Die Personalkosten machen in den meisten Unternehmen den Großteil der Kosten aus. Deshalb sind Personalfreisetzungen oft ein geeignetes Mittel, um zu sparen. Die Maßnahmen den Personalbestand anzupassen sind vielfältig.
In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit allen Details, die bei Personalfreisetzungen beachtet werden müssen sowie mit Strategien für einen verantwortungsvollen Umgang.
Key Facts
- Personalfreisetzung ist wesentlich mehr als nur Personalabbau. Um einen Personalüberhang zu bewältigen, können Unternehmen auch auf Maßnahmen wie Arbeitszeitverkürzung, Kurzarbeit oder Versetzungen zurückgreifen, ohne gleich Kündigungen vornehmen zu müssen.
- Es wird zwischen interner und externer Personalfreisetzung unterschieden: Externe Maßnahmen zielen auf den Abbau von Arbeitsplätzen (wie zum Beispiel Kündigungen) ab. Mit internen Maßnahmen kann man den Personalabbau vermeiden und durch verschiedene Strategien die Beschäftigten im Unternehmen halten.
- Eine offene und transparente Kommunikation ist wichtig: Damit und mit einer Unterstützung der betroffenen Mitarbeitenden kann Vertrauen im Unternehmen wiederhergestellt und die Auswirkungen der Personalfreisetzung minimiert werden.
- Was ist Personalfreisetzung?
- Arten der Personalfreisetzung
- Wie kann eine Personalbedarfsplanung durchgeführt werden?
- Kommunikation und Führung bei Personalfreisetzung
- Auswirkungen auf den Personalbestand
- Fazit und Ausblick
Was ist Personalfreisetzung?
Maßnahmen, die dem Personalüberhang entgegenwirken, bezeichnet man laut Definition als Personalfreisetzung. Meistens – aber nicht nur – ist das die Verringerung der Beschäftigtenzahl im Unternehmen. Der Begriff wird auch für personelle Einzelmaßnahmen verwendet, die die Beendigung von Arbeitsverhältnissen zum Ziel haben. Solche Anpassungsmaßnahmen sind ein fester Bestandteil eines kontinuierlich stattfindenden Organisationsentwicklungsprozesses in Unternehmen.
Dies kann innerhalb einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens geschehen – Wenn sich die Auftragslage beispielsweise deutlich verschlechtert, die Digitalisierung bisher von Menschen geleistete Arbeit ersetzt oder eine Standortverlagerung bevorsteht. Die Gründe können vielfältig sein, die Konsequenzen für Unternehmen und Mitarbeitende bleiben ähnlich. Das heißt aber nicht zwingend, dass Personal abgebaut und Kündigungen ausgesprochen werden müssen. Dazu gibt es einige Alternativen – ohne Entlassungen.
Weitere Gründe für eine Personalfreisetzung können zum Beispiel saisonale Schwankungen oder Fehlkalkulationen sein, aber auch strukturelle Veränderungen, Umsatzverluste, eine Fusion oder gar die Auflösung eines Unternehmens.
Unterschied zwischen Personalabbau und Personalfreisetzung
Der Personalabbau ist ein Teil der Personalfreisetzung, bei dem die Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Mitarbeitenden beendet wird.
Die Personalfreisetzung umfasst jedoch auch Maßnahmen ohne Personalabbau, wie Versetzung auf eine andere Position bei partiellen Überkapazitäten, Abbau von Überstunden, Arbeitszeitverkürzung, Kurzarbeit und Rückruf von Lohnaufträgen, das sogenannte Insourcing.
Personalfreisetzung bedeutet also, dass ein weiterer Verbleib der betroffenen Beschäftigten auf ihrer jetzigen Position auszuschließen ist. Personalfreisetzungen sind beispielsweise auch über die Änderung bestehender Arbeitsrechtsverhältnisse realisierbar. Entlassungen von Mitarbeitenden ist die klassische Freisetzungsmaßnahme mit Personalabbau. Dagegen sind der Abbau von Überstunden oder die Einführung der Kurzarbeit eine Maßnahme ohne Personalabbau.
Arten der Personalfreisetzung
Externe Personalfreisetzung
Es wird zwischen zwei Arten der Personalfreisetzung unterschieden: der internen und der externen. Die externe Personalfreisetzung beinhaltet – im Gegensatz zu der internen – alle Maßnahmen, die eine Reduzierung des Personals zur Folge haben. Diese werden auch quantitative Maßnahmen genannt, da hierbei der Abbau von Angestellten das Ziel ist.
Zu diesen Handlungen gehören zum Beispiel Kündigungen, Aufhebungsverträge, frühzeitige Pensionierung, Einstellungsstopp, natürliche Fluktuation durch frei gewordene, nicht mehr neu besetzte Stellen sowie der Abbau von Leiharbeitenden.
Interne Personalfreisetzung
Die interne Personalfreisetzung schließt Kündigungen aus. Sie umfasst alle Maßnahmen, die auf die Aufrechterhaltung der bestehenden Arbeitsverhältnisse abzielt. Dabei findet ein Personalumbau anstelle eines -abbaus statt. Arbeitgebende unterscheiden zwischen qualitativen, zeitlichen, örtlichen sowie unternehmens- und personalpolitischen Personalfreisetzungsmaßnahmen.
Mithilfe der internen Personalfreisetzung können Arbeitskräfte also im Unternehmen bleiben. Um dennoch effizienter zu werden, hat ein Unternehmen verschiedene Möglichkeiten zur internen Personalfreisetzung.
Zeitliche Maßnahmen sind eine gute Entscheidung, wenn der Personalüberschuss beispielsweise wegen saisonaler Schwankungen entstanden ist. Mit dem Abbau von Überstunden, durch die Anpassung der Urlaubsplanung oder Kurzarbeit kann man die Zeit gut überbrücken, aber auch durch Kürzung der Arbeitszeit oder der Umwandlung von Voll- in Teilzeitstellen. Bei Arbeitszeitverkürzungen müssen die Beschäftigten rechtzeitig darüber informiert werden.
Hat ein Unternehmen mehrere Standorte, kann die Versetzung an einen anderen Arbeitsort eine Möglichkeit sein. Angestellte können dort eingesetzt werden, wo sie gebraucht werden.
Auch ein struktureller Umbau kann Kündigungen verhindern. Durch Weiterbildungen oder Umschulungen erhalten Angestellte die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten zu erweitern und in anderen Abteilungen andere Aufgaben zu übernehmen.
Der Versuch, den Personalbedarf zu erhöhen, kann ebenfalls Sinn ergeben – beispielsweise durch Kostensenkungen im Unternehmen, die Erschließung neuer Geschäftsfelder oder den Ausbau der Marketingaktivitäten.
Wie kann eine Personalbedarfsplanung durchgeführt werden?
Eine Personalbedarfsplanung beginnt mit der Analyse des aktuellen Personalstandes. Dazu gehören die Analyse der Unternehmensziele, der aktuellen Personalstruktur und die Prognose des zukünftigen Personalbedarfs. Anschließend werden Tätigkeits- und Anforderungsprofile an neue Mitarbeitende erarbeitet. Dazu ist eine Festlegung der anfallenden Tätigkeiten erforderlich.
Im ersten Schritt ist eine Fehleranalyse wichtig: Welche Aufgaben werden gar nicht oder nur unzureichend erledigt und mit welchen Maßnahmen oder Mitarbeitenden können diese Probleme behoben werden? Um definieren zu können, wie hoch der Personalbedarf ist, muss zunächst der Brutto-Personalbedarf errechnet werden. Dieser zeigt an, wie viele Beschäftigte benötigt werden und über welche Qualifikationen sie verfügen müssen, damit das Unternehmen die Ziele in den einzelnen Aufgabenbereichen schaffen kann.
Der Wert berechnet sich aus der Summe des Reserve- und des Einsatzbedarfs. Der Reservebedarf ist die Zahl der Mitarbeitenden, die vorsorglich eingestellt werden sollten, um Fehlzeiten und andere Personalausfälle kompensieren zu können. Die Formel lautet:
Einsatzbedarf + Reservebedarf = Brutto-Personalbedarf
Danach kann der nötige zukünftige Personalbedarf geschätzt werden. Um das Ergebnis möglichst genau zu berechnen, gibt es unterschiedliche Verfahren der quantitativen Personalbedarfsplanung. Dazu zählen intuitive Verfahren, wie das Schätz-, das mathematische und das Kennzahlenverfahren.
Für eine effektive Personalbedarfsplanung gibt es verschiedene Tools und Methoden. Dazu gehören unter anderem die Arbeitsplatzanalyse und die Mitarbeiterbefragung. Vor allem aber können mithilfe von Softwarelösungen firmenspezifische Modelle zur Kapazitätsberechnung, Bedarfsermittlung aber auch Forecastmodelle sehr schnell und effektiv zusammengestellt werden.
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Kommunikation und Führung bei Personalfreisetzung
Die Kommunikation mit den betroffenen Mitarbeitenden sollte offen, ehrlich und transparent sein. Es ist wichtig, dass die Beschäftigten die Gründe und den Prozess verstehen. Den Betroffenen sollten die wahren Hintergründe über die Personalfreisetzung dargelegt werden.
Außerdem sollten die Informationen über die Maßnahmen, die ergriffen werden, und die Unterstützung, die den Mitarbeitenden angeboten wird, transparent dargestellt werden. Dazu gehört auch Vertrauen zu schenken, Gerüchten offen zu begegnen und diese zu minimieren.
Viele Mitarbeitende haben durchaus Verständnis, wenn sie das Gefühl haben, dass ehrlich und offen mit ihnen gesprochen wird. Bei einer Personalfreisetzung können Führungskräfte auf verschiedene Strategien zurückgreifen. Zum Beispiel können sie klare Zielvereinbarungen mit ihren Mitarbeitenden treffen, an denen diese sich messen lassen. Das schafft erstens Motivation und zweitens Vertrauen.
Darüber hinaus ist Feedback sehr wichtig, da es den Mitarbeitenden Orientierung gibt. Und auch Coachings sind effektive Maßnahmen, um einzelne Beschäftigte, aber auch ganze Abteilungen besser zu steuern und zu koordinieren.
Sozialauswahl und Kündigungen
Bei betrieblichen Kündigungen, die auch Änderungskündigungen genannt werden, reicht ein anerkannter Grund allein nicht aus. Der Arbeitgebende muss beim Personalabbau soziale Aspekte bei der Freisetzung von Mitarbeitenden berücksichtigen. Das nennt man Sozialauswahl.
Dies ist ein Begriff aus dem deutschen Arbeitsrecht. § 1 Abs. 3 KSchG regelt die Wirksamkeit einer Kündigung. Diese ist auch dann sozialwidrig, wenn zwar dringende betriebliche Gründe vorliegen, der Arbeitgebende aber bei der Auswahl der zu entlassenden Beschäftigten soziale Gesichtspunkte außer Acht lässt. Eine Kündigung ist nur dann wirksam, wenn sie sozial gerechtfertigt ist. Die Einhaltung von Kündigungsfristen ist ebenfalls zu beachten.
Bei Kündigungen sind folgende Kriterien der Sozialauswahl zu berücksichtigen:
- Dauer der Betriebszugehörigkeit
- Lebensalter
- eventuelle Unterhaltspflichten
- Schwerbehinderung
Zunächst ist also der Kreis der Arbeitnehmenden zu ermitteln. Dann folgt die eigentliche Auswahl nach den oben genannten Kriterien. Später kann geprüft werden, ob einzelne Beschäftigte aus der Auswahl wieder herausgenommen werden können, weil ihre weitere Beschäftigung im betrieblichen Interesse liegt.
Auswirkungen auf den Personalbestand
Die Personalfreisetzung kann sowohl nach innen als auch nach außen wirken. Da wären einmal die Beschäftigten, die nicht entlassen wurden, die einerseits erleichtert sind, andererseits befürchten, bei einer neuen Schieflage ebenfalls betroffen zu sein. Aber auch auf Kund*innen, Investor*innen und die Öffentlichkeit kann die Reduzierung vom Personalbestand Auswirkungen haben – positive wie negative: Positiv, weil das Vertrauen in die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens steigen könnte, negativ, weil einige diese Maßnahmen vielleicht für den Anfang vom Ende des Unternehmens stehen könnten. Hier müssen entsprechende Entscheidungen zur Kommunikation getroffen werden.
Auswirkungen auf die Mitarbeitenden
Die Personalfreisetzung kann bei den Beschäftigten Emotionen und Stimmungsschwankungen auslösen. Dazu gehören die Angst vor der Zukunft, die Unsicherheit über die eigene Position und die Frustration über die Situation.
Es ist wichtig, dass die Führungskräfte nach einer Personalfreisetzung einen möglichst „normalen” Umgang mit den verbleibenden Mitarbeitenden pflegen. Dazu gehören auch eine offene Kommunikation, die transparente Information und die Unterstützung der Angestellten bei der persönlichen Weiterentwicklung.
Revitalisierung und Neubeginn nach Personalfreisetzung – Wie kann ein Neubeginn gestaltet werden?
Nach einem Personalabbau sollten sich Führungskräfte Zeit für die Motivation der Mitarbeitenden nehmen und offen sein für persönliche Gespräche. Mitarbeitende brauchen oft Zeit, die Entlassungen zu verarbeiten und sich an die neue Situation zu gewöhnen.
Häufig werden die Beziehungen in einer Organisation nach einer Restrukturierung neu definiert. Abteilungen werden zusammengelegt, Teams verändern sich. Da müssen Gemeinschaftssinn und Teamgeist gefördert werden. Teambuilding-Maßnahmen, wie Meetings, in denen gemeinsam neue Ziele definiert werden, können dafür eine geeignete Initiative sein.
Auch die Würdigung der entlassenen Kolleg*innen schafft Vertrauen in die Führung und stärkt das Selbstvertrauen derjenigen, denen gekündigt wurde, die vielleicht aber noch eine Zeit lang im Unternehmen arbeiten.
Fazit und Ausblick
Personalfreisetzung ist ein komplexer Prozess, der weit über den klassischen Personalabbau hinausgeht. Unternehmen können auf interne und externe Maßnahmen zurückgreifen. Interne Möglichkeiten, um Überkapazitäten zu reduzieren, ohne auf Kündigungen zurückzugreifen, sind beispielsweise Arbeitszeitverkürzungen, Kurzarbeit oder Versetzungen. Externe Maßnahmen der Personalfreisetzung sind mit Entlassungen verbunden.
Eine verantwortungsvolle Personalfreisetzung erfordert eine offene, transparente Kommunikation und die Berücksichtigung sozialer Kriterien bei der Auswahl betroffener Mitarbeitenden. Durch gezielte Unterstützung können Unternehmen die negativen Auswirkungen minimieren und den betroffenen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Neubeginn ermöglichen. Insgesamt ist eine ausgewogene Mischung aus internen und externen Maßnahmen sowie eine empathische Führung entscheidend für den Erfolg dieses Prozesses.
