer Hochzeit
Die eigene Hochzeit oder die Begründung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft gilt nach der Rechtsprechung zu § 616 BGB als wichtiger persönlicher Anlass für einen Tag bezahlte Freistellung. Viele Tarifverträge sehen zwei Tage vor. Zu beachten: Der Sonderurlaub gilt ausschließlich für den Trauungstag. Für die Flitterwochen ist regulärer Erholungsurlaub zu beantragen.
- Für die Trauung der Eltern, Geschwister oder Kinder sowie die Goldene Hochzeit der Eltern wird ebenfalls üblicherweise ein Tag gewährt.
- Im TVöD ist die eigene Hochzeit nicht explizit in § 29 aufgeführt. Sie kann jedoch im Rahmen der Regelung über die Arbeitsbefreiung in sonstigen dringenden Fällen (§ 29 Abs. 3 TVöD) bis zu drei Tage umfassen.
Sonderurlaub bei Geburt des eigenen Kindes
Der zweite Elternteil – unabhängig vom Familienstand, da eine Unterscheidung zwischen ehelichen und nichtehelichen Kindern arbeitsrechtlich unzulässig ist – erhält am Tag der Geburt in der Regel einen Arbeitstag bezahlten Sonderurlaub. Besteht kein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub, kommen alternativ der Abbau von Überstunden, ein regulärer Urlaubstag oder eine unbezahlte Freistellung in Betracht.
- Im TVöD ist dieser eine Tag für den anderen Elternteil fest geregelt.
- Organisation: Da der Geburtstermin nicht exakt planbar ist, ist eine rechtzeitige Kommunikation mit dem Team und den Vorgesetzten entscheidend, um Vertretungen organisieren zu können.
Familienstartzeit – aktueller Gesetzgebungsstand: Das geplante Familienstartzeitgesetz, das eine zehntägige bezahlte Partnerfreistellung nach der Geburt vorsieht, ist im Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD (Stand 2026) nicht enthalten und damit vorerst politisch gestoppt. Das EU-Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland wegen der ausstehenden Umsetzung der EU-Vereinbarkeitsrichtlinie (Richtlinie 2019/1158) läuft weiter. Bis zu einer gesetzlichen Regelung gilt weiterhin der Sonderurlaub von einem Tag auf Basis von § 616 BGB oder tarifvertraglicher Vereinbarung.
Sonderurlaub bei Todesfall
Bei einem Todesfall im engsten Familienkreis besteht in Deutschland Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Die genaue Dauer wird durch Tarif- oder Arbeitsverträge festgelegt (nicht direkt durch § 616 BGB).
| Verstorbene Person | Übliche Freistellung (bezahlt) |
| Ehe- oder Lebenspartner | 2 Arbeitstage |
| Eigene Kinder (inkl. Adoptiv-/Stiefkinder) | 2 Arbeitstage |
| Eltern | 2 Arbeitstage |
| Schwiegereltern, Großeltern, Geschwister | 1 Arbeitstag (meist für den Beerdigungstag) |
- Regelung TVöD: Bestätigt zwei Arbeitstage bei Tod des Ehe- oder Lebenspartners, eines Kindes oder eines Elternteils.
- Die Freistellung von zwei Tagen wird typischerweise für den Todestag und den Tag der Beerdigung gewährt.
- Nach Absprache und je nach vereinbarten Regelungen können auch mehrere Tage Sonderurlaub infrage kommen, beispielsweise wenn die Beerdigung im Ausland stattfindet oder die Arbeitnehmenden bereits eine lange Betriebszugehörigkeit haben.
Sonderurlaub bei Umzug und Arztbesuchen sowie Behördengängen
- Umzug: Der TVöD sieht einen Sonderurlaub von einem Arbeitstag vor, wenn der Umzug aus dienstlichen/betrieblichen Gründen erfolgt. In der Privatwirtschaft wird ein Tag bei betriebsbedingten Umzügen oft freiwillig gewährt.
- Arztbesuche: Grundsätzlich müssen Termine außerhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden. Ein Freistellungsanspruch nach § 616 BGB besteht nur, wenn der Termin medizinisch dringend und nicht anders planbar war. TVöD-Beschäftigte erhalten bezahlte Freistellung für die nachgewiesene Behandlungs- und Fahrtzeit.
- Behördengänge: Für gewöhnliche Behördengänge (Passverlängerung, Anmeldung) besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub. Anders bei Ladungen zu Gericht als Zeuge oder Schöffe – hier besteht Freistellungspflicht. Der Verdienstausfall wird jedoch oft vom Gericht erstattet, § 18 und § 19 Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz (JVEG).
Sonderurlaub im TVöD und für Beamte: Was gilt im öffentlichen Dienst?
Die Gründe für einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub sind im BGB nicht geregelt. Daher richten sich die meisten Arbeitgebenden nach den Regelungen, die im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD) stehen. Für Mitarbeitende im öffentlichen Dienst und Beamtete begründen die folgenden Ereignisse den Sonderurlaub:
| Anlass | Freistellung (Dauer) | Anmerkung |
| Geburt eines Kindes (des Ehe- oder Lebenspartners) | 1 Arbeitstag | |
| Tod des Ehe- oder Lebenspartners, eines Kindes oder Elternteils | 2 Arbeitstage | |
| Umzug aus dienstlichen/betrieblichen Gründen | 1 Arbeitstag | |
| 25-jähriges oder 40-jähriges Arbeitsjubiläum | 1 Arbeitstag | |
| Schwere Erkrankung eines im Haushalt lebenden Angehörigen | 1 Arbeitstag | Gilt maximal 1 Arbeitstag im Kalenderjahr. |
| Schwere Erkrankung eines Kindes unter 12 Jahren | Bis zu 4 Arbeitstage | Gilt nur, wenn kein Anspruch auf Krankengeld bei Erkrankung des Kindes (§ 45 SGB V) besteht oder bestand. |
| Ärztliche Behandlung (während Arbeitszeit erforderlich) | Nachgewiesene Behandlungs- und Fahrtzeit |
Sonderurlaubsverordnung für Beamte (SUrlV): Für Bundesbeamte und die Richterschaft des Bundes gelten die Bestimmungen der Sonderurlaubsverordnung (SUrlV), die deutlich umfangreichere Regelungen enthält als § 616 BGB. Die SUrlV regelt unter anderem Freistellungen für ehrenamtliche Tätigkeiten, Fortbildungen und besondere familiäre Anlässe.
Disclaimer: Trotz intensiver Recherche zu unseren Artikeln empfehlen wir Ihnen immer, zusätzlich eine Rechtsberatung aufzusuchen.
Hinweis: Ab 2027 erhalten alle TVöD-Beschäftigten gemäß dem 22. Änderungstarifvertrag 2025 einen zusätzlichen Tag Erholungsurlaub. Diese Änderung betrifft den regulären Jahresurlaub und ist vom Sonderurlaub nach § 29 TVöD zu unterscheiden.
Unterschiede zwischen Privatwirtschaft und öffentlichem Dienst
Im öffentlichen Dienst (TVöD) sind Sonderurlaubsansprüche verbindlich im Tarifvertrag geregelt.
In der Privatwirtschaft kommt es auf den Einzelfall an:
- Ohne Arbeitsvertrag/Tarifvertrag gilt § 616 BGB als Auffangnorm
- Viele Arbeitgebende orientieren sich freiwillig am TVöD
- Tarifverträge (z. B. IG Metall, ver.di) können günstigere Regelungen enthalten
IG Metall Tarifvertrag: Beschäftigte mit Kindern, Pflegeaufgaben oder in Schichtarbeit können statt des Tariflichen Zusatzgeldes (T-ZUG) bis zu 8 zusätzliche freie Tage pro Jahr wählen.
Abgrenzung: Sonderurlaub, Pflegeurlaub und Bildungsurlaub
Sonderurlaub ist von verwandten Freistellungsansprüchen abzugrenzen:
- Pflegezeit (§ 2 PflegeZG): Bei akuter Pflegebedürftigkeit eines nahen Angehörigen besteht ein gesetzlicher Anspruch auf kurzzeitige Arbeitsverhinderung von bis zu zehn Arbeitstagen – unabhängig von § 616 BGB und mit Anspruch auf Pflegeunterstützungsgeld.
- Kinderkrankengeld (§ 45 SGB V): Bei Erkrankung eines Kindes unter zwölf Jahren greift nicht § 616 BGB, sondern der Anspruch auf Kinderkrankengeld gegenüber der Krankenkasse.
- Bildungsurlaub: In den meisten Bundesländern haben Beschäftigte Anspruch auf bezahlte Freistellung für Weiterbildungsmaßnahmen. Dieser ist vom Sonderurlaub nach § 616 BGB vollständig unabhängig.
Wie wird Sonderurlaub beantragt – und welche Nachweise sind erforderlich?
Beschäftigte können sich Sonderurlaub nicht selbst genehmigen. Der Antrag muss rechtzeitig und schriftlich bei der Führungskraft oder der Personalabteilung gestellt werden. Folgende Nachweise sind je nach Anlass üblich:
- Hochzeit: Heiratsurkunde oder standesamtliche Bescheinigung
- Geburt: Geburtsurkunde oder Krankenhausbescheinigung
- Todesfall: Sterbeurkunde oder Traueranzeige
- Umzug: Mietvertrag oder Bescheinigung des Umzugsunternehmens
- Arztbesuch: Ärztliche Bescheinigung über die Notwendigkeit des Termins während der Arbeitszeit
Für Führungskräfte empfiehlt sich eine interne Sonderurlaubs-Policy, die Anlässe, Dauern und Nachweispflichten verbindlich regelt. Dies schafft Rechtssicherheit, verhindert Ungleichbehandlung und entlastet HR im Tagesgeschäft. Mit der Abwesenheitsverwaltung von Factorial lassen sich Sonderurlaubsarten individuell anlegen, Genehmigungsworkflows definieren und alle Abwesenheiten revisionssicher dokumentieren.
FAQ
Wann haben Mitarbeitende Anspruch auf Sonderurlaub?
Der Anspruch auf Sonderurlaub ist gesetzlich nicht konkret geregelt. Laut § 616 BGB besteht dann ein Anrecht auf Sonderurlaub, wenn Arbeitnehmende durch einen in ihrer Person liegenden Grund unverschuldet vorübergehend nicht in der Lage sind, ihren Arbeitspflichten nachzukommen.
Wann haben Mitarbeitende im öffentlichen Dienst Anspruch auf Sonderurlaub?
Im öffentlichen Dienst regelt der Tarifvertrag (TVöD) den Anspruch auf Sonderurlaub abschließend. Gründe sind unter anderem die Geburt eines Kindes, der Tod naher Angehöriger, ein dienstlich bedingter Umzug oder ein Arbeitsjubiläum. Die Dauer der Freistellung ist für jeden Anlass genau festgelegt.
Welche Beispiele gibt es für Sonderurlaub?
Typische Anlässe für Sonderurlaub sind die eigene Hochzeit, die Geburt eines Kindes, ein Todesfall naher Angehöriger oder ein betriebsbedingter Umzug. Auch unaufschiebbare Arztbesuche oder die schwere Erkrankung eines im Haushalt lebenden Familienmitglieds können einen Anspruch begründen.
Ist Sonderurlaub gesetzlich geregelt?
Ja, die gesetzliche Grundlage ist § 616 BGB, der eine bezahlte Freistellung bei unverschuldeter, vorübergehender Verhinderung vorsieht. Dieser Paragraph kann jedoch durch Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung eingeschränkt oder sogar vollständig ausgeschlossen werden.
