Es kann immer mal vorkommen: Mitarbeitende haben ihre Mittagspause etwas überzogen oder sind zu spät zum Dienst erschienen. So können sich schnell Minusstunden ansammeln. Arbeitgebende sollten deshalb die gesetzlichen Regelungen zum Thema Minusstunden kennen. Wir klären die wichtigsten Fragen zu diesem Thema im folgenden Blogbeitrag.
Key Facts
- Minusstunden haben bedeutet, dass die Differenz zwischen Soll- und Ist-Arbeitsstunden negativ ist: Beschäftigte haben also weniger gearbeitet als im Arbeitsvertrag vereinbart.
- Sie dürfen nur dann gutgeschrieben werden, wenn sie von den Arbeitnehmenden selbst verursacht wurden.
- Ob Minusstunden verfallen können oder wo die zulässige Obergrenze liegt, hängt von den einzelnen Arbeits- oder Tarifverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen ab.
- Was sind Minusstunden?
- Wie entstehen Unterstunden?
- Welche Regelungen gibt es im Arbeitsrecht zu Minusstunden?
- Weitere Fragen und Regelungen im Zusammenhang mit Minusstunden
Was sind Minusstunden? – Eine Erklärung
Minusstunden entstehen, wenn Arbeitnehmende weniger als die mit den Arbeitgebenden vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden pro Woche oder pro Monat leisten.
Beispiel:
Arbeitnehmer Y hat mit seinem Arbeitgeber X eine Arbeitszeit von 25 Stunden die Woche im Arbeitsvertrag vereinbart. Statt dieser festgelegten 25 Stunden arbeitet er im Monat Juli allerdings an zwei Wochen nur 23 Stunden. Arbeitnehmer Y hat damit für den Monat Juli 4 Minusstunden auf der Arbeit angesammelt.
Definition: Minusstunden sind also die negative Differenz zwischen der Ist- und der Soll-Arbeitszeit. Sie sind das Gegenteil von Überstunden.
Teilweise wird in diesem Zusammenhang auch von Unterstunden gesprochen.
Wie entstehen Unterstunden?
Fall 1: Minusstunden werden durch Arbeitnehmende verursacht
Die Gründe, wie Minusstunden entstehen, sind vielfältig. Wichtig ist hier allerdings, dass Minusstunden nur als solche angesehen und angerechnet werden können, wenn sie durch die Arbeitnehmenden selbst verursacht wurden.
Typische Gründe
Was sind nun typische Gründe für die Entstehung von Unterstunden während der Arbeitszeit?
- Beschäftigte verlassen den Arbeitsplatz vor Feierabend. Das können jeden Tag auch nur wenige Minuten sein – auf den Monat gerechnet können sich so trotzdem schnell 1–2 Stunden ansammeln.
- Raucherpausen. Bestimmte Mitarbeitende gehen einige Male am Tage während der Arbeit in die Raucherpausen. Auch diese kurzen Pausen können sich summieren und dazu führen, dass Minusstunden entstehen. In der Regel müssen diese nachgearbeitet werden. Doch viele Arbeitgebende gestatten diese aus Kulanz häufig und verlangen keine Nacharbeit.
- Überziehen der Mittagspause. Mitarbeitende kommen einige Male im Monate später aus der Mittagspause zurück. Auch das kann sich anhäufen.
Tipp: Sind Sie allgemein unsicher, welche Regelungen es für Pausenzeiten im Arbeitsrecht gibt? In unserem Blogartikel zum Thema Pausenzeitregelungen erfahren Sie dazu mehr!
- Verspäteter Arbeitsbeginn. Hin und wieder kommen Beschäftigte zu spät zur Arbeit, was zu Minusstunden führen kann. Achtung: Wenn Mitarbeitende regelmäßig zu spät kommen, kann dies unter Umständen eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung zur Folge haben.
- Erledigung von Privatangelegenheit. Erledigen Beschäftigte während der Arbeitszeit private Angelegenheiten, wie z. B. einen Arztbesuch, so wird diese Zeit von der Arbeitszeit abgezogen und gilt als Minusstunden.
Grundsätzlich können sich Minusstunden natürlich nur anhäufen, wenn die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden auch aufgezeichnet werden. In vielen Betrieben herrschte in der Vergangenheit die sogenannte Vertrauensarbeitszeit vor. Unter dieser konnte es praktisch keine Minusstunden geben.
Achtung: Das ist allerdings nicht mehr erlaubt. Seit 2022 sind Arbeitgebende verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten auf einem Arbeitszeitkonto zu erfassen. Das entschied ein Gerichtsurteil des Bundesarbeitsgerichts (13.9.2022 (1 ABR 22/21)). Zuvor waren Arbeitgebende nach dem Arbeitszeitgesetz lediglich verpflichtet, die über die Höchstarbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit zu erfassen.
Tipp: Zeiterfassungssoftware wie die von Factorial kann Ihnen dabei helfen, die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden korrekt und gesetzeskonform aufzuzeichnen.
Minusstunden durch Arbeitgebende verursacht – Ist das erlaubt?
Wichtig: Minusstunden können nur dann entstehen, wenn der Grund für die Abwesenheit bei den Arbeitnehmenden selbst liegt – wie in den obigen Beispielen: Es hätte Arbeit bzw. Aufgaben zu erledigen gegeben, die Arbeitnehmenden haben dies aber nicht getan.
Wenn es allerdings gerade keine Arbeit bzw. keine zu erledigenden Aufgaben mehr gibt, dürfen Vorgesetzte auch keine erfassen: Schicken Arbeitgebende ihre Angestellten früher nach Hause, weil es keine Arbeit mehr gibt, dürfen diese den Beschäftigten keine Minusstunden anrechnen. Das ist nicht rechtens! Arbeitgebende müssen gemäß § 615 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) diese dann voll bezahlen.
Ausnahme: Wenn Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge eine besondere Klausel zu Minusstunden enthalten, kann ihre Anordnung unter Umständen rechtmäßig sein. Sie müssen allerdings die rechtlichen Vorgaben erfüllen.
Diese Regelungen sollen Unternehmen häufig in Situationen unterstützen, in denen aufgrund von Auftragsschwankungen oder saisonalen Engpässen die Arbeitszeit vorübergehend reduziert werden muss. Auf diese Weise sollen Kündigungen verhindert und die Betriebskontinuität gesichert werden.
Aber was ist mit Situationen wie Urlaub, Krankheit oder Kündigung? Welche Regelungen gelten hier?
Welche Regelungen gibt es im Arbeitsrecht zu Minusstunden?
Krankheit: Entstehen Angestellten durch Krankheit Minusstunden?
Ganz wichtig: Beschäftigte, die sich rechtmäßig krankmelden, erhalten für die krankheitsbedingte Abwesenheit vom Arbeitsplatz keine Minusstunden, da die Krankheit unverschuldet ist. Für die Abwesenheit wird die im Arbeitsvertrag vereinbarte Stundenzahl angerechnet und im Rahmen der Lohnfortzahlung der volle Lohn ausbezahlt.
Krankheitstage werden also wie abgeleistete Arbeitstage behandelt.
Kündigung: Was gilt hier?
Wird das Arbeitsverhältnis aufgelöst und das Arbeitszeitkonto der jeweiligen Beschäftigten weist noch Minusstunden auf, sollten diese vor Ende des Arbeitsverhältnisses durch Überstunden ausgeglichen werden. Ist das nicht möglich, dürfen Arbeitgebende die fehlenden Arbeitsstunden vom letzten Gehalt abziehen.
Achtung: Ein Lohnabzug im Kündigungsfall ist allerdings nur möglich, wenn ein Arbeitszeitkonto vorhanden ist. Da jedoch seit zwei Jahren die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten besteht, dürften die in der Vergangenheit häufig aufgetretenen Konflikte in diesem Zusammenhang in Zukunft deutlich abnehmen.
Können Vorgesetzte Minusstunden vom Gehalt abziehen?
Wie bereits im Abschnitt oben angedeutet, dürfen Vorgesetzte unter Umständen Minusstunden vom Gehalt abziehen. Wann ist das genau erlaubt?
Dieses Vorgehen ist nur erlaubt, wenn Arbeitnehmende ihre Unterstunden in einem bestimmten Zeitraum nicht wieder ausgeglichen haben oder wenn eine bestimmte Untergrenze an Minusstunden erreicht ist. Außerdem kann die Kürzung des Gehalts wie oben beschrieben eben auch im Falle einer Kündigung erlaubt sein.
Dürfen Minusstunden mit Urlaub verrechnet werden?
Ganz klar: Nein.
Der Urlaub der Arbeitnehmenden ist in Deutschland durch das Bundesurlaubsgesetz geregelt. Nach diesem Gesetz dient der Urlaub der Erholung und Entspannung der Beschäftigten. Die Verrechnung durch Minusstunden würde diesem Gesetz widersprechen.
Was gilt in Bezug auf Feiertage?
Auch an Feiertagen dürfen Vorgesetzte auf den Arbeitszeitkonten ihrer Mitarbeitenden keine Minusstunden aufschreiben. An gesetzlichen Feiertagen besteht keine Arbeitspflicht. Diese Tage werden auf dem Arbeitszeitkonto daher wie abgeleistete Arbeitstage behandelt.
Besonderheiten: Feiertage und Teilzeitkräfte
Allerdings kommt es bei Teilzeitkräften und dem Umgang mit Feiertagen immer wieder zu Komplikationen, Missverständnissen und vielen Fragen sowohl auf Arbeitgeber- also auch Arbeitnehmerseite. Die Berechnung der Feiertage für Teilzeitbeschäftigte kann etwas komplizierter sein, hängt aber von der individuellen Arbeitszeitregelung ab. Denn der Umgang mit Feiertagen wird durch die von den Vorgesetzten angewandte Methode bestimmt. Hier gibt es zwei gängige Methoden:
Wertmethode:
Bei der Wertmethode wird der Feiertag wie ein normaler Arbeitstag erfasst, jedoch im Verhältnis zum Beschäftigungsgrad der Arbeitnehmenden, sprich vereinbarten Arbeitszeit. Beschäftigte mit einem Beschäftigungsgrad von 50 % (bei einer 40-Stunden-Woche bedeutet dies, dass sie 20 Stunden die Woche arbeiten) bekommen also 4 Stunden gutgeschrieben (8 Stunden x 50 %).
Wichtig: Dies gilt unabhängig davon, ob Beschäftigte normalerweise an diesem Wochentag gearbeitet hätte oder nicht.
Der Vorteil dieser Methode ist, dass Feiertage für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte gleichermaßen berücksichtigt werden.
Zeitmethode:
Diese Methode eignet sich insbesondere bei Teilzeitbeschäftigten, die immer an festen Tagen arbeiten. Hier wird der Feiertag nur dann als Arbeitszeit angerechnet, wenn die Angestellten in Teilzeit an diesem Tag laut Dienstplan normalerweise gearbeitet hätten.
In diesem Fall werden diesen dann die vollen Stunden, die sie an diesem Tag gearbeitet hätten, zu 100 % gutgeschrieben.
Aber: Fällt ein Feiertag jedoch auf einen Tag, an dem die Teilzeitkraft normalerweise frei hat, besteht kein Anspruch auf Zeitgutschrift.
Weitere Fragen und Regelungen im Zusammenhang mit Minusstunden
Wie können Minusstunden abgebaut werden?
Minusstunden können in der Regel durch Mehrarbeit ausgeglichen werden. Es kann sein, dass es vertragliche Regelungen hierzu gibt, sodass dies innerhalb eines bestimmten Zeitraums geschehen muss. Sollten die jeweiligen Beschäftigten die fehlenden Stunden innerhalb dieses Zeitraums nicht ausgeglichen haben, können ihnen die fehlenden Stunden vom Gehalt abgezogen werden.
Können Minusstunden verfallen?
Es gibt keine gesetzliche Regelung, die sich zu diesem Sachverhalt äußert. Der Verfall von Minusstunden hängt daher von den einzelvertraglichen Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in Betriebsvereinbarungen ab.
Damit diese verfallen können, muss es also in diesen Verträgen eine explizite Erwähnung geben.
Sind Unterstunden ein Kündigungsgrund?
Unterstunden an sich sind in der Regel kein unmittelbarer Kündigungsgrund. Sie können aber dazu führen, wenn sie in einen größeren Zusammenhang eingebettet sind: Mitarbeitende kommen beispielsweise regelmäßig zu spät zur Arbeit, bauen Minusstunden auf, gleichen diese nicht aus und verletzen damit ihre Arbeitspflicht. Arbeitgebende können in diesem Fall beispielsweise eine Abmahnung aussprechen.
Wenn die Minusstunden jedoch erheblich sind und Beschäftigte trotz Aufforderung oder Abmahnung nichts daran ändern, kann dies unter Umständen zu einer Kündigung führen.
Hier kommt es immer auf den Einzelfall an. Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren wollen, schauen Sie sich doch unser Webinar mit Prof. Dr. Fuhlrott, Fachanwalt für Arbeitsrecht, zum Thema „Abmahnung oder Kündigung?“ an!
Wie viele Minusstunden sind zulässig?
Auch hier gibt es keine gesetzliche Regelung, die eine Obergrenze für Minusstunden festlegt. Eine solche kann jedoch in Tarifverträgen, Arbeitsverträgen oder auch in Betriebsvereinbarungen bestimmt werden.
Tipp für Arbeitgebende
Digitale Lösungen helfen Arbeitgebenden, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden im Blick zu behalten.
Mit dem Arbeitszeiterfassungstool von Factorial können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden ganz einfach per App oder am Desktop gesetzeskonform erfassen.
Das System zeigt darüber hinaus Unregelmäßigkeiten wie Minusstunden oder Überstunden in den Arbeitszeiten an und ermöglicht Erinnerungen, wenn Mitarbeitende vergessen haben, sich einzutragen.
