Im Vergleich zu Angestellten im Rechnungswesen haben HR-Mitarbeitende zwar etwas weniger mit Zahlen zu tun, gänzlich auf ein ausgeklügeltes Zahlenwerk verzichten können und sollten sie aber nicht. Das aus einem ganz einfachen Grund: Erfolg und Effizienz sind in Unternehmen messbar – und das eben nicht nur, was Gewinn, Umsatz, Marge und Co. anbelangt. Hiring KPIs sollten nicht minder im Fokus stehen.
Bevor wir uns Recruiting KPIs und deren Bedeutung im Detail anschauen, hier direkt zu Beginn die gute Nachricht für HR-Mitarbeitende: Mit den HR-Analytics-Berichten von Factorial bekommen Sie alle wichtigen Kennzahlen im Recruiting auf einen Blick ausgespielt. Die Software nimmt nicht nur Arbeit ab, sondern schafft zugleich die Grundlage für erfolgsorientierte und datenbasierte Entscheidungen.
Key Facts
- Es gibt unzählige Hiring KPIs, wovon Sie aber nicht pauschal alle immer konsequent analysieren müssen. Wichtig ist, solche zu bewerten und zu erfassen, die für Sie von großer Relevanz sind.
- Differenziert wird zwischen quantitativen und qualitativen Kennzahlen. Erstere widmen sich den Hard Facts, zweitere wiederum verschiedenen Soft Facts.
- Betrachten Sie Recruiting KPIs nicht im Vakuum unter der symbolischen Kuchenglocke. Schaffen Sie stattdessen Benchmark-fähige Datensätze und Vergleichswerte – inner- und außerhalb Ihres Unternehmens.
- Definition, Verbreitung und Nutzung von Hiring KPIs
- Wichtige Hiring KPIs im Recruitment Process
- Hiring KPIs in der Übersicht
- Orientierungshilfe bei der Bewertung und Nutzung von Hiring KPIs
Definition, Verbreitung und Nutzung von Hiring KPIs
Recruiting KPIs sind Erfolgskennzahlen, die sich verschiedenen einzelnen Prozessen im Bewerbermanagement widmen. Die Abkürzung leitet sich aus dem Englischen von Key Performance Indicator ab: Es handelt sich um Zahlen beziehungsweise Indikatoren, die den Erfolg und die Effizienz einer bestimmten Sache und Maßnahme abbilden – und damit den Grundstein für Vergleiche, Analysen und Optimierungen legen.
Recruitment Key Performance Indicators sind an und für sich nicht neu. Aber sie werden zusehends wichtiger. Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) und weitere Beteiligte publizierten letztes Jahr ihre Studie „Recruiting-Strukturen – ein Benchmark 2023“. Befragt wurden dort mehr als 1.100 HR-Mitarbeitende, auch zur Erhebung und Verwendung von Recruitment Key Performance Indicators.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- Unternehmen nutzen Jahr für Jahr mehr und intensiver Hiring KPIs zur Bewertung der eigenen Recruiting-Prozesse.
- Insbesondere Time-to-Hire, Channel Effectiveness und Cost-per-Hire stehen im Fokus.
- HR-Mitarbeitende sehen in umfangreichen HR Analytics die Zukunft und erwarten, dass diese fortan wichtiger werden.
Wichtige Hiring KPIs im Recruitment Process
Datenbasierte Entscheidungen und effizienzgesteuerte Prozesse, statt Blindflüge nach Bauchgefühl. Mit den richtigen KPIs haben Hiring Manager die Möglichkeit, einen Recruitingprozess mit beständig hoher Effektivität zu schaffen.
Time to Hire / Time to Fill
Die Recruiting KPIs Time to Hire und Time To Fill beschreiben die Dauer in Tagen von Beginn der Suche bis hin zur Einstellung eines Bewerbenden. Eine kurze Dauer kann auf einen sehr effizienten Recruitingprozess hindeuten. Beachten Sie aber: Einige Stellen sind schlicht schwieriger zu besetzen. Eine*n Neurochirurg*in für ein Krankenhaus zu finden dauert für gewöhnlich natürlich länger als die Suche nach einer*m Social-Media-Manager*in.
Cost per Hire
Gibt die Kosten pro Einstellung an und spielt damit auch in der HR-Budget-Planung eine Rolle. Hierfür teilen Sie die Gesamtausgaben für das Recruiting durch die Anzahl der Neueinstellungen. Sie können die KPI auch getrennt spezifischer ermitteln, beispielsweise wenn Sie 10 Programmier*innen und 2 Call-Center-Mitarbeitende einstellen.
Offer Acceptance Rate und Absagequote
Gibt an, welcher Prozentsatz der Bewerber*innen ein getätigtes Angebot angenommen hat. Damit kommt auf der Gegenseite direkt auch die Absagequote zustande. Dieser Hiring KPI zeigt Ihnen, wie attraktiv das Unternehmen und seine Angebote sind. Eine sehr niedrige Offer Acceptance Rate könnte Anlass für mehr Benefits, höhere Einstiegsgehälter, ein besseres Employer Branding oder einen spezifischeren Bewerbungsprozess geben.
Frühfluktuation und Retention Rate
Beide zeigen, wie viele neu eingestellte Mitarbeitende im Unternehmen bleiben. Von „Frühfluktuation“ spricht man, wenn die neuen Mitarbeitenden das Unternehmen schon während der Onboarding-Phase wieder verlassen. Die Retention Rate ist an einen bestimmten Zeitraum gekoppelt, zum Beispiel zwei oder drei Jahre. Beide bringen unter anderem die Zufriedenheit von neuen Mitarbeitenden zum Ausdruck.
Channel Effectiveness
Dieser KPI zeigt an, wie viele Stellen Sie über bestimmte Recruiting Channel füllen. Channel sind beispielsweise Jobmessen, Active Sourcing/Headhunter, Online-Stellenportale oder die Karriereseite auf der Unternehmenswebseite. Schwächelnde Channel könnten Anlass zur Optimierung geben. Alternativ laufen andere Kanäle vielleicht so gut, dass Sie Ihren Fokus (und das Budget) schlicht stärker auf diese ausrichten.
Candidate Satisfaction & Hiring Manager Satisfaction
Wie zufrieden waren Bewerber*innen mit dem kompletten Bewerbungsprozess? Genau das sagt diese KPI Candidate Satisfaction aus – Umfragen dazu können Sie zum Beispiel über Factorial steuern. Die Zufriedenheit Ihrer Recruiter*innen können Sie genauso überprüfen. Dann spricht man von der Hiring Manager Satisfaction Rate.
Time of Vacancy und Cost of Vacancy
Die Time of Vacancy zeigt an, wie lange eine Stelle unbesetzt bleibt. Die Cost of Vacancy verdeutlicht indes, wie viel das Unternehmen die unbesetzte Stelle kostet. Ein längerer Zeitraum ist mitunter noch tolerierbar, spätestens aber, wenn die Kosten für die fehlende Besetzung ansteigen, gilt es Gegenmaßnahmen vorzunehmen: Zum Beispiel, indem Sie gezielt, durch einen Mehraufwand, die Cost of Hire erhöhen. Das kann sich lohnen, wenn sich im Gegenzug die Time und Cost of Vacancy stark reduzieren.
Erheben Sie diese Hiring KPIs dauerhaft und vergleichen Sie sie fortlaufend. Sie helfen nicht nur beim Blick im Rückspiegel, sondern ebenso perspektivisch – beispielsweise, wenn Sie schon wissen, dass eine bestimmte Stelle traditionell eine hohe Time to Hire hat. Dann gilt es frühzeitig mit dem Recruiting loszulegen.
Hiring KPIs in der Übersicht
| KPI | Typ | Beschreibung | Nutzen |
|---|---|---|---|
| Time to Hire / Time to Fill | Quantitativ | Zeitspanne von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung | Effizienz des Recruitingprozesses messen |
| Cost per Hire | Quantitativ | Kosten pro Neueinstellung | Budgetplanung und Kostenoptimierung im Recruiting |
| Offer Acceptance Rate | Quantitativ | Anteil der Bewerber*innen, die ein Jobangebot annehmen | Rückschluss auf Attraktivität des Angebots und Arbeitgeberimages |
| Absagequote | Quantitativ | Anteil der Bewerber*innen, die ein Angebot ablehnen | Identifikation von Schwächen im Angebot oder Prozess |
| Frühfluktuation | Quantitativ | Anteil der neuen Mitarbeitenden, die während des Onboardings kündigen | Qualität der Auswahl und Effektivität des Onboardings bewerten |
| Retention Rate | Quantitativ | Verbleibquote der neu Eingestellten über einen definierten Zeitraum | Langfristige Bindung neuer Talente messen |
| Channel Effectiveness | Quantitativ | Anzahl erfolgreicher Einstellungen pro Recruiting-Kanal | Effektivität einzelner Kanäle analysieren und Budget gezielter einsetzen |
| Candidate Satisfaction | Qualitativ | Zufriedenheit der Bewerber*innen mit dem Bewerbungsprozess | Verbesserungspotenziale im Bewerbungsprozess identifizieren |
| Hiring Manager Satisfaction | Qualitativ | Zufriedenheit der einstellenden Führungskräfte | Transparenz und Qualität im internen Recruiting-Prozess |
| Time of Vacancy | Quantitativ | Zeitraum, in dem eine Stelle unbesetzt bleibt | Engpässe und Risiken durch offene Stellen erkennen und entgegenwirken |
| Cost of Vacancy | Quantitativ | Kosten, die durch unbesetzte Stellen entstehen | Wirtschaftlichen Druck erkennen und Prioritäten im Recruiting setzen |
Darum schafft ein KPI Recruitment Process in Unternehmen Mehrwerte
Mit einem Vorurteil möchten wir an dieser Stelle gleich aufräumen: Bei der Nutzung (und erstmaligen Einführung) von Hiring KPIs geht es nicht darum, an den Pranger zu stellen. Natürlich können Recruiting KPIs ineffiziente Prozesse und Fehler aufdecken, vor allem aber können sie beides perspektivisch verhindern. Im Fokus steht die ganzheitliche Verbesserung – und von dieser profitieren HR-Mitarbeitende ebenso wie alle anderen Abteilungen und Bewerber*innen.
Lassen Sie uns das an einem Beispiel verdeutlichen: Ihr Unternehmen ist mehrmals im Jahr auf Jobmessen vertreten. Immer in der Annahme, dass das doch eine naheliegende Möglichkeit ist, um neue Fachkräfte zu gewinnen. Nun analysieren Sie die KPIs für diesen Channel (die Jobmesse). Das Ergebnis? Kaum Bewerbungen und keine einzige Festanstellung. Dafür hohe Kosten, viel Aufwand und HR-Mitarbeitende, die mehrere Wochen im Jahr auf Messe sind – während sich im Büro die Arbeit türmt.
Ohne entsprechende KPIs wäre Ihnen womöglich nicht aufgefallen, dass der Jobmessen-Channel keine nennenswerten Ergebnisse produziert. Ebenso wüssten Sie vielleicht nicht, dass ein anderer Channel (zum Beispiel Active Sourcing bei LinkedIn) exzellente Ergebnisse fabriziert. Unternehmen können nun in der Lösungsfindung datengestützt vorgehen. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Entweder fokussiert man sich auf die erfolgreichen Kanäle oder muss beim Jobmesse-Channel Veränderungen vornehmen – oder sich schlicht eingestehen, dass dieser bestimmte Weg für die explizit gesuchten Mitarbeitenden nicht geeignet ist.\
Orientierungshilfe bei der Bewertung und Nutzung von Hiring KPIs
- Achten Sie auf die Relevanz: Ist der jeweilige KPI sowohl für die Stelle als auch die Unternehmensziele von Bedeutung?
- Ermitteln Sie, ob und wie Sie diese Kennzahl dauerhaft verlässlich messen können.
- Vergleichen Sie sinnvoll: Hiring KPIs für Facility Manager*innen mit denen von Marketing-Spezialist*innen und beide mit KPIs für interne Fachanwälte zu vergleichen macht keinen Sinn.
- Nutzen Sie auch externe Benchmarks, sofern Sie sie finden können – zum Beispiel von Wettbewerbern aus derselben Branche.
Ein weiterer Tipp: Erheben Sie nicht ausschließlich nur quantitative Kennzahlen. Das sind solche, die sich konkret den Kosten, der Dauer oder der Anzahl an Bewerbungen widmen. Ergänzen Sie diese um qualitative Kennzahlen, zum Beispiel solche zur Zufriedenheit neuer Mitarbeitenden – derartige Umfragen können Sie mit Factorial gezielt durchführen und auswerten.
