Den Begriff Payroll haben Sie bestimmt schon gehört. Sie sind sich aber unsicher, was damit genau gemeint ist? Sie wissen nicht wirklich, was ein*e Payroll Manager*in macht und was eine gute Payroll-Software für das Personalmanagement bedeuten kann? Wir klären die Definition, alles Wichtige rund um entsprechende Softwares und deren Bedeutung für HR in diesem Blogbeitrag.
Key Facts
- Payroll bezieht sich auf die Prozesse rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem Unternehmen. Es bezeichnet auch die Abteilung einer Firma, die die Entgeltabrechnung durchführt.
- Das Payrolling ist eines der komplexesten Themen für HR. Die Abwicklung involviert interne Schnittstellen wie Personaler*innen und Lohnbuchhalter*innen, sowie externe Schnittstellen wie z. B. Mitarbeitende des Finanzamts, Steuerberater*innen und Versicherungsangestellte.
- Payroll beschäftigt sich auch mit der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Umfangreiche Kenntnisse im Sozialversicherungsrecht sowie dem Arbeits- und Steuerrecht sind von Vorteil.
- Was ist Payroll?
- Was sind die Ziele und Funktionsweisen?
- Was bedeutet Payroll Management?
- Was ist ein Payroll-Service?
- Fazit zu Payroll
Definition: Was ist Payroll?
Der Begriff Payroll bezieht sich auf die Prozesse rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem Unternehmen. Im Deutschen ist auch das Wort Entgeltabrechnung geläufig.
Was für Mitarbeitende in diesem Zusammenhang meist nur der heiß ersehnte Gehaltseingang auf dem eigenen Konto am Monatsende ist, bedeutet für Unternehmen komplexe Vorgänge, um alle Löhne und Gehälter der Mitarbeitenden inklusive Boni und Sonderzahlungen fristgerecht zu erfassen und auszuzahlen.
Payroll bedeutet im Englischen wörtlich „Gehaltsliste“, umfasst in Unternehmen aber die komplette Abwicklung von Gehältern, Löhnen, Steuern und Sozialabgaben. Die Abteilung, die sich um die Entgeltabrechnung kümmert und die Lohnbuchhaltung abwickelt, bezeichnet man als Payroll.
Mitarbeitende stehen umgangssprachlich gesagt „auf der Payroll ihres Unternehmens“ und bekommen für die von ihnen geleistete Arbeit Geld vergütet.
Payroll: Was sind die Ziele und Funktionsweisen?
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eine korrekte Lohnbuchhaltung zu führen. Dies ist durch diverse Gesetze geregelt, unter anderem § 41 und § 38 des Einkommenssteuergesetzes (EStG). Der Aufwand kann dabei je nach Größe des Unternehmens, Branche und Anzahl der Angestellten unterschiedlich groß sein.
Um keine Verzugszinsen zahlen zu müssen, ist es für ein Unternehmen von großer Wichtigkeit, Gehälter fristgerecht zu überweisen bzw. auszuzahlen. Verspätete Abrechnungen für Angestellte und verpasste Fristen bei der Lohnauszahlung können schnell teuer werden.
Funktion von Payroll
Die Bewältigung dieser Aufgaben ist mitunter komplex. Im Rahmen der Lohnbuchhaltung gilt es auch, sämtliche Sonderzahlungen, die zu einem Gehalt oder Lohn hinzukommen, mitzuberechnen. Seien es Feiertags- bzw. Nachtzuschlag, Provision, Firmenwagen, Lohnnebenkosten oder geldwerte Vorteile. Auch der Abzug von Steuer und Sozialabgaben muss aus finanz- und steuerrechtlichen Gründen innerhalb der geltenden Fristen erfolgen.
Das Payrolling ist somit eines der komplexesten Themen für HR. Daten und individuelle Abrechnungen aller Beschäftigten müssen für die Entgeltabrechnung zur Verfügung stehen.
Im Anschluss wird das Gehalt und der Lohn jedes Mitarbeitenden sowie die Steuer- und Sozialabgabe berechnet.
Ist die Berechnung abgeschlossen, werden Buchungen an die Finanzbuchhaltung vorgenommen, Mitteilungen an Sozialversicherungsträger verschickt und die Entgeltabrechnung an Mitarbeitende veranlasst. Ein Prozess, der von Ämtern (vorwiegend Mitarbeitende des Finanzamts) über Steuerberater*innen, Lohnbuchhalter*innen und Personaler*innen auch Angestellte von Versicherungen involviert.
Ziel von Payroll
Zu den Aufgaben und Zielen der HR-Abteilung gehört es in diesem Kontext, für die pünktliche Lohn- und Gehaltsabrechnung der Angestellten zu sorgen. Auch für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Compliance des Unternehmens sind für effizientes Payroll entscheidend.
Um Fristen und Bestimmungen zu wahren, bedarf es der rechtzeitigen Erfassung aller relevanten Daten, die für die Erstellung der Abrechnung einer Person nötig sind. Erst dann können diese Daten verwaltet, aufbereitet und schließlich verarbeitet werden.
Ziel für Unternehmen ist es, diese Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten, sie fristgerecht zu bewältigen und Fehler zu vermeiden. Am besten gelingt dies mit einer HR Software, die diesen Anforderungen gerecht wird.
Effiziente Payroll-Prozesse: Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung
Die Software von Factorial für vorbereitende Lohnabrechnung beinhaltet alle Informationen, die Sie für die Lohnabrechnung brauchen. Dank integrierter DATEV-Berechnung ist sie die Lösung für eine umfassende und zentralisierte Gehaltsabrechnung.
Um sich einen Überblick zu verschaffen, was eine gute HR-Software ausmacht, lesen Sie unseren Beitrag über: Papershift Alternativen und Mitbewerber.
Es ist gerade für HR wertvoll, die Vorteile einer cloudbasierten Lösung für die Verwaltung von HR-Workflows zu kennen. Ein Human Resources Information System (HRIS), welches HR-Abwicklungen vereinfacht und an einem zentralen Ort vereint, kann im Personalmanagement erhebliche Vorteile mit sich bringen.
Was bedeutet Payroll Management?
Payroll Management beinhaltet die Planung, Organisation und Überwachung der Payroll-Prozesse. Ein*e Payroll Manager*in ist für die korrekte und rechtzeitige Abwicklung einer Entgeldabrechnung verantwortlich.
Mit einem effizienten Payroll System entfallen viele administrative Arbeiten. Das Hantieren dutzender Excel-Listen gehört so der Vergangenheit an und verbessert im Idealfall auch die Kommunikation und die Transparenz im Unternehmen.
Was macht ein*e Payroll Specialist bzw. Payroll-Expert*in?
Payroll Manager*innen werden auch Payroll Specialists oder -Expert*innen genannt. Ein*e Payroll Specialist ist also ein*e Expert*in im Bereich Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung. Solche Spezialist*innen sind aber nicht nur für die korrekte und rechtzeitige Abwicklung der Gehaltsabrechnungen verantwortlich.
Zu ihren Anforderungen gehört es auch, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen, Mitarbeitende diesbezüglich bei Fragen und Problemen zu unterstützen und daher umfangreiche Kenntnisse im Sozialversicherungsrecht sowie dem Arbeits- und Steuerrecht mitzubringen.
Zu den Aufgaben im Payroll Management zählt zudem das Monitoring der Arbeitsstunden und Fehlzeiten der Belegschaft sowie die allgemeine Zeiterfassung im Blick zu haben. Auch die Pflege der Stammdaten der Arbeitnehmenden, das Überprüfen tarifrechtlicher Bestimmungen und das Unterstützen des Rechnungswesens gehören dazu.
Was ist ein Payroll-Service?
Ein Payroll-Service bietet Unternehmen eine effiziente Lösung für ihre Lohnabrechnung. Durch die Auslagerung an einen externen Dienstleister – im digitalen Trend liegen hier natürlich Cloud-Lösungen – können Unternehmen ihre Ressourcen auf ihre Kernkompetenzen fokussieren.
Das korrekte Abwickeln von Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie allen damit in Zusammenhang stehenden Aufgaben, ist für Firmen sehr arbeits- und ressourcenintensiv. Daher lohnt es sich unter Umständen (je nach Größe und Ausrichtung einer Firma) das Payrolling an einen Serviceanbieter auszulagern.
Externe Serviceanbieter wissen um die hohe Verantwortung der Abwicklung dieser Services und haben als Expert*innen das relevante Know-how, um die Entgeltabrechnung fristgerecht, rechtskonform und vor allem korrekt abzuwickeln.
Zudem werden meist digitale Services implementiert, die für die Automatisierung und Vereinfachung der Vorgänge sorgen.
Mitarbeitenden wird hierbei auch die Möglichkeit gewährt, wesentliche Dokumente rund um die eigene Lohnsteuer sowie die eigene Abrechnung über Mitarbeiterportale einzusehen. Persönliche Daten können die Mitarbeitenden digital selbst bearbeiten. Vorgesetzte müssen dadurch nicht eingebunden werden.
Ein integrierter Self-Service für Angestellte bietet so auch Zugriff auf die Verwaltung der eigenen Abwesenheiten, Personaldaten bzw. Arbeitszeiten. Das selbständige Aktualisieren von Fehlzeiten, Urlaub oder Elternzeit schafft mehr Transparenz und verringert den Verwaltungsaufwand.
Was sind die Compliance-Risiken?
Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist ein wichtiger Teil der Entgeltabrechnung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten, um Strafen und Bußgelder zu vermeiden.
Auch um die eigene Belegschaft zufriedenzustellen, sollten Löhne und Gehälter stets pünktlich ausbezahlt werden.
Um diese Regelkonformität zu gewährleisten und die Risiken einer verspäteten bzw. falschen Entgeltabrechnung zu minimieren, benötigt man gut vernetzte Abteilungen. Je besser die Schnittstellen zur Personalabteilung bzw. HR-Abteilung funktionieren, desto geringer ist die Fehleranfälligkeit.
Fazit
Die Payroll-Branche ist in ständiger Veränderung. Durch die Transformation hin zur digitalen Personalverwaltung und die zunehmende Nutzung von Cloud-Lösungen im Payrolling werden Abläufe effizienter und automatisierter.
Angefangen bei den persönlichen Daten, über Verträge, Reisekostenabrechnungen, Fragebögen plus den weiteren Lohnunterlagen der Mitarbeitenden, können durch moderne Software-Lösungen alle relevanten Vorgänge ohne großen Aufwand fristgerecht, rechtskonform und fehlerfrei abgewickelt werden.
Unternehmen müssen sich an diese Veränderungen anpassen, um ihre Payroll zu optimieren. Mit modernen digitalen Payroll-Lösungen spart man sich Zeit und Ressourcen. Zudem können Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung minimiert werden.
