Insbesondere in Schichtbetrieben kann die Einsatzplanung der Beschäftigten eine ganz schöne Herausforderung sein. Schnell kann es zu Überkapazitäten oder fehlendem Personal durch falsche Planung kommen, was gravierende Konsequenzen für den Betrieb mit sich bringen kann. Doch auch in Unternehmen ohne Schichtsystem bestimmt die Einsatzplanung, ob die richtigen Qualifikationen im Betrieb vorhanden sind. Verschiedene Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten müssen hier ebenfalls berücksichtigt werden.
Wie Sie am besten vorgehen, effizient handeln und wie digitale Lösungen Sie bei der Einsatzplanung unterstützen können, erklären wir im folgenden Blog.
Key Facts
- Die Einsatzplanung sorgt dafür, dass die optimale Anzahl an Mitarbeitenden mit den benötigten Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Betrieb eingesetzt wird.
- Die Personalplanung erfolgt über drei Dimensionen: zeitliche, qualitative und quantitative Planung.
- Digitale Lösungen sorgen für eine Reduktion der Fehler und eine Automatisierung der Planung.
- Einsatzplanung im Betrieb: Ziele und Definition
- Arten von Personalplanung
- Herausforderungen bei der Personalplanung
- Was kann die digitale Einsatzplanung?
Einsatzplanung im Betrieb: Ziele und Definition
Die Einsatzplanung ist ein zentraler Prozess im Personalmanagement. Ziel ist es, die Arbeitszeit, Qualifikationen und Kapazitäten der Belegschaft optimal zu nutzen, um die Produktivität zu maximieren und Über- bzw. Unterbesetzungen zu vermeiden. Das wird durch einen effektiven Einsatz der verfügbaren Mitarbeitenden erreicht.
Grundsätzlich zielt eine optimale Einsatzplanung darauf ab
- Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen,
- Kosten so niedrig wie möglich zu halten,
- die Planung so zu gestalten, dass die Mitarbeiterzufriedenheit hoch ist,
- die Arbeitsleistung der Beschäftigten so zu fördern, dass sie ihr volles Potenzial ausschöpfen können, und
- Personalengpässe und Überbelegung zu vermeiden.
Einsatzplanung wird auch oft Dienstplanung oder Personaleinsatzplanung genannt. Die Abkürzung hierfür ist PEP. Die Einsatzplanung wird in der Regel in einem Dienstplan oder einem Schichtplan festgehalten. Dieser Einsatzplan wird den Mitarbeitenden zur Einsicht zugänglich gemacht. Mittlerweile werden die meisten Dienstpläne digital oder in einer Excel-Tabelle erstellt. Dazu weiter unten mehr.
Darüber hinaus dient die Einsatzplanung auch langfristig als Grundlage für Personalentscheidungen. In diesem Zusammenhang wird sie an die strategische Ausrichtung des Unternehmens angepasst.
Stehen in absehbarer Zeit vermehrt Projekte an, die bestimmte Kompetenzen und Fähigkeiten erfordern? Dann muss möglicherweise neues Personal eingestellt oder bestehende Mitarbeitende zu Schulungen oder Weiterbildungen geschickt werden.
Gibt es über einen längeren Zeitraum Auftragsflauten oder eine Umstrukturierung im Betrieb? In solchen Fällen müssen unter Umständen aus betriebsbedingten Gründen Entlassungen vorgenommen werden.
Darum ist die Einsatzplanung so wichtig
Die richtige Personalplanung ist für ein Unternehmen von enormer Bedeutung. Nur durch sorgfältig erstellte Einsatzpläne können die oben genannten Ziele erreicht werden. Letztendlich ist sie einer der wichtigsten Faktoren für eine effektive Kosten-Nutzen-Relation im Unternehmen. Das bedeutet, dass sichergestellt wird, dass der Betrieb unter optimalen Bedingungen geführt wird und die bestmögliche Produktion bzw. Dienstleistung erbracht werden kann.
Arten von Personalplanung
Die oben genannten Ziele werden verschiedenen Arten der Personalplanung zugeordnet. Jeder dieser drei Bereiche oder Arten von PEP hat unterschiedliche Schwerpunkte.
Zeitliche Einsatzplanung
Hierbei kommt es darauf an, eine etwaige Saisonalität des Geschäfts zu berücksichtigen. Standardmäßig haben viele Firmen vor allem kurz vor der Weihnachtszeit ein erhöhtes Produktions- und Verkaufsaufkommen. In diesem Zeitraum benötigen diese Betriebe daher oft vorübergehend mehr Personal. Das muss rechtzeitig geplant werden!
Alternativ können Arbeitgebende auch andere Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise – unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen – die Verhängung einer Urlaubssperre für diesen Zeitraum.
Darüber hinaus geht es bei der zeitlichen Planung natürlich vor allem um die zeitliche Einteilung der Mitarbeitenden, der einzelnen Schichten und Arbeitszeiten. Hier wird festgelegt, wann welche Mitarbeitenden im Plan eingetragen werden, damit alle Schichten abgedeckt sind. Das gilt natürlich nur für Betriebe, die im Schichtsystem arbeiten, wie es beispielsweise bei der Feuerwehr oder in einem Krankenhaus der Fall ist.
In Betrieben ohne Schichtdienst entfällt die Schichteinteilung. Doch auch hier gibt es eine zeitliche Dimension, bei der beispielsweise Urlaubsabwesenheiten berücksichtigt werden müssen. Zudem muss geregelt werden, wie Vertretungen organisiert werden, insbesondere bei längeren Krankheitsausfällen.
Schließlich werden bei der PEP auf zeitlicher Ebene auch etwaige unterschiedliche Arbeitszeitmodelle der Mitarbeitenden berücksichtigt.
Qualitative Einsatzplanung
Die qualitative PEP konzentriert sich auf die Qualifikation der Mitarbeitenden. Hier wird überprüft, ob die Beschäftigten über die richtigen Kompetenzen für die Zwecke und Ziele des Unternehmens verfügen.
Beispiel 1: Eine öffentliche Verwaltung führt eine neue Software ein, mit der die Angestellten und Beamten arbeiten sollen. Allerdings haben die Mitarbeitenden keine Erfahrung im Umgang mit dieser neuen Software. Die Personalabteilung muss also sicherstellen, dass die Mitarbeitenden zu einer Schulung geschickt werden, um den Umgang mit der Software zu erlernen.
Beispiel 2: Ein Unternehmen entscheidet sich, eine Social-Media-Präsenz aufzubauen, um vor allem auch jüngere Leute mit seinen Produkten zu erreichen. Es stellt sich jedoch heraus, dass im Unternehmen Mitarbeitende fehlen, die über die notwendigen Kompetenzen in diesem Bereich verfügen. Die HR-Abteilung entscheidet daher, neues Personal einzustellen, die Spezialist*innen auf diesem Gebiet sind. Der Recruiting-Prozess wird daraufhin in Gang gesetzt.
Für eine qualitative PEP ist es entscheidend, dass die Personalabteilung auch weiß, welche Kompetenzen und Fähigkeiten im Unternehmen vorhanden sind. Dies kann über verschiedene Tools wie beispielsweise eine Qualifikationsmatrix oder auch mithilfe einer HR-Software wie der von Factorial erfolgen. Mehr dazu im letzten Abschnitt.
Quantitative Einsatzplanung
Bei der quantitativen PEP wird geprüft, wie viele Mitarbeitende für welche Bereiche überhaupt benötigt werden. Dazu ist es notwendig, das genaue Arbeitsaufkommen für jede Position und jeden Bereich zu kennen. Dies können Sie beispielsweise über Befragungen der Mitarbeitenden herausfinden, aber natürlich auch über andere Faktoren wie die Messung von Aufgaben oder durch Berechnungen.
So kann ein Bekleidungsladen beispielsweise feststellen, dass in der Morgenschicht nur sehr wenig verkauft wird. Diese Erkenntnis führt dazu, dass nicht zwei Beschäftigte in der Frühschicht eingesetzt werden, sondern nur eine Person. Stattdessen werden am Nachmittag zwei Mitarbeitende eingesetzt, da es zu dieser Zeit ein erhöhtes Kundenaufkommen gibt. Hier gab es bereits Beschwerden über zu lange Wartezeiten.
Herausforderungen bei der Personalplanung
Die größten Herausforderungen bei der PEP liegen in der Fehleranfälligkeit der manuellen Planung, bei der es schnell zu Überbelegungen oder Unterbelegungen kommen kann. Abwesenheiten wurden möglicherweise nicht berücksichtigt oder kein Backup für einen Krankheitsausfall eingeplant. Auch die Berechnung der obligatorischen Stunden, vor allem bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und Wochenarbeitsstunden, kann eine Herausforderung darstellen.
Insbesondere bei kurzfristigen Änderungen können Mitarbeitende bei manuellen Aushängen oder Ausdrucken nicht rechtzeitig oder nur sehr schwierig informiert werden. Auch das kann zu Problemen und Einschränkungen im Betriebsablauf führen.
Was kann die digitale Einsatzplanung?
Die Herausforderungen der Personaleinsatzplanung (PEP) lassen sich mit einer digitalen Software mühelos automatisieren. Eine solche Lösung nimmt Ihnen viel Arbeit ab und schafft Raum für strategische Aufgaben. Mit dem Schichtplanungs-Tool von Factorial können Sie beispielsweise ganz einfach und praktisch Schichtpläne online erstellen und flexibel anpassen.
Das Tool zeigt Ihnen automatisch an, welche Mitarbeitenden verfügbar sind und ob es zu Überschneidungen oder Fehlern in der Planung kommt. Dadurch wird die Einsatzplanung deutlich effizienter und fehlerfreier.
Die Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf die Pläne – sogar über eine praktische App. Sie können ihre Schichten einsehen, einen Schichttausch anfragen oder Änderungen verfolgen, was die Kommunikation erheblich erleichtert und die Zufriedenheit im Team steigert.
Doch das Einsatzgebiet der Software beschränkt sich nicht nur auf die konkrete Schicht- und Einsatzplanung. Weitere Funktionen der HR-Software sind:
Urlaubsabwesenheiten im Überblick
Die Planung des Personaleinsatzes wird automatisch mit dem Urlaubs- und Abwesenheitstool synchronisiert. So können Sie bei der Planung direkt berücksichtigen, welche Mitarbeitenden verfügbar sind. Außerdem ermöglicht dies eine langfristige Planung, indem sichtbar wird, wann Urlaub genehmigt werden kann und wann es ungünstig wäre, da sonst nicht genügend Mitarbeitende für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen. Urlaubsanträge können unkompliziert online genehmigt oder abgelehnt werden.
Recruiting einfach gemacht
Sollte Ihnen bei der PEP auffallen, dass Neueinstellungen unerlässlich sind, können Sie Ihren Recruiting-Prozess mit der HR-Software effizient abwickeln. Das Tool unterstützt Sie bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen, führt automatisches Multiposting auf verschiedenen Plattformen durch, hilft Ihnen mithilfe von KI bei der Auswahl der passenden Kandidat*innen und übernimmt den Onboarding-Prozess ebenfalls online.
Analyse von Performance
Durch die Analysefunktionen von Factorial erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Effizienz Ihrer Planung und die Leistung Ihrer Mitarbeitenden. Das hilft Ihnen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und gezielt zu optimieren.
Schulungsbedarf planen
Auf Grundlage der Analyse können Sie beispielsweise Schulungsbedarf feststellen. Auch dies können Sie schließlich über die Software von Factorial ganz einfach erstellen und verwalten. So fördern Sie Ihre Talente und führen Ihr Unternehmen zum Erfolg.
Zum Schluss: Digitale PEP – der neue Trend!
Die Digitalisierung der HR-Arbeit in Unternehmen ist laut einer aktuellen Studie im Auftrag der Computerwoche immer mehr im Trend. Vor allem im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung setzen bereits fast 66 Prozent der befragten Unternehmen auf digitale Lösungen. An zweiter Stelle folgt bereits die Zeiterfassung der Mitarbeitenden.
Einsatzplanung: Excel-Vorlage
Weiterhin nutzen laut der Studie jedoch noch viele Unternehmen Excel für die Arbeit im Personalwesen. Vor allem für kleine Unternehmen kann dies manchmal auch völlig ausreichend sein. In Bezug auf Effizienz und Fehleranfälligkeit kann Excel jedoch an seine Grenzen stoßen. Besonders dann, wenn es um größere Datenmengen oder komplexe HR-Prozesse geht, bieten digitale HR-Softwarelösungen eine deutlich verbesserte Möglichkeit zur Automatisierung und besseren Organisation.
Eine Vorlage, mit der Sie Ihre PEP über Excel erstellen können, haben wir Ihnen ebenfalls zur Verfügung gestellt.
