Zum Inhalt gehen
Software Vergleich

Welche ist die beste ADP Workforce Now Alternative?

·
10 Minuten Lesezeit
Sie wollen ihre workflows optimieren?
Die Lösung für alle Ihre HR-Prozesse und mehr. Factorial ist Ihre All-in-One-Software. Alle Funktionen, die Sie brauchen

Inhaltsangabe

Verfasst von

Die HR-Software von ADP Workforce Now ist Ihnen zu teuer und die Navigation zu umständlich? Sie suchen nach einer Alternative, die besser zu Ihren betrieblichen Anforderungen passt – sind aber unsicher, welche Lösung die richtige ist? Wir haben verschiedene Alternativen und Mitbewerber recherchiert und verglichen – damit Sie die beste ADP Workforce Now Alternative für Ihr Unternehmen finden.

Anbieter im Überblick: Welche ist die beste ADP Workforce Now Alternative?

Kriterium ADP Workforce Now Factorial Personio SAP SuccessFactors
Benutzerfreundlichkeit Mittel – funktional, aber nicht auf DACH-Standards ausgelegt Sehr gut – sehr intuitiv Gut – intuitiv bedienbar Mittel – funktional, aber komplizierter
Zielgruppe Mittlere bis große Unternehmen, Fokus Payroll Kleine bis mittlere Unternehmen Kleine bis mittlere Unternehmen Mittelständische bis große Unternehmen
Serverstandort USA & EU Frankfurt, Deutschland Frankfurt, Deutschland EU (z. B. Frankfurt)
DATEV-Integration ❌ ✅  (offizieller Marktplatz Schnittstellen Partner) ✅ ❌
Zeiterfassung ✅ ✅ ✅ ✅
Abwesenheitsmanagement ✅ ✅ ✅ ✅
Dokumentenmanagement ✅ ✅ ✅ ✅
Projektverwaltung ❌ ✅ ❌ ❌
Schichtverwaltung ✅ ✅ ❌ ❌
e-Signatur ❌ ✅ ✅ ✅
Performance-Management ✅  ✅ ✅  ✅
Zielverfolgung ✅  ✅ ✅ ✅
Schulungen ✅ ✅ ❌ ✅
ATS ✅ ✅ ✅ ✅ 
Firmenkarten ❌ ✅ ❌ ❌
Ausgaben & Reisekosten ❌ ✅ ❌ ❌
App verfügbar ✅ ✅ ✅ ✅
ISO 27001 ✅ ✅ ✅ ✅
SOC2-Zertifizierung ✅ ✅ ❌ ✅
Analysefunktionen ✅ ✅ ✅  ✅
Implementierung Relativ zügig, mit Support Schnell & unkompliziert Mittel – je nach Modul Komplex & teuer

Was macht eine gute HR-Software aus?

Immer mehr Unternehmen in Deutschland arbeiten mit HR-Software. Laut dem HR-Software Report 2024 von Personalmanager arbeiten 88 Prozent der Befragten für Unternehmen, die HR-Software nutzen. Etwas mehr als 50 Prozent der Befragten gaben zudem an, dass die HR-Software die Personalarbeit in ihrem Betrieb stark bis sehr stark verbessert hat.

Genau das ist nämlich das grundsätzliche Ziel einer HR-Software: Sie soll die HR-Arbeit verbessern, Prozesse vereinfachen und automatisieren, Fehleranfälligkeit reduzieren und insgesamt die HR-Arbeit optimieren, was wiederum zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führt.

Insgesamt soll solch eine HR-Software dafür sorgen, dass Routineaufgaben automatisiert abgewickelt werden können, wie beispielsweise die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, die Erfassung von Arbeitszeiten, das Onboarding neuer Mitarbeitender oder die Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen. Dadurch hat die Personalabteilung mehr Zeit für die Ausrichtung der Personalstrategie im Betrieb, was immer wichtiger wird in Zeiten von Fachkräftemangel, veränderten Arbeitsmarktbedingungen und den Wünschen der jüngeren Generation.

Eine All-in-one-Lösung im HR-Bereich sollte folgende Funktionen und Eigenschaften aufweisen:

Funktionen:

  • Verschlüsselte Datenübertragung und rollenbasierte Zugriffskontrollen

Auch sogenannte Soft Features wie das Layout oder die Benutzerfreundlichkeit spielen eine entscheidende Rolle und sollten keinesfalls unterschätzt werden. Laut der Studie von Personalmanager war die mangelnde Benutzerfreundlichkeit sogar der am häufigsten genannte Kritikpunkt unter den Befragten.

Anbieter ADP Workforce Now

ADP Workforce Now ist vor allem in den USA stark vertreten, bietet jedoch auch globale Lösungen an. Zwar gibt das Unternehmen an, über weltweite Serverstandorte zu verfügen, weitere Details dazu fehlen jedoch. Die Lösung richtet sich an mittelgroße bis große Unternehmen und ist insbesondere im Bereich Payroll sehr leistungsstark.

Benutzerfreundlichkeit und Self-Service Bereich

ADP Workforce Now bietet eine Plattform mit umfassenden Funktionen im Bereich Mitarbeitermanagement sowie einem integrierten Dokumentenmanagementsystem inklusive Online-Archivierung. Besonders stark ausgeprägt ist der Self-Service-Bereich für Mitarbeitende: Neben dem Zugriff auf Gehaltsabrechnungen oder der Möglichkeit, persönliche Daten wie Bankverbindungen selbstständig zu ändern, unterstützt das System auch weiterführende Prozesse wie Spesenabrechnungen sowie Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement. Mitarbeitende können Auslagen digital erfassen und mithilfe individuell konfigurierbarer Genehmigungsworkflows einreichen. Urlaubsanträge lassen sich eigenständig stellen und dabei mit gesetzlichen, betrieblichen und lokalen Regelungen abgleichen. Führungskräfte behalten während des gesamten Prozesses den Überblick über Anträge und Genehmigungen.

Abgesehen von diesen umfangreichen Funktionen wird die Navigation innerhalb der Plattform häufig als kompliziert und wenig intuitiv wahrgenommen, auch wenn diese sich in den letzten Monaten durch Updates deutlich verbessert hat. 

Funktionen und Add-ons

Neben dem Mitarbeitermanagement, dem integrierten Dokumentenmanagement und den umfangreichen Self-Service-Funktionen bietet ADP Workforce Now weitere zentrale Module, die bereits im Standard enthalten sind. Dazu zählen unter anderem

  • die rechtskonforme Entgeltabrechnung,
  • automatisierte HR-Administrationsprozesse,
  • ein umfassendes Onboarding-Management
  • sowie eine zentrale Verwaltung von Abwesenheiten und Formularen.

Erweiterte Funktionen wie

  • Performance Management (z. B. Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen),
  • Compensation Management (z. B. variabler Vergütungssteuerung)
  • oder auch Analyse- und Reporting-Tools 

sind nicht standardmäßig enthalten und müssen als kostenpflichtige Add-ons hinzugebucht werden. 

Payroll und Compliance

ADP ist vor allem als Payroll-Anbieter bekannt und bietet die Auslagerung der gesamten Lohnabrechnung an, besonders stark auf dem US-Markt. Das Basismodul enthält eine cloudbasierte Lohnabrechnung mit regelmäßigen Updates für gesetzliche Änderungen und sichert so die Compliance.

Für den deutschen Markt wichtig: ADP bietet keine direkte Anbindung an DATEV, das in Deutschland verbreitete System für Buchhaltung und Lohnabrechnung, das häufig von Steuerberater*innen genutzt wird. Die DATEV-Schnittstelle erleichtert den Datenaustausch mit Steuerberater*innen und Behörden – ein wichtiges Kriterium für viele Unternehmen.

Preise und Sicherheit

Die genauen Kosten für die Software werden nur auf Anfrage bekannt gegeben. ADP Workforce Now bietet flexible Preisstrukturen, die je nach Paket und hinzugebuchten Add-ons variieren. Insgesamt gilt ADP jedoch als Anbieter im höherpreisigen Segment. Die Einarbeitungszeit wird von User*innen als eher langwierig und zeitintensiv beschrieben.

ADP Workforce Now erfüllt alle Sicherheitsanforderungen.

Welche anderen HCM-Softwares könnten also eine gute Alternative zu ADP Workforce bilden?

1. Factorial

Factorial bietet eine Business Management bzw. HR-Lösung an und hat Ihren Sitz in Spanien, von wo aus sich das Unternehmen interntional etabliert hat. Der Anbieter verfügt über einen Serverstandort in Frankfurt, Deutschland. Es handelt sich um eine All-in-One-Software mit breiter Funktionspalette, einfacher Implementierung und hoher Benutzerfreundlichkeit. Die Lösung richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen.

Reibungslose Workflows und einfache Bedienung

Factorial zeichnet sich durch eine intuitive und benutzerfreundliche Navigation sowie ein ansprechendes Interface aus, was der HR-Abteilung, Führungskräften sowie Mitarbeitenden die Arbeit mit der Software erleichtert. Letztere können den Self-Service-Bereich entweder über den Desktop oder die umfangreiche mobile App nutzen. Dort stehen ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung – etwa das Einreichen und Genehmigen von Urlaubsanträgen oder das Hochladen von Spesenabrechnungen. Im Vergleich zu ADP Workforce Now ist der Funktionsumfang im Self-Service-Bereich sogar noch größer: So lassen sich beispielsweise auch Schichtpläne einsehen und mithilfe von integrierten Tauschfunktionen flexibel anpassen.

Ein weiterer Vorteil von Factorial liegt in der hohen Systemstabilität: Viele Features und Funktionen wurden inhouse entwickelt, wodurch sie besonders robust und wenig fehleranfällig ist. Auch die Automatisierung von Workflows funktioniert reibungslos und zuverlässig.

Administration und Talentförderung

Die All-in-One-Lösung von Factorial bietet ein einfach zu bedienendes Dokumentenmanagement mit zentralem Zugriff von überall – inklusive individueller Zugriffsrechte. Besonders für die Zusammenarbeit in Remote-Teams sind Funktionen wie E-Signaturen und zentrale Dokumentenspeicherung hilfreich. Auch die Mitarbeitendenverwaltung, etwa in Form einer digitalen Personalakte, sowie eine integrierte Schulungsfunktion zur gezielten Talentförderung sind Teil der Lösung.

In der Basisversion von Factorial ist – im Gegensatz zu ADP Workforce Now – das Performance-Feature bereits enthalten. Damit können Sie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden erfassen, Entwicklungsmaßnahmen wie Schulungen oder Karrierepläne initiieren und beispielsweise Zielvereinbarungen hinterlegen.

Zudem unterstützen integrierte Feedback-Tools den kontinuierlichen Austausch mit Ihren Mitarbeitenden und fördern so gezielt deren individuelle Entwicklung.

DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner und Finanzen

Factorial ist offizieller Schnittstellen Partner von DATEV – das ermöglicht eine nahtlose und sichere Integration der Lohnabrechnung über eine bilaterale Schnittstelle.

Darüber hinaus bietet Factorial ein umfassendes Finanzmanagement-Tool, mit dem Sie Lizenzen, Spesen und Projekte effizient verwalten können. Mit Factorial Expenses behalten Sie Ihre Ausgaben jederzeit im Blick. Dank integrierter OCR-Software lassen sich Rechnungen einfach fotografieren, und die relevanten Daten werden automatisch erfasst. 

Zusätzlich stehen Ihnen mit Factorial Firmenkreditkarten zur Verfügung, mit denen Ausgaben direkt ins System übertragen und in Echtzeit verwaltet werden können. Genehmigte Ausgaben – ob per Firmenkarte, privater Zahlung oder Vorschuss – werden korrekt berechnet und automatisch über die nächste Gehaltsabrechnung erstattet. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft transparente Prozesse.

Sicherheit

Mit Factorial sind Sie in Sachen Compliance auf der sicheren Seite. Alle relevanten Sicherheitsstandards wie die ISO 27001-Zertifizierung, SOC-2-Konformität sowie SSL-Verschlüsselung werden erfüllt. Der Serverstandort in Deutschland sorgt zusätzlich für rechtliche Konformität und Einhaltung der DSGVO.

Flexibler Preis und starkes Preis-Leistungs-Verhältnis

Die ADP Workforce Now Alternative Factorial bietet als All-in-One-Lösung eine breite Palette an Funktionen. Darüber hinaus lässt sich die Lösung flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen – je nach Branche, Anwendungszweck, Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl. Insgesamt zählt Factorial zu den günstigsten Optionen auf dem Markt und überzeugt durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.


2. Personio

Neben Factorial kann auch Personio eine stabile Alternative zu ADP Workforce Now sein. Personio ist der führende HR-Software-Anbieter in Deutschland für KMUs, gilt jedoch als höherpreisige Lösung. Wie Factorial handelt es sich um eine All-in-One-Lösung mit Serverstandort in Deutschland.

Usability und App

Die Benutzerfreundlichkeit der Desktop-Version wird als intuitiv beschrieben. Wie bei allen anderen HR-Anbietern gibt es auch hier ein Dashboard, das individualisiert werden kann und von dem aus zentrale und wichtige Funktionen erreicht werden können – darunter Abwesenheiten, Bewerbungen, Aufgaben und anstehende Genehmigungen. Dies erleichtert den Arbeitsalltag für HR-Teams und Führungskräfte.

Auch Personio bietet einen Self-Service für Mitarbeitende an, den diese über Desktop oder App nutzen können. Allerdings wird die Personio-App von User*innen häufig als weniger gut bewertet. Kritisiert werden unter anderem Funktionsausfälle, der eingeschränkte Funktionsumfang im Vergleich zur Desktop-Version sowie die komplizierte und wiederkehrende erneute Anmeldung. Zudem fehlt teils die Möglichkeit, die Abwesenheiten des Teams im Kalender einzusehen.

HR-Core und Talentmanagement

Personio überzeugt vor allem in den grundlegenden HR-Bereichen wie der digitalen Personalakte, der Arbeitszeiterfassung und dem Abwesenheitsmanagement. Diese Funktionen sind benutzerfreundlich, zuverlässig und auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten.

Darüber hinaus bietet Personio auch umfangreiche Talentmanagement-Funktionen, darunter ein übersichtliches 360-Grad-Feedback-System, das sowohl in der App als auch am Desktop verfügbar ist. Beurteilungen durch Führungskräfte, Selbstbewertungen und Peer-Reviews lassen sich einfach durchführen. Feedback-Umfragen werden grafisch aufbereitet, sodass Sie schnell erkennen, wo im Unternehmen Optimierungspotenzial besteht und wie die aktuelle Stimmungslage ist.

Erweiterte Funktionen wie das Schulungsmanagement sind hingegen eher schlicht gehalten und bieten nur begrenzte Möglichkeiten zur individuellen Anpassung.

Payroll und Finanzen

Personio ermöglicht die Integration mit DATEV über eine entsprechende Schnittstelle. Alternativ steht auch ein eigenes Payroll-Modul zur Verfügung, mit dem Lohn- und Gehaltsabrechnungen direkt innerhalb der Plattform abgewickelt werden können. Die Lösung eignet sich besonders für standardisierte Abrechnungsprozesse in kleinen und mittleren Unternehmen. Komplexere Abrechnungsszenarien oder individuelle Sonderfälle werden derzeit jedoch nur eingeschränkt unterstützt.

Sicherheit und Datenschutz

Die ADP Workforce Now Alternative erfüllt alle relevanten Sicherheitsstandards hinsichtlich der Verarbeitung und dem Speichern von Daten.

Preisgestaltung

Die Preise bei Personio sind ausschließlich auf Anfrage erhältlich. Obwohl das Unternehmen eine flexible Preisstruktur anbietet, wird die Lösung insgesamt als höherpreisig wahrgenommen. Viele Nutzer*innen empfinden die Kosten im Verhältnis zum Funktionsumfang als zu hoch. Zudem sind nicht alle Funktionen standardmäßig in der All-in-One-Lösung enthalten – bestimmte Features, wie etwa erweiterte Analyse- oder Reportingfunktionen, müssen separat hinzugebucht werden.

3. SAP SuccessFactors

Die Software des US-amerikanischen Anbieters SAP SuccessFactors ist eine umfassende HR-Lösung mit starkem Fokus auf Business-Management-Prozesse. Sie richtet sich vor allem an mittelständische und große Unternehmen – was sich auch in einem umfangreichen Funktionsspektrum, längeren Implementierungszeiten und hohen Kosten widerspiegelt. Die Serverstandorte befinden sich auch in der EU.

Usability und Employee Experience

Die ADP-Workforce-Alternative SAP SuccessFactors legt großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und wurde als sogenannte „Human Experience Management Suite“ konzipiert. Wie andere Anbieter bietet auch SAP SuccessFactors einen Mitarbeiter-Self-Service mit ähnlichen Funktionen. Zusätzlich unterstützt eine integrierte In-App-Guidance die Navigation und erleichtert Mitarbeitenden die Bedienung der Plattform.

Demgegenüber steht jedoch, dass die Software in der Implementierungsphase als anspruchsvoll gilt. Der Einführungsprozess wird häufig als langwierig beschrieben und erfordert technisches Know-how. Unternehmen sollten bei der Einführung von SAP SuccessFactors einplanen, dass dafür technisches Fachwissen erforderlich ist und oft auf internes Spezialpersonal oder externe Unterstützung zurückgegriffen werden muss.

Funktionen und Module

SAP SuccessFactors ist eine modulare HR-Software, die als All-in-One-Lösung konzipiert ist. Unternehmen wählen die passenden Module je nach Bedarf aus.

Das HR-Core-Modul (HR-Kernfunktionen & Gehaltsabrechnung) umfasst:

  • Verwaltung der gesamten Belegschaft mit cloudbasierter Personalakte
  • Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
  • Standardisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung, lokalisiert für viele Länder
  • Dokumentenverwaltung und Self-Service für Mitarbeitende
  • KI-gestützte Automatisierung zur Effizienzsteigerung

Weitere Funktionen müssen separat als Module hinzugebucht werden, darunter:

  • Talentmanagement (z. B. Recruiting, Performance Management)
  • Personalplanung
  • Steuerung & Vertrieb

Finanzen und Gehaltsabrechnung

Im Core-Modul von SAP SuccessFactors sind Payroll-Funktionen enthalten. Diese sorgen dafür, dass Lohn- und Gehaltsabrechnungen pünktlich und fehlerfrei erstellt und Mitarbeitende zuverlässig bezahlt werden.

Zudem liefert das Tool datengestützte Einblicke und handlungsrelevante Empfehlungen für die Personalabrechnung. Die Lösung ist für mehr als 50 Länder lokalisiert und unterstützt so eine gesetzeskonforme und standortspezifische Abwicklung.

Funktionen wie Spesenabrechnung oder die Verwaltung von Firmenkreditkarten sind nicht Bestandteil des Core-Moduls und müssen separat hinzugebucht oder über externe Lösungen abgebildet werden.

Eine direkte DATEV-Integration ist nicht standardmäßig enthalten und erfordert in der Regel individuelle Schnittstellenlösungen.

Sicherheitsvorkehrungen

Die Alternative zu ADP Workforce Now erfüllt alle relevanten Compliance-Standards. 

Kostenaufwand

SAP SuccessFactors ist ab etwa 70 Euro pro Nutzer*in und Monat erhältlich.

Die Preise für die einzelnen Module variieren und sind in Deutschland nur auf Anfrage verfügbar. Insgesamt bewegt sich die Lösung im höherpreisigen Segment.

Fazit: Welche ADP Workforce Now Alternative ist die beste für Ihr Unternehmen?

Die Wahl der richtigen HR-Software für Ihr Unternehmen hängt von verschiedenen Faktoren ab – etwa Ihrer Branche, der Anzahl der Mitarbeitenden oder dem Internationalisierungsgrad Ihres Unternehmens. Entscheidend sind vor allem die individuellen Anforderungen Ihres Betriebs und die Frage:
Welche Funktionen sollen durch die HR-Software abgedeckt werden?

Wenn Sie eine umfassende All-in-One-Lösung suchen, die viele Funktionen zu einem fairen Preis vereint, könnte Factorial die richtige, kostengünstige Alternative für Sie sein.
Benötigen Sie hingegen vor allem starke Core-Funktionen mit hoher Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit – beispielsweise als größeres Unternehmen mit internationalem Fokus und starkem Vertriebs- oder Analysebedarf – kann SAP SuccessFactors langfristig eine sinnvolle Wahl sein.

Auch Personio ist eine mögliche Option – besonders im deutschsprachigen Raum –, wenn Sie Wert auf ein skalierbares System und ein starkes Bewerbermanagement legen.

Es empfiehlt sich, auch externe, unabhängige Bewertungsplattformen wie Capterra zu nutzen.

Zudem lohnt sich der direkte Austausch mit Ihren Mitarbeitenden – häufig bringen sie bereits Erfahrung mit HR-Software aus früheren Unternehmen mit und können wertvolle Einblicke liefern.

Viele Anbieter stellen kostenlose Demos oder Testversionen zur Verfügung – diese sollten Sie unbedingt nutzen, um ein Gefühl für die Usability und das Handling der Lösung zu bekommen.
Auch Factorial bietet eine kostenlose Testversion an. Unsere Expert*innen unterstützen Sie im Prozess der Auswahl und der Implementierung. Sprechen Sie noch heute mit unseren Expert*innen – wir begleiten Sie auf dem Weg zur idealen HR-Software.

Hinweis:

Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.

Julia Lehmann
Julia Lehmann ist Schriftstellerin, Philosophin, Künstlerin und Übersetzerin. Seit über drei Jahren setzt sie sich intensiv mit aktuellen Entwicklungen im Bereich Human Resources und der Arbeitswelt auseinander. Mit ihrem interdisziplinären Hintergrund analysiert sie Themen wie Unternehmenskultur, Führung, Wandel in der Arbeitsorganisation und rechtliche Rahmenbedingungen – und liefert dabei Impulse, die sowohl in Fachkreisen als auch in der unternehmerischen Praxis Anklang finden.

Ähnliche Beiträge