So ist der Sonderurlaub für Mitarbeiter geregelt

Wenn ein Arbeitnehmer heiratet oder umzieht, dann gibt es Sonderurlaub. Dieser wird je nach Gründen bezahlt oder unbezahlt zusätzlich zum jährlichen Urlaubsanspruch gewährt.

Doch welche Gründe einen Sonderurlaub erlauben, sorgt immer wieder für Unsicherheiten: Welche Ereignisse begründen wie viele Tage des Sonderurlaubs? Müssen Arbeitnehmer Sonderurlaub beantragen?

Wir erklären, wann Sonderurlaub eintritt, was der Gesetzgeber sagt und an welche Regelungen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Urlaubsverwaltung halten müssen.

Ist Sonderurlaub unbezahlter Urlaub?

Pro Jahr steht Arbeitnehmern eine bestimmte, vertraglich geregelte Anzahl an Urlaubstagen zu. Gesetzlich festgelegt ist ein Mindestanspruch von 20 Urlaubstagen (bei einer 5-Tage-Woche) beziehungsweise 24 Urlaubstagen (bei einer 6-Tage-Woche).

Bei besonderen Ereignissen oder Zwischenfällen sieht der Gesetzgeber Sonderurlaub vor. Dabei handelt es sich um meist bezahlten oder manchmal unbezahlten Urlaub, der nicht als solcher zu verstehen ist. Beim Sonderurlaub handelt es sich nicht um den klassischen Erholungsurlaub. Stattdessen spricht man von einer Freistellung von der Arbeit, in der der Arbeitnehmer zum Beispiel seinen Umzug erledigen kann.

In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer seiner Arbeit nicht wie gewohnt konzentriert nachgehen. Das ist zum Beispiel bei einem Todesfall in der Familie der Fall. Der Arbeitnehmer ist emotional viel zu sehr angeschlagen, als dass er motiviert zur Arbeit erscheinen kann. Zudem kommt ein hoher organisatorischer Aufwand auf ihn zu, sodass von Erholung nicht die Rede sein kann.

Der Sonderurlaub ist deshalb unabhängig vom Jahresurlaub zu sehen und vom Arbeitnehmer zu gewähren. Je nach Gründen erhält der Arbeitnehmer eine bestimmte Anzahl an Tagen für seinen Sonderurlaub. Laut § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) besteht in vielen Fällen weiterhin Anspruch auf Lohnfortzahlung.

Wichtig! Durch den gewährten Sonderurlaub verringern sich die Urlaubstage des Jahresurlaubs nicht.

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Die gesetzliche Sonderurlaubsverordnung

Beim Sonderurlaub handelt es sich nicht um eine Großzügigkeit des Arbeitgebers, sondern um eine gesetzliche Regelung. Diese ist im § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) verankert und besagt, dass ein Arbeitnehmer vom Dienst freigestellt wird und weiterhin Lohn erhält, wenn:

1. der Angestellte die Situation nicht selbst verschuldet hat
2. direkt betroffen ist und
3. die Dauer der Freistellung verhältnismäßig nicht so sehr ins Gewicht fällt.

Situationsabhängig kann der Arbeitnehmer von ein paar Stunden bis zu 5 Tagen freigestellt werden.

Die Gründe für einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub sind im BGB nicht geregelt. Daher richten sich die meisten Arbeitgeber nach den Regelungen im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD, siehe unten).

Generell kann man jedoch sagen, dass die folgenden Ereignisse einen Sonderurlaub begründen:

• Eheschließung und Lebenspartnerschaft
• Goldene Hochzeit
• Eheschließung und Goldene Hochzeit von nahestehenden Verwandten (Eltern, Geschwister, Kinder)
• Geburt des eigenen Kindes
• Todesfall in der Familie (Kind, Ehepartner, eingetragener Lebenspartner)
• Firmenjubiläum
• Betriebsbedingter Umzug
• Schwere Erkrankung des eigenen Kindes oder eines im Haushalt lebenden Familienangehörigen
• Notwendige Arztbesuche oder ärztliche Behandlungen, die nicht außerhalb der Arbeitszeit stattfinden können
• Kommunion oder Konfirmation des eigenen Kindes

Wichtig! Ein Arbeitnehmer kann sich trotz genannter Gründe nicht einfach selbst von der Arbeit freistellen. Der Sonderurlaub muss mit dem Vorgesetzten abgesprochen und ausdrücklich gewährt werden. Zudem muss der Arbeitnehmer die Gründe unbedingt nachweisen können.

Als Arbeitgeber sollten Sie etwa mit einer HR Software dafür sorgen, alle Abwesenheitsarten korrekt zu vermerken, um einen Überblick über die entsprechenden Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden zu haben.

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Sonderurlaub bei einer Hochzeit

Obwohl die eigene Hochzeit oder Lebenspartnerschaft nicht als Sonderurlaub im TVÖD gehandhabt wird, können sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf § 29 Arbeitsbefreiung im TVÖD berufen: „Der Arbeitgeber kann in sonstigen dringenden Fällen Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts nach § 21 bis zu drei Arbeitstagen gewähren.“ Nach § 616 BGB gilt für die eigene Hochzeit und die Trauung der Eltern, Geschwister oder Kinder, sowie für die Goldene Hochzeit der Eltern und Konfirmation oder Kommunion des eigenen Kindes ein Tag Sonderurlaub.

Auch für das 25- und 40-jährige Firmenjubiläum kann sich ein Arbeitnehmer von seinem Chef einen Tag Sonderurlaub geben lassen.

Vorgesetzte müssen vorhersehbare Ereignisse allerdings nicht gewähren, wenn dies nicht im Vertrag geregelt ist.

Sonderurlaub bei Umzug

Es kommt vor, dass Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen umziehen müssen. Der TVÖD sieht hier einen Sonderurlaub von einem Arbeitstag vor. In vielen Fällen können auch anderweitig Beschäftigte einen Tag für einen Umzug in eine andere Stadt geltend machen. Dies muss der Arbeitgeber nicht bewilligen, tut es jedoch in den meisten Fällen.

Sonderurlaub bei Geburt des eigenen Kindes

Werdende Väter erhalten am Tag der Geburt des eigenen Kindes einen Arbeitstag Sonderurlaub. Dies gilt in der Regel auch für nicht verheiratete Eltern.

Zwar lässt sich der Tag der Geburt nicht genau planen, dennoch können Arbeitnehmer ihrem Vorgesetzten den errechneten Geburtstermin mitteilen und Vorkehrungen für mögliche Vertretungen treffen. In vielen Berufen können Mitarbeiter ihre Arbeit nicht einfach stehen und liegen lassen, wenn es so weit ist. Lehrer beispielsweise können ihre Klasse nicht einfach unbeaufsichtigt sitzen lassen.

Es ist also wichtig, dass ihr Mitarbeiter Ihnen und den Kollegen die bevorstehende Geburt rechtzeitig mitteilt, sodass Sie alle Vorkehrungen treffen können und am Tag der Geburt gegebenenfalls jemand für den abwesenden Mitarbeiter einspringen kann. Bei Frauen greift hier der Mutterschutz.

Sonderurlaub bei Todesfall

Bei einem Todesfall in der Familie scheint die Zeit erst einmal stillzustehen. Da Arbeitnehmer mit ihren Gedanken in einer solchen Situation sowieso nicht bei der Arbeit sind, bekommen Sie in diesem Fall 2 Tage. Einen für den Todestag und einen für die Beerdigung.

Nach Absprache und je nach vereinbarten Regelungen kommen auch mehrere Tage Sonderurlaub infrage: wenn die Beerdigung beispielsweise im Ausland stattfindet, der verstorbene Angehörige im selben Haushalt gelebt hat oder der Arbeitnehmer bereits längere Zeit im Unternehmen ist.

Dies gilt jedoch nur, wenn der Todesfall im nahestehenden Familienkreis, nämlich in der Verwandtschaft ersten Grades eintritt. Dazu zählen die Eltern, die eigenen Kinder, Stief- und Adoptivkinder.

Sonderurlaub im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst und für Beamte

Die Gründe für einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub sind im BGB nicht geregelt. Daher richten sich die meisten Arbeitgeber nach den Regelungen, die im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD) stehen. Für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst und Beamtete begründen die folgenden Ereignisse den Sonderurlaub:

• Geburt des eigenen Kindes (1 Tag)
• Todesfall in der Familie (Ehepartner, eingetragener Lebenspartner – 2 Tage)
• Firmenjubiläum zum 25. und 40. (1 Tag)
• Betriebsbedingter Umzug (1 Tag)
• Schwere Erkrankung des eigenen Kindes bis 12 Jahren (bis zu 4 Tage pro Jahr) oder im Haushalt lebenden Familienangehörigen (1 Tag pro Jahr)
• Notwendige Arztbesuche oder ärztliche Behandlungen, die nicht außerhalb der Arbeitszeit stattfinden können (Dauer variiert je nach Behandlungszeit, meist mehrere Stunden bis zu 1 Tag)

Disclaimer: Trotz intensiver Recherche zu unseren Artikeln, empfehlen wir Ihnen immer zusätzlich einen rechtlichen Berater aufzusuchen.

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