Diesen und weiteren Fragen gehen wir in diesem Beitrag auf den Grund.
Wichtige Fakten
- Als All-in-One-Lösung bietet Factorial eine umfassende Alternative zu Sawayo, die über Kernfunktionen wie Zeiterfassung und Dokumentenmanagement hinaus auch Recruiting, Schichtplanung und Leistungsmanagement abdeckt.
- Laut einer Branchenstudie aus dem Jahr 2025 sehen 43 % der HR-Verantwortlichen in deutschen KMU die Optimierung von HR-Prozessen als ihre größte Herausforderung für das kommende Jahr an.
- Ein Branchenreport aus dem Jahr 2025 zeigt zudem, dass 38 % der Unternehmen planen, ihre Investitionen in HR-Technologie zu erhöhen, um die Effizienz zu steigern und dem Fachkräftemangel zu begegnen.
- Unternehmen, die eine integrierte HR-Software nutzen, können den administrativen Aufwand um bis zu 40 % reduzieren und so wertvolle Ressourcen für strategische Personalentwicklung freisetzen.
Inhaltsverzeichnis
- Kurze Übersicht: Wie schneiden die Sawayo-Alternativen im direkten Funktionsvergleich ab?
- Woran erkennen Sie eine gute HR-Software?
- Anbieter SawayoWas bietet die HR-Software von Sawayo?
- 1. FactorialFactorial: Die All-in-One-Alternative zu Sawayo
- 2. PapershiftPapershift: Die Alternative mit Fokus auf Schichtplanung
- 3. kiwiHR / Tellent HRTellent HR: Die modulare Alternative
- FazitWelche Sawayo-Alternative ist die richtige für Ihr Unternehmen?
Wie schneiden die Sawayo-Alternativen im direkten Funktionsvergleich ab?
| Funktion | Sawayo | Factorial | Papershift |
Tellent HR)
|
| Benutzerfreundlichkeit | Mittel – funktional, aber komplizierter | Sehr gut – einfach zu bedienen | Mittel – funktional, aber komplizierter |
Sehr gut – einfach zu bedienen
|
| Dokumentenmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheiten | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Schichtplanung | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Bewerbungsmanagement | ❌ | ✅ | ✅ (MVP) | ❌ |
| Leistungsmanagement | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Mobile App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| DATEV-Integration | ✅ (DATEV LODAS) | ✅ | ✅ | ✅ |
| DATEV Marktplatz-Schnittstellenpartner | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
Woran erkennen Sie eine gute HR-Software?
Zuallererst sollten wir klären, was eine Softwarelösung im Bereich Human Resources überhaupt ausmacht, denn nur so können Sie die Funktionen effektiv vergleichen.
Im HR-Bereich dreht sich alles um die Administration und das Management von personellen Ressourcen im Betrieb. Eine gute Organisation ist die Voraussetzung für alle weiteren Arbeitsabläufe und letzten Endes auch entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.
Wenn die Kommunikation transparent ist und Prozesse schnell und intuitiv ablaufen, steigert das die Arbeitgeberattraktivität und die Motivation der Mitarbeitenden – wichtige Einflussfaktoren im Retention Management Mitarbeiterbindung ist gerade in der heutigen Zeit, in der wir vor der Herausforderung des Fachkräftemangels stehen und der Arbeitsmarkt von einer starken Fluktuation geprägt ist, von großer Bedeutung.. Mitarbeitendenbindung ist in der heutigen Zeit von entscheidender Bedeutung. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels, den Bitkom auch für 2026 bestätigt, wird eine effiziente und mitarbeiterorientierte Personalverwaltung zum strategischen Wettbewerbsvorteil.
Mithilfe einer entsprechenden Software lassen sich HR-Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit erledigen und Informationen durch die Digitalisierung für alle von überall aus zugänglich machen.
Das sollte eine Personalmanagement-Software beinhalten:
- Zeitmanagement: insbesondere digitale Arbeitszeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement
- Personalgewinnung: unter anderem Talentmanagement, Leistungsbeurteilung und Recruiting
- Entgeltabrechnung & Finanzen: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Firmenkreditkarte, Spesen usw.
- Verwaltung von Daten & Dokumenten: digitale Personalakte, Organigramm, Mitarbeitendenportal usw.
- Integrationen & Schnittstellen
- Compliance & Sicherheit
Zudem sollten Sie auch weiche Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Self-Service-Optionen oder das Supportangebot berücksichtigen.
Was bietet die HR-Software von Sawayo?
Das erst 2020 gegründete Unternehmen Sawayo hat sich zur praktischen HR-Lösung entwickelt, welche für viele KMU (kleine und mittlere Unternehmen) eine Alternative zu teuren Personalsoftwarelösungen bildet. Sawayo hat seinen Serverstandort in Frankfurt, Deutschland, und legt großen Wert auf Datensicherheit und DSGVO-Konformität.
Das Produkt von Sawayo ist im Vergleich zu anderen Anbietern bislang noch relativ schlank, wird allerdings stetig weiterentwickelt. Hier liegt jedoch auch der zentrale Kritikpunkt: Die Software kann nicht alle HR-Prozesse problemlos abdecken, wodurch Unternehmen entsprechend nicht immer die benötigte Unterstützung gewährleistet werden kann.
Im Jahr 2024 wurde Sawayo von der Infoniqa Gruppe übernommen, einem etablierten Anbieter von HR-Softwarelösungen im DACH-Raum. Sawayo wird seitdem als eigenständige Marke innerhalb des Infoniqa-Portfolios weitergeführt, was die langfristige Produktentwicklung sichert.
Personalverwaltung und Zeitwirtschaft
Eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und Mitarbeitendendaten ermöglicht Sawayo unter anderem mittels einer digitalen Personalakte. Hier können Mitarbeitende Informationen einsehen und auch selbst bearbeiten, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
Dazu tragen ebenfalls die Funktion der E-Signatur sowie ein integrierter Kalender bei, die dabei helfen, Termine und Fristen im Blick zu behalten. Was derzeit noch fehlt, ist die Einbindung von Mail-Applikationen wie beispielsweise Microsoft Outlook, was Prozesse leider wieder etwas komplizierter macht.
Zeiterfassung und das Management von Abwesenheiten kann auch per App erledigt werden, mit der sich Mitarbeitende im Check-in-Bereich einfach ein- bzw. ausloggen können. Als Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, die Anwesenheitsdaten Ihrer Teammitglieder einzusehen, Urlaubsanträge zu genehmigen und auf Personalakten zuzugreifen.
Recruiting und Rechtliches
Während Sawayo viele nützliche Funktionen für das Personalmanagement bietet, gibt es einige Bereiche, in denen die Software noch Nachholbedarf hat. Es gibt zum Beispiel überhaupt keine Funktionen im Bewerbungsmanagement und auch Leistungsbeurteilungsfunktionen und Maßnahmen zur Mitarbeitendenentwicklung werden von der Plattform nicht bereitgestellt.
Für die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet Sawayo eine Schnittstelle für den Export zu DATEV LODAS.
Dem Unternehmen ist es besonders wichtig, eine Hilfe in Sachen Compliance zu sein. Mit der Software können Sie also sicher sein, dass bei Verwaltungs- und Digitalisierungsprozessen gesetzliche Vorschriften eingehalten werden.
Preisgestaltung
Laut der offiziellen Preisübersicht des Anbieters startet das „Core“-Paket von Sawayo bei 4,50 € pro nutzender Person und Monat (bei jährlicher Abrechnung), was es zu einer kostengünstigen Option für KMU macht. Außerdem gibt es eine kostenlose Version der Software, die zwar in ihren Funktionen eingeschränkt ist, aber eine gute Möglichkeit bietet, Sawayo unverbindlich zu testen und einen Eindruck von den Grundfunktionen zu erhalten.
Welche Sawayo-Alternativen gibt es, die möglicherweise eine bessere Option für Ihr Unternehmen darstellen? Im Folgenden werden wir einige All-in-One-Tools näher beleuchten.
Factorial: Die All-in-One-Alternative zu Sawayo
Effizientes und vor allem auch benutzerfreundliches HR-Management ist mit der cloudbasierten Software Factorial ein Kinderspiel. Das spanische Unternehmen hat sich seit dem Gründungsjahr 2016 international etabliert, wobei der Serverstandort in Deutschland liegt.
Auch Factorial bietet höchste deutsche Sicherheitsstandards und verfügt über eine Zertifizierung nach Norm ISO/IEC 27001, SOC2 sowie SSL-verschlüsselte Kommunikation. Der Anbieter hat sich vor allem auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet.
Unkomplizierte Verwaltung
Factorial erleichtert die Verwaltung von Personalressourcen durch eine digitale Personalakte, die sowohl über den Desktop als auch mobil zugänglich ist. Mitarbeitende haben über den Mitarbeitenden-Self-Service jederzeit Zugang zu ihren persönlichen Daten und können diese bei Bedarf anpassen.
Ebenfalls über die mobile App möglich sind die Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung sowie das Beantragen von Abwesenheiten. Bei Bedarf können Sie außerdem das Schichtplanungs-Tool nutzen, welches intuitiv zu bedienen ist und den Nutzenden einen guten Überblick über ihre nächsten Arbeitszeiten gibt.
Über das Dashboard können neben diesen Funktionen auch kommende Ereignisse oder aktuelle Leistungsbeurteilungen geteilt werden. Dank der interaktiven Widgets sind alle wichtigen Informationen immer griffbereit.
Bewerbungsmanagement
Im Bereich Recruiting kann Factorial mit einem fortschrittlichen Bewerbungs-Tracking-System und KI-Integration überzeugen: Verfassen Sie Stellenanzeigen in Sekunden und identifizieren Sie die besten Talente mithilfe der CV-Prüfungsfunktion. Des Weiteren können Unternehmen ihre Karriereseiten individuell gestalten und Stellenausschreibungen sowohl auf externen Plattformen als auch intern veröffentlichen.
Das Onboarding neuer Mitarbeitender wird durch vorgefertigte Workflows und einen gesonderten Bereich innerhalb der Plattform gewährleistet, sodass neue Teammitglieder bereits vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Informationen und Dokumente erhalten bzw. hochladen und digital unterzeichnen können.
Diese durchgängige Digitalisierung des Personalwesens ist entscheidend, da laut einer Bitkom-Studie von 2026 bereits 41 % der deutschen Unternehmen KI zur Prozessoptimierung einsetzen – ein Trend, der im HR-Bereich stark zunimmt.
Flexible Preisgestaltung
Bei Factorial zahlen Sie nur das, was Sie auch wirklich brauchen. Die HR-Software lässt sich abhängig von Faktoren wie Ihrer Branche, Unternehmensgröße oder Wachstumszielen individualisieren und perfekt auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.
Papershift: Die Alternative mit Fokus auf Schichtplanung
Die Sawayo-Alternative Papershift hat sich besonders auf eine HR-Funktion spezialisiert: die Schichtplanung. 2015 in Deutschland gegründet, ist die SaaS-Lösung auf diesem Gebiet mittlerweile eines der meistgenutzten Tools.
Hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz erfüllt Papershift die erforderlichen Bedingungen. Die Server befinden sich in Frankfurt.
Zeitmanagement
Die Schichtplanung mit Papershift ist unkompliziert und benutzerfreundlich. Mit wenigen Klicks können freie Mitarbeitende einer Schicht zugeordnet, Abwesenheitsanfragen über den integrierten Kalender genehmigt und Wochenpläne mühelos kopiert werden. Ein integriertes Nachrichtencenter dient zum Austausch innerhalb des Teams bzw. Betriebs.
Hilfreich sind außerdem Funktionen wie die Kennzeichnung unterbesetzter Schichten oder die Gewährleistung von mehr Anonymität mithilfe von Emojis (statt Namen). Zudem gibt es eine automatische Planung von Schichten, die basierend auf Mitarbeitendenverfügbarkeiten einen optimierten Dienstplan generiert. Leider berücksichtigt das Tool hierbei nicht immer die maximale Wochenarbeitszeit.
Die Zeiterfassung in Papershift kann flexibel über App, Tablet oder Desktop erfolgen, was den Nutzenden eine hohe Flexibilität bietet. Einige Nutzungsberichte weisen darauf hin, dass die Weiterleitung von Abwesenheitsanträgen an die zuständige Führungskraft nicht immer zuverlässig funktioniert.
Eine vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ebenfalls möglich und kann im DATEV-Format exportiert werden.
Dokumenten- und Bewerbungsmanagement
Papershift konzentriert sich in erster Linie auf die Schichtplanung und bietet in diesem Bereich eine solide Lösung. Weitere HR-Funktionen wie Onboarding oder auch eine digitale Mitarbeiterakte werden in schlanker Variante mit dem Produkt Papershift Pulse angeboten.
Für eine bessere Übersicht hier eine Auflistung der Papershift-Produkte:
- Dienstplanung
- Zeiterfassung
- Vorbereitende Lohnabrechnung
- Papershift Pulse (Onboarding, Dokumenten- & Datenmanagement usw.)
Preis
Die Preisgestaltung von Papershift ist modular. Das „Core“-Paket für HR-Verwaltung beginnt laut Anbieter bei 4,40 € pro Person und Monat. Module wie die Dienstplanung sind als Zusatzmodule verfügbar, was eine flexible Anpassung an den Unternehmensbedarf ermöglicht.
Tellent HR: Die modulare Alternative
Ein ebenfalls relativ junges Unternehmen ist die All-in-one-Lösung kiwiHR, welche seit 2018 eine cloudbasierte Plattform bereitstellt, die HR-Prozesse digitalisiert und optimiert. Mit Servern in Deutschland garantiert kiwiHR hohen Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien.
Wichtig: Sie finden keine kiwiHR-Website? Das liegt daran, dass die Software mittlerweile Teil der HR-Plattform Tellent ist, die folgende Softwarelösungen vereint:
- Recruitee: Bewerbungsmanagement
- kiwiHR: HR-Managementlösung für KMU
- Javelo: Software für Leistungsmanagement
Dokumentenmanagement und Zeiterfassung
Die Sawayo-Alternative verfügt wie Factorial über eine sehr intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, was sich positiv auf den Self-Service für Mitarbeitende auswirkt. Mithilfe der digitalen Akte lassen sich Dokumente zentral und effizient verwalten.
Was Individualisierung und Benutzerfreundlichkeit angeht, gibt es noch etwas Nachholbedarf. Nutzungsberichte erwähnen gelegentlich technische Fehler und eine verbesserungswürdige mobile Ansicht. Zudem wird die Preisstruktur der Zusatzmodule als kostspielig empfunden, wenn man nicht das gesamte Paket benötigt.
Grundlegende HR-Aufgaben lassen sich jedoch problemlos abwickeln. So ist die Erfassung der Arbeitszeit und die Abwesenheitsverwaltung ohne großen Zeitaufwand möglich. Des Weiteren stellt die Softwarelösung ebenfalls eine App bereit.
Die Entgeltabrechnung ist gut strukturiert und eine einfache DATEV-Integration lässt sich ebenfalls einrichten (DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt).
Bewerbungsmanagement und Leistungsmanagement
In Sachen Recruiting und Mitarbeitendenentwicklung ist Tellent HR gut aufgestellt, allerdings mit den Modellen Tellent Recruitee und Tellent Grow, die nicht zu Tellent HR gehören und daher separat erworben werden müssen. Statt einer eleganten All-in-One-Lösung wie Factorial erwerben Sie im Prinzip drei Softwarelösungen, die in einer Plattform gebündelt sind.
Preisgestaltung
Tellent HR bietet seine Preisinformationen nur auf Anfrage an, um individuelle Pakete zu schnüren. Wie auf der offiziellen Website des Anbieters ersichtlich, sind die Lösungen modular aufgebaut und umfassen HR-Management, Recruiting und Leistungsmanagement als separate Bausteine.
Welche Sawayo-Alternative ist die richtige für Ihr Unternehmen?
Zu welchem Ergebnis kommen wir also nach diesem Vergleich? Die Auswahl der richtigen Lösung im Bereich des Personalmanagements ist mit einer einmaligen Suche nicht getan.
Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie mehrere Aspekte im Blick haben.
1. Analyse Ihres eigenen Unternehmens
Wichtig zu wissen ist, welche Aufgaben Sie in Ihrem Betrieb überhaupt mit einer solchen Software lösen wollen.
- Benötigen Sie lediglich ein Tool für die grundlegende Optimierung Ihrer administrativen Prozesse, weil die manuelle Bearbeitung in einem Unternehmen Ihrer Größe zu aufwendig geworden ist?
- Wollen Sie Ihre Mitarbeitenden mehr einbinden und transparenter sein, zum Beispiel was die Offenlegung leistungsbezogener Daten oder Berichte und Kosten angeht?
- Oder geht es Ihnen darum, die Leistung und Attraktivität Ihres Unternehmens innerhalb Ihrer Branche und auf dem Arbeitsmarkt zu steigern?
2. Erfahrungen und Bewertungen
Beziehen Sie Ihre Belegschaft und insbesondere die Personalabteilung in den Auswahlprozess ein. Eine interne Bedarfsanalyse deckt auf, welche Prozesse den größten Optimierungsbedarf haben und welche Funktionen für die tägliche Arbeit unverzichtbar sind.
Ziehen Sie ebenfalls Berichte und Bewertungen von vertrauenswürdigen Vergleichsportalen in Betracht. Welche Tools haben eine gute Bewertung und welche Alternativen erweisen sich als eher ungeeignet für Ihre Bedürfnisse heraus?
3. Selbst testen
Bevor Sie sich endgültig auf eine Sawayo-Alternative festlegen, sollten Sie die entsprechende Softwarelösung unbedingt testen. Die meisten Unternehmen bieten Demos oder kostenlose Testversionen an, die Ihnen dabei helfen, einen Überblick über den tatsächlichen Umfang zu gewinnen und wichtige Schlüsse zu ziehen.
Ist dieses Tool tatsächlich die richtige Wahl bei der Größe Ihres Betriebs? Wie steht es um die Benutzerfreundlichkeit?
Factorial stellt Ihnen erfahrene Produktberatende zur Seite, die Ihnen die verschiedenen Funktionen und Kombinationsmöglichkeiten erläutern und Ihnen alle Fragen und Unklarheiten beantworten. So können Sie am Ende sicher sein, dass Sie das perfekte HR-Tool für Ihr Unternehmen gefunden haben. Worauf warten Sie noch?
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
FAQ
Welche App zur Zeiterfassung für Kleinbetriebe gibt es?
Für Kleinbetriebe eignen sich digitale Zeiterfassungssysteme mit einer benutzerfreundlichen mobilen App. Eine All-in-One-Lösung wie Factorial vereinfacht nicht nur die Zeiterfassung per App, sondern integriert auch das Abwesenheitsmanagement, was den administrativen Aufwand für kleine Unternehmen erheblich reduziert.
Welche Zeiterfassungssysteme gibt es im Handwerk?
Im Handwerk sind mobile Zeiterfassungssysteme per App ideal, da Mitarbeiter oft unterwegs sind. Moderne HR-Plattformen wie Factorial ermöglichen eine einfache und gesetzeskonforme Zeiterfassung direkt vor Ort und bieten zusätzlich nützliche Funktionen wie Schichtplanung und digitales Dokumentenmanagement.
Ist die Arbeitszeiterfassung auch für Kleinbetriebe vorgeschrieben?
Ja, auch für Kleinbetriebe ist die Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben. Grundlage ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie das Urteil des Bundesarbeitsgerichts, nach der Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen.
