Ein reibungsloser und gut geplanter Bewerbungsprozess ist für ein erfolgreiches Recruiting essenziell. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es nicht nur wichtig, besondere Anreize für Kandidat*innenen zu schaffen, sondern auch den Ablauf im Bewerbungsprozess professionell abzuwickeln. Schnelles Feedback gehört genauso dazu wie eine freundliche Ansprache.
Nur so ist es möglich, eine Vielzahl an Bewerbungen zu generieren, um eine möglichst große Auswahl von geeigneten Kandidat*innen zu erhalten.
Wir stellen hier alle wichtigen Schritte des Prozesses vor und geben hilfreiche Tipps für eine professionelle Candidate Experience.
Key Facts
- Der Bewerbungsprozess umfasst alle Phasen einer Bewerbung auf eine Position – vom Schalten der Stellenanzeige über den Eingang der Bewerbung, das Bewerbungsgespräch bis zur Einstellung der geeigneten Person. Ein transparenter Prozess ist durchaus mitentscheidend für den Unternehmenserfolg.
- Die wichtigsten Schritte im Bewerbungsprozess sind die Stellenausschreibung und Online-Bewerbung, der Eingang der Bewerbungen, die Auswahl der Kandidat*innen sowie die Einstellung mit dem anschließenden Onboarding-Prozess. Auch eine gute Candidate Experience ist für den Erfolg bei Einstellungen wichtig.
- Die Größe eines Unternehmens, aber auch die Position selbst, die Qualifikation der Personalabteilung und die Verwendung von entsprechenden HR-Tools hat großen Einfluss auf die Dauer des Bewerbungsprozesses.
- Bewerbungsprozess: Definition und Ablauf
- Die wichtigsten Schritte im Bewerbungsprozess
- Faktoren, die die Dauer des Bewerbungsprozesses beeinflussen
- Tipps für Arbeitgebende
- Optimierung des Bewerbungsprozesses
- Fazit
Bewerbungsprozess: Definition und Ablauf
Der Bewerbungsprozess umfasst alle Phasen einer Bewerbung auf eine Position – vom Schalten der Anzeige über den Eingang der Bewerbung, das Bewerbungsgespräch bis zur Einstellung der geeigneten Person. Das zieht sich in der Regel über mehrere Wochen hin.
Der Prozess sollte in klar gegliederte Phasen aufgeteilt werden. Dabei hat jedes Unternehmen seine individuellen Anforderungen und Wege. Ein großer Konzern mit mehreren Tausend Beschäftigten ist beispielsweise wesentlich komplexer organisiert als ein kleines oder mittelständisches Unternehmen.
Die Personalabteilung sollte den Prozess für alle Interessierten klar und transparent auf der firmeneigenen Webseite bzw. Karriereseite kommunizieren. Auf dieser Basis kann das Unternehmen dann den Bewerbungsprozess abwickeln und ihn gegebenenfalls weiterentwickeln und optimieren.
Die wichtigsten Schritte im Bewerbungsprozess
Stellenausschreibung und Online-Bewerbung
Zunächst sollte eine Stellenanzeige auf Grundlage der Positionsbeschreibung entworfen werden. Dabei sollten die wichtigsten Informationen auf einen Blick erfasst werden können.
Es muss klar zum Ausdruck kommen, um welche Position es geht, welche die zentralen Anforderungen sind, über welche fachlichen Kompetenzen die Bewerber*innen verfügen müssen und was das Unternehmen seinen Beschäftigten anbietet. Auch die Benefits sollten dabei aufgelistet sein.
Dabei ist es empfehlenswert, möglichst wenig Fließtext zu nutzen, sondern die wichtigsten Qualifikationen, gewünschten Fähigkeiten und angebotenen Benefits in Bullet Points aufzulisten. Eine klare Gliederung und transparente Darstellung der Anforderungen und Angebote ist dabei sehr wichtig.
Potenzielle Talente sollten vom Beginn des Bewerbungsprozesses an wissen, worauf sie sich einlassen. Eventuellen Missverständnissen über Inhalte und Aufgaben kann man mit einer stimmigen Stellenausschreibung vorbeugen. Wenn Kandidat*innen sich gut und transparent informiert fühlen, vereinfacht das auch für das Unternehmen den Auswahlprozess deutlich.
Wichtig: Bei Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten und einem Betriebsrat muss dieser vorab umfassend über geplante Neueinstellungen informiert und beteiligt werden.
Eingang der Bewerbungen
Der Großteil der Bewerbungen wird heute digital übermittelt – über Online-Bewerbungsportal mit Direkteingabe oder an eine entsprechende E-Mail-Adresse des Unternehmens. Dabei haben Kandidat*innen auch die Möglichkeit, Bewerbungsunterlagen wie Lebensläufe, Anschreiben, Fotos oder Referenzschreiben hochzuladen bzw. anzuhängen.
Der Vorteil für das Unternehmen: In der Personalabteilung fließen alle Informationen zusammen und können mit einem HR-Tool digital und automatisiert verwaltet werden. E-Recruiting vereinfacht Abläufe deutlich und macht sie schneller und effizienter.
Ein Online-Formular kann den Bewerbungsverlauf deutlich vereinfachen und sollte möglichst leicht zu bedienen und selbsterklärend sein. Die HR sollte dafür sorgen, dass der Bewerbungsprozess nicht zu lange dauert, und die Seite muss stabil sein und darf nicht abstürzen.
Technische Probleme, Schwierigkeiten beim Upload von Fotos, Lebensläufen oder Referenzen sowie ein endloser Prozess schrecken Interessierte oft ab. Nur wenige würden den Prozess ein zweites Mal starten. Mögliche technische Stolperfallen sollte die IT stets im Blick haben.
Bewerbermanagement mit HR-Software
Bei Bewerbungen über ein eigenes Tool können die eingegebenen Daten und Informationen automatisch in das HR-Bewerbungssystem integriert werden. Wir von Factorial haben jeden Schritt des Einstellungsprozesses unter die Lupe genommen und eine Software entwickelt, die alle manuellen Aufgaben vereinfacht von automatisiertem CV Parsing bis hin zum Angebotsschreiben.
Tipp: Mit Factorial HR können Sie sich auf das Wesentliche im Bewerbungsprozess fokussieren: die Menschen. Von KI-Unterstützung beim Verfassen von Stellenanzeigen über automatisierte E-Mail-Workflows und eine Plattform für ein reibungsloses Onboarding Ihrer Neuzugänge: Factorial vereinfacht den gesamten Mitarbeiterzyklus. Probieren Sie es selbst aus: Kostenlos und unverbindlich testen 🚀.
Informationen können direkt abgerufen, Kandidat*innen verglichen und Details eingesehen werden. Mit entsprechenden Bewerbermanagement-Tools ist es außerdem möglich, unpassende Bewerbungen sofort auszusortieren. Nach Bewerbungsschluss können sie über diese Tools bereits eine Vorauswahl der besten Bewerbungen treffen und somit den Bewerbungsprozess beschleunigen.
Tipp: Schaffen Sie einen Talent Pool, in den sie auch Kandidat*innen aufnehmen können, die für die derzeit ausgeschriebene Stelle nicht geeignet sind, aber später auf eine andere Position passen könnten. So vereinfacht man langfristig den Bewerbungsprozess und hinterlässt trotz Absage einen positiven Eindruck bei Bewerber*innen.
Auswahl der Bewerber*innen
Nach dem Eingang aller Bewerbungen gilt es, eine Entscheidung zu treffen und die Position mit dem*r idealen Kandidat*in zu besetzen. Zunächst geht es darum, eine engere Auswahl zu treffen. Hierbei gibt es große Unterschiede in einzelnen Unternehmen:
In kleineren Unternehmen gibt es häufig nur ein Vorstellungsgespräch mit der fachlichen Leitung oder dem*r Geschäftsführer*in und einer Person aus der Personalabteilung. In großen Konzernen oder Start-ups müssen Bewerber*innen oftmals mehrere Gesprächsrunden mit verschiedenen Gesprächspartner*innen durchlaufen.
Eine erste Auswahl wird häufig nach kurzen Telefon-Interviews oder Video-Calls getroffen. Erst dann geht es zum persönlichen Gespräch mit dem*r Geschäftsführer*in, direkten Vorgesetzten oder der Personalabteilung. Ein unausgesprochenes Gesetz lautet: je wichtiger die Position, desto komplexer das Auswahlverfahren.
Wenn die Personalabteilung den Auswahlprozess in allen Phasen offen und transparent kommuniziert, hinterlässt das einen positiven Eindruck bei den Interessierten, weil es ein Gefühl der Wertschätzung vermittelt. Auch zeitnahe Absagen und ein offenes Feedback gehören dazu. Bei mehreren hundert Bewerbungen ist das natürlich oft nicht möglich, aber bei einer überschaubaren Zahl von Bewerbungseingängen, ist es guter Stil, den gescheiterten Bewerber*innen ein ehrliches Feedback ohne die üblichen Floskeln zu geben.
Auch das Vorstellungsgespräch sollte gut vorbereitet sein. Hier sollten den Bewerber*innen die volle Aufmerksamkeit gelten. Nicht nur die Kandidat*innen müssen gut vorbereitet sein, auch die Teilnehmenden des Unternehmens sollten wissen, mit wem sie sich gerade beschäftigen. Das schafft den Eindruck von Professionalität. Außerdem: Das Handy zur Seite legen und keine Anrufe durchstellen.
Dabei sollten auch Gehaltsvorstellungen und andere Vertragsdetails wie Zahl der Urlaubstage oder Sondergratifikationen besprochen werden.
Sorgfältig strukturierte Bewerbungsprozesse vermitteln den Kandidat*innen einen professionellen Eindruck. Arbeitgebende präsentieren sich idealerweise von ihrer besten Seite, schließlich könnten sie später bei der Besetzung einer anderen Position erneut auf die zunächst abgelehnten Bewerber*innen angewiesen sein.
Einstellung und anschließendes Onboarding
Ist sich das Unternehmen nach dem Vorstellungsgespräch mit einer Person einig, geht es darum, diese auf der Position in die entsprechende Abteilung zu integrieren und zu einem guten Start zu verhelfen. Dies nennt man Onboarding.
Auch dieser Prozess braucht eine Struktur. Denn die neuen Mitarbeitenden sollen sich im Unternehmen und in ihrer speziellen Abteilung gut aufgehoben und betreut fühlen. Dabei ist es sinnvoll, den Neuen eine*n erfahrene*n Mentor*in aus dem Team an die Seite zu stellen, der bzw. die gerade in der Anfangszeit bei fachlichen aber auch bei Fragen zur Unternehmenskultur als Ansprechpartner*in dient.
Eine gute Unterstützung bieten entsprechende Checklisten, die eine effiziente und schnelle Einarbeitung gewährleisten.
Ein Meeting mit allen direkten Kolleg*innen ist eine gute Gelegenheit, um neue Beschäftigte vorzustellen und auch künftige Aufgaben und Workflows zu kommunizieren.
Zudem sollten Vorgesetzte eine Feedbackkultur mit den Beschäftigten implementieren. So können – nicht nur bei neuen Mitarbeitenden – Fehler frühzeitig vermieden oder korrigiert werden.
Faktoren, die die Dauer des Bewerbungsprozesses beeinflussen
Bereich und Position
Nicht nur die Größe eines Unternehmens hat einen Einfluss auf die Dauer des Bewerbungsprozesses, sondern auch die Position und der Bereich. Eine Faustregel besagt: Je höher die Position, desto schwieriger der Bewerbungsprozess, denn meist gibt es weniger geeignete Interessierte.
Allerdings hat der Fachkräftemangel diese Regel etwas relativiert. Das tendenziell höhere Gehalt bei solchen Stellen vergrößert jedoch auch das Risiko einer Fehlbesetzung, daher sollte man bei Führungspositionen genauer hinschauen.
Unternehmensgröße
Auch die Größe des Unternehmens spielt eine Rolle bei der Dauer der Abläufe. Weil in der Regel nur wenige Menschen bei Neueinstellungen mitreden, läuft der Bewerbungsprozess in kleinen Unternehmen deutlich schneller ab als in großen Konzernen.
Bei global aufgestellten Konzernen geht in der Regel eine Vielzahl von Bewerbungen auf eine Stelle ein. Hier ist die Personalabteilung intensiv vor allem in die Vorauswahl involviert. Danach sind mehrere Personen an der Entscheidungsfindung beteiligt.
Final müssen auch die Geschäftsführung und gegebenenfalls der Betriebsrat ihre Zustimmung geben. Bewerbungsprozesse von zwei bis drei Monaten sind hier keine Seltenheit.
Interne Erfahrungswerte und Digitalisierungsgrad
Auch die Qualität der Personalabteilung beeinflusst die Geschwindigkeit im Bewerbungsprozess. Hier spielen Menschen- aber auch Branchenkenntnis eine entscheidende Rolle. Erfahrene Personalleitende, die gut vernetzt sind und Menschen richtig einschätzen können, werden schneller fündig als Neulinge, die erst wenige Erfahrungen gesammelt haben.
Und auch die Bereitschaft, HR-Tools in den Bewerbungsprozess zu integrieren, kann diesen beschleunigen. Technische Lösungen sind in der Lage, Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die gewonnene Zeit kann die HR-Abteilung dann in die Sichtung und Auswahl der Kandidat*innen investieren.
Tipps für Arbeitgebende
Schnelles Feedback geben und Automatisierungen nutzen
Im Prozess mit potenziellen Bewerber*innen sollte ein Unternehmen vor allem eins bieten: Transparenz. Die Mehrheit der Bewerber*innen erwartet Klarheit über den Ablauf des Bewerbungsprozesses und zum Beispiel eine verbindliche Rückmeldung des Arbeitgebenden zu ihrer Bewerbung nach einer Woche. Auch eine Bestätigungsmail nach dem Eingang der Bewerbung ist wichtig.
Die Verfolgung des Bewerbungsstatus und die Follow-Up-Kommunikation mit dem Unternehmen sind die Prozessschritte, mit denen Bewerber*innen oft am wenigsten zufrieden sind. Automatisierte Prozesse ermöglichen es, Stellenausschreibungen schnell zu formulieren und Bewerbungsunterlagen zu prüfen.
Da Bewerber*innen in einigen Branchen ein rares Gut sind, sollte man denjenigen, die für den Job nicht infrage kommen, ein schnelles Feedback geben. Dabei gilt auch: Offenheit und Transparenz. Kandidat*innen wollen wissen, warum sie nicht ausgewählt worden sind und nicht mit den üblichen Floskeln abgespeist werden. Und wer weiß: Vielleicht sind sie später noch für eine andere Position die Idealbesetzung.
Potenzielle Kandidat*innen sollte man auch schnellstmöglich informieren, da sie sich vielleicht bei mehreren Unternehmen bewerben.
Zukunft des Bewerbungsprozesses
Trends und Entwicklungen
Der Arbeitsmarkt verändert sich stetig. Und der Erfolg von Unternehmen hängt davon ab, wie gut sie sich daran anpassen. War die Arbeitswelt früher ein Arbeitgebermarkt, diktieren heute häufig die Arbeitnehmenden die Bedingungen, denn sie sind in vielen Branchen eine seltene Spezies geworden.
In Zukunft werden noch stärker als schon jetzt soziale Erwartungen von Bewerbenden aber auch modernste Technologien die Suche nach geeigneten Beschäftigten bestimmen. Auch die Anforderungen an Kandidatinnen und Kandidaten haben sich zum Teil stark geändert, weg von Ausbildungsabschlüssen und Berufserfahrungen hin zu spezifischen Kompetenzen und Fähigkeiten zum Beispiel zur Problemlösung.
Auch Diversität, Inklusion, Gleichberechtigung und Nachhaltigkeit im Unternehmen sind inzwischen relevante Prioritäten, die gerade junge Menschen als unverzichtbaren Teil der Unternehmenskultur einfordern. Außerdem ist es längst nachgewiesen, dass vielfältige Teams deutlich erfolgreicher sind als homogene.
Bei der Entscheidungen über geeignete Bewerbende haben zudem die Daten das Bauchgefühl abgelöst. Immer öfter treffen Kennzahlen die Auswahl, statt der gute Eindruck. Fragen nach der Dauer des Bewerbungsprozesses, nach dem Einstiegsdatum und den Kosten pro Neueinstellung werden zunehmend größere Rollen spielen. Aber natürlich auch wie viele Bewerbende man interviewen muss, um fündig zu werden oder beispielsweise der Prozentsatz der neuen Mitarbeitenden, die nach einem bestimmten Zeitraum noch im Unternehmen sind.
Optimierung des Bewerbungsprozesses
Grundsätzlich sollten Unternehmen den Bewerbungsprozess regelmäßig analysieren und optimieren und dabei insbesondere die Candidate Experience verbessern. Zudem ist es empfehlenswert, die Prozesse zu automatisieren, um Zeit zu sparen und die Dauer des Bewerbungsprozesses zu verkürzen. Dafür gibt es die entsprechenden HR-Tools.
Zur Optimierung des Prozesses kann das Feedback von Bewerber*innen, aber auch von Mitarbeitenden, die kürzlich eingestellt wurden, nützlich sein. Vor allem Fragen nach Transparenz, Feedbackkultur und Dauer des Prozesses sind dabei wichtig.
Letztlich ist es fundamental, aus den Ergebnissen dieser Analyse die richtigen Schlüsse zu ziehen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen.
Fazit
Ein effizienter Bewerbungsprozess ist entscheidend für den Erfolg von Unternehmen und Bewerber*innen. Wer die besten Talente für sein Unternehmen gewinnen will, braucht eine klare Struktur, schnelle Rückmeldungen und transparenter Kommunikation. Zudem können moderne HR-Tools den Prozess durch Automatisierungen deutlich beschleunigen und optimieren. Detaillierte Stellenausschreibungen beugen dabei Missverständnisse vor.
Gut organisierte Bewerbungsgespräche und offenes Feedback sind im Bewerbungsprozess ebenfalls essenziell, da sie die Wertschätzung des Unternehmens gegenüber den Interessierten zeigen, was sich später noch einmal als sinnvoll erweisen kann. Auch Bewerber*innen sollten sich auf das Vorstellungsgespräch gewissenhaft vorbereiten und Antworten auf wichtige Fragen haben, beispielsweise, warum sie sich bei diesem Unternehmen bewerben und was sie für die Stelle qualifiziert.
Darüber hinaus wird das Onboarding als entscheidender Schritt hervorgehoben, um neue Mitarbeitende erfolgreich zu integrieren und langfristig zu binden. Faktoren wie die Unternehmensgröße, Position und Qualität der Personalabteilung beeinflussen die Dauer des Prozesses erheblich. Zukünftige Trends, wie der Fokus auf Soft Skills und intelligente Automatisierungen, werden den Bewerbungsprozess weiter revolutionieren.
