Auslagen sind Ausgaben, die von den Mitarbeitenden im Namen des Unternehmens getätigt werden und die ihnen später in Form einer Auslagenerstattung zurückgezahlt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeitende solche Ausgaben tätigen müssen: Reisekosten oder auch der Kauf von Büromaterial oder Briefmarken gehören beispielsweise dazu. Immer dann, wenn die Kosten nicht im Voraus bekannt sind, ist es üblich, dass die Mitarbeitenden zunächst aus eigener Tasche zahlen und sich die Kosten später erstatten lassen.
Damit die Kostenerstattung korrekt abläuft, müssen einige Regeln beachtet werden. Das ist manchmal gar nicht so einfach. Eine digitale Lösung kann dem Unternehmen hier unter die Arme greifen. Wir erklären, wie es geht.
Key Facts
- Auslagen unterscheiden sich von durchlaufenden Geldern und Sachbezügen durch den Zeitpunkt und den Zweck der Zahlung.
- Eine Auslage ist eine Ausgabe, die von Mitarbeitenden für das Unternehmen getätigt und später wieder vom Betrieb zurückerstattet wird.
- Die Verwaltung von Ausgaben kann komplex und fehleranfällig sein, wenn sie manuell erfolgt. Digitale Tools oder Firmenkreditkarten erleichtern die Auslagenerstattung.
- Was versteht man unter Auslagen?
- Abgrenzung: Worin unterscheiden sich Auslagen, Sachbezug und durchlaufende Gelder?
- Was ist die pauschale Auslagenerstattung?
- Wie wird die Auslagenerstattung buchhalterisch erfasst?
- Welche Steuerregelungen gelten für die Auslagenerstattung?
- So funktioniert die manuelle Auslagenerstattung
- Nachteile der manuellen Auslagenerstattung
- Digitale Lösungen für die Auslagenerstattung
Was versteht man unter Auslagen?
Auslagen sind Kosten, die Angestellte im Zuge ihrer beruflichen Tätigkeit vorübergehend selbst tragen. Das bedeutet, sie bezahlen zunächst aus eigener Tasche, bevor diese Ausgaben später von den Vorgesetzten erstattet werden.
Welche Art von Auslagen gibt es?
Typische Beispiele für Auslagen sind:
- Reisekosten
- Kosten für Büromaterial
- Spesen für Geschäftsessen
- Ausgaben für Kundengeschenke
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungskosten
Was bedeutet Auslagenerstattung?
Auslagenerstattung bedeutet in diesem Zusammenhang also, dass die Arbeitgebenden die Kosten (Auslage) erstatten, für die die Angestellten in Vorleistung getreten sind.
Juristisch wird in diesem Zusammenhang auch von Auslagenersatz gesprochen.
Abgrenzung: Worin unterscheiden sich Auslagen, Sachbezug und durchlaufende Gelder?
Alle drei Begriffe beschreiben monetäre Transaktionen, bei denen die Arbeitnehmenden in irgendeiner Weise involviert sind. Das war es aber auch schon mit den Gemeinsamkeiten. Schauen wir uns die Unterschiede im Folgenden genauer an:
Sachbezug
Unter Sachbezügen versteht man Leistungen und Zuwendungen, die Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum Lohn in Form von Sachleistungen gewähren. Sachbezüge sind in einem bestimmten Rahmen steuerfrei und daher für Arbeitnehmende oft vorteilhafter als z. B. eine Gehaltserhöhung. Typische Beispiele für Sachbezüge sind der Firmenwagen (auch zur privaten Nutzung), kostenloses Mittagessen oder Gutscheine für die Kantine oder auch das Weihnachtsgeld.
Ausführlichere Informationen zum Thema Sachbezüge finden Sie auch in unserem Blog im Artikel zum Thema.
Durchlaufende Gelder
Durchlaufende Gelder sind dagegen Gelder, die – wie der Name schon sagt – die Mitarbeitenden lediglich „durchlaufen“, also nur passieren. Hier erhalten die Beschäftigten von ihren Vorgesetzten die finanziellen Mittel, um das Geld im Namen und für das Unternehmen auszugeben. Das kann beispielsweise sein, um Lieferant*innen oder eine andere Dienstleistung zu bezahlen. Die Beschäftigten gehen also nicht in Vorleistung. Sie sind stattdessen mehr oder weniger der Transitraum des Geldes. Ein solches finanzielles Mittel kann beispielsweise eine Firmenkreditkarte sein.
Hinweis: Der Begriff „durchlaufende Gelder“ wird auch in anderen Kontexten verwendet. In der Politik bzw. konkreter hier bei Haushaltspolitik sind durchlaufende Gelder beispielsweise solche, die von einer öffentlichen Institution eingenommen und im Auftrag eines Dritten ausgegeben werden. Diese Mittel gehören nicht zur eigenen Kasse der Institution, sondern werden nur weitergeleitet.
Ein Synonym für durchlaufende Gelder ist in diesem politischen Kontext auch der Begriff durchlaufende Finanzmittel.
Auslagen
Der Unterschied zwischen Auslagen und durchlaufenden Geldern liegt im Zeitpunkt der Zahlung. Bei durchlaufenden Geldern erfolgt die Zahlung durch die Arbeitgebenden vor der Ausgabe der Gelder, während bei Auslagen die Arbeitgebenden die Kosten erst nach der Ausgabe erstatten.
Was ist die pauschale Auslagenerstattung?
Unternehmen haben die Möglichkeit, bestimmte Auslagen über Pauschalen zu erstatten. In einem solchen Fall spricht man umgangssprachlich von pauschaler Auslagenerstattung. Es handelt sich hierbei um eine vereinfachte Erstattung der Auslagen. Mitarbeitende erhalten bei dieser Art regelmäßig einen festen Pauschalbetrag, ohne Belege für bestimmte Ausgaben vorzuweisen, die sie getätigt haben.
Das ist häufig bei Verpflegung oder Reisekosten der Fall.
Die Pauschalbeträge orientieren sich an den vom Finanzamt festgelegten Höchstsätzen. Ob sich die Pauschalabrechnung lohnt, hängt also von den konkreten Aufwendungen ab, die Ihren Mitarbeitenden regelmäßig entstehen. Übersteigen die Übernachtungs- und Verpflegungskosten bei beruflich veranlassten Reisen 1.000 Euro pro Jahr, ist eine pauschale Erstattung nicht sinnvoll. Die vom Finanzamt festgelegte jährliche Freigrenze für die pauschale Kostenerstattung liegt nämlich bei 1.000 Euro.
Wie wird die Auslagenerstattung buchhalterisch erfasst?
Bei der genauen Kostenerstattung werden die tatsächlich angefallenen Kosten anhand der eingereichten Belege erstattet. Das Verfahren ist transparenter, aber auch aufwändiger als die Pauschalabrechnung.
Den Prozess der Erstattung erklären wir hierfür grob an einem Beispiel:
Mitarbeiter Y von Arbeitgeber X tätigt im Namen des Unternehmens eine Ausgabe und reicht dafür die entsprechenden Belege zusammen mit einem Erstattungsformular ein. Die Buchhaltung prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit, klärt gegebenenfalls unklare Ausgaben und gibt die Erstattung zur Genehmigung weiter.
Nach der Freigabe wird der Betrag entweder über die Gehaltsabrechnung, direkt per Überweisung oder auch in bar an Mitarbeiter Y erstattet. In der Buchhaltung wird die Ausgabe als Aufwand erfasst, z. B. unter den Konten „Reisekosten“ oder „Betriebsausgaben“, je nach Art der Ausgabe.
Welche Steuerregelungen gelten für die Auslagenerstattung?
Auslagen gelten als Betriebsausgaben, die vom zu versteuernden Gewinn des Unternehmens abgezogen werden.
Die Auslagenerstattung ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Das ist in § 3 EStG, Abs. 50 festgelegt. Damit das Gesetz allerdings Anwendung findet, müssen bestimmte Regeln für die Erstattung eingehalten werden.
- Die Ausgaben werden im Namen und zulasten des Betriebs getätigt. Das heißt, dass diese im Besitz des Unternehmens bleiben. Werden beispielsweise Tablets angeschafft, müssen diese Betriebseigentum bleiben und dürfen nicht den Mitarbeitenden überlassen werden.
- Die Auslagenerstattung stellt keine Zahlung eines Gehalts für die Angestellten dar.
- Die Auslagen müssen dokumentiert werden, und zwar dies mit originalen, rechtskonformen Belegen.
Hierbei ist Folgendes zu beachten:
- Bei Auslagen unter 250 Euro reicht ein einfacher Kaufbeleg (Kassenbon).
- Die Umsatzsteuer muss auf diesem nicht gesondert ausgewiesen werden.
- Bei Auslagen, die den Betrag von 250 Euro überschreiten, ist hingegen eine Rechnung erforderlich.
- Soweit für die Aufwendungen ein Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geltend gemacht werden kann, muss die Rechnung folgende Angaben enthalten:
- den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag
- die Steuernummer der leistenden Unternehmer*innen
- weitere Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung.
Hinweis 1: Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, kann es vorkommen, dass das Finanzamt die Auslagenerstattung nicht als solche anerkennt und sie stattdessen als Sachbezug einstuft.
Hinweis 2: Die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit gilt laut Einkommensteuergesetz übrigens auch für durchlaufende Gelder.
So funktioniert die manuelle Auslagenerstattung
Um die Erstattung der Auslagen zu erhalten, müssen die betroffenen Arbeitnehmenden in der Regel ein vorgefertigtes Formular ausfüllen, das in vielen Unternehmen bereits als Vordruck vorliegt.
Folgende Informationen sollten hierbei angegeben werden:
- Unternehmen und Firmenanschrift
- persönliche Daten der*des Mitarbeitenden (vollständiger Name, Position im Unternehmen)
- Verwendungszweck und Begründung (z. B. Spesen für Geschäftsessen)
- Datum der Ausgabe
- Höhe der Ausgabe mit Aufschlüsselung der Beträge (z. B. Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag, falls zutreffend)
- Art der Zahlung (z. B. Barzahlung, Kreditkarte, Online-Zahlung)
- ggf. Auszahlungskonto
- Belege und Nachweise
Mit dem ausgefüllten Formular und den korrekten Angaben können die Mitarbeitenden dann die Kosten bei der zuständigen Stelle im Unternehmen zur Erstattung einreichen.
Bei der manuellen Auslagenerstattung können schnell mehr als eine Seite und viele sich wiederholende Informationen anfallen – ein echter Zeitfresser, womit wir auch schon bei den Nachteilen einer solchen manuellen Erstattung wären. Doch schauen wir uns die Herausforderungen für die Unternehmen genauer an.
Nachteile der manuellen Auslagenerstattung
Fehleranfälligkeit
Gerade Mitarbeitende, die zum ersten Mal entsprechende Formulare ausfüllen, sind schnell überfordert, weil sie sich damit nicht auskennen. So werden häufig Fehler gemacht. Es wird vergessen, ein Feld auszufüllen, oder es fehlen Angaben zu den entsprechenden Nettobeträgen oder Abgaben.
Hoher Verbrauch von Papier
Insbesondere bei Angestellten, die häufig Ausgaben für ihr Unternehmen tätigen, können schnell sehr viele Einzelposten zusammenkommen, für die viel Papier verbraucht wird – nicht gerade ressourcenschonend. Und schon gar nicht platzsparend im Büro.
Nicht effizient
Das Ausfüllen dieser Formulare von Hand ist alles andere als effizient. Vor allem Mitarbeitende, die zum ersten Mal eine Auslagenerstattung einreichen, benötigen unter Umständen Hilfe und viel Zeit für den gesamten Prozess, die sie für andere Aufgaben nutzen könnten.
Verlust von Belegen
Rechnungen und Belege können im Eifer des Gefechts schnell verloren gehen, gerade bei einer großen Zahl an Ausgaben. Und dann wird es richtig schwierig: Die Mitarbeitenden haben keine Belege, also kann der Betrieb sie ihnen auch nicht erstatten. Wenn das Unternehmen es trotzdem tut, um die Beschäftigten nicht auf den Kosten sitzen zu lassen, stellt sich das Problem des Nachweises gegenüber dem Finanzamt – Ein echtes Problem.
Wie Sie diese Herausforderungen dennoch bewältigen können, zeigen wir Ihnen im nächsten Abschnitt.
Digitale Lösungen für die Auslagenerstattung
Mit digitalen Tools, die unter anderem in der HR-Software von Factorial enthalten sind, lassen sich die Probleme der manuellen Auslagenerstattung leicht umgehen.
Mit der Gehaltsabrechnungsfunktion können Sie beispielsweise ganz leicht eine Kostenerstattung durchführen. Das ist zeitsparend und effizient.
Mitarbeitende können ihre Ausgaben online hochladen – auch die entsprechenden Belege. Administrator*innen genehmigen dann die betreffenden Ausgaben über die Ausgaben-Beta, wählen die gewünschten Positionen aus, legen die Erstattungsperiode fest und initiieren die Auszahlung. Die erfassten Beträge erscheinen automatisch in der Gehaltsabrechnung, wo sie jederzeit überprüft werden können.
Weiterer Pluspunkt: Auch die Einhaltung aller steuerlichen Vorschriften und Richtlinien wird durch das System gewährleistet.
Noch einfacher geht es mit einer Firmenkreditkarte. Auch in Deutschland werden immer mehr Zahlungen mit der (Kredit-)Karte statt mit Bargeld abgewickelt. Laut einer aktuellen Studie der Deutschen Bundesbank werden Bargeldzahlungen auch im Jahr 2023 weiter abnehmen. Im Trend liegen dagegen Zahlungen mit Debit- und auch Kreditkarten.
Durch die Nutzung von Firmenkreditkarten wird das Ausgabenmanagement erheblich vereinfacht. Mitarbeitende können ihre Ausgaben in Echtzeit tätigen, wobei jede Zahlung automatisch in der Anwendung erfasst wird, inklusive Upload der Quittungen per Smart Scan (OCR).
Die Verantwortlichen können diese Ausgaben einfach online überwachen und auch Limits setzen – individuell für alle Beschäftigten. Die mit der Firmenkreditkarte getätigten Ausgaben der Mitarbeitenden können über die digitale Lösung von Factorial direkt mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert werden.
Wenn Sie mehr über Firmenkreditkarten und ihre Funktionsweise erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen den Artikel in unserem Blog zu diesem Thema.
